Компенсируем сотрудникам использование личного авто

Предприятие может арендовать автомашину у своих сотрудников, заключив с ними договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.
Однако на практике сотрудники организации могут использовать свои автомобили в служебных целях не постоянно (как по договору аренды), а периодически (по мере необходимости) (например, во время служебной командировки, при служебных разъездах по городу и т.п.).

Согласно ст. 188 ТК РФ предприятие обязано выплатить работнику компенсацию за использование (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возместить расходы, связанные с их использованием. Главным условием такого возмещения является то обстоятельство, что использование имущества работником в служебных целях должно производиться с согласия или ведома работодателя и в его интересах. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, выплаченная предприятием компенсация своему сотруднику за использование личного автотранспорта в служебных целях, является расходами данной организации.

В соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов принимаются для целей налогообложения в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Такие нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8.02.2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с последующими изменениями) (далее– Постановление № 92).
Постановлением № 92 установлены следующие нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов:

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили (мотоциклы) для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры и сроки выплаты подобной компенсации.
Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации следующие документы:

- личное заявление;
- копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
- копию доверенности, заверенную в установленном порядке при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.

При этом работнику, использующему легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, в каком выплачивается компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля.

В бухгалтерском учете выплата компенсации отражается проводкой:
дебет счета 26 (поскольку автомобиль в данном случае используется для служебных целей) кредит счета 50 «Касса» - выплата компенсации за использование личного автомобиля (мотоцикла) в служебных целях.
Следует обратить внимание, что предприятия имеют право самостоятельно определять нормы компенсации за использование личного автотранспорта. Однако, как уже отмечалось выше, для целей налогообложения принимаются только расходы в пределах нормы, установленной Постановлением № 92.

Суммы же выплачиваемых компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях сверх установленных нормативов являются доходом сотрудников, подлежащим налогообложению налогом на доходы физических лиц (ст. 210 НК РФ).