Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №11 год - 2005
психолог, эксперт журнала
«Кадры предприятия»
Любой процесс приспособления организма к условиям изменяющейся среды называется адаптацией. Социально-психологическая адаптация — это процесс приспособления целей, системы ценностей личности к целям и системе ценностей группы, в которую она включена.
Если мы говорим о появлении нового сотрудника в организации, то подразумеваем наличие адаптационного периода, то есть процесса включения личности в новый трудовой коллектив.
Любой сотрудник когда-нибудь испытывал на себе трудности, связанные с адаптацией, в частности, с трудовой. Вспомните, как вы поступали в институт, устраивались на свое первое место работы, как вы переезжали на новое место жительства. Любые изменения всегда в начале сопровождаются дискомфортными ощущениями, повышенной тревожностью и ожиданием помощи, потому что нам приходится менять привычную схему действий, вырабатывать паттерны поведения, отличные от прежних.
Если вы оказывались в ситуации смены места работы или профессии, вспомните: |
|
1. Какая помощь вам была оказана на новом месте работы? |
|
2. Была ли эта помощь достаточной для вас? |
|
3. Насколько вам было комфортно в этой ситуации? |
|
4. Как вы ощущали себя в обществе коллег? |
|
5. Насколько коллеги проявляли открытость, готовность к общению с вами? |
|
6. Была ли с их стороны инициатива по оказанию вам помощи? |
|
7. Испытывали ли вы дискомфорт, находясь на работе (среди новых коллег)? |
|
8. Сильно ли ваше представление о работе, организации, появившееся у вас на начальном периоде (в первый день), отличается от представления, которое у вас сложилось потом,со временем? |
|
9. Сопровождался ли адаптационный период финансовыми трудностями? |
|
10. Сопровождался ли трудностями, связанными с личной жизнью, детьми (по причине смены работы (профессии)? |
|
11. Информация, которую вы получили об организации, была достаточной? |
|
12. Представили ли вас людям, с которыми вам предстояло работать? |
|
Если большинство ответов — «нет», «недостаточно», «не в полной мере» — значит, вы на себе прочувствовали несерьезное отношение менеджмента к серьезнейшей процедуре — введению вас в новую работу.
От того, как будет организована адаптационная программа нового сотрудника, зависит многое — психологический комфорт и эмоциональное отношение к организации, принятие норм, правил, корпоративная вовлеченность, мотивация сотрудника, продуктивность деятельности.
Первое впечатление может надолго испортить общее представление. Как впечатление о человеке формируется в первые 15 минут взаимодействия, так и впечатление о компании у нового сотрудника формируется по тому, как его приняли.
Что такое эффективная адаптация и для чего она нужна?
Под эффективной адаптацией понимаем процесс реализации системы адаптационных мероприятий, в результате которого:
1) |
уменьшаются стартовые издержки за счет сокращения сроков достижения новым сотрудником установленных нормативов выполнения работы; |
2) |
у нового члена коллектива возникает чувство удовлетворенности работой, удовлетворенности отношениями с коллегами; |
3) |
новый сотрудник адекватно включен в совместную деятельность, принимает участие, которое от него ожидают, на всех оговоренных этапах деятельности; |
4) |
сотрудник в полной мере ознакомлен со всеми своими обязанностями, правами внутри организации, льготами, правилами и нормами, ценностями корпоративной культуры таким образом, чтобы он мог действовать согласно этим условиям. |
Если адаптация сотрудника лишена всех результативных показателей, о которых мы говорили выше, компания и сам сотрудник несут значительные потери и неудобства.
При правильной организации адаптации сотрудник быстрее включается в новую социальную группу, снижается уровень его тревожности, его ресурсы в основном направляются на создание продукта деятельности, а не на восполнение недостающей информации и переживание обособленности в коллективе.
Эффективная адаптация выступает мотивирующим фактором для сотрудника.
Забота компании о сотруднике, инициатива в помощи ему вызывает стремление принадлежать к данной социальной группе и осуществлять свои вклады.
При эффективной адаптации снижаются затраты компании на прием новых сотрудников, экономится время руководителей и снижается текучесть кадров, лучше обеспечивается сохранность конфиденциальной информации.
«Портрет» специалиста, занимающегося введением в должность нового сотрудника
Для того чтобы введение в должность было эффективным, необходимы не только активность, профессиональная чуткость самого сотрудника, проведение организационных мероприятий и достаточной информированности. Нужно, чтобы человек, который будет являться помощником для сотрудника в адаптационный период, обладал определенными социально-психологическими качествами, такими как:
- |
умение слушать собеседника; |
- |
внимательность; |
- |
лояльность и отсутствие категоричности; |
- |
навыки презентации; |
- |
ораторские способности; |
- |
эмоциональная компетентность (эмпатийные качества). |
Кому поручить введение в должность нового сотрудника?
К выполнению этой задачи могут быть привлечены специалисты разных подразделений организации. Например, сотрудники HR-отдела, которые оценивали персонал при приеме на работу, а также сотрудники, отвечающие за обучение персонала; коллеги по подразделению, обязанности которых пересекаются с обязанностями нового сотрудника; руководитель подразделения (проекта), в котором участвует новичок.
Наиболее эффективным методом адаптации персонала является наставничество. Наставник на личном примере показывает сотруднику, как это нужно делать, сотрудник наблюдает и имеет возможность напрямую общаться с наставником, получать всю необходимую ему информацию, восполнять пробелы в понимании профессиональной деятельности. В дальнейшем сотрудник сам выполняет свои обязанности, а наставник курирует процесс и результат.
Самое главное требование к наставнику — это доскональное знание предмета обучения, содержания обязанностей, нормативов относительно этой деятельности, другим словом — профессиональная компетентность.
Наставничество позволяет также делегировать часть ваших обязанностей по обучению и развитию персонала. Поэтому важно, чтобы наставник удовлетворял определенным требованиям. Если вы не хотите, чтобы новичку привили неблагоприятные установки по отношению к содержанию деятельности, неблагонадежное отношение к компании, нельзя позволять, чтобы новичка вводил в курс ненадежный работник. Для того чтобы было легче оценить, насколько данный сотрудник подходит под роль наставника, предлагаем вам воспользоваться следующей памяткой.
Процедура адаптации: от разработки программы до обратной связи с адаптируемой стороной
Стандартно выделяют четыре этапа адаптации:
Этап I: оценка уровня подготовленности новичка
Для того чтобы адаптация была успешной, необходимо оценить, насколько сотрудник готов к деятельности в данных условиях и на конкретном должностном месте. Если сотрудник имеет опыт исполнения подобных обязанностей, работы в аналогичных условиях, период его адаптации будет менее продолжительным, а также список мероприятий будет отличным от программы адаптации в случае необходимости обучения новичка.
Этап II: ориентация сотрудника
Ориентация сотрудника подразумевает систему тех мероприятий, которые необходимо провести для введения в должность сотрудника.
Этап III: действенная адаптация
Действенная адаптация подразумевает период деятельности работника, в течение которого он осваивает все особенности деятельности, налаживает коммуникативные связи с коллегами. Важно получать обратную связь от сотрудника и вовремя решать все возникшие вопросы. В случае обнаружения каких-то неразрешенных проблем должны приниматься необходимые меры.
На этом этапе HR-менеджеры должны установить, насколько сотрудник доволен своей работой, возникают ли у него какие-то трудности и какие именно, как складываются отношения в коллективе и с руководством?
Контроль содержания деятельности, выполненной работы может происходить в виде еженедельных письменных отчетов новых сотрудников перед HR-менеджером или наставником.
Этап IV: функционирование
Данный этап характеризуется окончанием процесса адаптации и стабильной деятельностью и взаимодействием с сотрудниками. Работа становится привычной (то есть не вызывающей страха и неуверенности в собственных силах), а отношения в коллективе стабильными.
Общие рекомендации по ориентации новых сотрудников подробно изложены в книге Питера Шейла<*>:
<*> Шейл П. Руководство по развитию персонала. 2-е изд. — СПб.: Питер, 2004. — С. 53.
1. Подготовка:
- |
проанализируйте сведения о новичке; |
- |
прикрепите к нему наставника; |
- |
составьте вместе с наставником план введения новичка в курс дел; |
- |
разработайте график ориентации и подготовьте необходимые материалы; |
- |
поставьте в известность других сотрудников; |
- |
позаботьтесь о подготовке рабочего места; |
- |
подготовьтесь к первой встрече. |
2. Встречи и контроль:
- |
первый день: знакомство; |
- |
первая неделя: сведения о работе и команде; |
- |
первый месяц: сведения о работе и организации. |
3. Оценивание.
Адаптационная программа
Приступим к подробному изложению содержания адаптационной программы. Прежде всего, определим разделы и пункты, которые должны быть затронуты в процессе адаптации.
№п/п |
Разделы |
Пункты |
1 |
2 |
3 |
1 |
Характеристика и структура компании |
Описание структуры, миссии компании. |
2 |
Дисциплина и кадровая политика |
Основные правила внутреннего распорядка. |
3 |
Содержание деятельности сотрудника |
Порядок выполнения обязанностей. |
4 |
Оплата труда |
Форма, порядок оплаты труда. |
5 |
Система санкций |
Дисциплинарные взыскания. |
6 |
Социальная поддержка |
Медицинская страховка. |
7 |
Обучение персонала |
Возможности и условия повышения квалификации. Организация специальных образовательных мероприятий внутри компании. |
8 |
Соблюдение техники безопасности |
Правила техники безопасности. |
9 |
Правила пользования ресурсами организации |
Правила и способы пользования факсом, копировальной техникой, специальной техникой. |
10 |
Ответственность в компании |
Схемы распределения ответственности в компании. |
11 |
Система коммуникации в компании |
Общение в компании. |
12 |
Особенности корпоративной культуры компании |
Основные принципы корпоративной культуры. |
13 |
Бытовые условия в компании |
Организация и условия питания, наличие корпоративных обедов, утреннего кофе. |
Организационные мероприятия по адаптации
Организационными мероприятиями по адаптации являются спланированные еженедельные индивидуальные беседы с сотрудником, а также внеплановые разговоры. Помимо этого необходимо обеспечить возможность общения сотрудника с руководством, а также его присутствие на всех мероприятиях в компании.
Необходимо поощрять налаживание контактов с коллегами. В частности, в этом могут помочь тренинговые занятия по командообразованию, сплоченности группы, развитию корпоративной культуры и коммуникативных навыков.
Целесообразно также включать в программы игры, направленные на формирование доверия в группе, создание благоприятного климата в коллективе, эмоциональную компетентность.
Специально спланированные семинары могут помочь провести быстрое обучение новых сотрудников, ввести в курс особенностей содержания их деятельности.
Обратная связь адаптируемой стороны
Для того чтобы получать качественную обратную связь от адаптируемой стороны и вносить индивидуальные коррективы в систему адаптационных мероприятий, оперативно реагировать на запросы новых сотрудников и получать подтверждение достаточности информационной и организационной поддержки новых сотрудников, мы рекомендуем, помимо индивидуальных бесед, вести сбор информации через анкетный опрос прибывших сотрудников. Начать проводить опрос можно через три—четыре недели работы нового сотрудника.
Предлагаем вам примерный список вопросов для нового сотрудника, который, исходя из особенностей вашей организации, вы можете дополнить самостоятельно:
- |
В течение какого срока Вы работаете в данной компании? |
- |
Владеете ли Вы всей необходимой информацией о структурной организации компании? |
- |
Знаете ли Вы основных руководящих лиц компании? |
- |
Понимаете ли Вы, в чем состоит основное содержание Вашей работы? |
- |
Какие трудности у Вас возникают, касающиеся содержания Вашей работы? |
- |
Необходима ли Вам помощь руководителя? |
- |
В какие моменты Вам наиболее необходима помощь руководителя? |
- |
Как часто Вы нуждаетесь в помощи коллег? |
- |
В какие моменты Вам наиболее необходима помощь сотрудников? |
- |
Можете ли Вы сказать, что Вы чувствуете себя комфортно в коллективе? Если не совсем комфортно, то с чем это связано? |
- |
С какими трудностями вы сталкиваетесь во взаимоотношениях с коллегами? |
- |
Кто оказал Вам самую необходимую помощь в адаптации, и в чем состояла эта помощь? |
- |
Возникали ли у Вас напряженные моменты во взаимоотношениях с коллегами, руководителями? Если да, то каковы причины этого? |
- |
Устраивает ли Вас Ваше рабочее место? |
- |
Имеете ли Вы все необходимое для эффективной работы? |
- |
Что для Вас сейчас наиболее важно в новых условиях деятельности? |
- |
Что было бы сейчас для Вас полезным для более эффективного процесса адаптации в организации? |
* * *
Итак, в результате регулярных контактов HR-менеджера с новым работником можно сделать вывод об эффективной адаптации по таким показателям, как отсутствие напряжения, страха, которые раньше вызывала работа, инициативность сотрудника, заинтересованность его в повышении квалификации, установление дружеских связей с коллегами по работе.
Помните, что система адаптация персонала необходима как новому сотруднику, так и самой компании. И от ее успешности зависит, останется ли сотрудник вашим коллегой или нет.
