Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Персонал    Новые правила оформления командировочных расходов

Новые правила оформления командировочных расходов

13.01.2016

Новые правила оформления командировочных расходов

Опубликовано в журнале "Комплект «Бухгалтерская газета» + «Официальный вестник бухгалтера»" №8 год - 2015

С. В. Галкин

С 2015 г. командировочные расходы работников оформляются по новым правилам, что обусловлено отменой командировочного удостоверения и некоторых других первичных учетных документов.

Соответствующие решения приняты и оформлены следующими нормативными актами: 1) в отношении федеральных государственных служащих – Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 «О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813»; 2) в отношении иных сотрудников организаций – постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации». Указанным постановлением внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту статьи – Положение о направлении в командировки), которое ранее утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задача об отмене командировочного удостоверения зафиксирована еще в распоряжении Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, которым утвержден План мероприятий (дорожная карта) «Совершенствование налогового администрирования». Заключался он в сокращении количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных расходов, в том числе в отмене командировочных удостоверений для коммерческих организаций.

Фактически произошли дальнейшие изменения.

Отныне все ранее применявшиеся для оформления командировочных расходов первичные документы являются необязательными, в том числе приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

При всем этом на практике отмена ранее обязательных первичных документов по учету командировочных расходов вызывает определенные затруднения и отдельные вопросы. Рекомендуется с 2015 г. порядок оформления служебных командировок закрепить в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета. Для этого стоит выделить отдельный раздел (подраздел) под примерным названием «Учет командировочных расходов». В противном случае у сотрудников бухгалтерии будут возникать дополнительные вопросы, которые необходимо будет решать постфактум. Среди таких вопросов – период одобренного уполномоченными лицами пребывания в служебной командировке, необходимость принятия решения о дополнительной оплате труда при нахождении в пути в выходные и нерабочие праздничные дни и т. д.

На сегодняшний день обязательными для применения остаются следующие документы и регистры учета: 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, который оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55; в государственных и муниципальных учреждениях и органах власти – по форме, утвержденной приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению»; 2) формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

В ближайшее время стоит ожидать отмену журнала учета прибывших (убывших) в командировку.

Основание для направления работника в служебную командировку
В соответствии с п. 3 новой редакции Положения о направлении в командировки работники направляются в командировки на основании решения (ранее – по распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Под решением следует понимать не только «классический» приказ по кадрам или приказ по форме № Т-9 (Т-9 а), но и любое иное решение работодателя, которое может быть оформлено как в письменном виде, в виде резолюции, так и в устной форме.

Таким образом, с 2015 г. необязательным является в том числе и издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку.

Вместе с тем необходимость издания указанного приказа (распоряжения) рекомендуется закрепить в учетной политике организации. Объясняется это необходимостью очертить оговоренные с начальством пределы служебной командировки.

Отныне фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Таковы положения новой редакции п. 7 Положения о направлении в командировки. Также по проездным документам (билетам) должны отныне определяться даты пересечения государственной границы Российской Федерации при направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества независимых государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Таковы положения новой редакции п. 19 Положения о направлении в командировки.

В случае если период служебной командировки заранее документально оговорен не будет, у бухгалтера будут возникать резонные вопросы об одобрении убытия в командировку в строго определенную календарную дату и (или) о прибытии из командировки в оговоренный период времени. Только лишь по проездным документам определить оговоренный (согласованный) с руководством организации период служебной командировки будет затруднительно. Цена же таких расхождений может заключаться в оплате суточных за дополнительные дни и даже в оплате работы в выходные и праздничные дни.

В отдельных случаях фактический день выезда в командировку согласно проездным документам может быть более ранней датой, чем оговоренная в приказе и (или) командировочном удостоверении дата начала командировки. И соответственно, фактическая дата выезда из командировки может быть более поздней, чем оговоренный в установленном порядке крайний день командировки. В таких случаях возникает вопрос: вправе ли работодатель оплачивать расходы по проезду и принимать их в целях налогообложения прибыли?

Как указано в письме Минфина России от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо принимать во внимание, чтобы соответствующие затраты были понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения (в пункте командировки).

Исходя из изложенного вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, в рассматриваемых случаях необходимо дополнительное согласование с руководителем организации.

Пример
По возвращении из служебной командировки работником организации был представлен авансовый отчет, к которому приложены проездные документы об убытии в командировку 7 февраля 2015 г. (суббота) и прибытии из командировки в место постоянного жительства 15 февраля 2015 г. (воскресенье).

Исходя из проездных документов период служебной командировки составляет 9 календарных дней, за которые работник вправе требовать оплаты суточных. В связи с тем, что сотрудник находился в пути к месту командировки и обратно в выходные дни, он также вправе требовать оплаты работы в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Такие требования в последнее время неоднократно высказываются Минтрудом России в его разъяснениях (см. письмо от 05.09.2013 № 142/3044898-4415).

При всем этом необходимо учитывать, было ли одобрено руководством убытие работника в командировку именно в выходной день (суббота) и прибытие его из командировки в воскресный день. При принятии решения о направлении работника в командировку мог оговариваться период с 9 февраля (понедельник) до 13 февраля (пятница).

Такого рода вопросы (одобрения периода командировки) рекомендуется решать изданием приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. За основу при формировании приказа рекомендуется принимать типовую форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Также за основу как решение работодателя о направлении работника в командировку могут быть приняты:
– письменное заявление работника на выдачу под отчетных сумм для оплаты командировочных расходов, составленное в произвольной форме и содержащее записи о сумме наличных денег и о сроке, на которые выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (такое заявление оговорено в п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»);
– служебная записка, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки (см. п. 7 Положения о направления в командировки), на которой приводится резолюция уполномоченного должностного лица о рассмотрении данного документа и (или) одобрении (согласовании).

Указанные документы могут заменить письменный приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку, для чего необходимо требовать указания в них периода служебной командировки и ее назначения (цели).

Соответствующее решение опять же необходимо зафиксировать в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета.

Определение периода пребывания в служебной командировке при проезде на личном транспорте
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таковы положения новой редакции п. 7 Положения о направлении в командировки.

В отношении федеральных государственных гражданских служащих в данном случае должны применяться документы, перечень которых утверждается Минфином России. Об этом сказано в новой редакции п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Об использовании командировочного удостоверения
Необходимость применения командировочного удостоверения должна быть оценена самой организацией. В случае необходимости использование такого рода документа также может быть предусмотрено учетной политикой организации. За основу может быть принята форма № Т-10 «Командировочное удостоверение», утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В целом ряде случаев применение указанной формы до сих пор предусмотрено руководящими документами. В частности, это характерно для оформления командировок военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел и приравненных к ним категорий лиц. Примером в данном случае могут являться положения приказа Министра обороны РФ от 30.12.2014 № 988, которым утверждена Инструкция по организации направления военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации, проходящих военную службу по контракту, в служебные командировки на территории Российской Федерации. Применение командировочного удостоверения актуально также для случаев, когда по условиям командировки предусматривается посещение целого ряда объектов (населенных пунктов), что может подтверждаться соответствующими отметками в таком документе. Использование рассматриваемого документа может быть связано и с предоставляемыми работникам льготами, гарантиями и компенсациями. Именно командировочное удостоверение в отдельных случаях подтверждает право сотрудника (в частности, на льготы в рамках районного регулирования оплаты труда).

Также по этой теме: