«Лимитные» нюансы

09.12.2015

«Лимитные» нюансы

Опубликовано в журнале "Бухгалтерская газета" №7 год - 2015

И. Стародубцева,
аудитор-эксперт

С 1 июня 2014 г. действует обновленный порядок ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ России от 11.03.2014 г. № 3210-У, далее по тексту – Указание № 3210-У). Несмотря на то что новый порядок действует практически год, вопросы по его применению возникают и по сей день. Проанализируем основные моменты, которые следует учитывать организациям при установлении лимита наличности в кассе.

Установление лимита кассы
Напомним, что лимит кассы – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может
храниться в месте для проведения кассовых операций (п. 2 Указания № 3210-У).  

Распорядительным документом (как правило, приказом организации) юридическое лицо устанавливает лимит кассы. Лимит кассы необходим для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее по тексту – кассовые операции). Установленный распорядительным документом организации лимит кассы не нужно представлять в обслуживающий банк. Приказ (распоряжение) руководителя организации об установлении лимита может быть затребован налоговым органом при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины.

Сразу отметим, что индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства вправе не утверждать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У). Критерии для отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ».

Напомним, что к малым  предприятиям относятся организации, которые удовлетворяют следующим критериям (ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ):
– средняя численность работников за прошлый год составляет менее 100 человек;
– выручка за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) за прошлый год составляет не более 400 млн. руб.;
– доля участия компаний и иностранных граждан в уставном капитале должна быть не выше 25%.

Как рассчитать лимит кассы? Действующим Указанием № 3210-У предусмотрены две формулы для расчета лимита.

Первая формула предусматривает использование в числителе показателя наличной выручки за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) за расчетный период:

где L – лимит денежной наличности;
V – общая сумма поступлений денежной наличности за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) за расчетный период. Вновь созданные организации учитывают ожидаемый объем денежной наличности за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги);
P – расчетный период, за который учитывается общая сумма поступлений денежной наличности за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Показатель рассчитывается в рабочих днях. Расчетный период может находиться в диапазоне от 1 до 92 дней за любой год;
Nc – временной диапазон между днями сдачи в банк денежной наличности за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), который не должен превышать 7 рабочих дней.

Исключение сделано для организаций, расположенных в населенном пункте, в котором отсутствует банк. В этом случае временной диапазон не должен превышать 14 рабочих дней.

Как определить частоту сдачи денежной наличности в обслуживающий банк? Как правило, периодичность сдачи денежной наличности оговаривается в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Если этот срок не установлен в договоре с обслуживающим банком, то показатель Nc определяется исходя из количества дней между инкассациями (днями сдачи наличности в банк) наличности.

При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

Пример 1
Организация сдает наличные деньги в обслуживающий банк самостоятельно каждые пять рабочих дней. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. В данном случае Nc = 5 рабочих дней. А как быть в ситуациях, если наличность сдается в обслуживающий банк с неравномерными интервалами, например, 1 раз в 4 рабочих дня или 1 раз в 3 рабочих дня?

При расчете лимита кассы временной диапазон будет составлять максимальное значение – 4 рабочих дня. Таким образом, при расчете лимита кассы временной интервал может находиться в диапазоне значений от 1 до 7 рабочих дней (до 14 дней – в особых случаях). При этом показатель P (расчетный период) может находиться в диапазоне значений от 1 до 92 рабочих дней.

Пунктом 2 Приложения к Указанию № 3210-У предусмотрено, что при определении расчетного периода в расчет может приниматься временной период пиковых объемов поступлений наличности. Такое послабление дает возможность организациям установить максимальный размер лимита кассы за счет подбора периода пиковых поступлений наличности.

Учитывая предновогодний ажиотажный спрос (например, в декабре 2014 г.), пик поступления максимального объема денежной наличности будет приходиться на этот период.

Пример 2
Организация осуществляет торговлю бытовой техникой.

Пик поступления наличности от продажи товаров зафиксирован в диапазоне с 15.12.2014 г. по 31.12.2014 г. За эти дни была получена выручка от продажи товаров – 1 млн руб. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Расчетный период составляет 13 рабочих дней. Организация сдает инкассаторам банка денежную наличность каждые 4 рабочих дня. Рассчитаем лимит кассы:
L = 1 млн руб. /13 раб. дн. . 4 раб. дн.= 307 692 руб.

Обратите внимание! В том случае, если режим работы организации круглосуточный (то есть выручка поступает в кассу ежедневно), расчетным периодом будут являться все дни работы организации.

Вторая формула предусматривает использование в числителе показателя наличных расходов за расчетный период:

где L – лимит денежной наличности;
R – объем выдачи денежной наличности. При расчете показателя не учитываются наличные деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендии, а также другие подобные выплаты работникам за расчетный период. Вновь созданные организации учитывают ожидаемый объем наличных расчетов;
P – расчетный период, за который учитывается общий объем выдачи наличных денег. Показатель рассчитывается в рабочих днях. Расчетный период может находиться в диапазоне от 1 до 92 дней за любой год;
Nn – временной диапазон между днями получения по денежному чеку в банке наличности (кроме наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам), который не должен превышать 7 рабочих дней.

Исключение сделано для организаций, расположенных в населенном пункте, в котором отсутствует банк. В этом случае временной диапазон не должен превышать 14 рабочих дней.

Пример 3
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

В ноябре 2014 года наличностью были оплачены хозяйственные расходы в размере 200 000 руб., в декабре 2014 года – 250 000 руб. Периодичность получения наличных денежных средств по чеку в обслуживающем банке составляет 1 раз в 3 рабочих дня.

Также как и по первой формуле (расчет из наличных поступлений), при определении расчетного периода могут приниматься во внимание периоды пиковых объемов выдачи наличности. Так, по условиям примера, периодом с максимальной суммой наличных расходов явился декабрь 2014 г.
Рассчитаем лимит кассы:
L = 250 000 руб. / 23 раб. дн. . 3 раб. дн.= 32 609 руб.

По данным приведенного расчета, лимит кассы получился в рублях и копейках. Согласно разъяснениям представителей налогового ведомства (письмо ФНС РФ от 06.03.2014 г.
№ЕД-4–2/4116), рассчитывать предельную величину денежной наличности в кассе в рублях можно, округляя копейки по правилам математики. Поэтому получившаяся сумма изза округления в большую сторону к нарушениям кассового порядка не приведет.

Следует отметить, что организации вправе выбирать, по какой формуле считать лимит: исходя из объема наличных поступлений или объема выдачи наличности. При любом выборе способа расчета лимита кассы у организации должен быть оформлен приказ (распоряжение) о лимите наличных денежных средств. Приведем образец такого приказа:

Неотъемлемой частью приказа является приложение, в котором приводится расчет остатка денежной наличности в кассе. Приведем образец такого приложения:

Как уже было отмечено, представители малого бизнеса с 1 июня 2014 г. вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У). В этом случае с 1 июня 2014 г. необходимо издать приказ об отмене ранее установленного лимита наличности в кассе.

В письме ЦБ России от 08.12.2014 г. № 29–11–6/9698 отмечено, что сумма наличных денег, хранящихся в кассе субъекта малого предпринимательства, не установившего лимит остатка наличных денег, по завершении рабочего дня определяется указанным хозяйствующим субъектом. При этом руководителем должны быть определены мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их хранении. В случае установления субъектами малого предпринимательства лимита остатка наличных денег в кассе, указанным хозяйствующим субъектам необходимо соблюдать требования Указания № 3210-У в части недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег.

Отметим, что обособленное подразделение (филиал, представительство) организации с открытым банковским счетом должно также утвердить лимит остатка денежной наличности. Причем в Указании № 3210-У не содержится запрета определения лимита кассы для головного офиса и подразделений, исходя из разных показателей: объема поступлений денежной наличности (первая формула) или объема расхода денежной наличности (вторая формула).

При соблюдении лимита денежной наличности возникают вопросы, связанные с соблюдением кассовой дисциплины. Обращаем внимание на то, что Указание № 3210-У не устанавливает периодичность расчета лимита кассы (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, либо без указания конкретного периода окончания), порядок пересмотра ранее установленного лимита. Ранее по данному поводу ЦБ России выпустил письмо от 15.02.2012 г. № 36–3/25, в котором разъяснил вопрос пересчета ранее установленного лимита. Суть разъяснений сводится к тому, что при изменении объемов поступлений наличности или выдачи наличности необходимость пересмотра ранее установленного лимита денежных средств самостоятельно определяется хозяйствующим субъектом. На практике это означает, что «старый» лимит кассы может использоваться как при снижении (увеличении) наличных денежных поступлений, так и при снижении (увеличении) наличных денежных расходов. То есть работать на «старом» лимите или установить новый лимит кассы должна решить сама организация.

Как мы уже отмечали, новый кассовый порядок действует с 1 июня 2014 года. В связи с этим возникает вопрос: возможно ли не переутверждать лимит наличности в кассе, установленный приказом руководителя организации до 1 июня 2014 г.? В Указании Банка России № 3210-У не содержится на этот счет никаких положений. Однако, во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов, безопаснее издать новый приказ (даже если размер лимита денежной наличности не изменился). Основанный на недействующем положении о порядке ведения кассовых операций приказ руководителя организации об установлении лимита кассы налоговые органы также могут счесть недействующим.

Поскольку большинство вопросов связаны с установлением лимита обособленных подразделений, то рассмотрим нюансы ведения кассовых операций для организаций, имеющих обособленные подразделения.

Особенности установления лимита кассы для обособленных подразделений
В отношении обособленных подразделений отметим, что иметь собственный лимит наличности в кассе могут все обособленные подразделения, но есть различия в порядке его установления. Он зависит от того, сдает или нет подразделение юридического лица наличные денежные средства на банковский счет. Рассмотрим каждый вариант.

1 вариант: обособленное подразделение юридического лица сдает наличные деньги на банковский счет юридического лица.

В этом случае лимит денежной наличности в кассе обособленного подразделения устанавливается в порядке, предусмотренном для юридического лица (абз. 4 п. 2 Указания _г/ № 3210-У). То есть для таких обособленных подразделений лимит наличности в кассе необходимо утвердить отдельным приказом. Таким образом, лимит наличности в кассе должен быть установлен отдельно как для головной организации, так и для ее обособленного подразделения.

2 вариант: обособленное подразделение юридического лица сдает наличные деньги в кассу юридического лица (головной организации).

В этом случае лимит денежной наличности в кассе головной организации определяется с учетом лимита, установленного для обособленного подразделения (абз. 5 п. 2 Указания № 3210-У).

Пример 4
Организация планирует открыть новое обособленное подразделение в марте 2015 г. Обособленное подразделение планирует сдавать выручку на свой расчетный счет, открытый в банке. Ожидаемый объем наличной выручки от продажи товаров обособленного подразделения – 200 тыс. руб. в месяц.

Обособленное подразделение работает по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Расчетный период в марте 2015 г. составляет 21 рабочий день. Временной период между днями сдачи наличной выручки на расчетный счет в банке составляет 5 рабочих дней. Рассчитаем лимит кассы для обособленного подразделения:

L = 200 000 руб. / 21 раб. дн. . 5 раб. дн.= 47 619 руб.

При расчете лимита денежной наличности в кассе для обособленных подразделений необходимо учитывать еще один нюанс. Допустим, головная организация планирует ликвидировать одно из своих обособленных подразделений. Например, в марте 2015 г. закрывается один из магазинов (обособленное подразделение) юридического лица, который сдавал наличную выручку в кассу головной организации. А поскольку лимит кассы головной организации был определен с учетом лимита кассы магазина, то при закрытии магазина возникает вопрос: нужно ли пересматривать лимит? В этой ситуации головной организации необходимо пересмотреть лимит наличности в кассе, поскольку «старый» лимит был определен с учетом магазина, который уже закрыт (абз. 5 п. 2 Указания № 3210-У.).

Санкции за «лимитное» превышение
По общему правилу денежные средства организации сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах. Указаниями № 3210-У (абз. 7 п. 2) допускается превышение установленного лимита кассы в определенных случаях:
– в дни выплаты заработной платы, стипендий и подобных выплат, учитываемых в составе фонда оплаты труда либо социальных выплат работникам (например, материальная помощь).

Организация вправе допускать накопление в кассе наличности сверх установленного лимита в течение пяти рабочих дней (с учетом дня получения денежных средств) на эти нужды с расчетного счета (п. 6.5 Указания № 3210-У);
– в выходные и нерабочие праздничные дни, при условии осуществления юридическим лицом кассовых операций.

В завершение статьи приведем санкции за «лимитное» нарушение. Так, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за накопление в кассе сверхлимитной наличности установлен штраф как для юридического, так и для должностного лица. Штраф для организации может составить от 40 тыс. до 50 тыс. руб., а для ее руководителя – от 4 тыс. до 5 тыс. руб..

Также по этой теме: