Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Отдел кадров    Средние показатели и кадровая служба предприятия

Средние показатели и кадровая служба предприятия

Средние показатели и кадровая служба предприятия

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №4 год - 2011

И.А. Киселева

эксперт журнала «Кадры предприятия»

 

Расчеты среднего заработка для листков по временной нетрудоспособности по просьбе бухгалтерии, среднесписочной численности по требованию руководства или для отчета в органы статистики хорошо знакомы каждому кадровику. Оказывается, с точки зрения налогообложения они имеют не меньшее значение.

Средние показатели используются и в повседневной жизни кадровиков многих предприятий для различных целей, например, для оценки уровня зарплаты в подразделениях или организациях холдинга и т.д.

Поэтому кадровая служба, которая так же как и бухгалтерия, плановики и экономисты участвует в таких расчетах, может повлиять на результативность ведения бизнеса в целом.

Средняя заработная плата и расходы предприятия

Средний заработок — это средняя сумма заработной платы и других выплат и вознаграждений, исходя из которых рассчитываются:

  •  пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячные пособия по уходу за ребенком;
  •  отпускные и компенсация за неиспользованные отпуска;
  •  оплата труда во время командировок;
  •  стоимость участия в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения, когда работники освобождаются от основной работы с сохранением среднего заработка на срок не более трех месяцев;
  •  оплата труда при переводе работников на другую работу у того же работодателя;
  •  оплата труда при невыполнении норм труда, неисполнении трудовых (должностных) обязанностей по вине работодателя (статья 155 Трудового кодекса РФ) или за время простоя по вине работодателя (статья 157 Трудового кодекса РФ); гарантии членам комиссий по трудовым спорам (статья 171 Трудового кодекса РФ);
  •  оплата за учебный отпуск работникам, обучающимся в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования (статьи 173 и 175 Трудового кодекса РФ);
  •  выходное пособие при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата;
  •  гарантии работникам, обязанными в соответствии с Трудовым Кодексом РФ проходить такой осмотр (обследование) на время прохождения медицинского осмотра (обследования)

(статья 185 Трудового кодекса РФ);

  •  оплата работникам при направлении их работодателем для повышения квалификации с отрывом от работы (статья 187 Трудового кодекса РФ);
  •  гарантии работнику на время приостановления работ в связи с приостановлением деятельности или временным запретом деятельности вследствие нарушения государственных нормативных требований охраны труда не по его вине (статья 220 Трудового кодекса РФ) и др.

Пожалуй, чаще других встречаются в практике выплаты больничных, первые три дня которых начиная с этого года оплачиваются за счет работодателя, и начисления заработной платы во время командировок, включаемые в состав текущих расходов.

Как известно, с 1 января 2011 года пособия по временной нетрудоспособности рассчитываются исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих наступлению страхового случая. С указанной даты также изменен порядок определения среднего заработка, из которого рассчитываются эти пособия.

В средний заработок для расчета пособия, как и раньше, включаются все виды выплат в пользу застрахованного лица, на которые начислены взносы в ФСС РФ, поименованные в Федеральном законе от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Федеральный закон № 255-ФЗ). Однако если до 2010 года согласно части 3 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ для исчисления пособия использовался средний дневной заработок работника, определяемый путем деления заработной платы за расчетный период на количество учитываемых для расчета календарных дней, то с этого года сумма начисленного за расчетный период заработка делится на 730.

Таким образом, количество календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата, с 2011 года не имеет значения при исчислении пособий. Это разъяснил ФСС РФ в своем письме от 14.12.2010 № 02-0317/05-13765.

Следует отметить, что сумма годового заработка для расчета пособия не может превышать установленную на соответствующий календарный год предельную величину базы для начисления взносов в ФСС РФ (часть 3.1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ). В соответствии с часть 4 статьи 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ эта величина в 2010 году составляла 415 000 руб.
Работодателям, применяющим специальные налоговые режимы, при определении среднего заработка застрахованных лиц для исчисления пособий следует также ориентироваться на предельную величину базы, равную 415 000 руб. за каждый календарный год до 1 января 2011 года (пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 08.12.2010 № 343-ФЗ). Таким образом, при наступлении страхового случая в 2011 году предельная величина среднего дневного заработка составляет 11 36,99 руб. ((415 000 руб. + 415 000 руб.) / 730).

Лица, ответственные за начисление и оформление больничных листов, устанавливаются на каждом предприятии индивидуально. Из-за сложности переходного периода на новый порядок расчета больничных и роста документооборота можно предположить, что значительная доля работы с больничными будет предложена сотрудникам кадровой службы предприятий.

В этой связи напомним, что Фонд социального страхования РФ ввел:

  • временный порядок заполнения на оборотной стороне бланка листка нетрудоспособности таблицы «Сведения о заработной плате», действующем вплоть до утверждения новой формы бланка листка нетрудоспособности*;
  • форму Справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год**;
  • порядок выдачи Справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год.

Пример заполнения Справки о сумме заработной платы представлен в разделе «БУМАГИ» на стр. 86.
Обращаем ваше внимание на то, что такие справки будут входящими и исходящими, так как предприятие будет принимать от своих работников информацию об их заработной плате за 2009 и 2010 год (для расчета больничных в 2011 году) и оформлять, в свою очередь, для них справки по запросу сотрудников, в том числе и уволившихся.

Сведения о среднем заработке работников для расчета зарплаты во время нахождения в командировке и самих командировочных, конечно, рассчитывались и будут рассчитываться бухгалтерией. А вот регламенты по командировкам и оплате формируются в кадровой службе.

Как известно, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 Трудового кодекса РФ).

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (пункт 9 постановления Правительства РФ от 13.10.2008

* Письмо ФСС РФ от 14.12.2010 № 02-0317/05-13765 «О направлении Федерального закона от 08.12.2010 № 343-ФЗ».
** Приказ Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н.

№ 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»).
При этом итоговый заработок командированного во время нахождения в командировке предприятием может быть рассчитан по-разному.

Первый вариант

Классический вариант вытекает из буквального прочтения статьи 167 Трудового кодекса, когда командированному начисляется только средний заработок с начала до окончания командировки, который включает далеко не все выплаты. Дело в том, что средний заработок не одно и то же с заработной платой. Так, из среднего заработка исключается ряд выплат и некоторые периоды, например, больничные, отпуск и т.п. (пункты 3 и 5 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», далее Положение).

Пример

Работник, получающий оклад в размере 10 000 руб., находился в командировке в течение января 2011 года.

В соответствии с законодательством при определении среднего заработка работника сумма зарплаты рассчитывается с учетом времени нахождения на больничных и в отпуске. В январе она составила 9400 руб.

Ежемесячные премии за январь начисляются на предприятии в феврале. При этом учитывается фактическое время выполнения работниками своих трудовых функций. Поэтому за время нахождения в командировке работник не получит дополнительного вознаграждения в виде премии за январь, когда работнику была начислена средняя зарплата и компенсация в виде суточных.

Второй вариант

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности), среднего заработка исходя из расчетного периода, включающего в себя весь месяц, в котором работник находился в командировке, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (проезд на транспорте, гостиничные).

Если начислять оплату труда по этому варианту, то он окажется более выгодным для работника, чем первый: при наличии ежемесячных премий на данном предприятии работник получит премии в обычном порядке.

Третий вариант

При направлении работника в служебную командировку, в которой он выполняет работу, не предусмотренную его трудовым договором, ему гарантируется сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При направлении работника в служебную командировку, в которой он выполняет работу, предусмотренную его трудовым договором, ему гарантируются сохранение места работы (должности), возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, среднего заработка за период проезда до места командировки и обратно, а в период выполнения трудовых функций — должностного оклада (тарифной ставки), но не менее суммы среднего заработка работника за этот период.

Последний вариант соединяет в себе два предыдущих: начисляется или средний заработок, или средний заработок в период проезда к месту командировки и обратно и обычный заработок, включая премии, в период работы в командировке.

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные приемы (расчетные периоды) для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Выбрав наиболее приемлемые для организации варианты расчета заработной платы командированным лицам и зафиксировав их в соответствующих регламентах, кадровая служба тем самым обеспечит желаемый уровень доходов работников и снизит налоговые риски, возникающие при отражении наиболее выгодных сумм без соответствующего подкрепления во внутренней документации.

Кроме расчета среднего заработка на предприятиях используется показатель среднедневной суммы расходов на оплату труда работников, который необходим при уточнении суммы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам исходя из количества дней неиспользованного отпуска (пункт 4 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ). Это происходит в конце года, когда бухгалтер проводит инвентаризацию созданного резерва.

В ходе этой процедуры первоначально определяется сумма фактических отпускных, которая сравнивается с отчислениями в резерв. Если предприятие будет создавать «отпускной» резерв, выгодно формирующий расходы в те периоды, когда и в отпуск никто из работников не ходил, и в дальнейшем, то неиспользованный остаток может быть перенесен на следующий год. В этом случае сумма остатка резерва, которую можно перенести, определяется не по предполагаемым, а по фактическим данным — исходя из точного количества дней отпусков, не использованных работниками за текущий год, среднедневного заработка этих работников и страховых взносов: фактическое количество дней отпуска, не использованных работниками х среднедневной заработок работников + сумма страховых взносов, относящаяся к исчисленным отпускным.

При этом предполагается, что:

  • несмотря на то, что численность работников предприятия в течение года изменяется, сумма фактических ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков не меняется;
  • за счет созданного резерва списываются только расходы на оплату использованных отпусков. Денежные компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые по трудовому законодательству, в налоговом учете относятся к расходам на оплату труда (пункт 8 статьи 255 Налогового кодекса РФ). Таким образом, списание расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск за счет резерва Налоговым кодексом РФ не  предусмотрено;
  • поскольку отношения, связанные с предоставлением оплачиваемых отпусков, регулируются трудовым законодательством, выплаты работникам по договорам гражданско-правового характера в расчет не принимаются.

Предельная доля отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков определяется путем деления предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков с учетом страховых взносов на предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда (также с учетом страховых взносов).

Исходной информацией для данного расчета являются плановые показатели, обоснованные бизнес-планом организации, специальными сметами, в подготовке, а потом и контроле исполнения которых участвует кадровая служба. А целью инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков является выявление обоснованности и «реальности» числящегося остатка сумм.

В рамках проводимой инвентаризации по данным кадровой службы в организации определяется:

1) количество неиспользованных работниками календарных дней основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. Для этих целей были использованы формы № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-54 «Лицевой счет», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
2) исходя из представляемой организацией статистической отчетности — средняя заработная плата;
3) величина среднедневного заработка: среднемесячная заработная плата / 29,6 (статья 139 Трудового кодекса РФ, Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 № 213);
4) величина расходов на оплату неиспользованных на конец года работниками ежегодных основных и дополнительных отпусков (с учетом отчислений на нужды социального страхования и обеспечения): пункт 1 х пункт 2.

Далее уже в бухгалтерии итоговая сумма по пункту 4 сравнивается с числящимся в учете остатком резерва на предстоящую оплату отпусков.

Все расчеты производятся по подразделениям (основного, вспомогательного, обслуживающего производства, административно-управленческой службе).

К материалам инвентаризации прилагается подробный расчет, обосновывающий числящийся в бухучете остаток неиспользованного резерва. Материалы по результатам инвентаризации представляются председателю инвентаризационной комиссии для последующего утверждения руководителем организации.

Пример

По состоянию на конец 2010 года, по данным кадровой службы организации, не было использовано 100 календарных человеко-дней ежегодных оплачиваемых основных и дополнительных отпусков.
Средняя заработная плата при этом составила 29 600 руб. в месяц.

Согласно произведенному бухгалтерией при проведении инвентаризации расчету, величина расходов на оплату неиспользованных отпусков определена в размере 126 200 руб., в том числе:

  • сумма среднего заработка за отпуск — 100 000 руб. (29 600 руб. / 29,6 дней х 100 календарных дней отпуска);
  • отчисления с сумм среднего заработка страховых взносов — 26 200 руб. (26 000 руб.  26,2%, где 26% — ставка, по которой уплачиваются страховые взносы; 0,2% — ставка страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

На конец года остаток резерва составил 97 500 руб., что меньше, чем 126 200 руб.
Таким образом, следует произвести доначисление резерва на разницу в размере 28 700 руб. (126 200 руб. – 97 500 руб.).

Есть еще и другая сторона расчета среднего заработка, когда кадровая служба должна контролировать заработок. Так, в соответствии со статьей 241 Трудового кодекса РФ предприятие может получить доход за причиненный ущерб в случае, когда с работником был заключен договор о материальной ответственности и предприятию был нанесен материальный ущерб.

Пример

В результате ошибки и невнимательности продавца-консультанта фирма-дилер была оштрафована на сумму 40 000 руб.

Руководство готово предъявить к сотруднику «полный» ущерб. Однако при подготовке кадровиком приказа о взыскании с работника суммы причиненного ущерба руководству были предъявлены реальные суммы, которые работодатель может взыскать с работника: сумма ущерба не может быть взыскана единовременно, т.к. средний заработок консультанта составляет 20 000 руб., а согласно статье 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику).

Таким образом, при возмещении ущерба, причиненного фирме, размер ежемесячных удержаний будет состав- лять 20%, или 4000 руб. Следовательно, работник полностью возместит ущерб, причиненный работодателю, через 5 месяцев.

Также по этой теме: