Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Документооборот и отчетность    Оформляем правильно кассовые документы

Оформляем правильно кассовые документы

Оформляем правильно кассовые документы

Опубликовано в журнале "Комплект «Бухгалтерская газета» + «Официальный вестник бухгалтера»" №12 год - 2011

Кузнецова В. А.

аудитор

Кассовая дисциплины является неотъемлемой частью бухгалтерского учета. К кассовой дисциплине относится корректное ведениекассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью в соответствии с нормативными документами:

  • Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее … Порядок);
  • Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П (ред. от 31.10.2002), утвержденным Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол № 47 (далее … Положение 14-П);
  • Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
  • Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее … Постановление Госкомстата России № 88);
  • Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У (ред. от 28.04.2008) «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее … Указание Банка России № 1843-У).

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Банки, с которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка), проводят проверки кассовой дисциплины, а в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины, проверку проводит налоговая инспекция. Банки проверяют правильность заполнения кассовых документов, их наличие, порядок и сроки сдачи наличных денег, а так же соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, … до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом положений пункта 1 Указания Банка России № 1843-У (п. 2 Указания Банка России № 1843-У).

Наличные деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству Российской Федерации, не могут расходоваться и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее … индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей (Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»).

Особое внимание проверяющие уделяют правильности ведения кассовой книги, приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов. Необходимо помнить, что в кассовую книгу можно вносить исправления, заверив их подписью кассира и главного бухгалтера организации (п. 23 Порядка), можно исправить авансовый отчет (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н). А вот внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, не говоря уже о подчистках и помарках (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 19 Порядка).

Так же руководителю необходимо проводить инвентаризации денежных средств в кассе. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, например, не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Недостача денежных средств в кассе обычно выявляется самим кассиром (работником, выполняющим функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы.

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений с учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять с материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте.

Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по u1088 результатам ревизии. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В соответствии со ст. 242 Трудового кодекса РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

В соответствии со ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Согласно Письму Роструда от 19.10.2006 № 1746…6-1 в настоящее время письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденным Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (далее … Перечень).

Перечень должностей и работ является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит. В Перечне указаны также кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Из Перечня следует, что с бухгалтером заключить договор о полной материальной ответственности возможно только в случае, если он выполняет функции кассира.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, о полной материальной ответственности.

Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями (п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, однако, если работник отказывается заключить такой договор, работодатель в силу части третьей статьи 74 ТК РФ обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ (отказ работника

от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора). В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии u1080 из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

 

Также по этой теме: