В процессе хозяйственной деятельности у многих компаний возникает потребность отправлять своих сотрудников в командировки, оплачивая им при этом командировочные расходы. Как предусмотрено ст. 166 ТК РФ, особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В свою очередь, Правительством РФ 13.10.2008 издано Постановление № 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, вступившее в силу с 25.10.2008.
В соответствии с нормами ст. 168 ТК РФ в случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Порядок и размеры возмещения работодателем командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Согласно п.п. 12 п.1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом ст. 252 Кодекса установлено, что одним из обязательных условий уменьшения полученных доходов на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ) является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно разъяснениям Минфина России от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45 и от 26.05.2008 №03-03-06/2/60, в случае направления сотрудника в командировку на территории России продолжительностью свыше 1 дня основанием для принятия расходов в целях налогообложении прибыли организации будет являться командировочное удостоверение (Письмо ФНС РФ № 3-2-06/90 от 18.08.09 г.).
Ранее финансовое ведомство в письмах от 06.12.2002 № 16-00-16/158 и от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226 разъясняло, что такие документы как приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и тоже назначение. Поэтому составлять два документа одновременно по одному факту хозяйственной деятельности необязательно.
В соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника). Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Данный документ утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя. Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
