Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Документооборот и отчетность    Хранение документов: Инструкция для бухгалтера

Хранение документов: Инструкция для бухгалтера

Хранение документов: Инструкция для бухгалтера

Опубликовано в журнале "Комплект «Бухгалтерская газета» + «Официальный вестник бухгалтера»" №13 год - 2012

Инга Златопольская

юрист

Одной из специфических особенностей работы бухгалтерии является «производство» большого количества документов на бумажных носителях, которые скапливаются и в итоге превращают помещение, в котором сидят бухгалтеры, в подобие склада. Для того, что бы этого не произошло, целесообразно ознакомиться с правилами хранения бухгалтерских документов: сроками хранения, особенностями формирования дел, требованиями к передаче дел в архив, если это возможно, уничтожением и т. д. Названным вопросам и посвящена эта статья.

Какие документы следует хранить?

Ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ требует от организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных.

Ст. 29 ФЗ от 06 декабря 2012 № 402 – ФЗ (новый закон о бухгалтерском учете, который вступит в силу с 2013 года) не сильно откланяется от приведенного выше перечня, требуя от экономического субъекта хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи.

Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ требует хранить данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Таким образом, действующее законодательство
содержит исчерпывающий перечень бухгалтерских документов, которые подлежат хранению, и расширять его самостоятельно не стоит. Хотя, если компания считает, что ей необходимо хранить документы, не входящие ни в одну группу из названных выше, то она вправе это делать.

Сколько следует хранить документы?

ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 предусматривает следующие сроки хранения документов:

  • в течение сроков, предусмотренных, правилами организации государственного архивного дела (Перечень, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558), но не менее пяти лет для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ)
  • не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз, для рабочего плана счетов бухгалтерского учета, других документов учетной политики, процедур кодирования, программ машинной обработки данных (п. 2 ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ)

ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 – ФЗ предусматривает следующие сроки хранения:

  • в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558, но не менее пяти лет для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 1 ст. 29 ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 – ФЗ)
  • не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз, для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта, других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 – ФЗ)

В свою очередь, НК РФ в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ предусматривает совершенно иные сроки хранения:

  • четыре года для данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

При этом, необходимо отметить, что упомянутый выше перечень тоже имеет свою «позицию» на вопросы хранения бухгалтерских и налоговых документов. Например, с точки зрения этого документа срок хранения месячной бухгалтерской отчетности составляет один год.

Для того, чтобы не ошибиться со сроками хранения, следует пользоваться принципом поглощения большего срока меньшим. Из трех документов – ФЗ о бухгалтерском учете (того, который будет действовать на момент определения организацией срока хранения документов), НК РФ и Перечня – нужно выбрать максимальный срок хранения конкретного документа и применять его.

Аналогичное правило касается ситуаций, когда организация хранит документы по сделкам с контрагентом, зарегистрированным на территории иностранного государства. Надо сравнить максимальные сроки хранения в этой стране и в РФ, и выбрать максимальный. Например, максимальный срок хранения документов в Германии составляет семь лет, а в РФ, как мы выяснили выше, пять, следовательно договор с немецким партнером надо хранить семь лет.

Этим же принципом организации должны руководствоваться при написании внутренней Политики, регламентирующей хранение документов. Указанные в ней сроки хранения могут быть больше, чем предусмотренные действующим законодательством, но не могут быть меньше.

Кто отвечает за хранение документов?

В соответствии с п. 3 ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

ФЗ от 06 декабря 2011 года № 402 – ФЗ в. п. 3 ст. 29 устанавливает, что «экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений», не уточняя, кто несет за это персональную ответственность. Таким образом, следует предположить, что в данном случае действует правило, предусмотренное ст. 53 ГК РФ, устанавливающей, что юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы,  действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. То есть, с 2013 года ситуация не изменится, и ответственным за хранение документов в большинстве организаций будет генеральный директор. Организацией хранения документов, согласно, п. 1 ст. 7 того же Закона должен заниматься также руководитель экономического субъекта.

Ст. 23 НК РФ устанавливает обязанности налогоплательщика, в частности, обязанность по хранению документов налогового учета. Таким образом, снова опираясь на правила ст. 53 ГК РФ, можно сделать вывод, что ответственность за сохранность документов налогового учета, а также за организацию  хранения, несет руководитель юридического лица.

Какова ответственность за нарушение правил хранения документов?

Отсутствие у организации первичных документов, счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета является налоговым правонарушением в соответствии со ст. 120 НК РФ и наказывается штрафом в десять тысяч рублей, если совершается более чем в одном налоговом периоде, то тридцать тысяч рублей, если приводит к занижению налоговой базы, то двадцатью процентами от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей.

Согласно ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Согласно п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, УК акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или  негосударственного ПФ либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного ПФ обязанностей по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

В соответствии с п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение ООО, ОДО или унитарным предприятием обязанностей по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

По правилам ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

В соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из корыстной или иной личной заинтересованности, то есть, например, при проверке организации налоговыми органами или при проведении выемки правоохранительными органами, с целью скрыть какие либо нарушения, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Таким образом, учитывая возможные санкции, к процессу хранения документов следует относиться с должным вниманием и ответственностью, не нарушая сроки хранения документов, не теряя важные бумаги и не превращая бухгалтерию в склад, на котором нельзя ничего найти.

Также по этой теме: