Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Советы от юриста    Правила разработки бланков (форм) актов для оформления юридических фактов, связанных с трудовыми отношениями

Правила разработки бланков (форм) актов для оформления юридических фактов, связанных с трудовыми отношениями

Правила разработки бланков (форм) актов для оформления юридических фактов, связанных с трудовыми отношениями

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №7 год - 2011

Д.Ф. Рысина,
эксперт журнала
«Кадры предприятия»

Следующими после приказов (распоряжений) видами документов, которые составляются   кадровой службой или в составлении которых задействованы ее сотрудники, являются акты.

Акт (от лат. аctus — действие) — это документ, удостоверяющий (подтверждающий) соответствующий юридический факт (событие или действие) и описывающий качественные или количественные признаки такого факта.

Наибольшую группу актов, составляемых кадровой службой, образуют акты о проверках (служебных расследованиях), о выявленных нарушениях трудовой дисциплины (правил внутреннего трудового распорядка), а также об отказах работников совершить определенные действия (получить трудовую книжку, ознакомиться с тем или иным документом под роспись, др.) и иных волеизъявлениях работников сделанных в устной форме (например, об отказе от перевода на предложенные вакансии, др.). Кроме составления указанных актов сотрудники отдела кадров составляют или принимают участие в составлении иных актов, оформляющих совершение хозяйственных операций, в которых задействованах кадровая служба (приема-передачи, учета, сверок, списания, уничтожения, др.) (рис. 1).

По частоте представления в судах при рассмотрении трудовых и хозяйственных споров акты не уступают приказам (распоряжениям) и иным организационно-распорядительным актам. На их основании суды исследуют юридические факты, послужившие основанием для принятия в  отношении работников соответствующих решений (о применении дисциплинарного взыскания, увольнении, др.). И нередко исход дела напрямую зависит от полноты содержащихся в акте  сведений, описывающих определенное событие и (или) действие (бездействие), корректности их изложения.

Общие положения

Любой юридический факт может быть документально зафиксирован посредством описания присущих ему основных и специальных признаков. Указанное описание может излагаться в повествовательной форме и представлять собой изложение замеченных (выявленных, установленных) признаков. Структура такого повествования может самостоятельно определяться повествующим (составителем акта), а может быть предопределена посредством разработки соответствующего бланка.

Бланки (формы) актов разрабатываются для упорядочения и унификации составления актов и в конечном счете — для облегчения работы составителей и последующего исследования и интерпретации содержащихся в них сведениях.

Прежде чем рассмотреть содержание работы по разработке бланков (форм актов), необходимо в общем виде охарактеризовать акт как документ, содержащий определенные сведения.

Условно акт состоит из трех частей:

1) вводной. В ней приводятся основные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ, а также иные установочные сведения — место, дата и время фиксации соответствующего факта (события или действия (бездействия), данные о лицах, составляющих акт или принимающих участие в его составлении или присутствующих при его составлении;

2) описательной. В ней описываются познавательные действия, совершаемые составителем (составителями) акта (постановка вопросов, анализ обстановки, обследование помещения (территории), анализ поведения (ситуации), адресованные субъектам предложения, др.), а также выявленные в результате познания существенные признаки и обстоятельства;

3) заключительной. В ней приводятся реквизиты, удостоверяющие правильность совершения определенных действий, точность и полноту изложения исследованных обстоятельств. К таким реквизитам относятся подписи лиц, участвовавших в составлении акта или присутствовавших при его составлении, количество экземпляров акта, а также о предоставлении лицу, в отношении которого составлен акт, возможности ознакомиться с его содержанием и также подтвердить правильность изложенных в нем сведений или опровергнуть ее, сделать свое заявление относительно указанных в акте обстоятельств.

Знание структуры основных видов актов позволяет разработчику формы выделить постоянную и переменную информацию (постоянные и переменные реквизиты). По общему правилу постоянная информация в бланках оформляется как соответствующий текст (унифицированные данные), а для переменной отводится специальное место, обозначаемое строками (графами, ячейками, др.). Для обеспечения единообразного заполнения в подстрочниках указывается либо вариант текста, например:

При разработке бланков актов, подлежащих автоматизированной обработке, абзацные отступы, как правило, не предусматриваются, равно как и не проставляются запятые и точки в конце строк, предназначенных для отражения переменной информации. Однако если документ в последующем не будет обрабатываться автоматически, то и абзацные отступы и знаки препинания,  расставленные по правилам пунктуации, сделают его более правильным с точки зрения русского языка.

Оформление основных реквизитов актов

Основным источником правил оформления документов продолжает оставаться ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В качестве методического пособия также применяется «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденная приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

Для актов применяются оба варианта расположения реквизитов — угловой (когда начальные и вводные реквизиты располагаются в левом углу документа (см. акт о совершении  дисциплинарного проступка — стр. 68 раздела «БУМАГИ») и продольный (при котором указанные реквизиты располагаются по всей ширине листа (акт о невыходе работника на работу в день начала работы — стр. 67 раздела «БУМАГИ»). На наш взгляд, в работе кадровой службы более удобным является угловое расположение реквизитов — таким образом освобождается правый угол, который может быть использован для изложения соответствующих резолюций.

Наименование вида документа и заголовок к тексту

Практика складывается так, что наименование вида документа (акт) и заголовок к тексту, отвечающий на вопросы: о чем (о ком)?, например, о невыходе работника на работу, о появлении на работе в состоянии с признаками опьянения, др., объединяются. Такое оформление реквизитов оправданно, если в номенклатуре дел указанные акты определены как самостоятельные виды документов, для которых установлены соответствующие групповые сроки хранения (см. далее). По общему же правилу указанные реквизиты должны приводиться раздельно (см. примерные образцы актов, приводимые в разделе «БУМАГИ»).

Дата, номер и место составления

В соответствии с вышеназванным ГОСТ Р 6.30-2003 датой документа является дата его подписания или утверждения, а для акта — дата события. Поскольку отдельные акты подлежат утверждению (об этом — далее), то датой таких актов следует считать дату их утверждения.

Дату акта оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер акта состоит из его порядкового номера, который по общему правилу дополняется индексом дела по номенклатуре дел, а также информацией об оформляемых актом фактах (например, для актов о нарушении трудовой дисциплины вводятся буквенные индексы «-нд» или «дв», кодирующие информацию «нарушение дисциплины» или «дисциплинарное взыскание» соответственно). Для выделения актов, подтверждающих другие факты, связанные с трудовыми отношениями, целесообразным представляется проставление буквенного индекса «-то».

Место составления акта указывается в том случае, если его определение затруднено по «Наименованию организации» и «Справочным данным об организации». Место составления акта (город, деревня, станица, пр.) указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит может включать в себя только общепринятые сокращения («г.», «д», пр.).

Время

Для отдельных видов актов принципиальным является указание времени произошедшего события или его фиксации (если время возникновения события установить невозможно или оно не имеет значения) либо совершение определенного действия (бездействия). Так, фиксация времени имеет значение при актировании нарушений режима рабочего времени (опоздания на работу, отсутствия на рабочем месте, в том числе прогула), хода проведения проверок и их результатов, иных  действий, время совершения которых существенно для последующей их оценки с точки зрения своевременного выполнения (например, об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания), соблюдения временных регламентов (например, установленных правилами внутреннего трудового распорядка сроков проведения служебного/дисциплинарного расследования), правильности и объективности оценки (например, времени отсутствия на рабочем месте) и т.д.

Время, относящееся к процедуре актирования (то есть составления акта), обычно указывается в начале документа, например:

Если для последующего правоприменения будет иметь значение соблюдение установленного регламента по времени, то время начала составления акта и окончания может указываться следующим образом:

В актах, оформляющих совершение определенных действий (проверки, осмотра, ревизии), время их проведения указывается следующим образом:

Гриф утверждения
Отдельные акты подлежат утверждению. Основой для определения перечня актов, на которых проставляется гриф утверждений, продолжает оставаться вышеназванная ГСДОУ. К числу таких актов названная система относит акты проверок, ревизий, списания, экспертизы, передачи дел, приема выполненных работ, другие.

Гриф утверждения в таких актах проставляется по общим правилам оформления документов, утверждаемых должностным лицом, изложенным в вышеупомянутом ГОСТ Р. Это означает, что гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Сведения о членах комиссии, лице, составившем акт, и лицах, присутствующих при составлении акта
Акты могут составляться комиссионно или в индивидуальном порядке.
Комиссионное составление актов. Значительная часть предлагаемых в профессиональной литературе для сотрудников кадровых служб образцов актов предусматривает составление их комиссиями. Причем комиссионный состав присутствует и в сложных, и в простых актах (как по фактам служебных проверок, так и по дисциплинарным взысканиям, отказам работников ознакомиться с документами, др., то есть по обстоятельствам, неизвестным и не прогнозируемым заранее).

Вместе с тем, создание комиссий подчинено определенным правилам и группа из начальника отдела кадров и других сотрудников не вполне отвечает признакам комиссии.

Чтобы такая группа могла считаться комиссией, требуется санкционирование ее создания компетентным субъектом, который впоследствии будет применять результаты ее работы. На практике такое санкционирование осуществляется посредством закрепления соответствующих положений в локальных нормативных актах либо принятия специальных актов, регламентирующих образование и деятельность комиссий (например, аттестационных, служебных, дисциплинарных, др.). Последние могут быть приняты в форме классических локальных нормативных актов (например, Положение о дисциплинарной комиссии) или приказов об образовании и деятельности комиссии. Первым способом обычно создаются постоянные комиссии, вторым — временные комиссии, создаваемые для конкретных и определенных целей, по достижении которых они прекращают свою деятельность.

Для группы, именуемой «комиссия», характерно распределение и закрепление руководящих, исполнительских и оформительских функций. С этой целью определяется председатель и секретарь комиссии, остальные члены группы являются рядовыми членами комиссии. Для обеспечения деятельности, не зависящей от явки председателя, из членов комиссии назначается заместитель председателя, который в отсутствие председателя комиссии исполняет его обязанности.

В «классической» комиссии все роли четко распределены: председатель руководит работой комиссии, члены комиссии совершают действия, определяемые характером комиссии (оценивают, осматривают, др.), секретарь оформляет.

Численный и персональный состав комиссии определяется так, чтобы:

а) исключить возможность возникновения конфликта интересов, который мог бы повлиять на принимаемые комиссией решения;

б) исключить при голосовании возможность равенства голосов (или при последующем анализе (оценке) — равенство мнений, например, в судебном процессе), не позволяющего сделать однозначный вывод о юридическом факте (событии, действии). По этой причине общее число членов комиссии устанавливается нечетным.

Если итог работы комиссии выражается в принятии соответствующего решения путем голосования, то в акте, регламентирующем деятельность комиссии, определяется0 кворум для признания правомочным заседания и (или) принятого решения (большинство голосов, 2/3 голосов, др.).

Основной формой работы комиссии являются заседания, а для постоянных комиссий — еще и заочные консультации ее членов. Для комиссий, проводящих осмотры (проверки, обследования, др.), основная форма работы заключается в проведении соответствующих оценочных (аналитических, проверочных) мероприятий, при этом заседания для подведения общих итогов также не исключаются.

С учетом вышеизложенного не вполне корректным представляется составление актов о дисциплинарных проступках, об отказах работников от совершения определенных действий и др. комиссиями с соответствующим распределением ролей (председательствующей, исполнительской и секретарской), не образованных и не санкционированных руководителем организации, а созданных сотрудником отдела кадров по собственной инициативе и с самостоятельным наделением себя председательствующими полномочиями.

Обоснованным комиссионный способ актирования хода выполнения определенных кадровых операций может считаться при условии создания соответствующих комиссий уполномоченным должностным лицом (в частности, руководителем организации).

Так, в крупных организациях для оформления фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения работниками трудовых обязанностей и их рассмотрения (при необходимости — проведения по ним служебного расследования) практикуется создание постоянных комиссий, регламент которых определяется специальными локальными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Второй способ образования комиссий для вышеуказанных целей — издание руководителем организации соответствующего распорядительного акта (приказа, распоряжения) о создании комиссии, в котором помимо решения о создании комиссии, излагаются ее основные задачи, состав и общие правила работы.

Однако более рациональным представляется наделение руководителя кадровой службы полномочием самостоятельно создавать временные комиссии для фиксации фактов нарушения трудовой дисциплины и их расследования с правом председательства в таких комиссиях. Для этого в соответствующий локальный нормативный акт (например, в Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о кадровой службе или в должностную инструкцию руководителя кадровой службы) включается соответствующее положение. Оно может быть сформулировано следующим образом:

Составление акта в индивидуальном порядке. Большинство оформляемых кадровой службой юридических фактов предполагает только объективную фиксацию обстоятельств, характеризующих событие или действие (бездействие). Принцип объективной фиксации означает, что в акте описывается только то, что лично воспринимается составителем акта и присутствующими при его составлении. Выводы и умозаключения, интерпретации увиденного приводятся только в тех случаях, когда они могут иметь значение при последующей  квалификации зафиксированных обстоятельств (например, признаков опьянения или иного неадекватного состояния работника). Вместе с тем на практике именно выводы и умозаключения, сформулированные представителями работодателя в категоричной форме, нередко становятся основным объектом исследования и центром повышенного внимания адвокатов (представителей работника) с целью их опровержения и доказывания на основании этого предвзятости, необъективности оценки работодателем соответствующего юридического факта.

Для актов, фиксирующих совершение определенных кадровых операций (например, представление работнику приказа (распоряжения) для ознакомления, трудовой книжки для проставления подписи, др.) и отказов работника от совершения определенных действий (например, отказа ознакомиться с приказом (распоряжением), дать объяснения совершению определенных действий (бездействия), др.) или иных волеизъявлений работника (например, об отказе от перевода на предложенную вакансию, др.) вполне достаточным является составление акта одним уполномоченным лицом в присутствии двух или большего количества лиц. Последние, как и понятые, необходимы исключительно для того, чтобы удостоверить факт производства определенного действия (в данном случае — фиксации определенного юридического факта), его содержания и хода, полноту исследуемых обстоятельств, а впоследствии — засвидетельствовать ставшие известными им в ходе указанной фиксации обстоятельства.

Поэтому для большинства актов, оформляющих события и действия, лицами, имеющими непосредственную связь с трудовыми отношениями, достаточным является составление акта одним лицом в присутствии двух и более лиц, роль которых сводится в удостоверении правильности совершаемых составителем акта действий и точности, полноты фиксации им всех обстоятельств, характеризующих соответствующий юридический факт. В этом случае всю полноту ответственности за правильность совершенных действий, полноту и точность описания признаков определенного юридического факта несет составитель акта.

Что касается необходимого количества лиц, присутствующих при составлении акта, то оно определяется по тому же принципу, что и количественный состав комиссий — желательно, чтобы общее количество участвовавших в составлении акта было нечетным, но не менее трех человек (последнее определяется с учетом сложившейся судебной практики, в которой для установления объективной истины считаются оптимальным мнения (показания) трех свидетелей).

Техника указания сведений о членах комиссии, лице, составившем акт, и лицах, присутствующих при составлении акта. Поскольку каждый составляемый кадровой службой или с ее участием акт в будущем может быть использован при рассмотрении трудового спора, сведения о лице, составившем акт, и о каждом, принимавшем участие в его составлении, целесообразно приводить полностью с указанием наименования должности или профессии, структурного подразделения, фамилии, имени и отчества. Сокращение имени и отчества до инициалов целесообразно только в расшифровке подписи.

Еще раз обращаем внимание на то, что орган по рассмотрению трудовых споров может посчитать недостаточными содержащиеся в акте сведения или объективность содержащихся в акте сведений может быть поставлена под сомнение (работником или его представителем). В этом случае недостающие сведения могут быть восполнены свидетельскими показаниями. Свидетельскими показаниями может быть подтверждена и правильность, полнота, объективность фиксации работодателем (его представителем) определенных юридических фактов.

С учетом постоянного движения кадров в организации (увольнения, перевода, др.) важно иметь возможность оперативно и точно установить лиц, которые могут быть привлечены в качестве свидетелей. А для этого целесообразно исключить возможность совпадения инициалов, фамилий, должностей (профессий) двух и более лиц полнотой данных об участвовавших в составлении акта или присутствовавших при его составлении.

Вопрос о том, в какой последовательности перечислять в акте рядовых членов комиссии (при комиссионном составлении) или лиц, присутствующих при составлении акта, должен решаться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству в организации, сложившимися в организации традициями. Есть два основных способа перечисления сведений о лицах:
1) по иерархии должностей (руководители, специалисты, технические исполнители), например:

Если в составе перечисляемых есть сотрудники нескольких подразделений, то сведения о них могут приводиться с учетом двух уровней иерархии — по иерархии подразделений (которая обычно закрепляется в организационной структуре, в штатном расписании) и по иерархии должностей (профессий), например:

2) в алфавитном порядке. Причем алфавитный порядок может использоваться как в отношении наименований должностей (профессий), так и применительно к фамилиям — все зависит от того, какие сведения указываются первыми (наименования должностей (профессий) или фамилии).

Для больших перечней лиц указанные способы могут использоваться в комбинации — по иерархии должностей, а внутри нее — в алфавитном порядке.

Наконец, необходимо отметить еще один момент оформления основой части акта. Подавляющее большинство предлагаемых для использования в кадровой работе образцов актов начинаются со слова «мною». В сложившейся практике делопроизводства указанное слово означает самостоятельное составление документа, без участия кого-либо еще (кроме лица, в отношении которого составляется данный документ).

Вышеупомянутой ГСДОУ рекомендовалось в документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий (акт, справка, др.), использовать форму изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например, «комиссия установила». Аналогичное положение содержится и в действующем ГОСТ Р 6.30-2003: в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила»).

При коллегиальном установлении определенных юридических фактов, не предполагающем создание комиссии, более корректным является использование неопределенных форм глаголов: «установлено», «выявлено» и т.д.

Продолжение статьи читайте в журнале
"Кадры предприятия" №7/2011

Также по этой теме: