Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Советы от консультанта по управлению персоналом    Инструменты качественного использования времени

Инструменты качественного использования времени

09.01.2017

Инструменты качественного использования времени

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №1 год - 2013

Н.Е. Папонова,
Консультант по управлению
Человеческими ресурсами,
Менеджер по персоналу
ЗАО «ГК «Астория»

Существует понятие мотивация свободным временем — это мотивация, призванная регулировать поведение человека/сотрудника на основе изменения времени его занятости в практической деятельности. Мотивация направлена на повышение эффективности практической деятельности на основе роста активности людей/сотрудников. В практике управления мотивация осуществляется регулированием времени обязательной рабочей и деловой занятости на основе: предоставления дополнительных выходных, возможности выбора времени отпуска; путем сокращения длительности рабочего дня за счет эффективности выполнения задачи; гибким графиком рабочего времени, возможностью работать дома, перераспределения рабочего времени самим сотрудником.

Рассмотрим время как актив, использование которого определяет качество жизни, а именно: «Люди становятся теми, кем становятся, в основном от того, что они делают в свое свободное время. Именно выбор – на что потратить свое время – определяет выбор пути, по которому пойдет человек, и того места, где он, в конечном счете, окажется» (Роберт Т. Киосаки(1)).

В начале XVI века английский мыслитель Томас Мор в трактате «Утопия» (2) писал: «Все время, остающееся между часами работы, сна и принятия пищи, предоставляется личному усмотрению каждого, но не для того, чтобы злоупотреблять им в излишествах или лености, а чтобы на свободе от своего ремесла, по лучшему уразумению, удачно применить эти часы на какое-либо другое занятие».

Исходя из вышесказанного, время – актив можно рассматривать и как ценность, которая воспринимается человеком/сотрудником по-разному, но ему следует запомнить, что:


(1) Американский предприниматель, инвестор, писатель и преподаватель (1947), автор книги «Если хочешь быть богатым и счастливым – не ходи в школу».
(2) Изд-во АН СССР, М., 1953.


- время для работы – это условие будущего успеха;
- время для размышлений – это источник развития;
- время для чтения – это основа знаний;
- время для хобби, для игры – это секрет молодости;
- время для дружбы – это развитие взаимопонимания;
- время для мечты – это путь к достижениям.

 

Часто от людей/сотрудников звучат жалобы: «Мне не хватает времени», а на что растрачивается время? Обычный год имеет 365 дней, 8760 часов, 525 600 минут. В производственном календаре рабочий год: 249 рабочих дней, 1986 рабочих часов, 119 160 рабочих минут. И сразу возникают следующие вопросы.

На что же используется разность во времени: 116 дней, 6774 часа, 406 440 минут?

Что входит в понятие «рабочее время»?

На что сотрудники используют рабочее время?

Предлагаем рассмотреть использование рабочего времени работы с точки зрения: Надо – Могу – Хочу.

1. Рациональное использование рабочего времени с точки зрения «Надо для компании, выполнения должностных и функциональных обязанностей».

Сотрудники любой компании в рабочее время должны:
- выполнять должностные обязанности (профессиональные функции и задачи, планирование, организация, мотивация, контроль);
- общаться по деловым вопросам (межличностное общение, общение по телефону, деловая переписка);
- совещаться (решение деловых вопросов, получение и передача необходимой информации – устно и письменно).

Роберт Т. Киосаки: «Вопрос наличия времени – это всегда вопрос контроля. Контроля над своими мыслями, над своими чувствами, над ситуацией, в которой находишься».

Например:  повар горячего цеха, готовящий супы, поставил кастрюлю на плиту, он же не ждет, когда вода закипит, а в этот период делает заготовки для будущего бульона. Следовательно, он планирует свою деятельность (последовательность действий), организует процесс приготовления супа, мотивирован приготовить блюдо в соответствии с технологией (вкусно и своевременно), контролирует процесс приготовления и готовность блюда.

Таким образом, при постоянном контроле за использованием своего рабочего времени сотрудник вынужден стать дисциплинированным и уже привычно планирует, организует свою деятельность, мотивирует себя на своевременность и качество исполнения заданий, контролирует собственный результат, постепенно доводя должностные функции почти до автоматизма.

Именно поэтому персонал, который больше 6 месяцев работает в компании, может быстрее и четче выполнять постоянные должностные обязанности, экономя время, которое при желании может использовать на свое дальнейшее профессиональное развитие (самообразование, выполнение делегированных задач от руководителя).

Вновь принятые сотрудники тратят больше времени на планирование и организацию своей деятельности, так как не знают, как расставляются приоритеты в данной компании именно для этого им предоставляется время на адаптацию (запоминание правил, стандартов, телефонов, плана помещений, расстановка приоритетов в задачах).

Итак, мы рассмотрели контроль над рабочей ситуацией с точки зрения надо.

2. Рациональное использование рабочего времени с точки зрения «Могу» при выполнении должностных и функциональных обязанностей.

Роберт Т. Киосаки: «Использование времени – это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Отдаете ли вы себе отчет в том, почему, например, вы принимаете те или иные решения, касающиеся ваших отношений с другими людьми?»

Например: если при общении по деловым вопросам сотрудник намеренно придерживается этапов делового общения (контакт, ориентация в позиции собеседника, аргументация, завершение разговора) и стандартов компании, то через определенный период это входит в привычку даже в повседневном разговоре с друзьями, знакомыми.

Таким образом, сделан выбор: постоянно использовать этапы делового общения на работе, которые постепенно развивают такие компетенции, как «внимательность», «способность передавать и получать информацию», «способность анализировать», «способность аргументировать»; навыки отслеживания деталей, настроения, завершения разговора, развития речи, получения новой терминологии.

Однако, если сотрудник на работе пытается отследить этапы общения, но относится к ним как к обязанности, а может, не верит в их продуктивность, то и в остальных разговорах он ими пренебрегает, постепенно забывая это делать и на работе…

Развитие вышеуказанных компетенций приостанавливается или идет по другому пути развития. Необходимо осознавать свободу и ценность своего выбора, именно это учит ценить время, целенаправленно заниматься делами, решать поставленные задачи, что впоследствии предоставляет определенный запас времени.

3. Рациональное использование рабочего времени с точки зрения «Хочу» при выполнении должностных и функциональных обязанностей добиться следующих результатов.

Роберт Т. Киосаки: «Человек всегда может достичь того, что он поставил себе целью, чего он действительно сильно желает, над чем постоянно размышляет, составляет планы и настойчиво работает над их воплощением».

Например: на совещании сотрудник получает служебную информацию, которую необходимо запомнить-записать, проанализировать, передать по инстанциям, принять по ней решение, на ее основании наладить сотрудничество, добиться необходимого результата.

Работник старается (хочет) достигнуть цель, поставленную руководством. Он мотивирован на выполнении указанной цели. Следовательно, такой сотрудник будет изыскивать «скрытые» от руководства собственные временные ресурсы, запасы времени, о которых иногда сам не догадывается, оптимизируя свою рабочую деятельность, снимая с себя неважные и/или несрочные задачи, что-то дополнительно делегируя окружающим, подчиненным.

Следует понимать, что выполнять работу более качественно и в более сжатые сроки – значит работать более разумно, а не более напряженно. Таким образом, в период рабочего времени, выполняя должностные обязанности, достигая необходимых результатов, мотивированный сотрудник постоянно совершенствуется, развивается сам и развивает окружающий персонал, что положительно влияет на его карьерный и профессиональный рост, работает на исполнение его мечты.

Контроль – Выбор – Цель. Эффективное использование времени во многом зависит от умения устанавливать приоритеты. Добившись требуемого результата, поставленной цели, любой человек испытает чувство удовлетворения, а после выполнения каждой новой задачи следующая задача становится проще, так как постепенно вырабатывается алгоритм поиска решения, появляется знание о скрытых запасах времени, своих возможностях, достигается успех. Как сделать запас времени?

Человек единовременно может иметь физическую, интеллектуальную и эмоциональную деятельность: идти по улице домой (физическая) и думать (интеллектуальная) на позитивную тему (эмоциональная). Например: сотрудник проводит переговоры (физическая), используя знания о деловом общении (интеллектуальная), при достижении положительного результата появляется удовлетворение (эмоциональная).

Вне рабочей деятельности также можно выделить несколько видов деятельности, каждый из которых может включать в себя еще несколько параллельных занятий:
- чтение (время в дороге, время отдыха, время занятия спортом на тренажере «беговая дорожка»);
- просмотр телепрограмм (время в дороге, время отдыха, время занятия спортом на тренажере «беговая дорожка», время приготовления ужина, во время вязания);
- прослушивание радиопрограмм (рабочее время, время в дороге, время отдыха, время занятия спортом на тренажере «беговая дорожка», время приготовления ужина, во время вязания);
- занятия спортом (время активного отдыха, во время чтения, во время просмотра телепрограмм, во время прослушивания радиопрограмм, время моделирования фигуры (снижение-увеличение веса);
- путешествия (время отдыха, время общения с друзьями, во время экскурсии);
- музыка;
- решение различных головоломок;
- коллекционирование;
- цветоводство;
- вязание и многое другое, что подразумевается под словом «хобби».

Как может восприниматься чтение людьми: работа, отдых, хобби, образование, духовное развитие. А что делают люди во время чтения? Работают, отдыхают, занимаются любимым делом, учатся, развиваются, изучают язык, на котором написана книга, развивают память, мышление…

Продолжение статьи читайте в №1/2013

Также по этой теме: