Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Споры    Компенсация за использование личного имущества работника

Компенсация за использование личного имущества работника

19.05.2014

Компенсация за использование личного имущества работника

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №1 год - 2012

Н.В. Пластинина,
Специалист по трудовым спорам

Общей нормой, устанавливающей  применение компенсации за использование работником личного имущества в служебных целях, является статья 188 Трудового кодекса РФ.

Для реализации права работника на указанную компенсацию должны иметься следующие условия:

1) работник должен действительно иметь соответствующее имущество. Имуществом работник в соответствии с гражданским законодательством может не только владеть на праве собственности, но и на основании иных прав. Например, у него может находиться используемое им оборудование в аренде. Или же он может использовать автомобиль для служебных поездок на основании  доверенности. В случае отсутствия самого имущества невозможно доказать ни его использование, ни понесенные работником расходы по его содержанию. Представление же работодателю подложных документов может повлечь обращение последнего в правоохранительные органы с соответствующим заявлением.

Пример: в организации локальным актом предусмотрена выплата компенсации сотрудникам отдела доставки при использовании ими собственных автомобилей в служебных целях. Локальным актом организации предусмотрена определенная процедура согласования факта и размера выплаты, в том числе с предоставлением работником перечня документов, подтверждающих право использования автомобиля. В числе прочих документов данным актом предусмотрено предоставление работником паспорта транспортного средства (ПТС).

Работник же представил только копию данного документа. Бухгалтер отказался согласовывать выплату компенсации, а кадровик – оформлять до предоставления оригинала данного документа.

Через некоторое время выяснилось, что автомобиль, который якобы используется работником, давно продан, а ксерокопия ПТС осталась. Таким образом, работник пытался мошенническими действиями оформить и получать в дальнейшем компенсацию за горюче-смазочные материалы и амортизацию автомобиля, которым уже не владел ни на каком праве;

2) должно наличествовать использование этого имущества самим работником или иным работником того же работодателя с наделением последнего соответствующими полномочиями. То есть работник должен представить документы на право владения и пользования имуществом. Например, технический паспорт на автомобиль, где указан в качестве собственника он сам или лицо, выдавшее ему доверенность на право управления. Такие же «доверительные» отношения могут существовать и между работниками-коллегами, что не запрещено Трудовым кодексом РФ и ГК РФ.

Кроме того, использование имущества в определенных случаях должно подтверждаться умением его использовать. Так, например, использование автомобиля без наличия прав на управление автомобилем определенной категории неправомерно, даже при наличии фактических навыков управления. При оформлении получения работником компенсации на использование личного автомобиля, в том числе, необходимо удостовериться, что работник имеет возможность использовать личное имущество в  служебных целях. Довод работника о том, что отсутствие у него прав на управление автомобилем не означает, что он его не использует (например, пользуется услугами личного водителя), очень спорно.

Ведь статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает компенсации именно работнику, и именно за использование имущества. Конечно, юридически данный вопрос может быть разрешен путем предоставления работником подтверждающих документов: договора с водителем на услуги по управлению личным транспортным средством, ПТС, техпаспортом. Однако на деле это скорее исключительный случай, который в целом все-таки остается спорным;

3) требуется наличие согласия работодателя на использование работником своего имущества в служебных целях. Обычно отдельно выраженного согласия и не имеется. Как правило, такое согласие выражено уже подписанием работодателем соответствующего трудового договора (дополнительного соглашения к нему), в приказе об установлении компенсации и пр. При отсутствии данных документов, а также при отсутствии оплаты компенсации использования работником личного имущества работник не вправе требовать выплаты данной компенсации, даже если локальным актом установлена возможность выплаты компенсационных выплат. Локальный акт, предусматривающий компенсационные выплаты работникам, не означает предварительного одобрения работодателем использования конкретным работником  конкретного имущества. Однако данное правило действует не всегда, выплата компенсации может быть установлена нормативным актом. Например, выплаты компенсации за использование личного автомобиля предусмотрены:
-  Федеральным законом от 03.04.1995 № 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности» (статья 18);
-  Федеральным законом от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (статья 8);
-  Федеральным законом от 21.07.1997 № 118-ФЗ «О судебных приставах» (пункт 3 статьи 21);
-  постановлением Правительства РФ от 11.06.1996 № 695 «Об утверждении Положения о статусе ректора государственного высшего учебного заведения Российской Федерации федерального подчинения»;

4) требуется наличие в трудовом договоре письменного указания на выплату компенсации за использование личного имущества.

Дословное прочтение статьи 188 Трудового кодекса РФ («Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме») позволяет сделать вывод о том, что данное соглашение не обязательно должно быть приложением к трудовому договору.

Это может быть отдельное соглашение работника и работодателя.

Суды склонны рассматривать как соглашение издание работодателем приказа и ознакомление работника с указанным приказом. Или же наличие в организации отдельного «Положения о выплатах компенсаций», с которым работник знакомится при приеме. Однако отсутствие соглашения в классическом понимании этого слова как раз и провоцирует возникновение как злоупотреблений с любой из сторон трудового договора, так и судебных споров.

Наиболее популярными видами имущества, используемого работниками для выполнения должностных обязанностей, являются:
-  личный автомобиль. При использовании личного имущества компенсации подлежат расходные материалы: горюче-смазочные материалы, стоимость технического обслуживания и ремонта;
-  сотовый телефон. Компенсируется стоимость исходящих вызовов и роуминговые услуги (при необходимости), то есть стоимость услуг мобильной связи;
-  компьютер (ноутбук) и модем.

Компенсации подлежит стоимость услуг интернета, используемого работником для работы;
-  иное оборудование, которое не связано с использованием платных услуг третьих лиц.

В последнем случае имеется в виду, что указанное оборудование предназначено и используется работником для получения рабочего результата.

Например, швея на дому использует собственную швейную машину, оверлок для выполнения сдельной работы по пошиву швейной продукции для работодателя. Или технический работник парикмахерской использует личную стиральную машину и утюг для стирки и глажки полотенец работодателя. Или штатный юрист использует портативный ксерокс или фотоаппарат при посещении судов и ознакомлении с делами. В описанных случаях выплачиваемая работодателем компенсация
призвана компенсировать амортизацию оборудования, расходный материал (порошок для стиральной машины, картридж для ксерокса и т.д.).

Касательно компенсаций использования описанного иного оборудования есть указания в еще действующем постановлении Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99 «Об утверждении Положения об условиях труда надомников».

Согласно пункту 10 данного акта для работников-надомников администрация предприятия обязана предоставить в бесплатное пользование оборудование, инструменты и приспособления, своевременно осуществлять их ремонт, а в случаях использования работником личного инструмента и механизмов –
несет обязанность по выплате ему за их износ (амортизацию) компенсацию в порядке, установленном законодательством. Более того, по согласованию сторон трудовых отношений работнику надомнику могут возмещаться и иные расходы, связанные с выполнением для предприятия работ на дому (электроэнергия, вода и т.п.).

Фиксации выплаты компенсации
Принятие в организации локального акта, предусматривающего выплату компенсаций за использование того или иного имущества работником в служебных целях.

Цель данного документа:
-  зафиксировать виды компенсационных выплат, выплачиваемых в организации;
-  зафиксировать перечень должностей, при исполнении обязанности которых работник может использовать личное имущество и получать за это компенсацию;
-  зафиксировать порядок установления выплаты конкретным работникам;
-  установить процедуру оформления выплат;
-  определить размер компенсаций или порядок определения данных размеров (например, при помощи формул расчетов), а также подлежит ли изменению размер компенсаций при изменении исходных данных расчета;
-  зафиксировать минимальный и максимальный размер компенсаций по их видам (если такое применяется в организации);
-  установить, в каких случаях и при каких обстоятельствах выплата компенсации прекращается;
-  зафиксировать процедурные вопросы прекращения выплаты компенсаций.

Отсутствие в организации данного акта не помешает сторонам трудового договора заключить соглашение о выплате той или иной компенсации. Наличие же данного акта призвано заранее расставить все точки над «i», исключив какие-либо злоупотребления с любой стороны и даже в какой-то мере дискриминацию.

Обращение работника за выплатой компенсации
Если такого обращения не происходит, работодатель не обязан устанавливать выплату компенсации работнику.

Например, торговым представителям ООО локальным актом организации предусмотрена выплата компенсации за использование личного автомобиля.

Работники, принимаемые в ООО на указанные должности, в соответствии с локальным актом представляют работодателю документы на используемый автомобиль и расчет компенсации (в ООО он может быть различен в связи с разным расходом топлива разными автомобилями). После получения всех указанных документов работодатель отдельными приказами устанавливает выплату компенсации за использование автомобиля конкретным работникам, размер компенсации, дату начала начисления компенсации с соответствующим распоряжением бухгалтерии и кадровой службе заключить соглашение с работником. При необращении работника к работодателю по поводу выплаты компенсации автоматически считается, что работник, занимающий должность торгового представителя, не использует личный автомобиль, не имеет его или же не имеет прав на вождение автомобиля. И даже просто не считает нужным оформить выплату данного вида компенсации.

Необходимость расчета компенсации
Расчет компенсации нужен в тех случаях, когда размер компенсации зависит от определенных слагаемых.

Например, при расчете компенсации за использование личного автомобиля такой расчет очень полезен. В зависимости от мощности двигателя расход бензина у каждого автомобиля будет разный. Соответственно и размер компенсации может сильно отличаться при использовании «Оки» и «УАЗа Патриота». Однако каждый работодатель умеет считать деньги, в том числе и на выплату компенсаций. Поэтому зачастую устанавливает максимальный размер такой компенсации. При превышении по расчету объема потребляемых ГСМ работник несет расходы, превышающие размер компенсации, за свой счет. Кроме того, за теми же торговыми представителями одной и той же фирмы закреплены, как правило, различные районы обслуживания.

Обслуживание торговых точек в черте города или такое же количество точек, но в области, сильно влияют на количество километров, проходимых автомобилями различных торговых представителей, а соответственно, и на величину размера компенсации. Стоимость технического обслуживания  отечественного автомобиля и иномарки также различна. Если входящая в качестве составляющей в общий расчет компенсации стоимость технического обслуживания устанавливается не в одинаковом размере для всех видов автомобилей, то такая стоимость подлежит подтверждению выписками из тарифов официальных автодилеров.

Но для упрощения порядка установления размера компенсации ТО чаще всего компенсируется в твердом размере вне зависимости от марки автомобиля.

В определенных случаях такой расчет не нужен. Например, при компенсации услуг интернета на безлимитном тарифе (или мобильной связи на таких же условиях). В данных случаях всем работникам компенсация устанавливается и выплачивается в одинаковом размере вне зависимости от оператора связи или провайдера.

Продолжение статьи читайте в журнале
Кадры предприятия №1/2012

Также по этой теме: