Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Персонал    Очередной отпуск: отвечаем на вопросы читателей

Очередной отпуск: отвечаем на вопросы читателей

28.08.2013

Очередной отпуск: отвечаем на вопросы читателей

Опубликовано в журнале "Консультант бухгалтера" №8 год - 2012

Обязательно ли ознакомление работника с приказом (распоряжением) о предоставлении ему отпуска? В ТК РФ нет такого требования.

В унифицированных формах № Т-6 и Т-6а приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска работнику (работникам) есть реквизит «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен». Он запроектирован в формах не только с точки зрения полноты учета такой хозяйственной операции, как предоставление отпуска, но и с учетом требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Заблаговременно изданный приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска позволяет обеспечить выполнение данного требования без составления дополнительных документов об ознакомлении работника о времени начала отпуска.

Отсутствие в приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска росписи работника об ознакомлении с данным приказом (распоряжением) чревато нарушением работником установленного порядка ухода в отпуск, которое при возникновении спора будет квалифицировано как допущенное не по вине работника.

Работник попросил предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности и сразу за ним – отпуск без сохранения заработной платы на 20 календарных дней (работник попросил отпуск для строительства дома, взамен сгоревшего летом 2010 г.). Нужно ли в приказе о предоставлении отпуска за текущий рабочий год смещать окончание рабочего года на 6 календарных дней (20–14) (других отпусков без сохранения пока не было) или его нужно производить только при предоставлении следующего отпуска?

Согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней, включению в указанный стаж не подлежит.

Невключение такого времени увеличивает рабочий год на соответствующее количество дней, что в кадровом делопроизводстве означает смещение окончания рабочего года, в котором использовался такой отпуск (отпуска) и, соответственно – начала следующего рабочего года.

Если предоставление обоих отпусков – ежегодного основного оплачиваемого и отпуска без сохранения заработной платы – оформляется одним приказом, то смещение окончания рабочего года в результате невключения в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, 6 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, должно отражаться в данном приказе (распоряжении), например:

В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска за следующий рабочий год начало рабочего года будет отображаться соответственно с 7 апреля, если, конечно, за текущий рабочий год у работника больше не будет отпусков без сохранения заработной платы и иных периодов, указанных в ч. 2 ст. 121 ТК РФ.

По графику отпусков работник уходит в отпуск 4 августа. С 1 мая по 3 августа он был на «больничном». До этого он находился в учебном отпуске, а еще раньше болел и находился в отпуске без сохранения содержания. И в итоге весь расчетный период он отсутствовал. Как рассчитывается его средний заработок для оплаты отпуска, если он вообще не работал 12 месяцев?

Согласно п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, расчетным периодом для оплаты отпусков являются 12 последних календарных месяцев (с 1-го по 30-е (31-е) число, а в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

В случае когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 указанного  Положения).

Для работника, который проработал весь год, расчетным периодом будет время с 01.08.2010 по 31.07.2011. Расчетным же периодом для описанного случая будет время с 01.08.2009 по 31.07.2010.

Работник попросил предоставить ему отпуск по истечении 6 месяцев работы после приема на работу, причем в полной части, то есть 28 календарных дней. Руководитель не возражает, но попросил оплату произвести пропорционально отработанному времени. Такое возможно?

Право на оплачиваемый отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 календарных месяцев (ст. 122 ТК РФ). Действующим законодательством предусмотрен единый порядок исчисления среднего заработка для всех случаев определения размера средней зарплаты, в том числе и для расчета отпускных (ст. 139 ТК РФ). Порядок исчисления среднего заработка определен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

В названном Положении случай исчисления среднего заработка для оплаты отпуска, предоставляемого работнику по истечении 6 месяцев, не нашел отражения.

Исчисление среднего заработка для работника у конкретного работодателя начинается со вступления работника в трудовые отношения с этим работодателем и, следуя принципу расчета среднего заработка из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени, в данном случае для расчета (уход в отпуск после 6 месяцев работы) необходимо определять средний дневной заработок из фактически начисленной работнику зарплаты за 6 месяцев.

При этом все 28 календарных дней должны быть оплачены в порядке, определенном ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть не позднее чем за 3 дня до его начала. Частичная выплата работнику отпускных при выявлении в ходе проведения проверки может быть квалифицирована как нарушение трудового законодательства.

Ведение кадрового учета в организации осуществляет бухгалтер. Обязательна ли в таких обстоятельствах записка-расчет о предоставлении отпуска, если ее и от кадров, и от бухгалтерии будет подписывать один человек? Зачем она вообще нужна, если средний  заработок считается автоматически программой?

Обязательность применения унифицированных форм, утвержденных в составе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, следует из пп. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно названным нормам:

  1. 1) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;
  2. 2) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Порядком поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным совместным постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина России от 18.06.1998 № 27, принятым, в свою очередь, для реализации постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», определялось, что с 01.01.1999 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1998–1999 гг., в том числе такому разделу учета, как учет труда и его оплаты.

Таким образом, на данный момент времени, даже если ведение кадрового учета возложено на бухгалтера, что обусловливает заполнение им записки-расчета и в качестве работника кадровой службы, и в качестве бухгалтера, ее составление представляется необходимым. Заполнение записки-расчета автоматизировано или вручную позволяет проконтролировать правильность расчета причитающихся работнику отпускных.

Следует отметить, что действующее регулирование порядка составления первичных учетных документов планируется изменить и утвержденные Госкомстатом России (Росстатом) альбомы унифицированных форм первичной учетной документации сделать необязательными для небюджетных организаций. Так, новым Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривается,что формы первичных учетных документов будет утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом только для бюджетных учреждений, государственных органов, органов местного самоуправления, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов формы первичных учетных документов будут устанавливаться в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В первый день отпуска работник заболел. Продлевается или переносится его отпуск?

Как следует из ч. 1 ст. 124 ТК РФ, в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый  работодателем с учетом пожеланий работника.

Практика разрешения данного вопроса формировалась на основе п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным комиссариатом труда 30.04.1930 № 169. Согласно названному положению, если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя.

Поскольку ТК РФ и принятые для его реализации нормативные правовые акты не предусматривают аналогичного правила, то пожелания работника имеют значение не только относительно срока перенесения отпуска, но и относительно выбора способа изменения времени использования отпуска.

Так, работнику, заболевшему в первой половине отпуска, продление ежегодного оплачиваемого отпуска будет неудобным; предпочтительным для него будет прекращение отпуска днем, предшествующим наступлению временной нетрудоспособности, и предоставление неиспользованной в связи с этим части – в другой период времени.

Продлевается ли ежегодный оплачиваемый отпуск работника в случае, если у него заболел ребенок и на это время ему выдан листок временной нетрудоспособности?

Согласно ч. 1 ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случае временной нетрудоспособности работника. Таким образом, время ухода за больным ребенком, больными членами семьи не является основанием для продления ежегодного оплачиваемого отпуска, несмотря на наличие листка нетрудоспособности.

Следует отметить, что в соответствии с п. 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (ред. от 24.01.2012) «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности», листок нетрудоспособности не выдается по уходу за больным членом семьи в период ежегодного оплачиваемого отпуска и отпуска без сохранения заработной платы.

Работнику предоставлен отпуск со 2 по 29 апреля. 22 апреля работник позвонил и сообщил, что он заболел и ему оформлен листок нетрудоспособности на 10 дней (с 21 по 30 апреля). На какое количество дней ему должен быть продлен отпуск? Как быть с праздничными нерабочими днями?

В соответствии с ч. 1 ст. 124 ТК РФ в случае временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен. Отпуск продлевается на количество дней временной нетрудоспособности, в данном случае – на 10 календарных дней. Если на этот период приходятся праздничные нерабочие дни, например 1 и 9 Мая, то они согласно ч. 1 ст. 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Таким образом, поскольку днем, с которого начинается продление отпуска, является 1 Мая, то при определении части отпуска, которая должна быть предоставлена работнику, этот день, а также 9 Мая в отпуск не засчитываются, и работник в итоге будет отдыхать по 12 мая.

Как оформляется продление ежегодного оплачиваемого отпуска? Обязательно ли составление приказа о продлении?

Согласно ч. 1 ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

  • – временной нетрудоспособности работника;
  • – исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • – в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Решение о продлении или перенесении ежегодного отпуска принимается работодателем не автоматически – на основании подтверждающих наступление указанных в названной норме обстоятельств, но с учетом пожеланий работника.

Кроме того, как следует из пп. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

В полном объеме удовлетворяет указанным требованиям приказ (распоряжение), в котором помимо перечисленных реквизитов будут указаны документы, послужившие основанием для принятия решения о продлении отпуска. Такой приказ (распоряжение) может быть составлен по следующему образцу:

Вместе с тем на практике по согласованию с бухгалтериями приказы (распоряжения) о продлении отпусков не издаются, а в качестве первичных учетных документов принимаются документы, подтверждающие наступление событий, указанных в ч. 1 ст. 124 ТК РФ.

Принимая такое решение в случае наступления в период ежегодного оплачиваемого отпуска временной нетрудоспособности работника, кадровая служба и бухгалтерия должны учитывать то обстоятельство, что от правильного оформления продления отпуска зависит правильность «конвертации» отпускных, выплаченных работнику, в пособия по временной нетрудоспособности.

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» пособие по временной нетрудоспособности не назначается застрахованному лицу за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска.

Работник работает первый год. Рабочий год начался 16.08 прошлого года и истекает 15.08 текущего. Желания использовать отпуск по истечении 6 месяцев работник не выразил, а попросил отдел кадров предоставить этот отпуск в сентябре текущего года, объясняя это тем, что на это время приходится отпуск у супруги. Можно ли перенести отпуск на сентябрь и как правильно оформить такое перенесение отпуска?

Статья 124 ТК РФ не предусматривает возможности перенесения отпуска на следующий рабочий год по инициативе работника. Вместе с тем, как представляется, вопрос о перенесении отпуска может быть поставлен не только работодателем (если предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), но и работником, когда использование отпуска в текущем году может неблагоприятно сказаться на отдыхе работника. Иное понимание свидетельствовало бы о приоритете интересов работодателя над интересами работника.

Следует отметить, что Конвенция МОТ № 132 об оплачиваемых отпусках указывает на необходимость согласования потребностей работодателя и возможностей для отдыха, доступных работнику.

Согласно ст. 10 Конвенции время предоставления отпуска, если оно не устанавливается нормативными документами, коллективным соглашением, арбитражным решением или иными способами, соответствующими национальной практике, определяется работодателем после консультации с работником или с его представителями. При определении времени предоставления отпуска должны учитываться потребность предприятия в рабочей силе и возможности для отдыха, доступные работнику. Если для перенесения отпуска по инициативе работодателя требуется согласие работника, то во втором случае (если инициатива исходит от работника) потребуется согласие работодателя (который, исходя из производственных интересов, может отказать в удовлетворении просьбы работника).

Просьба работника о перенесении отпуска (желательно с указанием причины) должна быть изложена в заявлении. В положительной резолюции на заявлении руководитель организации выражает согласие на удовлетворение просьбы работника, и этот документ является основанием для предоставления работнику отпуска в согласованное сторонами время.

Вместе с тем такое решение вопроса возможно только в том случае, если работник не занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, поскольку в соответствии с ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска этой категории работников запрещается. Ввиду наличия у работника супруги его несовершеннолетие маловероятно, однако же, если работник не достиг возраста 18 лет, то его просьба о перенесении отпуска удовлетворена быть не может.

Также следует учитывать, что в следующем году такое решение вопроса будет уже неправомерным, поскольку ч. 4 ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

В заключение все же необходимо отметить, что квалификация перенесения ежегодных отпусков (их частей) по инициативе работника государственными инспекторами труда не отличается единообразием и нередко даже согласованное между работником (с инициативы работника) и работодателем перенесение части ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год указывается в предписании как нарушение трудового законодательства.

По графику отпусков работник должен уйти в отпуск в августе. Но при составлении графика учитывалось, что на время отпуска его может замещать другой работник, который в настоящий момент подал заявление об увольнении, следовательно, замены нет. Можно ли перенести отпуск первого, ссылаясь на производственную необходимость?

Согласно ч. 3 ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год; при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

При оформлении такого перенесения следует учитывать, что неблагоприятные для организации последствия в виде нарушения нормального хода ее работы должны быть связаны с предоставлением работнику отпуска в текущем рабочем году. Отсюда следует, что перенесение отпуска на более ранний период, чем установлено графиком отпусков, с обоснованием ст. 124 Трудового кодекса РФ, будет не вполне правомерным. Например, работодатели нередко отправляют работников в отпуск, если в результате аварии приостановлено производство и часть работников не может быть обеспечена работой, считая, что такое право им предоставлено ст. 124 Кодекса. В данном случае, несмотря на исключительность сложившейся ситуации, действия работодателя можно квалифицировать как направление работников в вынужденные отпуска, что действующим трудовым законодательством не предусмотрено. Другое дело, когда вследствие той же аварии необходимо срочное проведение восстановительных работ и «выбытие» одного или нескольких работников в результате использования отпусков чревато срывом производственных планов. В данном случае с согласия каждого работника они продолжают работать в этот период, а их отпуска переносятся на время, когда аврал закончится.

В любом случае получение согласия работника на перенесение его отпуска обязательно.

Что означает «вести учет отпусков»? Где изложены правила ведения такого учета?

Учет отпусков подразумевает внесение информации о каждом предоставленном работнику отпуске в личную карточку работника по форме № Т-2, утвержденной Госкомстатом России от 05.01.2004 № 1.

Для учета отпусков в карточке предназначен раздел VIII, в который заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска, об основании его предоставления. Фиксация всех отпусков без сохранения заработной платы необходима кадровой службе для оперативного определения стажа работы, дающего право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, необходимого не только для предоставления отпусков в натуре, но и чрезвычайно важного для решения вопроса о выплате работнику при увольнении компенсации за неиспользованные отпуска.

Правила учета отпусков не закреплены нормативными правовыми актами. И только в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, определено, что в разделе «Отпуск» формы № Т-2 ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации
.
Работник, находясь в ежегодном отпуске, за 2 недели до предполагаемой даты выхода из отпуска подал заявление об увольнении по собственному желанию. Дата увольнения определена за 6 дней до истечения его отпуска. Свою просьбу работник мотивировал тем, что ему предложена работа, на которую он должен выйти на следующий после указанного в заявлении дня увольнения день. Можно ли в этом случает отозвать его для оформления увольнения? Или увольнение возможно только после окончания отпуска?

В соответствии с ч. 1 ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели (если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом). Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. В описанной ситуации заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено намерением выйти на работу с указанной в заявлении даты в другую организацию.

При любом развитии событий по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). То, что он в это время находится в отпуске, не имеет значения для юридической квалификации прекращения трудовых отношений.

Таким образом, действия работодателя ограничены жесткими законодательными рамками: с одной стороны, он обязан оформить увольнение в указанный в заявлении срок (а не после окончания отпуска), с другой – обязан соблюсти процедуру увольнения (ознакомить с приказом об увольнении под роспись, рассчитать работника, выдать ему трудовую книжку и другие документы). При этом вне правового регулирования находятся интересы работодателя, например, в надлежащем оформлении приема-передачи дел от увольняющегося работника, переоформлении времени отпуска работника и т. п.

Попытаться отозвать работника из отпуска для надлежащего оформления увольнения работодатель может, хотя бы для того, чтобы прервать течение отпуска. При этом в уведомлении работнику рекомендуется перечислить мотивы работодателя и упомянуть о необходимости соблюдения всех процедур, установленных как ТК РФ, так и внутренним регламентом работодателя.

Если же работник воспользуется своим правом и откажется от отзыва, то работодателю остается только соблюсти все требования законодательства, в том числе об ознакомлении работника под роспись с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора, выдаче в день увольнения трудовой книжки, других документов, связанных с работой, об окончательном расчете с работником (ч. 5 ст. 80, чч. 2 и 4 ст. 84 1 ТК РФ).

Ответы подготовлены
Щур-Труханович Л. В.,
директором Центра исследований
в сфере экономики и права

Также по этой теме: