Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Отдел кадров    Можно ли навести порядок со служебными командировками?

Можно ли навести порядок со служебными командировками?

Можно ли навести порядок со служебными командировками?

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №1 год - 2004

Можно ли навести порядок со служебными командировками?

Труханович Л.В.,

Щур Д.Л.,

юристы
 
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №1 / 2004

C февраля 2002 года вопросы направления работников в служебные командировки впервые были урегулированы на уровне федерального закона. Им посвящена специальная глава Трудового кодекса РФ — 24 «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность». Но, как следует из ее названия, она направлена на регулирование отношений, связанных с гарантиями, предоставляемыми командируемым работникам — материальными (выплата суточных, возмещение расходов связанных с проездом и наймом жилого помещения, сохранение среднего заработка) и статусными (сохранение на время командировки должности (места работы). Иные вопросы (а их огромное количество) продолжают регулироваться актами Союза ССР — постановлением Совета Министров СССР от 18.03.1988 № 351 «О служебных командировках в пределах СССР» и Инструкцией Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которые в силу части первой статьи 423 Трудового кодекса РФ применяются постольку, поскольку они не противоречат данному Кодексу.

Разбираться с тем, есть ли противоречия в советских актах, в чем они заключаются и как понимать эти «противоречивые» положения — кадровикам и бухгалтерам недосуг. Но с очередной командировкой работника и малейшими отклонениями от привычной модели начинаются споры, в которые вовлекаются сотрудники отдела кадров, бухгалтерии, кассы, работники и их непосредственные руководители — в общем все те, кто имеет отношение к направлению, оформлению и учету командировок, а также к расчетам командировочных расходов.

Все эти сложности можно устранить, разработав и внедрив в компании локальный нормативный акт, устанавливающий правила направления работников в служебные командировки. Наименование документа может быть любым, например, как в приводимом в разделе «БУМАГИ» образце — «Положение о служебных командировках работников организации» (стр. 77). Можно назвать его инструкцией или регламентом — не в этом суть. Главная задача — установить порядок направления работников в служебные командировки и детально определить действия каждого структурного подразделения, задействованного в этом процессе.

Изначально мы не были уверены, что введением одного лишь Положения можно решить все вопросы. Но ряд консультируемых нами клиентов настойчиво просили разработать такой документ в пакете локальных нормативных актов для организации. На наше предупреждение, что этим Положением можно чрезмерно бюрократизировать процедуру направления в командировку, руководители ответили, что лучше бюрократизация, нежели упрощенный порядок, который никто в организации не знает. С введением в организациях Положения о служебных командировках особых проблем не возникало: непонимания или полного отторжения со стороны менеджеров по персоналу, сотрудников отделов кадров и бухгалтерий новый локальный нормативный акт не встретил. Впрочем, он воспринимался как довольно рядовое событие. И только с первыми командировками, оформляемыми в соответствии с введенным в компании Положением, стал очевиден эффект от его внедрения: руководители кадровых служб стали свободнее, поскольку их подчиненные самостоятельно решали все вопросы, руководствуясь правилами, изложенными в Положении, командируемые работники более исполнительными, а сотрудники бухгалтерий — значительно спокойнее, потому что документы, наконец, стали оформляться правильно и сдаваться своевременно.

Нужно ли вводить такой локальный нормативный акт в организации — должно решить ее руководство. Если вам будет поручена его разработка, можете воспользоваться приведенным в разделе «БУМАГИ» образцом, отражающим требования действующего законодательства (в том числе выверенным на соответствие актов Союза ССР Трудовому кодексу РФ). Однако, поскольку ряд регулируемых в нем вопросов, не регламентирован законодательством, некоторые решения нам приходилось искать, исходя из модели управления консультируемых компаний и сложившейся практики. Проанализируйте внимательно документ и постарайтесь отразить в нем особенности своего локального регулирования порядка направления работников в служебные командировки.

Для этого:

1.Определите структурное подразделение или ответственного работника, который будет непосредственно отвечать за оформление командировок. В образце Положения — это отдел кадров. У вас же функции по оформлению командировок могут быть возложены на кадровую службу (департамент по персоналу, службу управления персоналом, др.), на канцелярию (такое тоже практикуется), на менеджера по персоналу, на офис-менеджера и, наконец, на секретаря — все зависит от структуры управления вашей компанией и численности персонала.

2.Исходя из объема и состава документооборота вашей компании, решите, каким образом вам вводить Положение — как отдельный локальный нормативный акт или как приложение к Правилам внутреннего трудового распорядка. Только учтите, что принятие любого дополнения к Правилам (приложение является таким дополнением), равно как и последующее его изменение, должно осуществляться в порядке, установленном статьей 190 Трудового кодекса РФ.

3.Работая над разделом «Направление в командировки», разберитесь, нужно ли вам регламентировать порядок направления в плановые командировки, а, следовательно, предусматривать в системе документационного обеспечения такой документ, как график командировок. Как правило, планирование командировок возможно и целесообразно в крупных и развивающихся торгово-производственных организациях и в компаниях, в которых ежемесячное составление планов командировок необходимо в силу специфики осуществляемой ими деятельности.

4.Ни в коем случае не определяйте подход организации к командировочным расходам самостоятельно. Для проработки этого вопроса обязательно подключите сотрудников бухгалтерии или иного подразделения, занимающегося вопросами налогообложения (финансового отдела, др.). Наши заказчики изначально шли на увеличение установленных законодательством расходов, и, соответственно, налогов, поскольку отдавали отчет, что при суточных в 100 рублей работник будет больше озабочен экономией, нежели выполнением служебного задания.

5.Определяя права и обязанности командируемых работников, исходите из того, что некоторые из включенных в образец Положения обязанностей являются весьма жесткими, а некоторые права (например, возможность выхода на работу только через день после возвращения из командировки) — очень лояльными. Внимательно проанализируйте соответствующие пункты раздела 6 и если нужно — смягчите обязанности или детализируйте права.

6.Поскольку с направлением руководящих работников организации в служебные командировки постоянно возникают проблемы, уделите этому разделу Положения особе внимание. Впрочем, если для руководителя организации и его заместителей негласно установлены особые правила, можете оставить все так, как есть. А можете, наконец, и определить, кто все же подписывает командировочные документы первого лица компании, кто принимает его отчет (потому что отчет все же нужен), и как решать проблемы с налоговыми органами, не признающими поездку руководителя организации служебной командировкой.

В приводимом образце указан только один способ решения этого вопроса. У вас же могут быть введены иные правила. Так, в ряде организаций принято, что руководитель организации самостоятельно издает приказ о своем убытии в командировку, сам подписывает все свои командировочные документы. Скажем сразу — налоговые органы предъявляют к такому способу оформления серьезные претензии.

Что касается размеров командировочных расходов первого лица компании, а также ряда его заместителей, то они обычно выше установленных законодательством. В Положении можно указать конкретные размеры расходов, возмещаемых руководителю организации. Если руководитель организации отвечает перед учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченным учредительными документами органом за каждый рубль, израсходованный на себя, в Положении определяется порядок представления отчетов о произведенных расходах или же устанавливается обязанность руководителя организации перед выездом в командировку согласовать смету командировочных расходов с учредителями (участниками) или уполномоченным органом.

Вы можете дополнить образец Положения новыми разделами и пунктами, позволяющими урегулировать порядок направления в служебные командировки работников именно вашей организации. Но при этом постарайтесь не нарушить пусть и немного устаревшие, но все еще действующие нормативные правовые акты.

Также по этой теме: