О. В. Якушина,
эксперт «БГ»
Предприятия и предприниматели, ведущие свою деятельность на упрощенной системе расчета налоговых платежей, обязаны фиксировать произведенные ими доходы и расходы в особом налоговом регистре – «Книге учета доходов и расходов», сокращенно называемом «КУДиР». Форма данного документа, утвержденная приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н (далее – Приказ № 135н), применяется с 1 января 2013 г. В данной статье вы узнаете об актуальных правилах заполнения книги учета доходов и расходов, а также найдете ответы на вопросы, с которыми вы часто сталкиваетесь в своей работе.
Из каких разделов состоит книга учета доходов и расходов?
Книга учета доходов и расходов состоит из:
– Титульного листа;
– Раздела I «Доходы и расходы»;
– Раздела II «Расчет расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов»;
– Раздела III «Расчет суммы убытка, уменьшающего налоговую базу по налогу»;
– Раздела IV «Расходы, уменьшающие сумму налога (авансовые платежи по налогу)».
Правила заполнения титульного листа
В поле «Наименование налогоплательщика» вносится название фирмы или фамилия, имя, отчество предпринимателя.
В поле «ИНН/КПП» заносим соответствующие реквизиты организации, в поле «ИНН» – ИНН предпринимателя.
Поле «Форма по ОКУД» титульного листа не заполняется.
В поле «Дата» необходимо указать год, месяц и число начала ведения данного регистра, которая совпадает с датой первой записи, сделанной в книге.
Поле «ОКПО» следует заполнять только в том случае, если у вас имеется информационное письмо из органов статистики, в котором данный код указан.
В поле «Объект налогообложения» необходимо указать режим УСН, на котором вы работаете («доходы» или «доходы, уменьшенные на расходы»).
В поле «Адрес места нахождения организации (места жительства индивидуального предпринимателя)» вносим соответствующие данные.
В поле «Номера расчетных и иных счетов, открытых в учреждениях банков» вписываем соответствующие номера банковских счетов.
Каждая таблица включает в себя 5 граф:
Графа № 1 «Порядковый номер записи». Здесь никаких сложностей нет – при занесении хозяйственных операций в КУДиР их просто нужно нумеровать по порядку.
Графа № 2 «Дата и номер первичного документа». В эту графу при доходных операциях заносят номер и дату платежного поручения (если деньги поступили на расчетный счет фирмы), например, 12.07.2015 п/п № 41; дату прихода и номер Z-отчета (если деньги пополнили кассу фирмы), например, 06.05.2015 чек Z-отчет № 0014; дату и номер приходного кассового ордера (также в случае наличных расчетов), например, 16.06.2015 приходный кассовый ордер № 24.
Расходные денежные операции оформляются аналогично (фиксация расходов актуальна только для упрощенцев, избравших объект «доходы минус расходы).
При материальных расходах указывается номер и дата документа, по которому они осуществлены. Например, в случае покупки товара для перепродажи, записывают дату и номер товарной накладной: 04.03.2015 товарная накладная № 0052.
Графа № 3 «Содержание операции». В данной графе необходимо привести краткую формулировку операции, которая была совершена, например, «Оплата за товар по договору УД-18/41 от 12.06.2015 г. », «Поступила торговая выручка по Z-отчет № 00018 от 15.07.2015», «Выдана заработная плата за июнь 2015» и т. д.
Графа № 4 «Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы». Сюда заносятся непосредственно суммы доходов, которые будут учитываться при расчете налога.
Графа № 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы». Заполняется аналогично предыдущей графе, только здесь указываются суммы расходов. Данная графа предназначается для тех налогоплательщиков, которые рассчитывают налог по объекту «доходы минус расходы». Однако и для упрощенцев, избравших УСН «доходы», она тоже может пригодится. Дело в том, что обновленный порядок ведения КУДиР, утвержденный Приказом № 135н, обязал упрощенцев, рассчитывающих упрощенный налог только с доходов, включать
в данную графу сведения по потраченным бюджетным субсидиям. Их два вида: частичное возмещение расходов на создание дополнительных рабочих мест, в частности, для инвалидов, а также выделение средств на развитие малого или среднего предпринимательства в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ.
Особенности заполнения Раздела II
Данный раздел предназначен только для упрощенцев, считающих налог по объекту «доходы минус расходы» в том случае, если в налоговом периоде были приобретены или изготовлены самостоятельно основные средства и (или) нематериальные активы.
Таблица раздела II довольна большая, и заполняется она так. В графе 1 указываем порядковый номер записи; в графе 2 – наименование объекта; в графе 3 – дату оплаты имущества; в графе 4 – дату подачи документов на госрегистрацию (если в ней нет необходимости, в данной графе ставим прочерк); в графе 5 – дату ввода объекта в эксплуатацию основного средства или дату принятия нематериального актива к бухучету; в графе 6 – первоначальную стоимость объекта; графы 7 и 8 заполняем только тогда, когда объект был приобретен до перехода на УСН; в графе 9 – количество кварталов использования имущества в текущем году; в графе 10 – долю стоимости имущества в процентах, которую можно списать в текущем налоговом периоде; в графе 11 – долю стоимости объекта в процентах, которая ежеквартально списывается в расходы; в графе 12 – сумму расходов на приобретение (сооружение, изготовление) объекта, учитываемую в каждом квартале; в графе 13 – сумму расходов за налоговый период, рассчитанную как произведение показателей граф 12 и 9; графы 14 и 15 по объектам, приобретенным на «упрощенке», не заполняются; в графе 16 – дату выбытия имущества.
Особенности заполнения Раздела III
Раздел III, как и предыдущий раздел КУДиР, заполняют только те упрощенцы, которые работают на УСН «доходы минус расходы» и в том случае, если у них были убытки в прошлом или текущем налоговых периодах, которые законом разрешено переносить на следующие периоды. Данные в этот раздел вносятся только по итогам налогового периода, когда по стр. 040 раздела I КУДиР налоговая база по единому налогу уже рассчитана.
Напоминаем, что упрощенцы в случае получения убытка в налоговом периоде вправе переносить его на будущие налоговые периоды в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток был получен. Если же убыточными были несколько налоговых периодов, то убытки на будущие периоды переносятся в той же последовательности, что были получены.
Особенности заполнения Раздела IV
Данного раздела не было в предыдущем варианте КУДиР, он введен только с 2013 года и заполняется исключительно упрощенцами, работающими с объектом «доходы». Они, согласно п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, вправе уменьшить единый налог на сумму страховых взносов. Предприниматели без наемных работников указывают здесь уплаченные страховые взносы за себя, а ИП и ООО, являющиеся работодателями, могут указать уплаченные страховые взносы за своих сотрудников.
Общие правила ведения книги учета доходов и расходов
Книга учетов доходов и расходов – не очень сложный для заполнения регистр, да и правила ее оформления нечасто меняются. Однако определенного порядка ее ведения все же стоит придерживаться, тем более, что он с введением Приказа № 135н несколько упрощен. Общие правила таковы:
– на каждый налоговый период открывают новую КУДиР;
– книга учета доходов и расходов заполняется без копеек, поскольку таким же образом заполняется декларация по УСН. К такому выводу пришли контролеры в письме Минфина от 24.07.2013 г. № 03–11–06/2/29385;
– заполняют книгу в хронологической порядке, записи вносят на основе первичных документов;
– КУДиР можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Однако если вы выберете бумажный вариант оформления этого налогового регистра, в конце года, т. е. по окончании налогового периода, вы должные ее распечатать;
– книгу за год необходимо пронумеровать и прошнуровать. На последней странице оформленной таким образом книги следует указать то количество страниц, которое она содержит, заверив данную запись подписью руководителя компании (или индивидуального предпринимателя). А при наличии печати – скрепить ею данную подпись;
– по окончании налогового периода распечатываются и сшиваются все разделы КУДиР, даже если они не заполнены. При отсутствии деятельности в налоговом периоде распечатывается и сшивается «нулевая» КУДиР;
– исправлять ошибки в книге разрешается, однако такие исправления должны быть обоснованными и правильно оформленными. Исправительную запись необходимо заверить подписью руководителя фирмы (или предпринимателя) и обязательно указать дату исправления, а при наличии печати – заверить корректировочную запись печатью;
– книга учета доходов и расходов в налоговой инспекции не заверяется – в форме этого налогового регистра, утвержденного Приказом № 135н, поля, в котором налоговый инспектор проставил бы свою подпись, просто нет.
В каких случаях в 2015 году необходимо сдавать книгу учета доходов и расходов в налоговую инспекцию?
Как мы уже выяснили, КУДиР налоговикам вместе с декларацией по УСН, как это было ранее, сегодня не сдается: не прописана такая обя занность для упрощенцев ни в НК РФ, ни в Приказе № 135н. Однако это не значит, что ее вы можете не вести и что ее налоговики у вас никогда не потребуют. Налоговые органы вправе запросить книгу у вас в рамках контрольных мероприятий, например, при камеральной проверке, если в декларации по УСН вы покажете налог к уменьшению. Помните, что предъявление налоговикам книги учета доходов и расходов по их письменному требованию – ваша законная обязанность.
Неведение КУДиР может быть расценено налоговиками как грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за которое наступает ответственность по ст. 120 НК РФ в виде штрафа до 30 тысяч руб.
Если же данное противозаконное деяние привело к занижению налоговой базы, вам придется уплатить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч руб.
Что касается непредставления КУДиР налоговым инспекторам по их письменному требованию (в случае, если она вами ведется), они могут применить санкции по п. 1 ст. 126 НК РФ. Сумма штрафа – 200 руб. за каждый непредоставленный (или предоставленный с опозданием) документ.
