Учет операций в рамках централизованного снабжения

С. Н. Никифоров,
эксперт

С 2013 г. Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утверждена приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее по тексту публикации – Инструкция № 162н) дополнена разделом 6, в котором определен порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями. Соответствующие изменения были приняты приказом Минфина России от 24.12.2012 № 174н.

В общем случае участниками централизованного снабжения материальными ценностями являются:

1) заказчик – учреждение, уполномоченное в соответствии с действующим законодательством на заключение государственного или муниципального контракта на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд;

2) поставщик – организация, которая, согласно заключенному государственному или муниципальному контракту на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд, обязана осуществить поставку материальных ценностей или исполнить другие обязанности по договору;

3) казенное учреждение или орган власти – грузополучатель, который получает материальные ценности.

В определенных случаях в качестве представителя заказчика выступают также должностные лица военных представительств, осуществляющих свою деятельность в соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.08.1995 № 804 «О военных представительствах Министерства обороны Российской Федерации».

Порядок приемки материальных ценностей, поставляемых в рамках централизованного снабжения

В соответствии с п. 154 Инструкции № 162н принятие к бюджетному учету материальных ценностей производится на основании первичных учетных документов заказчика (поставщика), содержащих дополнительно к обязательным реквизитам, установленным законодательством Российской Федерации:
– полное наименование государственного (муниципального) заказчика;
– наименование учреждения (учреждений), в отношении которых осуществляется централизованное снабжение (учреждения-грузополучателя);
– реквизиты государственного (муниципального) контракта на централизованное снабжение;
– код классификации расходов соответствующего бюджета, по которому принимаются и (или) исполняются, согласно государственному (муниципальному) контракту на централизованное снабжение, бюджетные обязательства;
– иные реквизиты, предусмотренные учреждением-заказчиком в рамках своей учетной политики.

Оформление взаимосвязанных расчетов между участниками централизованного снабжения (заказчиком и получателем) осуществляется с обязательным оформлением двух экземпляров извещения (ф. 0504805) согласно прилагаемым к нему первичным учетным документам. В отдельных случаях извещение может формироваться и в большем необходимом количестве экземпляров.

При приемке материальных ценностей, поставляемых в рамках централизованного снабжения, грузополучатели руководствуются положениями следующих документов:
– Гражданского кодекса РФ и условиями заключенного государственного контракта;
– уставов (кодексов) и положений, правил перевозок грузов, действующих на соответствующих видах транспорта;
– Основных условий поставки продукции для военных организаций, утвержденных постановлением Совета Министров СССР от 05.07.1977 № 608 (при этом указанный нормативный акт в настоящее время применяется только в части, не противоречащей российскому законодательству, включая положения Федеральных законов от 13.12.1994 № 60-ФЗ «О поставках продукции для федеральных государственных нужд», от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»);
– Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 № П-6) и Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.1966 № П-7). При этом, как указано в постановлении Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.10.1997 № 18, положения указанных Инструкций применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки.

Как указано в ст. 531 ГК РФ, в случаях, когда в соответствии с условиями государственного контракта поставка товаров осуществляется государственному заказчику или по его указанию (отгрузочной разнарядке) другому лицу (получателю), отношения сторон по исполнению государственного контракта регулируются правилами, предусмотренными ст. 506–522 ГК РФ.

В частности, принятые получателем товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки и др. В этот же срок получатель обязан проверить количество и качество принятых товаров и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика и вышестоящее учреждение, выступающее в качестве заказчика поставляемых товаров.

В случае получения товаров от транспортной организации получатель обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары с соблюдением правил, предусмотренных действующим законодательством.

Порядок проверки товаров может быть предусмотрен обязательными требованиями государственных стандартов, в таких случаях проверка качества товаров, осуществляемая получателем, должна соответствовать таким требованиям.

Как указано в п. 14 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.10.1997 № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки», если законом, иным правовым актом, обязательными правилами, договором, обычаями делового оборота порядок приемки продукции по количеству и качеству не определен, данное обстоятельство само по себе не является основанием освобождения поставщика от ответственности за нарушение соответствующих условий договора.

При получении груза от транспортной организации получатель обязан проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, и в частности:
– проверить наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автофургоне и т. п.) или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие защитной маркировки груза, а также исправность тары;
– установить, соответствуют ли наименование груза и транспортная маркировка на нем данным, указанным в транспортном документе, и потребовать от транспортников выдачи груза по количеству мест и весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них действующими на транспорте уставами, кодексами, правилами или другими нормативными актами;
– проверить соблюдение установленных правил перевозки, обеспечивающих сохранность груза (укладка груза, температурный режим и др.), и сроков доставки, а также произвести осмотр груза.

В случае получения груза, выдаваемого без проверки количества мест, веса и его состояния, получатель обязан потребовать от транспортников в порядке, установленном правилами оформления выдачи грузов, соответствующей отметки на транспортном документе.

Когда при приемке груза от транспортных организаций обнаруживается повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, а также во всех иных случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, получатель обязан потребовать от транспортников составления коммерческого акта. При наличии других обстоятельств, свидетельствующих о нарушениях договора перевозки транспортными организациями, составляется акт общей формы.

Порядок составления коммерческих актов, актов общей формы и предъявления претензий транспортниками определяется уставами (кодексами) и положениями, правилами перевозок грузов, действующими на соответствующих видах транспорта. В частности, приказом МПС России от 18.06.2003 № 45 утверждены Правила составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом. Этим же приказом утверждена используемая на железнодорожном транспорте форма коммерческого акта (ф. ГУ-22).

Приемка получателем продукции, поставляемой без тары или в открытой таре, а также приемка по весу брутто и количеству мест продукции, поставляемой в таре, производится:
– на складе получателя – при доставке продукции поставщиком;
– на складе поставщика – при вывозе продукции получателем;
– в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе транспортной организации.

При доставке поставщиком продукции в таре на склад получателя последний, кроме проверки количества мест и веса брутто, может потребовать вскрытия тары и проверки количества товарных единиц в каждом тарном месте и веса нетто.

Приемка продукции, поступившей в исправной таре, по количеству товарных единиц в каждом тарном месте и весу нетто производится, как правило, на складе конечного получателя.

Получатели, перенаправляющие продукцию в таре или упаковке поставщика, должны производить приемку продукции по количеству внутритарных мест лишь в случаях, предусмотренных договором, а также при несоответствии фактического веса брутто весу брутто, указанному в сопроводительных документах.

Если продукция поступила в поврежденной таре, то приемка продукции осуществляется по количеству товарных единиц в каждом тарном месте и весу нетто.

Приемка продукции получателем по количеству производится, как правило, в следующие сроки:

1) продукция, поступившая без тары, в открытой таре и в поврежденной таре, – при получении ее от поставщика или со склада транспортной организации либо при вскрытии опломбированных и разгрузке неопломбированных транспортных средств и контейнеров, но не позднее сроков, установленных для их разгрузки;

2) продукция, поступившая в исправной таре: по количеству мест и весу брутто – в вышеуказанные сроки; по количеству товарных единиц в каждом тарном месте и весу нетто – одновременно со вскрытием тары, но не позднее 20 дней, а по скоропортящейся продукции – не позднее 24 часов после выдачи продукции организацией транспорта или поступления ее на склад получателя при доставке ее поставщиком или при вывозе продукции получателем.

В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других районах досрочного завоза приемка продукции производится не позднее 30 дней с момента поступления ее на склад получателя.

Приемка продукции получателем по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) поставщика. Отсутствие любого из указанных документов не приостанавливает приемки продукции. В этом случае составляется акт о фактическом наличии продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют. Для этих целей применяется форма Акта о приемке материалов (форма по ОКУД 0315004).

Количество поступившей продукции при ее приемке должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах.

В случае обнаружения недостачи продукции при приемке ее на складе получателя последний обязан приостановить дальнейшую приемку продукции, обеспечить сохранность продукции, а также принять меры к предотвращению смешения ее с другой однородной продукцией. О выявленной недостаче продукции составляется акт за подписями лиц, производивших приемку продукции.

Как указано в п. 1 ст. 514 ГК РФ, если получатель в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором поставки отказывается от переданного поставщиком товара, он обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика.

Если при приемке продукции будет выявлена недостача продукции против данных, указанных в транспортных и в сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации, описи, в упаковочных ярлыках и др.), то результаты приемки продукции по количеству оформляются актом. Для этих целей также применяется Акт о приемке материалов (форма по ОКУД 0315004).

В акте о недостаче продукции должны быть указаны:
– наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
– дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, начало и окончание приемки продукции, а в случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, – причины несвоевременности приемки;
– фамилии и инициалы лиц, принимавших участие в приемке (проверке) продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции;
– наименования и адреса поставщика продукции и ее отправителя;
– дата и номер уведомления о вызове представителя поставщика, а также порядок направления уведомления;
– дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);
– дата отправки продукции со станции (с пристани, из порта) отправления или со склада поставщика (отправителя);
– дата прибытия продукции на станцию (пристань, в порт) назначения, время выдачи груза транспортной организации, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
– номер и дата коммерческого акта (акта, выданного организацией автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции;
– условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки;
– состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары, дата вскрытия тары;
– при выборочной проверке продукции – порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарты, технические условия, особые условия поставки, договор и т. п.);
– сведения о том, за чьим весом или пломбами (отправителя или организации транспорта) отгружена продукция, о состоянии пломб и оттисков на них, общем весе продукции – фактическом и по документам, весе каждого места, в котором обнаружена недостача, – фактическом и по трафарету на таре (упаковке);
– транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактическая), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
– способ определения количества недостающей продукции (взвешиванием, счетом мест, обмером и т. п.), способность недостающей продукции вместиться в тарное место, вагон, контейнер и т. п.;
– другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи;
– точное количество недостающей продукции и ее стоимость;
– заключение о причинах и месте образования недостачи.

Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов поставщика, то в акте должны быть указаны точные данные об этих излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвующими в приемке продукции по количеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать акт с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

В случае неявки в установленный срок представителя поставщика или представителя уполномоченной им организации для приемки продукции, а также в случаях, исключающих допуск представителя поставщика в места хранения продукции, при территориальной отдаленности мест ее хранения акт о недостаче или излишках продукции составляется комиссией учреждения, назначаемой получателем из лиц, не являющихся материально ответственными за принимаемую продукцию. При этом срок приемки продукции по количеству исчисляется со дня, когда представитель поставщика обязан был явиться.

Составленный комиссией акт имеет силу документа, обязательного для обеих сторон. Копию акта получатель продукции обязан направить поставщику и заказчику.

Качество поставляемой продукции (работ, услуг) должно соответствовать требованиям нормативной и технической документации и условиям государственного контракта.

Оценка стоимости поставляемых материальных ценностей

Полученные в порядке централизованного снабжения нефинансовые активы казенных учреждений принимаются к учету по первоначальной стоимости, включающей в себя расходы учреждений-грузоотправителей (заказывающих органов) на их приобретение (сооружение, изготовление), доставку и иные расходы, непосредственно связанные с приобретением (сооружением, изготовлением) объектов.

Указанные расходы отражаются в учете учреждений-грузополучателей на основании извещений (ф. 0504805) и приложенных к ним копий документов. При отсутствии извещения первоначальная оценка объектов может определяться на основании документов поставщиков с дальнейшей возможной корректировкой стоимости на основании полученного извещения.

Если расходы, связанные с доставкой централизованно поставляемых объектов нефинансовых активов, осуществляет учреждение-грузополучатель, данные затраты также относятся на увеличение первоначальной стоимости имущества согласно соответствующим первичным учетным документам.

Наряду с балансовой стоимостью на основании извещения и приложенных к нему документов определяется и сумма начисленной до этого по объекту нефинансовых активов амортизации.

Общий порядок отражения записей

В общем случае при поставке материальных ценностей поставщиком непосредственно учреждению-грузополучателю в рамках централизованного снабжения подлежат оформлению следующие записи по счетам учета:

Отражение записей при поставке имущества и дальнейшей его передаче грузополучателю

В отдельных случаях материальные ценности в рамках централизованного снабжения поставляются непосредственно стороне, которая выступает не конечным грузополучателем, а заказчиком по данной поставке, или же материальные ценности подлежат закреплению вначале за заказчиком данного имущества и дальнейшему перераспределению между получателями. В данном случае в бюджетном учете подлежат оформлению следующие записи:

Отражение операций в учете грузополучателей при получении извещения до поставки материальных ценностей

В бюджетном учете учреждений-грузополучателей на основании полученного до поставки материальных ценностей извещения (ф. 0504805) с приложенными к нему оправдательными документами оформляются следующие записи:

В случае неполучения материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, выступающее в качестве грузополучателя учреждение обязано уведомить заказчика об этом путем направления извещения (ф. 0504805).

Отражение операций в учете грузополучателей при поступлении материальных ценностей до получения извещения

В соответствии с п. 158 Инструкции по бюджетному учету при получении материальных ценностей от поставщика до поступления от заказчика извещения (ф. 0504805) и прилагаемых к нему документов учреждение-грузополучатель должно оприходовать их на забалансовом счете 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению».

Использование таких материальных ценностей учреждением до получения извещения регламентируется ведомственными документами. В случае отсутствия таких актов, такого рода вопроса должны решаться по согласованию между учреждением – получателем имущества и заказчиком имущества.

В случае поступления материальных ценностей в учреждение без наличия извещения заказчика, в бюджетном учете получателя оформляются следующие записи:

Отражение операций по централизованному снабжению при поставке имущества учрежденям других главных распорядителей

При поставке имущества учреждениям (органам власти) других бюджетов и (или) учреждениям, подведомственным другим главным распорядителям данного бюджета (другим органам власти данного бюджета), в бюджетном учете подлежат отражению следующие примерные записи: