Проблемы вручения претензий

юрисконсульт УНПК «Юридическая помощь»

Предъявление претензий, жалоб, заявлений является типичным, а в некоторых случаях и обязательным элементом подготовки к судебному разбирательству. Например, предъявление претензии, во-первых, доказывает соблюдение досудебного порядка разбирательства, во-вторых, фиксирует срок соответствующего обращения. Кроме того, грамотно составленная претензия помогает донести до контрагента суть требований. Однако вручение претензий, жалоб и даже обращений в государственные органы зачастую встречает ряд препятствий. К сожалению, подобная ситуация складывается и при подаче искового заявления в суд.
Прежде всего, возникает вопрос — передать соответствующий документ «лично в руки» либо отправить его письмом, факсом и т. д. Однозначно ответить на этот вопрос нельзя, так как есть значительные различия в сроках, которые занимают данные процедуры, и в способах доказывания их осуществления.
Личное вручение обращения выгодно тогда, когда необходимо выполнить эту процедуру как можно быстрее. Если продолжительное ведение переговоров предпочтительно, то отправка письма обеспечит определенный запас времени. Здесь надо иметь в виду, что в соответствии с п. 2 ст. 194 Гражданского кодекса РФ письменные заявления и извещения, сданные в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, считаются сделанными в срок.

Практикующие юристы для фиксации факта отправки письма отправляют свои обращения заказным письмом с уведомлением, а также с описью вложения. По нашему опыту, это достаточно эффективный способ, но недобросовестный контрагент может его обойти. Так, письма с уведомлением, даже с описью вложения могут содержать любой текст.
Удостоверения самого текста не происходит, и ничто не помешает лицу, к которому вы обращались, заявить в суде, что он получил, к примеру, расписание работы кинотеатра. Кроме того, надо иметь в виду, что если у юридического лица нет договора с почтовым отделением о доставке корреспонденции, то почта не обязана ее доставлять.
Удостоверить текст письма можно с помощью работника почты. На практике имели место случаи, когда приходилось отсылать факс с телеграфного отделения почты. Благодаря тому что оператор связи поставил штемпель на лист бумаги, с которого отправлялся факс, текст соответствующего обращения был удостоверен. В данном случае имеет смысл попросить работника почты опросить о данных лица, принимающего факс. Возможны и другие варианты.

Например, отправляя письмо, заказное или с описью вложения, можно попросить оператора связи снять с письма копию, тут же проштемпелевать ее, но уже без права возврата вам в руки самого письма, запечатать в конверт и оформить отправку.
В результате у вас на руках остается заверенная копия отправленного сообщения.
Разумеется, для совершения подобной операции нужно обратиться в отделение почты, имеющее копировальный аппарат.
Данные действия не нарушают Устав ФГУП «Почта России», но часто встречают непонимание со стороны рядовых работников почтовых отделений. Эту проблему мог бы решить приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, обязывающий рядовых работников оказывать соответствующее содействие. Прибегать к подобному порядку имеет смысл в тех случаях, когда лицо, к которому уже послано письмо, игнорирует его, нет времени посылать письма несколько раз или текст обращения имеет особое значение.
Нужно учитывать, что в соответствии с п. 35 Порядка оказания услуг почтовой связи почтовые отправления и почтовые переводы при невозможности их вручения (выплаты) адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. Данный срок может быть продлен по заявлению отправителя или адресата, что может значительно затянуть время ответа.

Отсылка писем используется, как правило, для фиксации самого факта обращения, что не всегда разумно с учетом срока, требуемого для обращения через почту.
Однако и личное вручение вызывает ряд вопросов. Иногда неясно, кому именно вручать соответствующее требование. Необходимо быть уверенным, что лицо, которому вы передаете требование, имеет правовую связь с организацией и обладает правом принимать обращения. Пункт 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ устанавливает, что полномочие представлять интересы может явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т. п.).
Правовая связь кассира подтверждается его допуском к кассе. Наличие у продавца и кассира фирменной одежды также может играть свою доказательную роль.

При предъявлении претензии лично в руки могут возникнуть проблемы с фиксацией данного факта. Прежде всего, необходимо попробовать вручить лицу требование в письменной форме и предложить ему сделать отметку о вручении на ее копии. Отметка должна содержать письменное подтверждение получения требования, дату, роспись, ее расшифровку. Не лишним будет указание на правовой статус лица в организации.
Если лицо отказывается от проведения данной процедуры, можно в присутствии двух свидетелей составить акт об отказе. Акт составляется в свободной форме. Как таковой самостоятельный акт обычно не составляется, а делаются соответствующие пометки на не принятом письменном обращении.
Возможна также и видеофиксация, например, на мобильный телефон. Если лицо не согласно подтвердить на камеру свой отказ принять претензию, необходимо произнести вслух текст заявления, добавить комментарий об отказе принять письменное обращение, задать контрольный вопрос лицу о предлагаемом им порядке вручения обращения. Имеет смысл снять вид здания с адресом, вывеску.

При видеофиксации могут возникнуть проблемы с доказыванием даты обращения, поэтому при зачитывании обращения следует упомянуть дату. Если в помещении
есть календари или электронные часы, показывающие дату, то нелишне и их зафиксировать.
Разумеется, не во всех организациях возможно проведение видеосъемки. Необходимо разделить случаи, когда видеосъемка запрещена, когда лицо имеет право ее запретить и когда лицо не имеет права ее запретить, но способно это сделать незаконно. В первом случае в соответствии с ч. 2 ст. 55 Гражданско-процессуального кодекса РФ видеозапись не имеет юридической силы и не может быть положена в основу решения суда. Во втором случае, если лицо не заявило во время видеосъемки о запрете в ее проведении, нужно настаивать в суде о признании видеозаписи доказательством. В третьем случае необходимо попытаться сохранить запись противоправных действий лица, а также зафиксировать их другими способами (показания свидетелей, жалоба в органы государственной власти).
Видеосъемка может быть затруднена в помещении органов государственной власти или местного самоуправления. Обращения граждан в государственные органы и органы местного самоуправления регулируются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и подзаконными актами. Обращение в соответствии с указанным Федеральным законом может быть как устным, так и письменным. В ходе личного приема возможно предъявление письменного обращения. Поэтому, если в результате личного приема возникла какая-либо конфликтная ситуация или появилось подозрение, что ответ на устное обращение будет дан ненадлежащим способом, имеет смысл на месте сформулировать вопрос в письменном виде и потребовать ответа на него как на письменное обращение. Необходимо при этом потребовать от должностного лица расписаться в получении обращения на его копии, хотя надо иметь в виду, что данная процедура Федеральным законом не предусмотрена.
В письменном обращении обязательно должны указываться наименование государственного органа (или органа местного самоуправления), в который направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество обращающегося гражданина (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, личная подпись и дата. Статья 12 Федерального закона устанавливает, что ответ на письменное обращение должен быть дан в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. Регистрация производится в течение трех дней с момента поступления обращения. Надо помнить, что рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
Если неясно, куда именно отправить обращение, то можно смело выбирать один из предполагаемых органов, так как он будет обязан в течение семи дней со дня регистрации перенаправить обращение в компетентный орган с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Ответ на устный вопрос, требующий дополнительной проверки, в соответствии со ст. 13 Федерального закона дается в письменной форме. Если должностное лицо настаивает, что вопрос является простым, то ему необходимо напомнить, что устный ответ дается только с согласия гражданина и фиксируется в карточке личного приема. К сожалению, отдельные должностные лица препятствуют надлежащему порядку личного обращения граждан (не регистрируют обращения, не ведут личных карточек приема), поэтому приходится отсылать обращения повторно заказным письмом с уведомлением.
Нарушения возможны и при обращении в суд. Подобные обращения регулируются в настоящее время Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, которая утверждена приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36. В отличие от Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Инструкция прямо устанавливает, что лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
Надо помнить, что сам процесс предъявления претензий, жалоб, исковых заявлений, обращений и т. д. является не таким простым, как может показаться на первый взгляд, и способен оказать существенное влияние на ход всего дела.

Материал публикуется по итогам Международной научно-практической конференции «Прикладные проблемы правоприменительной практики», проведенной 30 октября 2009 г.