Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Бухгалтерский учет и отчетность    Учет расчетов товарищества собственников жилья с подотчетными лицами и разными дебиторами и кредиторами

Учет расчетов товарищества собственников жилья с подотчетными лицами и разными дебиторами и кредиторами

30.03.2016

Учет расчетов товарищества собственников жилья с подотчетными лицами и разными дебиторами и кредиторами

Опубликовано в журнале "Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании" №12 год - 2015

И. С. Зуйков,
к. э. н., эксперт «БГ»

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ), экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет, если иное не установлено вышеуказанным законом. В силу ч. 3 ст. 10 Федерального закона № 402-ФЗ бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Перечень лиц, которые вправе не вести бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ, установлен в ч. 2 ст. 6 вышеуказанного Федерального закона. При этом ТСЖ не включены в этот перечень лиц, т. е. они должны вести бухгалтерский учет, представлять по принадлежности бухгалтерскую отчетность, и уж разумеется, вести учет расчетов с подотчетными лицами.

Согласно п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Согласно Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94 н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119 н (далее – Методические указания по учету МПЗ), материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

По информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Но нет и запрета на их применение. Таким образом, ТСЖ вправе использовать унифицированную форму первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Как правило, приобретенные МПЗ сразу же используются ТСЖ в целях содержания и ремонта общего имущества, например, для срочной замены крана на трубопроводе в подвале МКД. В таких случаях на момент составления авансового отчета МПЗ уже использованы и не могут согласно п. 56 Методических указаний по учету МПЗ быть сданы на склад. Кроме того, весьма сомнительно, что в ТСЖ вообще существует складское хозяйство, аналогичное хозяйству, организованному на производстве. Хотя в п. 51 Методических указаний по учету МПЗ предусматривается такая ситуация, но при условии, что перечень материалов, которые могут быть использованы, минуя склад, оформлен распорядительным документом по организации. Но слова «минуя склад» не означают «минуя складской учет», поскольку в упомянутом п. 51 сказано, что в приходных и расходных документах склада делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы без завоза их на склад (транзитом). Следовательно, в бухгалтерском учете должны одновременно составляться две проводки: стоимость приобретенных МПЗ отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и одновременно эти МПЗ должны быть списаны на общехозяйственные расходы путем отражения их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и по кредиту счета 10.

Мне ведение счета 10 «Материалы» только для исполнения п. 51 Методических указаний по учету МПЗ кажется неоправданным. Кроме того, в п. 7 информационного письма «Об особенностях формирования бухгалтерской отчетности некоммерческих организаций (ПЗ-1/2011)» Минфин РФ указал, что некоммерческая организация может не включать в группу статей «Запасы» статью «Материалы» при отсутствии значительных остатков и наличии эффективной системы  оперативного контроля за расходованием таких ценностей. Таким образом, исходя из требования рациональности ведения бухгалтерского учета, предусмотренного в п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106 н, бухгалтер ТСЖ при списании приобретенных МПЗ может вместо двух составлять одну проводку, отражая стоимость МПЗ по дебету счета 26 и кредиту счета 71.

Теперь перейдем к рассмотрению такого случая, когда во избежание излишней учетной работы председатель правления и бухгалтер (с согласия на это председателя) товарищества для целей содержания и ремонта общего имущества вначале тратили на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и осуществление прочих расходов (транспорт и др.) свои личные средства, и только после составления и утверждения ежемесячного авансового отчета для возмещения этих средств на банковскую карту каждого подотчетного лица товариществом перечислялись денежные средства. В бухгалтерском учете стоимость приобретенных подотчетными лицами (председатель, бухгалтер) ТМЦ и сумма прочих расходов отражались по дебету счета 26 и кредиту счета 71, а возмещение им стоимости ТМЦ – по дебету счета 71 и кредиту счета 51 «Расчетные счета». Рассмотрим этот случай на примере.

Пример
На 1 февраля 2015 г. задолженность ТСЖ перед председателем правления Захаровым составила 1605,40 руб., перед бухгалтером Мишиной – 526,22 руб. 5 февраля 2015 г. задолженность этим лицам была погашена полностью путем перечисления на их банковские карты денежных средств с банковского счета ТСЖ. В феврале 2015 г. для целей содержания и ремонта общего имущества Захаров приобрел ТМЦ на сумму 360 руб., а Мишина – на сумму 204,34 руб. Иные суммы под отчет не выдавались, в ТСЖ не возвращались и товариществом не возмещались.

В бухгалтерском учете за февраль 2015 г. необходимо составить следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 51 – 1605,40 руб. – перечислено на банковскую карту Захарова возмещение перерасхода по подотчетным суммам;
Дебет 71 Кредит 51 – 526,22 руб. – перечислено на банковскую карту Мишиной возмещение перерасхода по подотчетным суммам;
Дебет 26 Кредит 71 – 564,34 руб. (360+204,34) – отражены в составе общехозяйственных расходов ТСЖ стоимость ТМЦ, приобретенных подотчетными лицами, и суммы произведенных ими расходов.

В качестве регистра для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами целесообразно применять утвержденный еще Минфином СССР журнал-ордер № 7 (см. письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства»). Этот журнал-ордер до сих пор актуален тем, что синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.

Для получения синтетических данных по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, платежные поручения на суммы, перечисленные подотчетному лицу на банковскую карту, авансовые отчеты, составленные на израсходованные суммы.

http://www.dis.ru/gif/bg/2015/12/1/uchet_raschetov_tovarishchestva_sobstvennikov_zhilya.gif

К учету следует принимать авансовые отчеты, утвержденные имеющим на это право лицом (как правило, это председатель правления ТСЖ). Не лишним будет вменить бухгалтеру при получении утвержденных авансовых отчетов проверять их арифметически и по существу, а именно на предмет целесообразности и необходимости расходов. Обрабатывая авансовые отчеты, бухгалтер должен проставлять на каждом отчете и на приложенных к нему документах отвечающие направлению расхода корреспондирующие счета.

Выше приведен Журнал-ордер № 7 ТСЖ «Мххххххххх, 7Х» за февраль 2015 г. с данными из примера.

В следующем номере «Бухгалтерской газеты» будет рассмотрена вторая часть затронутой проблемы, которая связана со сметной работой и расчетами с разными дебиторами и кредиторами товарищества собственников жилья.


Также по этой теме: