Государство пока не обеспечило компании надежной информацией об официальных участниках рынка, поэтому информация о регистрации и ликвидации юридических лиц не всегда своевременно отражается на официальных сайтах налоговых органов. Учитывая текущую обстановку и складывающуюся практику, налогоплательщику целесообразно предпринять определенные усилия по проверке своих поставщиков, чтобы не поплатиться за их неисполнительность.
Налогоплательщики в целях обеспечения своих прав и законных интересов, а также в целях улучшения работы с дебиторами и исходя из открытости для всеобщего ознакомления единого государственного реестра юридических лиц (ст. 51 ГК РФ), вправе проверять потенциальных поставщиков в порядке и на условиях, предусмотренных гражданским законодательством и обычаями делового оборота.
Прежде чем заключить сделку с новым контрагентом любая компания не должна пренебрегать проверкой юридического статуса своего контрагента, его деловой репутации и экономической состоятельности, перепроверить представленные поставщиком документы и тем самым сформировать доказательства своего осмотрительного отношения к выбору поставщика.
Право свободно искать и получать информацию любым законным способом дает нам ч. 4 ст. 29 Конституции РФ. Следовательно, собирать информацию о контрагентах можно из публикаций в СМИ и Интернете и т.д. Не стоит забывать, что согласно п. 1 ст. 102 НК РФ, сведения о нарушениях налогового законодательства не относятся к налоговой тайне, то есть не являются закрытыми для других налогоплательщиков, поэтому в СМИ нередко появляются сообщения о нарушениях той или иной организации. Но в условиях противоречивого и изменчивого налогового законодательства один лишь факт составления акта о нарушении не должен служить основанием для вывода о ненадежности поставщика. Для большинства компаний налоговая проверка чаще всего не заканчивается выдачей справки об отсутствии нарушений.
При заключении договора организация вправе попросить у партнера копию его свидетельства о государственной регистрации и другие учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах. Крупные компании уже давно вместе с офертой сразу же направляют потенциальным клиентам копии своих свидетельств. Можно запросить в налоговой инспекции выписки из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), в которых указываются сведения, подтверждающие, что организация с точки зрения государства существует. В особо значимых или рискованных случаях следует позаботиться о свидетелях, которые подтвердят, что договоры со стороны партнеров подписывал руководитель поставщика, а не подставные лица. Кроме того, имеет смысл проверить наличие офисов и производственных площадей, а результат проверки зафиксировать в служебной записке на имя своего руководства.
Недопустимо оставлять без внимания отказ предоставить минимальную информацию о компании. Разные юридический и фактический адреса у поставщика, совпадение руководителя и главного бухгалтера в одном лице, отсутствие информации о компании в Интернете и общедоступных базах данных, необычно низкие, по сравнению с рыночными, цены, негативные отзывы от других покупателей – все эти признаки могут послужить сигналом для осмотрительности при заключении сделки, но ни один из таких признаков не должен быть решающим - следует оценивать их в совокупности и взаимосвязи, а при необходимости запросить у потенциального поставщика пояснения.
Чем тщательней проводится проверка предполагаемого контрагента, тем более полной становится информация о нем. Кроме упомянутых выше документов, в досье поставщика могут быть включены также доверенности, копии карточки с образцами подписей лица, имеющего право распоряжаться расчетным счетом, решение (протокол собрания) о назначении лица на должность руководителя, копии лицензий, рекомендательные письма торгово-промышленных палат и других компаний, копии бухгалтерских балансов. Могут быть использованы и любые другие документы, подтверждающие правовой статус, деловую репутацию и экономическую состоятельность контрагента. Если поставщик является единственным авторизованным дилером в стране или регионе, необходимо получить письмо официального дистрибьютора. Желательно регулярно, например, раз в год, проводить плановую проверку соответствия имеющихся документов действительности, а также вести мониторинг поставщиков. Если от одного имени действуют разные компании, которые постоянно меняются, это должно насторожить налогоплательщика.
Для того чтобы возникало как можно меньше вопросов на этапе получения документов, можно заранее разработать памятку поставщику с указанием документов, которые необходимо представить для подписания договора. В то же время не стоит требовать от поставщиков большого количества документов без особой необходимости. Объем выдаваемой информации определяется также вполне оправданными опасениями в отношении конкуренции.
Собранные документы при необходимости могут послужить доказательствами того, что при выборе поставщиков налогоплательщик действовал с необходимой степенью осторожности и осмотрительности, принял все возможные меры безопасности.
Поставщики должны быть надежными во всех отношениях, поэтому, чем больше проверочных действий может позволить себе налогоплательщик, тем лучше. Нелишним будет предупреждение партнеров, для чего осуществляется проверка.
Если налогоплательщик не проследил за исполнением поставщиком его налоговых обязательств, ему не должны отказывать в судебной защите, так как контроль уплаты налогов организациями входит в обязанность налоговых органов. Более тщательный выбор поставщиков послужит укреплению хозяйственных связей.
Чтобы не потерять на вычетах по НДС, не стоит опрометчиво заключать сделку лишь потому, что никому не известная фирма предлагает внушительные скидки. Немаловажную роль для участников рынка играет деловая репутация фирмы, которая является достойным залогом при заключении сделок.
В связи с тем, что многие злоупотребления связаны с намеренным использованием в череде последовательных сделок так называемых фирм-однодневок, в спорах о вычете НДС суды считают одним из критериев недобросовестности налогоплательщика его поведение при выборе поставщика.
