Подотчет: сложности

Подотчет: сложности

Опубликовано в журнале "Комплект «Бухгалтерская газета» + «Официальный вестник бухгалтера»" №10 год - 2008

Петрова С.С.

эксперт «БГ»

Налоги в случае отсутствия документов, обосновывающих произведенные подотчетным лицом расходы

Считается, что для подтверждения произведенных за счет подотчетных сумм расходов, работники организации должны представить в бухгалтерию организации в качестве приложений к авансовому отчету документы, подтверждающие произведенные расходы.


В случае отсутствия указанных документов, полученные под отчет суммы могут рассматриваться налоговыми органами в качестве дохода подотчетных лиц с включением их в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и (или) единому социальному налогу.


Вместе с этим, такие требования проверяющих не всегда представляются обоснованными. Прежде всего речи о каких-либо доходах не приходится вести в случае подтверждения произведенных расходов любым другим способом. Например, при наличии приобретенных материальных ценностей, командировочного удостоверения плюс сведений контрагентов о пребывании работника в командировке и ее практических результатов.


Таким образом о налогообложении не подтвержденных документально расходов подотчетного лица можно говорить только в том случае, если они не могут быть подтверждены иным образом, а соответствующие суммы отнесены (списаны) за счет средств организации (то есть задолженности подотчетного лица не имеется).

Если не подтвержденные документально подотчетные суммы отнесены за счет средств чистой прибыли организации, они могут быть освобождены от обложения единым социальным налогом на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ.

 

Налоговые вычеты по НДС

За счет полученных под отчет наличных денежных средств сотрудники организации осуществляют расходы на приобретение материальных ценностей, а также оплачивают работы и услуги, которые могут облагаться налогом на добавленную стоимость.
Для осуществления вычетов по НДС организация должна располагать соответствующими документами. В общем случае, вычеты производятся при условии, что товары (работы, услуги) приобретены в рамках осуществления операций, облагаемых НДС; эти товары (работы, услуги) приняты к учету и организация располагает оформленными в надлежащем порядке счетами-фактурами.
Рекомендуется вменять в обязанности подотчетных лиц истребовать счета-фактуры от продавцов. В случае необходимости, им на руки выдается доверенность на право получения таких документов.
На основании пункта 7 статьи 168 НК РФ счет-фактуру не должны выдавать продающие за наличный расчет товары организации и индивидуальные предприниматели, занятые в сфере розничной торговли и общественного питания, а также организации и предприниматели, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению. В таких случаях выдача счета-фактуры заменяется выдачей кассового чека или иного документа установленной формы.
Однако подотчетные лица соответствующие расходы осуществляют не как представители «населения», а как сотрудники организации и для ее нужд. А наличие счетов-фактур для самой организации является предпочтительным, так как в качестве представителей «населения» она выглядит неприглядно.
О необходимости истребования при осуществлении расходов и представления в бухгалтерию организации счетов-фактур подотчетные лица должны быть уведомлены заблаговременно.
В части расходов командированного сотрудника вычеты НДС по произведенным ими расходам могут быть приняты в следующем порядке:
- в части расходов по проезду к месту командировки и обратно, - на основании проездных билетов, в которых отдельной строкой выделена сумма НДС и (или) счетов-фактур (в случае приобретения билетов в безналичном порядке у агентств или иных лиц);
- в части расходов на проживание в гостинице, - на основании счетов на проживание (форма № 3-г) с выделенной в них суммой налога и (или) истребованных счетов-фактур.

 

Чек контрольно-кассового аппарата при возврате подотчетных сумм пробивать не следует

В соответствии с требованиями действующего законодательства организации обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. На это указано в пункте 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Как следствие тому, при возврате подотчетным лицом ранее полученных под отчет наличных денежных средств выбивать чек контрольно-кассового аппарата не следует. На это также указано в письме Минфина России от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47. Аналогичные нормы применяются также при возврате заемщиком суммы беспроцентного займа; при получении безвозмездной благотворительной помощи, если получение этой помощи не связано с возникновением у получателя обязанности выполнить для передающего лица работы, оказать передающему лицу услуги.

Также по этой теме:





Ранее просмотренные страницы