Электронный документооборот

Электронный документооборот

Опубликовано в журнале "Бухгалтерская газета" №15 год - 2011

Широков А. Ю.

эксперт БГ

С 2011 г. российским налогоплательщикам и налоговым органам предстоит перейти к электронному документообороту, который, как предполагается, в достаточно короткий срок должнен вытеснить бумажный вид доку ментов.

счетов-фактур обсуждался на протяжении несколь ких лет. На необходимость перехода к электронно му документообороту в налоговых и коммерческих правоотношениях указывалось в Стратегии разви тия информационного общества в Российской Фе дерации, утвержденной Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212, а также в Основных направлениях на логовой политики РФ на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годов, одобренных Правитель ством РФ 20.05.2010.

По оценке экспертов, электронный документоо борот может создавать стимулы для инновационной активности российских организаций, а также содей ствовать развитию и более широкому использова нию информационных и телекоммуникационных технологий в экономике. Для решения поставлен ных задач государство планирует обеспечивать раз витие соответствующего законодательства, а также совершенствование правоприменительной практи ки в области использования современных техноло гий для обмена информацией.

Для начала следует вспомнить историю данного проекта. По инициативе государственных орга нов в III квартале 2009 г. Минфин России в Пись ме от 4 августа 2009 г. № 03–02–08–64 указывал, что в период с января по июнь 2009 г. в налоговых ор ганах УФНС по г. Москве проведен пилотный про ект по созданию системы составления и выставле ния счетов-фактур в электронном виде, в рамках которого в тестовом режиме осуществлялся обмен электронными счетами-фактурами. Его целью являлись разработка и апробация организацион ных и технологических решений, направленных на создание системы электронного документо оборота счетов-фактур, образующихся в процес се деятельности налогоплательщиков, полностью эквивалентного бумажному документообороту счетов-фактур.

В Письме от 3 ноября 2009 г. № КЕ-20–1/1657 «О со кращении административных ограничений предпри нимательской деятельности» налоговики сообщают, что в целях обеспечения перехода к электронному документообороту в ФНС России Приказом от 29 ян варя 2009 г. № ММ-7–6/37@ создана рабочая группа по проведению пилотного проекта по созданию си стемы составления и выставления счетов-фактур. ФНС Письмом от 23 сентября 2009 г.

№ МН-20–6/1411 направила в Минфин России гра фик проведения мероприятий, выполнение кото рых приведет к полномасштабному переходу к элек тронным счетам-фактурам.

Соответствующий график был утвержден поруче нием Правительства РФ от 15 октября 2009 г. № КА П13–5997.

Положительные результаты данного проекта позволили завершить многолетние обсуждения о необходимости внедрения в практику электронно го документооборота счетов-фактур. В итоге, летом 2010 г. был принят Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, которым, в частности, установлена прин ципиальная возможность использования в Российской Федерации электронных счетов-фактур, что является существенным изменением имеющейся в настоящее время практики.

В соответствии с пп. «а» п. 4 ст. 2 Закона № 229-ФЗ п. 1 ст. 169 НК РФ дополнен новым абзацем, пред усматривающим обмен электронными счетами фактурами. Счета-фактуры составляются в элек тронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленны ми форматами и порядком.

25 мая в Минюсте России зарегистрирован Приказ Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н, кото рым утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуни кационным каналам связи с применением электрон ной цифровой подписи.

И последним документом, раскрывающим инфор мацию по внедрению электронных счетов-фактур, является Письмо Минфина России от 5 мая 2011 г. № 03–02–08/52, в котором сообщается, что для введе ния электронного документооборота должны быть утверждены форматы счетов-фактур и журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде. Итак, рассмотрим основные пункты по получению и выставлению счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с приме нением электронной цифровой подписи (ЭЦП) в со ответствии с Приказом Минфина России от 25 апре ля 2011 г. № 50н.

Выставление и получение счетов-фактур в элек тронном виде осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденци альной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документо оборота счетов-фактур между продавцом и покупа телем, при этом у налогоплательщиков должны быть совместимы технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в соот ветствии с утвержденным форматом.

Среди принципов, на которых должен строиться электронный документооборот, выделяют добро вольность использования, равнозначность требова ний к счетам-фактурам вне зависимости от их вида (бумажный или электронный), обеспечение свободы выбора оператора, унификацию требований к раз рабатываемым программным продуктам, обеспечи вающим электронный документооборот.

Выставление и получение счетов-фактур в элек тронном виде по телекоммуникационным каналам связи допускаются при обязательном использова нии сертифицированных в соответствии с законо дательством Российской Федерации средств крип тографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации и совместимых со средствами крипто графической защиты информации, используемыми в Федеральной налоговой службе.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде считается дата поступления подтверждения оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры. На основании п. 1.11 Приказа Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н счет-фактура в электронном виде считается полученным покупателем, если ему по ступило подтверждение оператора при наличии изве щения покупателя о получении, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором.

В соответствии с п. 2.1 для выставления электрон ного счета-фактуры продавцу необходимо следую щее:

а) получить сертификаты ключей подписи ру ководителя организации либо иных лиц, уполно моченных на это приказом (иным распорядитель ным документом) организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпри нимателя в соответствии с законодательством Рос сийской Федерации;

б) оформить и представить оператору электрон ного документооборота заявление об участии в элек тронном документообороте счетов-фактур в элек тронном виде по телекоммуникационным каналам связи;

в) получить у оператора электронного докумен тооборота идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие дан ные, необходимые для подключения к электронно му документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Оператор электронного документооборота не позднее трех рабочих дней с момента подключе ния продавца (покупателя) к электронному докумен тообороту (изменения учетных данных) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных продавца (покупателя) в качестве участника электронного до кументооборота счетов-фактур (об изменении учет ных данных).

Если продавец (покупатель) не получил в установ ленный срок подтверждение (уведомление об уточ нении) оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещение от покупателя о получении счета-фактуры, он сообщает о данном факте оператору электронного документооборота.

Внесенные в гл. 21 НК РФ изменения позволяют не только выставлять электронные счета-фактуры, но также и направлять документы в налоговый ор ган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, если такие документы составлены в электронном виде по установленным форматам. Такой порядок обмена документами должен сокра тить трудовые и финансовые затраты налогопла тельщиков на сбор и представление документов, а также повысить эффективность взаимодействия между налоговыми органами и налогоплательщика ми.

По мнению Минфина, использование электрон ных счетов-фактур существенно повысит качество и оперативность сбора информации в интересах налоговых органов, упростит и ускорит процеду ры проверок деятельности налогоплательщиков, в целом положительно скажется на эффективности администрирования налога на добавленную стои мость.

Также преимущества внедрения электронного документооборота счетов-фактур на безбумажной основе для налогоплательщиков заключаются в сни жении затрат на почтовые услуги, ведении архива документов на бумажном носителе (затраты на бу магу, печать, аренду площадей для архива и т. д.), возможности оперативного поиска нужного доку мента в электронном архиве.

Отметим, что для доступа к обмену электронными счетами-фактурами ФНС должна утвердить формат счета-фактуры, а также журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде (Письмо Минфина Рос сии от 5 мая 2011 г. № 03–02–08/52).

Переход к обмену электронными счетами фактурами процесс сложный и долгий. В европей ских странах на внедрение системы электронного до кументооборота понадобилось около 10 лет. Первый важный шаг в направлении перехода к электронному документообороту сделан и в уже скором будущем Россия присоединится к числу стран, применяющих систему электронного документооборота.

Как показывает практика, безусловно, у каждой страны есть свои особенности введения и исполь зования электронного документооборота, однако внедрение этой системы все же должно существен но снизить затраты субъектов бизнеса, связанные с выставлением счетов-фактур, а также будет спо собствовать повышению эффективности налогового администрирования. Сегодня еще рано давать оцен ки и заключения, но уже через год можно будет оце нить результаты использования системы электрон ных счетов-фактур в России, посмотреть, насколько оправдаются ожидания налогоплательщиков и на логовых органов.


Также по этой теме: