Трудности унифицированного оформления переводов работников

С прошлого года на страницах журнала рассматриваются правила заполнения и применения унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и введенных в действие с апреля 2004 года:

В этом номере предметом подробного анализа стали формы приказа (распоряжения) о переводе № Т-5 и Т-5а.
Прежде, чем приступить к изложению рекомендаций по работе с этими формами, нужно подчеркнуть, что обе они предназначены для оформления внутренних переводов — то есть переводов на другую работу в той же организации, и не годятся для оформления переводов работников в другие организации.

Способы решения проблем с заполнением форм

Время перевода

И.В. Ларина,
г. Вязники, Владимирской обл.

Первые же сложности у кадровиков возникают при внесении информации в графу «Дата» формы № Т-5 и графу «Вид перевода» формы № Т-5а.
Во-первых, не при всех переводах можно определить конкретную дату окончания перевода. Так, если работник временно переводится на другую работу для замещения отсутствующего работника, и время отсутствия этого работника неизвестно или не может быть установлено точной календарной датой (например, время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения им установленного возраста), то конкретная дата, когда закончится перевод, не может быть указана в формах приказах (распоряжения), по крайней мере, на момент составления.
Также проблематично указать день окончания перевода, если работник переводится на другую работу по медицинскому заключению, например, в связи с беременностью. В этом случае перевод носит временный характер — до наступления у работницы права на отпуск по беременности и родам и использования этого отпуска.
Проблемы с указанием в формах № Т-5 и Т-5а времени перевода решаются двумя способами:
1. Событие, наступлением которого стороны обусловили окончание времени перевода, записывается в строке «по» реквизита «Дата» формы № Т-5 словами и полностью.
Для того, чтобы текст поместился полностью, при подготовке формы к печати необходимо расширить ячейку «по». Такое изменение формы допускается в соответствии с частью пятой Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, согласно которой: «при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации». В таком же порядке увеличивается ширина графы 9 формы № Т-5а, если оформляется перевод группы работников.
С учетом сказанного запись в форме приказа (распоряжения) может быть сделана по следующему образцу:

Фрагмент формы № Т-5

2. При издании приказа (распоряжения) о переводе строка «по» не заполняется и остается пустой вплоть до наступления события, с которым стороны связывают окончание перевода. Само событие описывается в строке «вид перевода» формы № Т-5. Например:

Фрагмент формы № Т-5

Точная календарная дата окончания перевода приводится в строке «по» только после наступления ожидаемого события, то есть:

Фрагмент формы № Т-5

В том случае, если перевод постоянный, возникает вопрос, как поступать со строкой «по»?
По аналогии с разъяснениями по заполнению форм № Т-1 и Т-1а, содержащимися в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, при оформлении постоянного перевода строка (графа) «по» в реквизитах «Дата» (форма № Т-5) или «Вид перевода» (форма № Т-5а) может не заполняться. Однако, поскольку прямых указаний на этот счет нет, представляется, что вполне правомерным будет проставление в строке (графе) «по» обычного прочерка.

Виды перевода

Вид перевода в форме Т-5а указывается путем зачеркивания перевода, не имеющего места, то есть, если оформляется постоянный перевод, то зачеркивается слово «временно», и наоборот, например:

Фрагмент формы № Т-5а

Тарифная ставка (оклад)

С.Ю. Караулова,
г. Семилуки, Воронежская обл.

Согласно статье 182 Трудового кодекса РФ при переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, на другую постоянную нижеоплачиваемую работу в данной организации за ним сохраняется его прежний средний заработок в течение 1 месяца со дня перевода, а при переводе в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, – до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника.
К сожалению, конструкция формы № Т-5 не содержит реквизитов, предназначенных для указания информации о размере оплаты труда работника в разные периоды перевода. Для того, чтобы бухгалтерия не забыла об особенностях оплаты труда работника, переводимого по состоянию здоровья на нижеоплачиваемую работу (с его согласия, разумеется), в приказе о переводе должно содержаться соответствующее распоряжение. Для него в форме № Т-5 можно предусмотреть свободные строки, причем, как представляется, их включение не должно оформляться специальным организационно-распорядительным документом (см. выше). Свободные строки могут быть включены по следующему образцу:

Фрагмент формы № Т-5

Дать распоряжение бухгалтерии о выплате работнику сумм в указанных размерах и порядке руководитель организации может и иным способом, например, в отдельном приказе (распоряжении), составляемом по простой форме, или же в резолюции на одном из документов, предваряющих осуществление перевода работника.

Основание

Согласно названным выше Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в случае если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.1992), и его прием на работу оформлен приказом, то при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется.
С формой № Т-5а дело обстоит сложнее. Собственно, с заполнением строки «Основание» в форме № Т-5 также есть определенные трудности (см. следующий раздел).

Способы исправления недостатков форм

Наиболее значительные недостатки унифицированных форм № Т-5 и Т-5а проявляются в конструкциях, предназначенных для указания существенных условий трудового договора. Для их исправления следует воспользоваться частью второй упомянутого выше Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, согласно которой в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты; при этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Для того, чтобы вносимые в унифицированные формы дополнения были правомерными, они должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительным документом, например, приказом руководителя организации об утверждении изменений в унифицированные формы первичной учетной документации. В таком приказе необходимо указать, какие именно реквизиты включаются в формы № Т-5 и Т-5а и обозначить их место расположения (примерный вариант приказа приводится в разделе «БУМАГИ» — 70 с.). Если в форму включаются графические элементы (дополнительные столбцы, таблицы, графы, пр.), то вносимые изменения оформляются в виде приложения к приказу.
Рассмотрим основные недостатки унифицированных форм № Т-5 и Т-5а и способы их исправления.

Причина перевода

Ю.Е. Пахомова,
г. Астрахань

Если в структуре формы № Т-5 предусмотрено место для указания причины перевода, то в форме № Т-5а нет строки или столбца, в котором могла бы быть отражена эта информация.
Этот недостаток может быть устранен двумя способами:
1) включением в форму свободной строки (линейки) с расшифровкой «причина перевода», например<*>:

<*> Здесь и далее: вносимые в унифицированные формы дополнения выделены пунктиром.

Фрагмент формы № Т-5а

С учетом того, что форма № Т-5а в основном используется для оформления перевода группы работников по одной причине, то этот способ является оптимальным;
2) включением дополнительного столбца с заголовком «Причина перевода» после столбцов «Вид перевода», например:

Фрагмент формы № Т-5а

При включении столбца 10 в таблицу формы № Т-5а соответственно изменяется нумерация столбцов.

Другие существенные условия трудового договора

Формы № Т-5 и Т-5а в основном ориентированы на изменение таких существенных условий трудового договора, как структурное подразделение, трудовая функция и размер оплаты труда. Отразить изменение других условий, например, режима труда и отдыха, характеристик условий труда и т.д., можно путем включения в форму № Т-5 дополнительных строк, предназначенных для указания этих существенных условий трудового договора. Например:

Фрагмент формы № Т-5

В форму № Т-5а для указания других существенных условий трудового договора, изменяемых в результате перевода, включается дополнительный столбец 8 и соответственно изменяется нумерация столбцов таблицы. Например:

Фрагмент формы № Т-5а

Во включении в форму дополнительных реквизитов для отражения изменений существенных условий трудового договора необходимость будет, до тех пор, пока трудовые договоры со всеми работниками, принятыми на работу до 06.10.1992 не будут оформлены в письменной форме. Поскольку эта категория работников в большинстве случаев принималась на работу по приказу (распоряжению), и трудовой договор с ними в виде отдельного соглашения не заключался, то учесть все изменения существенных условий в дополнительном соглашении к трудовому договору сотрудники кадровой службы не могут, так как таковое не составляется. Следовательно, эти изменения должны быть учтены в приказе (распоряжении) о переводе и сделать это можно путем внесения в формы № Т-5 и Т-5а вышеуказанных дополнений.
При оформлении переводов, не предполагающих изменения каких-либо существенных условий трудового договора кроме структурного подразделения, наименования должности (профессии, специальности) и размера оплаты труда, в дополнительных строках (столбце) проставляются прочерки.

Основание

Реквизит «Основание» в обеих формах не учитывает того факта, что изменения в трудовой договор могут вноситься неоднократно, и для правильного учета перевода важны не только реквизиты трудового договора (номер и дата), но и реквизиты соглашения, которым в трудовой договор вносятся оформляемые приказом (распоряжением) о переводе изменения.
По сути, из конструкции форм вообще непонятно, о каком документе идет речь в реквизите «Основание» — то ли о самом трудовом договоре, то ли о дополнительном соглашении к трудовому договору.
Поскольку дополнительные соглашения к трудовому договору нередко озаглавливаются как «Изменения», то в форму № Т-5 могут быть внесены следующие дополнения, позволяющие отследить документ, которым в трудовой договор внесены изменения:

Фрагмент формы № Т-5

Структура формы № Т-5а не позволяет внести необходимые дополнения. Столбцы 10 и 11 вообще сконструированы очень неудачно и не позволяют отразить вышеуказанную информацию.
Поскольку основанием временного перевода являются другие документы, а дополнительное соглашение к трудовому договору не составляется, то в реквизите «Основание» формы № Т-5а зачеркиваются слова «изменение к трудовому договору» (естественно, при условии, что перевод всех работников осуществляется по одной причине). В других случаях производить зачеркивание в реквизите «Основания» не следует.
При работе с формой № Т-5а сотрудники кадровых служб сталкиваются с трудностями другого рода. В том случае, если основанием перевода является заявление работника, медицинское заключение или иной документ (что характерно почти для всех временных переводов), то отразить его наименование и корректно привести его реквизиты попросту невозможно.
Включение дополнительного столбца по вышеизложенным правилам не сможет полностью устранить недостатки формы № Т-5а, но хотя бы сделает ее заполнение более удобным:

Фрагмент формы № Т-5a

В том случае, если этот вариант представляется обременительным, наименование «другого документа» может указываться как в образце заполнения формы № Т-5а, приводимом в разделе «БУМАГИ» на стр. 71 (то есть наименование может приводиться непосредственно в заголовке), так и следующим образом:

Фрагмент формы № Т-5a

Такой способ оформления подходит только для тех случаев, когда перевод группы работников осуществляется по одному основанию.