Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Документооборот и отчетность    Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот в бухгалтерском учете

Опубликовано в журнале "Комплект «Бухгалтерская газета» + «Официальный вестник бухгалтера»" №15 год - 2012

Инга Златопольская,
Юрист

Документооборот – это совокупность мероприятий по приему документов, их регистрации, рассылке, контролю исполнения, формированию дел, хранению, повторному использованию документов и справочной работе.

Документооборот: первичные учетные документы

Согласно п. 3 ст. 6 ФЗ № 129-ФЗ правила документооборота и технология обработки учетной информации должны быть утверждены вместе с учетной политикой организации. Аналогичное требование можно найти также в ПБУ 1\2008 «Учетная политика организации». Обратите внимание, что согласно подп. 4 п. 3 ст. 21 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступит в силу с 01 января 2013 года, требования к документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются федеральными стандартами, впрочем, не отделяя это понятие от учетной политики организации.

При разработке правил документооборота организация должна определиться с видами первичных учетных документов, которые будут использоваться для подтверждения фактов хозяйственной деятельности. Обратите внимание, что п. 2 ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ устанавливает возможность применения как унифицированных форм таких документов, так и, при отсутствии унифицированных форм, разработанных самостоятельно. Пункт 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ требует от экономических субъектов разрабатывать формы первичных учетных документов самостоятельно, не предусматривая правила о применении унифицированных форм.

Документооборот: учетные регистры

После того, как организация решит все вопросы, связанные с первичными учетными документами, она должна самостоятельно определить для себя учетные регистры, форма, порядок оформления и способы обработки которых должны быть «выведены» из особенностей систематизации информации, необходимой компании для составления отчетности.

Документооборот: исправление ошибок

Так как ошибки в первичных учетных документах не являются редкостью, организации в процессе постановки документооборота необходимо определить и закрепить способы их исправления.

Способов исправления ошибок в первичных учетных документах существует два:
– официальный: согласно позиции Минфина России, выраженной в Письме от 28 мая 2007 г. № 07-05-06/134, исправления могут вноситься исключительно в первичный учетный документ, выписанный в момент совершения хозяйственной операции. О внесении такого исправления должны быть оповещены все участники сделки. Необходимо отметить, что такое мнение Минфина России полностью разделяют и применяют на практике в процессе проведения проверок налоговые органы.

– условно – официальный: ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не содержится запрета на исправление ошибок в первичных учетных документах путем выписки новых аналогичных документов, оформленных в надлежащем порядке, и содержащих те же реквизиты. Данную позицию поддерживают арбитражные суды, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 21 мая 2008 г. № КА-А41/4238-08.

Таким образом, для того, чтобы не создавать себе лишних проблемы при проверке налоговыми органами, организация должна закрепить способы внесения исправления в первичные учетные документы в своих правилах документооборота.

Обратите внимание, что, несмотря на то, что налоговые органы по данному вопросу придерживаются официальной позиции, если организация закрепит в качестве основного способа внесения исправлений в «первичку» тот, который в этой статье назван «условно – официальный», то проблем при проверке возникнуть не должно, так как запрета на его использование в действующем законодательстве нет.

Документооборот: график документооборота

После того, как организация решила все вышеперечисленные вопросы, ей необходимо разработать и утвердить График документооборота. Здесь следует обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Обратите внимание, что несмотря на то, что этому документу почти 30 лет, он по прежнему действует и его рекомендации во многом актуальны в современной ситуации.

В соответствии с п. 5.2 Положения № 105 мероприятия, связанные с составлением графика документооборота, должен организовать главный бухгалтер организации. Между тем, ни ФЗ № 129-ФЗ и ни ФЗ № 402-ФЗ не содержат требований об организации документооборота именно главным бухгалтером организации. Можно сказать, что такое правило подразумевается в нормах этих законов, но прямого указания, тем не менее, нет.

Среди основных требований к организации документооборота необходимо выделить следующие:
— график документооборота должен содержать минимальное количество подразделений организации для прохождения их первичным учетным документом;
— график документооборота должен содержать минимальное количество специалистов для прохождения первичным учетным документом;
— график документооборота должен предусматривать минимальные сроки нахождения в каждом подразделении организации и у каждого ее специалиста для первичных учетных документов;
— график документооборота может быть оформлен или в качестве схемы, на которой будет обозначен «путь» документа в организации, или в качестве перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые должны выполнять подразделения и специалисты организации, также в этом перечне должны быть указаны взаимосвязи и сроки выполнения названных работ;
— при определении сроков в графике документооборота необходимо руководствоваться помимо критерия разумности, еще и правилами предоставления отчетности в налоговые органы, а также интересами внешних пользователей, в частности, контрагентов организации.

 

После того, как все мероприятия по разработке и составлению графика документооборота будут проведены, главный бухгалтер должен представить этот документ на утверждение руководителю организации. Если у того будут замечания, исправления или дополнения, они должны быть внесены в график документооборота. После того, как руководитель утвердит график документооборота с ним необходимо ознакомить всех сотрудников, которые упоминаются в этом документе в качестве исполнителей.

Сделать это можно несколькими способами:

— выдать (разослать по электронной почте) схему графика документооборота, в которой отмечен «путь» каждого документа, и из которого конкретный исполнитель сможет сделать вывод о том, к каким документам он имеет непосредственное отношение, откуда (от кого) он должен их получить и куда (кому) передать.

Этот способ особенно актуален для ознакомления с графиком документооборота руководящих и «ключевых» сотрудников, которым необходимо иметь комплексное представление о  документообороте первичных учетных документов в организации.
В небольших компаниях таким образом знакомят с графиком документооборота всех сотрудников, так как это позволяет в некоторых случаях определить, где документ «застрял» и ускорить процесс прохождения документом «пути» в организации.

— выдать (разослать по электронной почте) каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которых перечислены все документы, относящиеся к сфере его деятельности, а также указано, в какие подразделения организации (какому сотруднику) и в какие сроки он обязан предоставлять соответствующие документы.

Этот способ ознакомления с графиком документооборота обычно применяют крупные компании, в которых принято, что каждый работник имеет свой участок работы и не касается к работе других сотрудников. Тем не менее, даже в этом случае рекомендуется знакомить «ключевых» и руководящих работников с процессом документооборота в целом, так как отсутствие у них такой информации может привести к утере определенных документов или к нарушению сроков их представления внешним пользователям (контрагентам), а также к пропуску сроков сдачи отчетности в налоговые органы.

Обратите внимание, что график документооборота непосредственно связан с должностными инструкциями работников, а также положениями по отделам и подразделениям организаций. По этой причине при составлении такого документа необходимо учитывать названные инструкции и положения. В случае необходимости, их можно доработать или исправить, но допускать расхождения между всем комплексом документов, регламентирующим работу организации в целом и ее конкретных специалистов, в частности, нельзя.

Обычно, в процессе работы над графиком документооборота организация также осуществляет мероприятия, связанные с кадровой оптимизацией и оптимизацией бизнес – процессов. Дело в том, что именно при составлении графика документооборота выявляются «лишние» работники и «задвоенные», а иногда и «затроенные» бизнес – процессы. Для того, чтобы мероприятия по составлению графика документооборота выявили названные выше «явления», рекомендуется заранее составить «карты рабочих мест», то есть потребовать от сотрудников организации детально описать, чем конкретно они занимаются в рабочее время, к каким документам имеют касательство и т. д. Обратите внимание, что при приведении в надлежащее состояние бизнес – процессов необходимо руководствоваться интересами организации по осуществлению ее основных и неосновных бизнес – функций. А избавляясь от «лишних» работников – трудовым законодательством.

В процессе реализации контроль за движением первичных учетных документов в рамках принятого графика документооборота осуществляется главным бухгалтером организации.

Документооборот: архив

По окончании текущего месяца отработанные первичные учетные документы, которые относятся к определенному учетному регистру и прошли соответствующую обработку, следует  скомплектовать в хронологическом порядке, подшить в папки (банковские и кассовые документы – переплести), сопроводить специальной справкой и сдать в архив. Если в организации архив отсутствует как специальное структурное подразделение, документы можно хранить в бухгалтерии, но с соблюдением названных выше процедур.

Также по этой теме: