Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Кассовые операции: новые правила

Кассовые операции: новые правила

Кассовые операции: новые правила

Опубликовано в журнале "Комплект «Бухгалтерская газета» + «Официальный вестник бухгалтера»" №13 год - 2012

Марина Ритер,
юрист, автор книг

 

Новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12 октября 2011 года № 373-П, утвержденное Банком России, серьезно изменило порядок работы с наличными денежными средствами, а, следовательно, с выдачей заработной платы через кассу организации и с подотчетными лицами. Надо отметить, что в связи со вступлением в силу этого документа, Порядок, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 года № 40, утратил силу.

Как оборудовать кассу?

Теперь обеспечение безопасности наличных денежных средств является личным делом каждого
экономического субъекта, так как в новом Положении требования и правила, связанные с оборудованием кассы отсутствуют (п. 1.11 Положения).

Кто должен вести кассу?

В соответствии с правилами п. 1. 6 Положения кассовые операции могут вести
– кассир
Если организация большая и кассир у нее не один, то должна существовать должность старшего кассира, который и будет заниматься ведением кассовых операций. Для выполнения своей работу у кассира должен быть штамп с реквизитами организации и образцы подписей лиц, которые уполномоченына подписание кассовых документов.
– руководитель организации
До вступления в силу нового Положения у руководителей такого права не было, следовательно, совместить свою должность с должностью кассира они не могли. Для осуществления деятельности в качестве кассира руководителю достаточно наличия штампа, образцы подписей ему не нужны, так как он сам уполномочен подписывать кассовые документы.

Что изменилось в кассовых документах?

В кассовых документах не изменилось фактически ничего. Их по прежнему необходимо оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами. С точки зрения нового Положения вносить в эти документы исправления нельзя. Между тем, обратите внимание, что новый ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ О бухгалтерском учете не предусматривает такого требования.

Нововведением Положения (п. 1.7 Положения) является замена номеров унифицированных форм кассовых документов на цифровые коды форм документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011–93, утвержденным Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 года № 299. Таким образом, цифровой код приходного ордера теперь – 0310001, а расходного – 0310002.

Кто должен подписывать кассовые документы?

На приходном кассовом ордере должна стоять подпись главного бухгалтера, или в случае соответствующего распределения обязанностей внутри бух галтерии, обычного бухгалтера. В случае, если руководитель возложил ведение бухгалтерского учета на себя, или если должности бухгалтеров, включая главного, вакантны, на приходном ордере должна стоять подпись руководителя организации или кассира. Разумеется, если ведение кассовых операций   руководитель возложил на себя, то его подписи будет достаточно.

На расходном кассовом ордере, в силу специфики этого документа, должна стоять подпись руководителя и главного бухгалтера или уполномоченного на подписание «расходников» обычного бухгалтера. Аналогично случаю с приходными кассовыми ордерами, если руководитель возложил ведение кассовых операций на себя или должности главного бухгалтера и бухгалтера вакантны, на расходном кассовом ордере могут стоять подписи руководителя и кассира. Если руководитель одновременно является кассиром, то на «расходнике» достаточно одной его подписи.

Что изменилось в лимите кассы?

По правилам п. 1.2 Положения лимит кассы теперь не надо согласовывать с банком, так как его определяет лично руководитель организации или ИП. Порядок расчета лимита кассы установлен Приложением к Положению от 12 октября 2011 года № 373-П.

Также, необходимо отметить, что после того, как руководителем организации или ИП будет установлен лимит кассы, нужно издать об этом распорядительный документ. Например, это может быть подписанный руководителем или ИП Приказ (п. 1.4 Положения).

Также новое Положение допускает накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленного лимита. Это возможно в дни выплаты зарплаты, включая день, в который наличные были получены из банка на соответствующие цели (п. 1.4 Положения).

Что изменилось в порядке выплаты зарплаты наличными?

Конечно, в современных условиях большинство организаций выплачивает заработную плату своим работникам на карточки, по безналичному расчету, не связываясь с наличными, так как это проще и удобнее. Но, сохранились и те, кто по – прежнему выдает зарплату через кассу. Надо отметить, что со вступлением в силу Положения от 12 октября 2011 года № 373-П делать это стало удобнее.

Во – первых, на выдачу заработной платы из кассы теперь отводится не три, а пять рабочих дней (п. 4.6 Положения).

Во – вторых, в п. 4.6 нового Положения очень четко прописан порядок выплаты заработной платы наличными денежными средствами. Состоит он в следующем:

– нужно установить необходимую для выплаты заработной платы сумму наличных денежных средств согласно расчетно – платежной ведомости (платежной ведомости);
– старший кассир или руководитель организации, на которого возложено ведение кассы, выдает наличные кассирам, которые будут непосредственно выдавать заработную плату. Разумеется, если в организации только один кассир, то зарплату и будет выдавать он, ни на кого эту обязанность не возлагая. Это же касается руководителя, который ведет кассу самостоятельно.
– когда работник обращается в кассу за получением заработной платы, то кассир (руководитель) должен выполнить необходимые операции, причем в определенной последовательности:
– подготовить подлежащую выдаче работнику сумму наличных денежных средств;
– передать расчетно – платежную (или платежную) ведомость работнику для того, что бы он поставил в ней подпись;
– пересчитать сумму наличных денежных средств, подготовленных к выдаче работнику, таким образом, чтобы работник мог видеть его действия (то есть демонстрируя работнику что «все честно»);
– выдать наличные денежные средства работнику с полистным (поштучным) пересчетом суммы, равной той, которая указана в расчетно – платежной (платежной) ведомости.

В свою очередь работник обязан пересчитать после кассира полученные наличные денежные средства тем же полистным (поштучным) способом. Если он на глазах у кассира этого не сделает, то претензии не принимаются.

Что делать с остатком по кассе?

В последний день выдачи заработной платы кассир (руководитель) должен закрыть ведомость. Если не все работники получили свои деньги и в кассе есть остаток наличных, необходимо напротив фамилий тех, кому зарплата не выдана, сделать надпись «депонировано» или поставить соответствующий оттиск штампа, подсчитать и записать в итоговой строке расчетно – платежной (платежной) ведомости сумму фактически выданных наличных денежных средств, а также депонированную сумму, сверить их с итоговой суммой в ведомости (суммой денежный средств, подлежащих выдаче в качестве заработной платы), после этого оформить реестр депонированных сумм. Затем кассир (руководитель) должен заверить своей подписью закрытую ведомость и реестр депонированных сумм, далее передать их главному бухгалтеру для сверки и подписания.

Расходный ордер в данном случае следует оформлять на фактически выданные из кассы суммы наличных денежных средств. Его номер и дата проставляется на последней странице расчетно – платежной (платежной) ведомости.

Что изменилось в расчетах с подотчетными лицами?

С момента вступления в силу нового Положения руководитель организации может не издавать приказов со списком подотчетных лиц, так как последние могут получать необходимые наличные денежные средства на основании своего заявления. Форму этого документа действующее законодательство не предусматривает, поэтому оно может составляться в произвольной форме. Единственным правилом здесь является обязательность внесения следующих данных и реквизитов:

– собственноручной подписи руководителя организации о сумме выдаваемых работнику наличных денежных средств;
– срок, на который эти наличные денежные средства выдаются работнику;
– подпись руководителя организации и дата.

Тем не менее, необходимо обратить внимание, что денежные средства по заявлению подотчетного лица могут выдаваться ему только в том случае, если задолженность по предыдущим выданным суммам полностью погашена (п. 4.4 Положения). В этом смысле позиция Банка России не изменилась.

Также нововведением Положения от 12 октября 2011 года № 373-П является изменение перечня документов, на основании которых подотчетный работник может получить наличные денежные средства из кассы. Из него исключено удостоверение, которое выдает работникам организация, в которой они трудятся, с фотографией и личной подписью владельца. Теперь подотчетные средства можно получить только на основании

– документа, удостоверяющего личность (например, паспорта или водительских прав);
– доверенности, оформленной в надлежащем виде, и документа, удостоверяющего личность.

В отношении сроков предоставления авансового отчета ситуация в целом не изменилась. По прежнему, он составляет три рабочих дня после истечения срока, на который были выданы наличные денежные средства, или столько же, начиная со дня выхода подотчетного лица на работу после возвращения из командировки.

Срок на который работнику выдается аванс, определяется непосредственно руководителем организации, который одобрил выдачу наличных денежных средств подотчетному лицу. Обратите внимание, что ни нижний, ни верхний предел этого срока действующим законодательством не устанавливается. Следовательно, в принципе, он может быть любым. Хотя, вероятно, руководителям организаций при определении срока, на который выдаются наличные денежные средства, следует руководствоваться разумными пределами. Например, взять за основу срок командировки работника или иные сведения о периоде, за который должен быть потрачен выданный аванс.

Окончательный расчет по подотчетным суммам теперь должен производиться в срок, установленный непосредственно руководителем организации (п. 4.4 Положения).

Также по этой теме: