Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Государственные и муниципальные учреждения    Учетная политика государственного (муниципального) учреждения. Особенности формирования и реализации

Учетная политика государственного (муниципального) учреждения. Особенности формирования и реализации

15.01.2014

Учетная политика государственного (муниципального) учреждения. Особенности формирования и реализации

Опубликовано в журнале "Бухгалтерский учет и налоги в государственных и муниципальных учреждениях: автономных, бюджетных, казенных" №5 год - 2013

Особенности формирования и реализации

В соответствии с действующим законодательством одним из нормативных актов, регулирующим вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, является учетная политика государственного (муниципального) учреждения.

До 2011 г. требование об обязательности формирования отдельно взятым учреждением учетной политики представлялось спорным. В п. 2 Инструкции по бюджетному учету (приказ Минфина России от 30.12.2008 № 148н) была закреплена норма о единой государственной учетной политике.

С 2011 г. в соответствии с требованиями п. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утверждена приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее по тексту публикации - Инструкция № 157н) учреждения обязаны формировать свою учетную политику. При этом они должны руководствоваться законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными правовыми актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, Инструкцией № 157н.

В силу положений налогового законодательства (ст. 11, п. 12 ст. 167, ст. 313 НК РФ) необходимо выделять учетную политику, применяемую для целей бюджетного (бухгалтерского) учета, а также учетную политику для целей налогообложения. Как вариант, допускается определять единую (как один документ) учетную политику с выделением в ней положений, касающихся бухгалтерского учета и налогообложения.

С 2013 г. требование о формировании государственным (муниципальным) учреждением учетной политики закреплено в ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту публикации - Закон о бухгалтерском учете).

Правила и график документооборота, технология обработки учетной информации

В составе стандарта предусматривается формирование графика документооборота с указанием сроков получения, оформления, визирования и списания документов; определяется перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

При этом необходимо учитывать, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерские службы учреждения необходимых документов и сведений обязательны для всех работников учреждения, включая работников структурных подразделений, наделенных полномочиями в части ведения отдельного баланса.

Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину.

Для ведения бухгалтерского учета в учреждении применяются формы первичных документов классов 03 и 05 Общероссийского классификатора управленческой деятельности (ОКУД), утвержденные приказом Минфина России от 15.12.1996 № 173н.

Операции, для которых отсутствуют формы первичных документов, оформляются первичными документами, которые в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» самостоятельно разрабатываются учреждениями с соблюдением обязательных реквизитов. Формы дополнительно используемых первичных учетных документов и регистров учета приводятся в приложении к стандарту.

Также рекомендуется в составе стандарта предусматривать:
- номенклатуру дел и порядок хранения документов (в том числе бланков строгой отчетности, исполнительных документов, денежных документов), порядок проведения экспертизы при сдаче в архивы;
- для документов, составляющих государственную тайну или коммерческую тайну учреждения, - специальный режим хранения и доступа;
- периодичность формирования регистров учета на бумажных носителях;
- перечень должностных лиц, имеющих право на получение доверенностей на получение товарно-материальных ценностей с указанием предельных сроков действия доверенностей (3 дня, 10 дней, 1 месяц, иное, но не более 3 лет);
- построчного перевода документов, содержащих записи на иностранных языках.

График документооборота учреждения

График документооборота учреждения может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. При этом график должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

Проект графика документооборота подготавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения. Положения графика обязательны для выполнения всеми должностными лицами учреждения.

Материально ответственным лицам и другим должностным лицам, включенным в график документооборота, а также руководителям обслуживаемых учреждений вручаются выписки из него, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителей, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их в бухгалтерию для отражения в бюджетном учете и отчетности, а также за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения, в котором отрабатываются соответствующие документы.

При формировании графика документооборота могут быть учтены нормы Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к Положению о документах и документообороте.

Работники учреждения обязаны создавать и представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб учреждения.

Формы первичных документов, используемые учреждениями

В соответствии с положениями ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно новой редакции п. 7 Инструкции № 157н, в первичных документах администраторов доходов бюджетов Российской Федерации отражается информация, необходимая для представления субъектом учета в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральном законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Начиная с 2013 г. законодательство о бухгалтерском учете более не содержит требований о формировании первичных документов строго по унифицированным формам. Впрочем, организаций государственного сектора это касается лишь отчасти.

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В связи с этим государственные и муниципальные учреждения, органы власти, государственные внебюджетные фонды и иные организации государственного сектора должны продолжать в обязательном порядке применять формы первичных документов, определенные приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Среди указанных форм документов:

 



При всем этом и до 2013 г. учреждения и органы власти применяли не только вышеприведенные унифицированные первичные учетные документы, но и иные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. Среди них:
- первичные документы по учету труда и его оплаты - постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
- первичные документы по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ - постановления Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 и от 30.10.1997 № 71а;
- первичные документы по учету строительных машин и механизмов - постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78;
- первичные документы по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения - постановление Росстата от 09.08.1999 № 66;
- первичные документы по учету денежных средств с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, а также по учету торговых операций и операций в общественном питании - постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132;
- первичные документы по учету результатов инвентаризации - постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88;
- первичные документы по учету работ в автомобильном транспорте - постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78;
- первичные документы по учету сельскохозяйственной продукции и сырья, животных, продукции животноводства - постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68.

С 1 января 2013 г. определенные данными постановлениями Госкомстата России (Росстата) формы документов перестали быть обязательными к применению. В частности, отныне не применяется унифицированная форма штатного расписания (ф. № Т-3), командировочного удостоверения (ф. № Т-10) и т. д.

Исходя из положений ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ руководитель учреждения определяет также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

В частности, для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов, разработанные учреждением (органом власти) самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации).

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

В связи с изложенным те формы документов, которые не перечислены в приказе Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н, должны быть утверждены письменным приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Как возможный вариант, формы таких документов могут быть включены отдельным приложением (стандартом) к учетной политике учреждения. На это, в частности, указано в письме Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных к обязательным реквизитов в первичный учетный документ осуществляется организацией при необходимости (в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации, др.).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Учреждения вправе применять и иные унифицированные формы первичной учетной документации, если только необходимые для оформления финансово-хозяйственной операции формы не предусмотрены приказом Минфина России № 173н.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть изготовлены и пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам (билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и др.), должны быть изготовлены с соблюдением требований Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей, а также указания по их применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» и регламентированы Инструкциями по учету в государственных (муниципальных) учреждениях.

При этом Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлено, что определение обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов осуществляются федеральным органом исполнительной власти, реализующим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, которым является Минтранс России.

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 утверждены перечень обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Положениями перечисленных нормативных актов не установлены нормы, касающиеся соответствия времени заправки автотранспорта, указанного в кассовом чеке, времени выезда и заезда данного автотранспорта в гараж, отмеченному в путевых листах (см. письмо Минфина России от 28.02.2011 № 02-07-10/716).

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, носят рекомендательный характер.

В случае использования учреждением при расчетах указанного показателя норм, рекомендуемых Минтрансом России, он отражается в путевом листе в поле, предназначенном для записи данных о расходе горючего по норме.

Если фактический расход топлива согласно путевому листу превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса России, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности.

Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы по расходованию ГСМ, превышающие установленные Минтрансом России, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.

При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода учитывается в бухгалтерском (бюджетном) учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке. Соответствующие разъяснения даны в письме Минфина России от 08.07.2011 № 02-06-10/3056.

Порядок формирования электронных документов определяется в соответствии с положениями Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». При этом данный документ применялся до 1 июля 2012 г. С указанной даты вступил в силу новый Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Требования, которые должны быть учтены при работе с первичными учетными документами

Определенные требования к порядку оформления первичных учетных документов изложены также в Положении о документах и документообороте.

В частности, записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления доопераций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру учреждения для принятия решения (п. 2.19 Положения о документах и документообороте).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). На это указано в п. 2.21 Положения о документах и документообороте.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Опять же суммы выручки от реализации продукции (работ, услуг) должны также приходоваться ежедневно. При этом допускается отражать в учете не каждую принятую от покупателя сумму, а общую величину выручки согласно первичному сводному учетному документу на основании показателей контрольно-кассовых машин.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Исправление осуществляется в следующем порядке – зачеркивается неправильный текст и (или) сумма, над зачеркнутым надписывается исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

При всем этом законодательство не определяет необходимость идентичности учетных данных контрагентов. Допускается вариант, согласно которому каждая из сторон отражает операцию согласно имеющихся у нее первичных документов и по той сумме, которую считает верной. Исключить расхождения учетных данных призвана инвентаризация и сверка.

Исходя из сложившейся практики не допускается отражение на счетах учета неурегулированных сумм расчетов с бюджетом и кредитными учреждениями.

Используемые учреждением формы документов (дополнительно к тем, что определены приказом Минфина России № 173н) могут быть представлены отдельным приложением (стандартом учета). Такой документ может иметь следующий вид:

Приложение № 1

Формы документов, используемые для оформления финансово-хозяйственных операций

Результаты выполненных работ (оказанных услуг) при отсутствии унифицированных форм первичной учетной документации оформляются актом:

 

График документооборота можно сформировать в виде следующей таблицы:

 



В. И. Нестеров,
консультант

Также по этой теме: