М.А. Мосейчук,
Эксперт
Обыденной необходимостью любой организации являются расчеты с подотчетными лицами по оплате расходов в рамках служебных командировок, оплате административно-хозяйственных расходов, осуществлению расчетов с продавцами (поставщиками), а также оплате иных расходов.
При осуществлении расчетов по подотчетным суммам в соответствующих случаях должен оплачиваться, например, проезд к месту использования отпуска и обратно для лиц, занятых в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Таковы положения ст. 325 ТК РФ и постановления Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей».
Расчеты с подотчетными лицами должны быть организованы с соблюдением Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее по тексту статьи - Положение о ведении кассовых операций). Также следует учитывать требования других нормативных правовых актов.
Положение о ведении кассовых операций применяется с 1 января 2012 г. До указанной даты применению подлежал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40.
Случаи выдачи подотчетных сумм
В соответствии с п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций наличные денежные средства под отчет выдаются работникам на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Фактически документ не ограничивает сферу применения подотчетных расчетов никакими рамками.
Исходя из сложившейся практики подотчетные суммы могут выдаваться в следующих случаях:
- на оплату расходов при служебных командировках;
- на хозяйственно-операционные расходы, включая приобретение товарно-материальных ценностей на нужды организации;
- на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно (как правило, для лиц, занятых в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях);
- на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;
- на расходы уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
В подотчет - только наличные денежные средства?
В Положении о ведении кассовых операций речь ведется о выдаче под отчет именно наличных денег, и именно при получении наличных денег подотчетным лицом: сфера действия указанного документа именно наличные расчеты.
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться и безналичным порядком. Как минимум такая возможность оговорена правилами бухгалтерского учета: для коммерческих и некоммерческих организаций (исключая государственные и муниципальные учреждения) – Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н); для государственных и муниципальных учреждений, а также органов власти - приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении единого Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, Государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» и Инструкциями по применению Плана счетов для каждого типа учреждений.
В последнее время имеется тенденция именно на осуществление расчетов с подотчетными лицами с использованием безналичных схем.
В полной мере это касается и государственных (муниципальных) учреждений, на что, в частности, указывают последние изменения и материалы совместного письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554.
В целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Минфин России и Казначейство сочли возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. При этом рекомендовано в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.
Перечень подотчетников
Напрямую действующее законодательство не содержит требования о том, что руководителем организации должен быть утвержден перечень (список) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет, тем более что в части оплаты командировочных расходов утвердить такой список затруднительно, ведь каждый из сотрудников может удостоиться чести побывать в командировке (исключение составляют те категории сотрудников, которые не могут быть направлены в командировку в силу ограничений, установленных ТК РФ).
В части хозяйственно-операционных расходов (приобретение материальных ценностей, оплата хозяйственных расходов и т. п.) утвердить такой список желательно. Во всяком случае определить перечень ответственных лиц никогда не вредно, а если выдавать наличные деньги любому, то их можно и недосчитаться. Таким образом, как и в случае назначения сотрудника на должность кассира, так и при определении перечня подотчетных лиц необходимо принимать взвешенное решение.
На необходимость определения перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, указано в многочисленных письмах Минфина России и ФНС России (см., в частности, письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 «Об уплате налога на доходы физических лиц»).
Размеры и сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы
Если необходимость определения списка подотчетников вызывает как минимум сомнения, то размеры выдаваемых под отчет наличных денежных средств и сроки, в течение которых подотчетные лица должны произвести соответствующие расходы и отчитаться об использовании подотчетных сумм, рекомендуется определять письменным приказом руководителя организации в обязательном порядке. Как возможный вариант, величина подотчетных сумм и сроки представления отчета об их использовании могут определяться в каждом отдельном случае руководителем организации или иным уполномоченным на то лицом.
В случае когда организация наряду с размерами и сроками использования подотчетных сумм определяет список подотчетных лиц, данные вопросы рекомендуется отражать в едином приказе.
При определении размеров выдаваемых под отчет наличных денежных средств можно отталкиваться от установленного действующим законодательством предельного размера расчетов наличными деньгами. В настоящее время данная величина составляет 100 тыс. руб., что определено Указаниями Центробанка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее по тексту статьи – Указания № 1843-У).
Приведенную величину рекомендуется рассматривать как максимальную сумму, которая может быть выдана под отчет. Объясняется это тем, что автоматически подотчетники не смогут нарушить действующее законодательство в части максимальных расчетов наличными денежными средствами.
Как было указано в письме Центробанка России от 04.12.2007 № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У», в том случае, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым сотрудником на основании доверенности или уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, в обязательном порядке должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами.
В случае же расходования u1089 сотрудниками полученных под отчет наличных денег в связи со служебными командировками требования о соблюдении предельного размера расчетов наличными денежными средствами (в том числе при оказании сотрудникам услуг) применяться не должны. Это объясняется тем, что в таких случаях соответствующие расходы работник оплачивает от своего имени, а не от имени своего работодателя.
Как следует из приведенных разъяснений, подотчетные лица в обязательном порядке должны быть проинформированы о невозможности осуществления расчетов с контрагентами за счет подотчетных сумм на сумму, превышающую предельный размер расчетов наличными средствами. При этом во внимание принимаются расчеты в рамках одного заключенного сторонами договора вне зависимости от количества произведенных платежей.
Нарушение предельного размера расчетов наличными деньгами, включая случаи осуществления расчетов через подотчетное лицо, влечет за собой административную ответственность, предусмотренную ст. 15.1 КоАП РФ. Руководитель организации или иное ответственное должностное лицо организации может быть наказан штрафом в размере от 4 до 5 тыс. руб., а на организацию может быть наложен штраф в размере от 40 до 50 тыс. руб.
В пределах вышеуказанной величины размеры выдаваемых под отчет наличных денежных средств определяются исходя из направлений расходования денежных средств и иных обстоятельств.
Как представляется, для оплаты расходов обособленных подразделений может выдаваться и большая сумма. По сложившейся практике в таких случаях подотчетные суммы выдаются ежемесячно, а выдаваемая под отчет сумма определяется по аналогии с предыдущим или «базовым» периодом с учетом ее корректировки на планируемые новые расходы или отсутствия необходимости оплаты тех или иных расходов.
Для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства должны выдаваться в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В расчет при определении суммы, выдаваемой командируемому сотруднику, должны приниматься длительность командировки, установленный в организации размер суточных, планируемые расходы на оплату проезда и проживания. При определении расходов по найму жилого помещения можно исходить из установленной в организации нормы указанных u1088 расходов, а также продолжительности командировки. При этом количество подлежащих оплате дней проживания по сложившейся практике определяется как планируемое количество календарных дней нахождения в месте командировки, уменьшенное на один день. Расходы по оплате проезда можно определить исходя из справочной
информации транспортных организаций.
Сроки, на которые выдаются подотчетные средства, необходимо определять с учетом местонахождения организации и направлений расходования средств. В частности, для оплаты расходов обособленных подразделений средства могут выдаваться до конца календарного месяца.
Средства для оплаты разовых закупок материальных ценностей рекомендуется выдавать на срок не более 10 календарных дней. Если ответственное должностное лицо организации постоянно занято оплатой хозяйственно-операционных расходов, закупкой общехозяйственных материалов и т. п., наличные средства ему могут выдаваться на соответствующий календарный месяц.
Для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства выдаются на срок служебной командировки.
В каждом конкретном случае сроки, на которые выданы наличные денежные средства, рекомендуется отражать в документах, на основании которых производится их выдача. По сложившейся практике подотчетные суммы испрашиваются работниками на основании письменного заявления на выдачу аванса. В силу норм п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций письменное заявление подотчетного лица оформляется в произвольной форме - достаточно оформления заявления на обычном листе бумаги. Впрочем, в организации может быть принят порядок, согласно которому заявление на выдачу подотчетных сумм может оформляться по строго определенной стандартной форме. Это актуально, в частности, в случаях, когда подотчетное лицо должно обосновать запрашиваемую сумму.
На каждом заявлении подотчетного лица руководителем организации должны быть оформлены собственноручная u1085 надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись и дата оформления такой резолюции.
В конце года подотчетные суммы должны выдаваться на такой срок, чтобы работник успел отчитаться до 31 декабря. Исключение могут составлять случаи направления работников в служебную командировку, которая начинается в конце текущего года, а заканчивается уже в другом календарном году.
Если срок на использование подотчетных сумм приказом руководителя организации не будет определен, налоговые органы могут настаивать на осуществлении расчетов с соответствующим подотчетным лицом в пределах 1 рабочего дня. В противном случае выданные суммы могут трактоваться как доходы получателя, заемные суммы и т. д.
Для расчетов с подотчетниками можно использовать полученные суммы выручки
Исходя из Указаний № 1843-У для выдачи подотчетных сумм вполне могут использоваться суммы выручки, полученной в кассу за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги.
В частности, полученные от покупателей суммы можно выдавать на оплату командировочных расходов, а также на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг.
В случае отсутствия сумм выручки наличные денежные средства для расчетов с подотчетными лицами необходимо получить в учреждении банка, сняв их со своего банковского счета. Каких-либо препятствий для этого действующим законодательством не установлено.
При выдаче наличных денежных средств под отчет необходимо удостовериться в отсутствиизадолженности работника по предыдущим авансам
В соответствии с п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Для соблюдения указанного правила оформляемые на выдачу подотчетных сумм документы (заявление на выдачу аванса, расходный кассовый ордер и др.) должны пройти проверку на предмет того, числится ли u1079 за данным подотчетным лицом задолженность по предыдущим подотчетным суммам.
Приведенное правило должно быть закреплено в принятом организацией графике документооборота. В случае необходимости проверку соответствующих документов должен провести сотрудник бухгалтерии, ответственный за расчетное направление. Несмотря на то, что ограничения на выдачу денежных средств под отчет должникам определены законодательно, какая-либо ответственность за их нарушение не предусмотрена. Нормы ст. 15.1 КоАП РФ, устанавливающие ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в данном случае неприменимы. Ответственность согласно указанной статье КоАП РФ наступает только в случае осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а также при накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Можно ли передавать подотчетные суммы другому лицу?
До 2012 г. ограничения на передачу подотчетных сумм от одного работника другому были закреплены в п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Данное правило касалось как инициативы в передаче наличных денег от одного работника другому, так и указаний администрации о передаче денежных средств другому сотруднику.
Таким образом, для того чтобы переданные одному подотчетному лицу денежные средства отразить в подотчете за другим сотрудником, необходимо было, чтобы первый из них сдал наличность в кассу (на счет), а второй получил денежные средства под отчет.
В новом Положении о ведении кассовых операций такие ограничения не содержатся.
