Главная    Интернет-библиотека    Маркетинг    Каналы сбыта    Методические основы мониторинга системы сбыта готовой продукции

Методические основы мониторинга системы сбыта готовой продукции

Методические основы мониторинга системы сбыта готовой продукции

Опубликовано в журнале "Маркетинг в России и за рубежом" №4 год - 2002

Бурцев В.В.

к.э.н., аудитор ЗАО «Ин-Аудит»

В статье рассмотрены основные аспекты организации мониторинга за эффективностью процедур контроля системы сбыта. Содержание элементов данной модели меняется в зависимости от конкретных условий сбыта. Представленный ниже вариант соответствует следующим определяющим условиям:

1) вид договора — договор поставки;

2) покупатель — потребитель, юридическое лицо, негосударственная организация;

3) вид отгрузки — доставка продукции автотранспортом организации-изготовителя;

4) порядок расчетов — оплата продукции покупателем определена условиями коммерческого кредита формы «открытый счет» (погашение дебиторской задолженности покупателя частями — в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции).

Итак, организационная модель мониторинга за эффективностью процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции (основные объекты, параметры и методика аудита) организации (в дальнейшем  под термином «организация» следует понимать организацию-изготовителя) представлена соответственно основным стадиям и этапам процесса реализации. Необходимо заранее уточнить, что аспекты мониторинга контрольных моментов особых (нестандартных) ситуаций в процедурах сбыта (например, таких как кредитование покупателей сверх установленных рамок или возврат недоброкачественной продукции и получение претензий покупателей) в представленную модель не включены.

Стадия I. Преддоговорная работа

Этап 1.  Получение заказов на поставку продукции

Объект мониторинга

Процедуры контроля заказов потребителей на поставку продукции.

Критерии эффективности

Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов) и группируются соответственно определенному критерию рыночного сегментирования. При этом заказы, поступившие от субъектов рынка, устанавливающих хозяйственные связи с организацией впервые, группируются отдельно. При получении заказов соответствующим должностным лицом (например, начальником бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта)  осуществляется контроль на предмет наличия следующих признаков (параметров контроля): разборчивая подпись и указание должности (полномочий) лица, составившего документ (заказ); четкий оттиск печати организации-заказчика; точное (четкое) указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; конкретность (достаточная определенность) намерений заказчика, выраженная во всех существенных условиях заказа (предмет сделки, ассортимент, количество, качество, цена, сроки и т.д.); достаточная определенность намерений заказчика считать себя связанным условиями (существом) заказа в случае его принятия (к исполнению); обращение к конкретному юридическому лицу — потенциальному исполнителю заказа (в заказе должно быть указано полное наименование организации, которой он адресован, т.е. он не должен быть безличным обращением). Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа. Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефонной или факсимильной связи. Заказ передается для дальнейшего, более существенного анализа (рассмотрения) только при отсутствии отклонений от вышеуказанных параметров. Все заказы вместе со спецификациями (приложениями) в порядке их группировки  нумеруются (с занесением номеров заказов в книгу или файл их регистрации) и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов и приложенных к ним спецификаций (приложений) передаются должностным лицам, принимающим решения о возможности выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита (ими могут быть, например, начальники отделов сбыта и финансового либо их заместители).

Методика мониторинга:

  1. Пронаблюдать за осуществлением процедур контроля заказов ответственными за это работниками (ответственность определена должностными инструкциями).
  2. Методами проверки документов осуществить выборочный контроль заказов (документов, в которых отражены заказы) на предмет их соответствия вышеотмеченным параметрам.
  3. Выбрать определенный период (например, прошлый месяц) для подтверждения полноты регистрации поступивших заказов за данный период; сканировать заказы, поступившие за выбранный период, с целью выявления недостающих номеров; сверить номера данных заказов с соответствующими номерами, отраженными в книге (файле) регистрации заказов.

Этап 2. Анализ возможности предоставления коммерческого кредита

Объект мониторинга

Процедуры контроля финансового состояния и деловой порядочности (надежности) заказчиков.

Критерии эффективности

При принятии решения должностными лицами, ответственными за предоставление коммерческого кредита, о целесообразности проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится работа по получению необходимых для этого данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). Для определения тенденций изменения финансовых коэффициентов (в том числе с учетом сезонного фактора) и годовые, и квартальные финансовые отчеты запрашиваются за последние 2—3 года. В целях контроля также запрашиваются нотариально удостоверенные копии устава, учредительного договора и свидетельства о регистрации заказчика. Кроме того, должны быть выяснены (подтверждены) полномочия лиц, подписавших заказ.

Работники бюро анализа финансово-хозяйственной деятельности (бюро финансового анализа) финансового отдела осуществляют контроль финансового состояния заказчика методом анализа его финансовых (балансовых) отчетов. При этом в качестве параметров контроля они должны руководствоваться оптимальными или критическими с точки зрения устойчивости финансового состояния значениями показателей.  Например, показатели оценки финансовой (рыночной) устойчивости, ликвидности и платежеспособности должны иметь следующие значения:

  • величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);
  • суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов — не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);
  • значение коэффициента соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;
  • значение коэффициента автономии не менее 0,5*;
  • значение коэффициента текущей ликвидности не менее 2,0;
  • значение коэффициента обеспеченности собственными средствами не менее 0,1**;
  • общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;
  • коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2—0,7;
  • коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Банковскими и аудиторскими справками, отзывами других поставщиков заказчика, а также иными возможными материалами (данные из неформальных источников и т.п.) должна быть подтверждена деловая порядочность заказчика (надежность как контрагента по договору).

Методика мониторинга:

  1. Выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать материалы, на основе которых были установлены финансовая устойчивость, платежеспособность и деловая порядочность заказчиков.
  2. Оценить необходимость, достаточность и истинность данных материалов.
  3. Провести выборочный анализ финансового состояния заказчиков с целью подтверждения качества анализа, проведенного специалистами организации.

Стадия II. Подготовка и заключение договора поставки

Этап 1. Подготовка  договоров  поставки

Объект мониторинга

Процедуры контроля проектов договоров поставки.

Критерии эффективности

Проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности,  и  с учетом условий конкретного заказа и приложений (спецификаций).

В процессе подготовки и согласования с заказчиком проекта договора поставки определенными работниками по установленному порядку осуществляется контроль его содержания по следующим основным параметрам (т.е. по следующим требованиям к форме и содержанию договора поставки с точки зрения минимизации финансового и коммерческих рисков и вероятности последующих споров с контрагентом): четкое и полное описание ассортимента, количества, качества и комплектности изделий;  четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке; четкое описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию; достаточно подробное описание пункта «приемка товара»; максимально конкретное определение условий применения санкций за ненадлежащее исполнение договорных условий; наличие описания способов обеспечения платежных обязательств покупателя; максимально конкретное описание условий изменения цены и предоставления скидок; указание срока исполнения обязательств по договору (срок исполнения обязательств по договору не может быть более трех месяцев с момента фактической отгрузки продукции); наличие описания возможности переуступки прав и обязательств третьему лицу (например, только документальное оформление согласия сторон); указанные суммы и сроки коммерческого кредита не превышают лимит  дебиторской задолженности, установленный заказчику; четкое описание порядка согласования разногласий; недвусмысленное определение того, кто и каким образом несет риск и расходы, связанные со случайной гибелью грузов; цены на продукцию соответствуют утвержденному прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; четкое указание момента перехода прав собственности на продукцию;  четкое определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке; календарные графики отгрузок и оплаты взаимоувязаны (в части соблюдения лимита коммерческого кредитования) и имеют правильную временную последовательность; четкое описание требований конфиденциальности информации по договору; наличие описания особенностей согласования возникающих в ходе исполнения договора вопросов или организационных моментов (предварительный контроль готовности к отгрузкам и т.д.), порядка поддержания связи между сторонами (указание должностных лиц, уполномоченных давать информацию и решать вопросы по договору, сроки (время) и способы связи и т.д.), а также механизма периодической  сверки взаимных обязательств в процессе исполнения договора в целях текущего (промежуточного) контроля исполнения обязательств; все отраженные в проекте договора сведения взаимоувязаны.

Методика мониторинга:

  • Выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать соответствующие им договоры поставки на предмет выявления их соответствия вышеназванным параметрам.
  • Уточнить причины выявленных отклонений.

Этап 2. Заключение договоров поставки

Объект мониторинга:

  1. Процедуры контроля представителей организаций-покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписание договоров поставки.
  2. Процедуры контроля подписей представителей организаций-покупателей и оттисков печатей организаций-покупателей на договорах поставки. 

Критерии эффективности:

1. Определенное должностное лицо (например, начальник договорно-правового бюро отдела сбыта) методом нормативной проверки документов осуществляет контроль с целью выявления наличия у представителя (представителей) организации-покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочий (на заключение договора). Такие полномочия подтверждаются паспортом и соответствующей, надлежащим образом оформленной доверенностью (желательно завизированной у нотариуса). Доверенность должна быть подписана руководителем и скреплена круглой печатью организации-покупателя. В доверенности обязательно должны быть указаны следующие данные: дата выдачи; срок действия; фамилия, имя, отчество, должность и заверенный образец подписи лица, которому выдана доверенность; объем полномочий по доверенности. Если представителем организации-заказчика является ее директор, то его полномочия по заключению договора и их объем должны быть подтверждены выпиской из приказа или протокола собрания учредителей о его назначении с  указанием соответствующих полномочий. Заключение договора должно быть возможно только при отсутствии отклонений от указанных параметров контроля полномочий.

2. Должностным лицом, подписывающим договор поставки от организации (имеется в виду организация-изготовитель), осуществляется контроль: подписи представителя организации-покупателя на предмет ее разборчивости, полноты и соответствия образцу подписи в доверенности; оттиска печати организации-покупателя на предмет его четкости и действительного соответствия организации-покупателю (ее наименованию). Если текст договора занимает несколько страниц, то они должны быть прошиты, заклеены и удостоверены подписями и печатями сторон.

Один экземпляр заключенного договора поставки отдается представителю организации-покупателя, другой экземпляр регистрируется и хранится в канцелярии организации (по установленному порядку регистрации, учета и хранения документальных материалов текущего архива).

Копия заключенного договора поставки передается в договорно-правовое бюро отдела сбыта, где техником бюро также регистрируется и подшивается в специальном журнале, являющемся частью досье на покупателя.  При этом все существенные данные договора поставки (параметры поставок, расчетов и т.д.) также учитываются в системно построенных форматах (формулярах, файлах) указанного досье.

После заключения (подписания) договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации-покупателя, подшиваются в специальном журнале, также являющемся частью досье на данного покупателя.

Методика мониторинга:

  1. Выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать документы, удостоверяющие полномочия представителей организаций-покупателей (заказчиков), подписавших соответствующие договоры поставки, на предмет выявления их достаточности и истинности.
  2. Проконтролировать соответствующие договоры поставки с целью выявленич наличия следующих признаков: подпись представителя покупателя  —полная и разборчивая, соответствует образцу подписи в доверенности; оттиск печати организации-покупателя — четкий и действительно соответствует организации-покупателю (ее наименованию).

Стадия  III. Исполнение договора поставки

Этап 1. Подготовка к поставке продукции

Объект мониторинга № 1

Процедуры контроля выписанных ТТН (типовая межведомственная форма № 1-т).

Критерии эффективности

Выписка ТТН и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблений (согласно принципу внутреннего контроля «разделение обязанностей») производятся разными должностными лицами. Выписанные экземпляры ТТН регистрируются в специальном журнале (регистре) или файле. Должностным лицом, санкционирующим отгрузку (например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом), по установленному порядку осуществляется контроль выписанных ТТН на предмет определения правильности их оформления (заполнения реквизитов), взаимосвязи указанных данных, точности подсчета указанных данных (арифметическая проверка), соответствия указанных цен условиям договора (спецификациям, приложениям) и прейскуранту организации, соответствия характеристик продукции (артикул, наименования изделий, количество и т.д.) и других указанных данных условиям договора (спецификациям) и календарным планам (графикам) отгрузок. Кроме того, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом (должностное лицо, санкционирующее отгрузку) производит контрольное сличение суммы, указанной в ТТН, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

Методика мониторинга

Выбрать пример из ТТН и осуществить контроль с целью выявления наличия следующих признаков (параметров контроля):  все четыре экземпляра каждой ТТН имеют одинаковую учетную серию и  номер; все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами  и являются верными; указанные в ТТН сведения (характеристики продукции и т.д.) соответствуют условиям договора (приложений)  и  взаимоувязаны; цены соответствуют прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; лимит дебиторской задолженности (параметры коммерческого кредита), установленный покупателю (по условиям договора), не превышен; на всех экземплярах каждой ТТН имеется подпись (санкция на отгрузку) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом (либо иного должностного лица, по установленному порядку санкционирующего отгрузку).

Объект мониторинга № 2

Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортное средство.

Критерии эффективности

Все экземпляры выписанной ТТН передаются на склад готовой продукции. Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет наличие на них соответствующей подписи (санкции) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом и при ее наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки (в соответствии с указанными в ТТН характеристиками), формирование грузовых единиц (укладывание продукции в тару, на товароноситель) и их соответствующую маркировку.

При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, осуществляет контроль для выявления соответствия прибывшего под погрузку автомобиля параметрам данной поставки. Также заведующий складом методами экспертной оценки, осмотра и сопоставления осуществляет контроль прибывшего под погрузку автомобиля на предмет установления его надлежащего санитарного состояния и наличия необходимых приспособлений для крепления грузов, обеспечивающих их целостность и сохранность при транспортировке. Методами осмотра, сверки, проверки и экспертной оценки заведующий складом осуществляет контроль с целью соблюдения правил затаривания (пакетирования), соответствия подготовленной партии отправки количеству, качеству и комплектности,  указанным в ТТН, а также наличия надлежащей (четкой, соответствующей отгрузочным документам) маркировки грузовых единиц и надлежащего (целостность и т.д.) состояния тары и упаковки.

При отсутствии отклонений заведующий складом организует  процесс погрузки подготовленной к отправке партии продукции (грузовых единиц) в автомобиль. Погрузочные работы осуществляются с помощью погрузочных механизмов и вспомогательного персонала склада (разнорабочих, стропильщиков). В процессе выполнения погрузочных работ заведующий складом вышеуказанными методами (фактического контроля) осуществляет контроль на предмет выявления исправности работы погрузочных механизмов и соблюдения вспомогательным персоналом правил техники безопасности и технологических стандартов (правил) размещения и укладки грузов. Принимающий груз водитель-экспедитор также осуществляет контроль с целью определения характеристик загружаемой в автомобиль продукции соответствующим данным ТТН, исправности тары, наличия надлежащей маркировки грузовых единиц, соблюдения правил погрузки и крепления груза. После осуществления погрузки заведующий складом в соответствующих разделах ТТН проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и своей подписью с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписывается о приемке груза. Первый экземпляр ТТН остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции (тары, товароносителей) из подотчета.

Методика мониторинга

Пронаблюдать вышеописанные процедуры внутреннего контроля.

Этап 2. Доставка и отгрузка продукции покупателю

Данный этап не представляет особой важности для внутреннего аудита, так как на этом этапе объекты контроля находятся за пределами организации. Но внутренними аудиторами может (и должна) осуществляться проверка правильности оформления приемо-сдаточных документов.

Этап 3. Учет и фактурирование поставки

Объект мониторинга № 1

Процедуры контроля реализации (сбыта) готовой продукции.

Критерии эффективности

При получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления отдела сбыта в журнале (регистре, файле) ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные: наименование покупателя; дата и номер договора поставки (и приложений в части календарных графиков  поставок); дата выписки и номер соответствующей ТТН; дата и время (при указании точного времени) фактического осуществления отгрузки; фактические данные по отгрузке (по данным третьего экземпляра ТТН) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции; дата и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки (дата и время регистрации отгрузки).

По данным вышеуказанного регистра начальником бюро оперативного управления составляются и ежедневно передаются в экономическое бюро отдела сбыта отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки).  Отчеты составляются по утвержденной форме (системно построенные формуляры) в трех видах: 1) по отгрузкам продукции каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям (получателям); 2) по отгрузкам продукции всех видов (в натуральных и стоимостном измерителях) каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров (или его разнарядок);3) по объему (в натуральных измерителях)  отгруженной  продукции по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации-изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно-разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой-разгрузкой), непосредственно на транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок).

Начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист по сбыту) на основе ежедневных отчетов, полученных из бюро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, полученных из договорно-правового бюро отдела сбыта (договором может быть предусмотрен момент перехода прав владения, пользования и распоряжения отгруженной продукцией от продавца к покупателю, т.е. момент продажи, после момента поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции на  расчетный счет организации-продавца либо после момента поступления в организацию-продавец ТМЦ в порядке расчетов за отгруженную продукцию по договору мены, либо по иному порядку; поэтому договорно-правовое бюро, получив оперативную информацию о расчетах по указанным договорам из финансового отдела или из бухгалтерии, соответственно информирует о факте продажи экономическое бюро), подготавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по видам отгрузок) и перевозок (по видам перевозок). Отчеты представляются по установленной форме, т.е. представляют собой системно построенные и в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности, где указаны  плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности (например, объект отчетности — продажи, предметы отчетности — продажи в разрезе видов продукции, рыночных сегментов и т.п.).

Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом анализирует полученные отчеты (рапорты), устанавливает причины отклонений, выявляет виновников, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта (вышеуказанные отчеты, а также данные по установленным причинам отклонений, выявленным виновникам и принятым мерам) начальнику отдела сбыта. Начальник отдела сбыта анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции (в том числе по выявленным виновникам) и представляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер на рассмотрение дирекции организации на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации.  На данных совещаниях по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

Таким образом, методами первичной отчетности и нормативной проверки осуществляется оперативный контроль сбыта продукции.

Методика мониторинга:

  1. Пронаблюдать подготовку первичной отчетности по сбыту ответственными за это работниками.
  2. Провести опрос руководства отдела сбыта с целью выявления наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и установления принятых по отклонениям управленческих решений (мер).

Объект мониторинга № 2

Процедуры контроля фактурирования поставок.

Критерии эффективности

На основании полученного от водителя-экспедитора экземпляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии (при отсутствии в структуре бухгалтерии данного учетного подразделения учет расчетов с покупателями осуществляет работник общей группы или расчетной группы — в зависимости от структуры бухгалтерского аппарата) выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции представляется покупателю   (если до конца налогового отчетного периода осталось менее 10 дней, то необходимо составить и передать счет-фактуру покупателю в данном отчетном периоде). Счет-фактура подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом (как должностным лицом, санкционирующим отгрузку) и скрепляется печатью организации. Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной документации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). Перед подписанием счета-фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов (логическая, формальная, арифметическая, по взаимосвязи, по хронологии, по содержанию) и встречной проверки документальных данных осуществляют контроль с целью верного указания реквизитов (в том числе объема сделки в натуральном и стоимостном выражении) и следующих дополнительных данных: серия, номер и дата выписки ТТН; дата (и, при соответствующих договорных условиях, точное время) отгрузки; номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции; количество грузовых мест (единиц). При этом данные счета-фактуры сверяются с данными ТТН и условиями договора (заказа).

Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы (по два экземпляра с одинаковым номером). Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером.

Счет-фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском  учете. На основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах (файлах) ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции.

Построение аналитического учета должно обеспечивать получение данных по объемам реализации в разрезе видов продукции, географических регионов сбыта, группам покупателей (рыночным сегментам).

Выписанный счет-фактура — основа для регистрации дебиторской задолженности покупателей, т.е. на его основе работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии заполняет регистры (файлы) аналитического учета покупателей. Также указанным работником ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выписанные счета-фактуры.

 Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью оформления счетов-фактур и ведения книги продаж методами проверки документов осуществляет главный бухгалтер организации или другое, уполномоченное директором организации, должностное лицо (внутренний аудитор, внутренний ревизор).

Методика мониторинга:

  1. Пронаблюдать подготовку счетов-фактур.
  2. Выбрать для примера ряд заказов на существенную сумму и сканировать соответствующие им ТТН и счета-фактуры для выявления недостающих (пропущенных) номеров в целях проверки полноты учета отгрузок.
  3. Методом сверки документов осуществить контроль счетов-фактур для определения соответствия указанных в них данных (цены, продукции и т.д.) данным ТТН и условиям договоров (заказов).
  4. Подтвердить цены по утвержденному перечню цен (прейскуранту).
  5. Проконтролировать счета-фактуры на предмет их заполнения в соответствии с действующими правилами.
  6. Проследить проводки в Главной книге и точность счетов покупателей (т.е. установить их соответствие).
  7. Согласовать данные книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге.
  8. Сверить даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов-фактур и ТТН (отгрузочных документов).
  9. Проверить правильность ведения книги продаж.

Этап 4. Погашение дебиторской задолженности покупателей

Объект мониторинга № 1

Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

Критерии эффективности

В целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом-фактурой покупателю   высылается «напоминание об оплате», где указываются следующие данные: номер и дата договора (в том числе соответствующих приложений и/или дополнений), общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). Данное «напоминание об оплате» составляется тем же работником, который ответствен за выписку счетов-фактур, и подписывается главным бухгалтером. «Напоминание об оплате»  создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Ежедневно работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела получает из банка выписки с расчетного счета (банковские извещения), где указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организации, в том числе поступившие от покупателей за день денежные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражаемые в выписке приходные и расходные документы). Получив банковскую выписку, работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела осуществляет контроль с целью установления полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и  т.п.). В случае обнаружения отклонений работник бюро банковских и кассовых операций оперативно разрешает все возникшие вопросы совместно с соответствующими работниками банка.

Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела ведет оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками). На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований-поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов-фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями-поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных). 

Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела представляет начальнику расчетного бюро  ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Начальником расчетного  бюро устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в финансовый отдел; несвоевременное представление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований-поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов-фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств начальник расчетного бюро финансового отдела по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела соответствующими докладными записками, где, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет-фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.

Проведя анализ полученных данных по отклонениям, начальник финансового отдела принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).

Кроме того, по данным вышеуказанных ежедневных отчетов экономиста по расчетам с покупателями (а также других оперативных отчетов по поступлению (по поступлению, не относящемуся к реализации готовой продукции) и по выбытию денежных средств, представленных соответствующими подчиненными работниками) начальник расчетного бюро составляет и представляет начальнику финансового отдела отчеты о движении денежных средств в разрезе определенных отчетных периодов.

Отчеты о движении денежных средств (в разрезе установленных отчетных периодов), а также докладные записки с расшифровкой отклонений, указанием их причин, виновников и принятых мер начальник финансового отдела представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. При этом, если финансовый отдел не может своими силами устранить отклонения, начальник финансового отдела подготавливает и на указанных оперативных совещаниях представляет дирекции организации свои предложения по устранению отклонений с привлечением соответствующих подразделений организации.

Данные по оплате из финансового отдела оперативно передаются в договорно-правовое бюро отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

 Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечивать получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); не учтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, не учтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

Методика мониторинга:

  1. Выбрать пример из журнала (ведомости) денежных поступлений (или ежедневного отчета о поступлении денежных средств от покупателей): а) сравнить данные банковских извещений и подтверждающих их документов с итоговыми данными в регистрах учета; б) проследить проводки по счетам Главной книги.
  2. Оценить построение (структуру) регистров расчетов с покупателями по вышеописанным критериям.
  3. Пронаблюдать подготовку ежедневных отчетов о поступлении  денежных средств от покупателей; оценить структуру данных отчетов на предмет выявления полноты и необходимости отражаемой информации.
  4. Провести опрос руководства финансовой службы для установления основных причин невыполнения планов денежных поступлений от покупателей.
  5. Проконтролировать регистры аналитического учета расчетов с покупателями с целью выявления превышения критического уровня дебиторской задолженности (установленного согласно категории риска заказа) и при обнаружении отклонений выяснить их причины.

Объект мониторинга № 2

Процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.

Критерии эффективности

В целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями начальником расчетного бюро финансового отдела ежемесячно производится выверка задолженности покупателей. Для этого всем покупателям по установленному порядку (не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Данные выверки проводятся независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчета).  Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупателей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), является методом дополнительного оперативного упреждающего (упреждающего неплатежи) контроля платежной дисциплины покупателей. Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам (срокам), с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений), номера и даты выписки отгрузочных документов, даты (и, при почасовых графиках отгрузок, точное время) совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов-фактур), а также, по согласованию с начальником договорно-правового бюро отдела сбыта,  данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода претензионной работы по взысканию просроченной задолженности покупателей). В акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10 дней со дня получения акта, а при наличии разногласий — указать их причины. Акт сверки составляется в двух экземплярах:  второй экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в специальной (соответствующей) картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности; первый экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом), при этом экономистом по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрируются дата и точное время его отправления.

Покупатель (имеется в виду организация-покупатель) должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить акт (или возражения к акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.

Полученный ответ (подтвержденный акт сверки либо возражения к акту) также регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения. Могут быть получены ответы, содержащие признание долга полностью или частично, а также отказ признать (или выверить) задолженность. Может и совсем не быть ответа.

В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом оперативно ставится в известность начальник финансового отдела, а также начальник договорно-правового бюро отдела сбыта. Начальник финансового отдела представляет информацию по данному отклонению заместителям директора по экономическим и коммерческим вопросам (дирекции организации) на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. Заместитель директора по коммерческим вопросам (либо другое должностное лицо, уполномоченное директором организации) по согласованию с начальником юридического отдела принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).

В случае, если ответа на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки не получено, определенными работниками (по установленному порядку) выясняются причины непредставления ответа на обращение с просьбой выверить задолженность.

При получении отказа выверить задолженность материалы об этом оперативно передаются дирекции организации для принятия соответствующих решений.

При отсутствии связи с организацией-должником (покупателем) выясняются причины этого (в частности, выясняется, не ликвидирована ли она).

Если в результате сбора соответствующей информации выясняется, что организация-должник не ликвидирована, то необходимо применить претензионный, а в тех случаях, если подходит к концу предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленную продукцию, судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров.

Если организация-должник ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом. При этом необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим ликвидацию организации-должника, в соответствии с п. 8 ст. 63 ГК РФ  может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданное на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация).

Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списания принимает (санкционирует списание) руководитель (директор) организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании представленных начальником отдела сбыта необходимых материалов, подтверждающих ликвидацию организации-должника (покупателя).

Если организация-должник (покупатель) не ликвидирована, то далее возможны следующие варианты процедуры:

1. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя (та, по которой не приняты все возможные меры к ее взысканию, т.е.  либо претензионный (досудебный), либо судебный порядок урегулирования споров) по санкции главного бухгалтера списывается на убытки (не уменьшая финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли) организации по истечении 4-х месяцев со дня фактического осуществления отгрузки.

2. Истребованная дебиторская задолженность покупателя по санкции директора (документально оформленный приказ или распоряжение) на основании  представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст. 196  ГК РФ  общий срок исковой давности составляет три года).

При этом как истребованная, так и неистребованная дебиторская задолженность покупателя должна учитываться на забалансовом счете в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Методика мониторинга:

  1. Выбрать примеры счетов покупателей: а) подтвердить дебетовые записи счетами-фактурами; б) подтвердить кредитовые записи по документам на денежные поступления или приказами о списании кредита.
  2. Выявить просроченные счета дебиторов (при их наличии) и опросить руководителей финансовых служб о принятых мерах по взысканию задолженности.
  3. Пронаблюдать процедуры ежемесячной выверки дебиторской задолженности покупателей (отправка покупателям актов сверки и т.д.).
  4. Выбрать пример из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выяснить у руководства финансовой службы принятые меры по данным отклонениям.
  5. По датам отправки вторых  экземпляров актов сверки дебиторской задолженности (хранящихся в отдельной картотеке до получения ответов покупателей) установить просрочку ответов покупателей; выяснить у работников финансовой службы причины данного отклонения.
  6. Подтвердить списанную безнадежную дебиторскую задолженность необходимой документацией (документы, подтверждающие ликвидацию организации-должника, соответствующие распоряжения руководителя организации).
  7. Проследить списание неистребованной задолженности.

В заключение следует отметить, что мониторинг процедур сбыта готовой продукции является важной частью системы внутреннего контроля организации (предприятия), осуществляемого менеджерами, внутренними аудиторами, ревизионной комиссией и  бухгалтерами. Предложенная выше методика мониторинга должна обеспечивать как снижение возможности злоупотреблений должностных лиц и сохранность имущества организации, так и совершенствование, упрощение и снижение трудоемкости контрольной работы в сфере сбыта готовой продукции.

 

* Приводимые здесь ограничения финансовых коэффициентов (они получены на основе статистической обработки эмпирических данных, экспертных опросов, математического моделирования и т.п.) соответствуют мировой практике и могут различаться в зависимости от отраслевой принадлежности  каждого конкретного предприятия.

** Указанные  значения данных показателей являются нормативными согласно  Методическим положениям по оценке финансового состояния предприятий и установления неудовлетворительной структуры баланса.

Также по этой теме: