Сидинкина И. В.,
эксперт БГ
Весной этого года свершилось событие, которого ждали многие плательщики НДС. Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ утверждены электронные форматы счетов-фактур. Теперь у компаний появилась возможность не только обмениваться электронными счетами-фактурами (в том числе корректировочными)по ТКС с контрагентами, но и представлять их в налоговые органы. Таким образом, Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, по сути, завершил формирование нормативно-правовой базы для запуска электронного оборота документов, используемых при расчетах по НДС. Теперь, для того чтобы данный способ обмена документами в полной мере заработал на практике, необходимы лишь определенные усилия со стороны компаний и их контрагентов.
Первым шагом на этом пути стал Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, внесший в НК РФ дополнения, предоставляющие налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть выставлен плательщиком НДС в электронном виде.
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур был утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, а форма счета-фактуры, в том числе корректировочного, и правила его заполнения, применяемые в настоящее время, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ были утверждены электронные форматы документов, подтверждающих факты отправки и получения электронных счетов-фактур участниками обмена.
И, наконец, Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ утвердил электронные форматы, разработанные в соответствии с формами данных документов, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 1137:
— счетов-фактур (в том числе корректировочных);
— журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур;
— книг покупок и продаж, а также дополнительных листов к ним.
Несомненно, преимуществом электронного документооборота является его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала длительное время (дни, а то и недели), то теперь на это у компаний будут уходить буквально считанные минуты. Следует отметить, что контрагент по правилам электронного документооборота должен оперативно уведомить о получении того или иного документа. В целях упрощения процедуры проведения мероприятий налогового контроля, пересылать электронные счета-фактуры по ТКС можно и в налоговые органы. Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению затрат на канцелярские и почтовые расходы. Ведь в этом случае компании не придется оформлять большое количество бумажных счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам почтой или курьером. Кроме того, использование электронного документооборота позволит организациям оптимизировать свой внутренний документооборот и улучшить качество управления, что в итоге не может не сказаться на прибыльности ее бизнеса.
Немаловажным фактором, свидетельствующем о бесспорном преимуществе данного способа обмена документами, является тот факт, что обмен электронными документами позволит избежать ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС.
Переход на электронный документооборот не является обязанностью для компаний. По разъяснениям финансового ведомства, приведенным в Письме от 01.08.2011 № 03-07-09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Иными словами, в случае положительного решения компании необходимо согласовать указанный момент со своими контрагентами, которым она планирует направлять счета-фактуры по ТКС. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделок на составление счетов-фактур в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует. Следовательно, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил, обычаев делового оборота, то есть посредством обмена соответствующими документами, из которых явно следует волеизъявление сторон по данному вопросу.
В соответствии с п. 1.3 Порядка выставления и получения электронных счетов-фактур, кроме соглашений с контрагентами, компаниям, принявшим решение стать участником обмена электронными документами, необходимо оформить соглашение с оператором, без которого обмен электронными счетами-фактурами невозможен. Стороны, участвующие в обмене электронными документами, вправе заключить соглашение как с одним оператором, так и с несколькими, то есть посредников в процессе обмена может быть два – оператор продавца и оператор покупателя. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ для успешного обмена электронными счетами-фактурами необходимо, чтобы у операторов и участников обмена были совместимые технические средства и возможности для приема и обработки информации. Несомненно, этот вопрос компании нужно выяснить заранее, иначе обмен может просто не состояться.
Форматы электронных документов, передаваемых в процессе обмена, согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138@ должны содержать идентификатор оператора. Не так давно, а именно 20.04.2012 Приказом ФНС России от № ММВ-7-6/253@ определен Порядок присоединения оператора к сети доверенных операторов электронного документооборота.
Для полноценного обмена документами в электронном виде компания должна получить в удостоверяющем центре сертификаты ключей электронной цифровой подписи. Порядок аккредитации таких центров утвержден Приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320. В Минюсте данный приказ зарегистрирован 04.05.2012.Таких центров на сегодняшний день существует довольно много, с полным их перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС (www.nalog.ru/html/docs/udost_centr.xls). Как правило, сертификат ЭЦП выдается на имя руководителя компании или иного лица, которое имеет право подписывать счета-фактуры. Здесь нужно напомнить, что отношения в области использования ЭЦП при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Сам процесс электронного обмена довольно подробно прописан в Приказе Минфина России № 50н. При этом электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п. 1.9 Порядка). Это означает, что по каждому счету-фактуре необходимо произвести все действия и составить все сопутствующие документы, определенные данным приказом.
Следует отметить, что компании выгодно переводить в электронный формат сразу весь документооборот. Нет смысла отправлять счета-фактуры через оператора, а первичные документы – накладные и акты – курьером или почтой, поскольку в таком случае ни экономии времени, ни снижения затрат на пересылку и хранение документов не будет. Тем более, что этому в настоящее время ничто не препятствует – не так давно налоговое ведомство подготовило и утвердило Приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ [3] электронные форматы первичных документов, в частности акта приемки-сдачи работ (оказания услуг) и накладной по форме № ТОРГ-12.
Очевидно, возможности электронного документооборота будут расширяться и далее. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2 подчеркнуто, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком. Подобный вывод чиновников обоснован ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ. В новом Законе о бухгалтерском учете, который начнет действовать 1 января 2013 г., требования об использовании официально утвержденных форм первичных документов больше нет. Остались лишь обязательные реквизиты. При этом обязанность делать бумажную копию электронного документа по требованию контрагента сохранилась.
Однако, рассчитывать на то, что процесс внедрения электронного документооборота пройдет просто и быстро, нельзя. Причиной тому могут служить, как недостатки технической базы контрагентов (и операторов), так и тот факт, что цифровой формат документа вызывает некоторое недоверие. Поэтому какое-то время компаниям, решившим перейти на новый формат документооборота, по видимому, придется совмещать электронные технологии и бумажный вариант обмена документами с контрагентами.
Кроме того, процедура оформления и пересылки электронных счетов-фактур, определенная Порядком, не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом. При обмене бумажными документами такой способ используется налогоплательщиками достаточно активно. Процесс обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия фиксируются не только непосредственными участниками обмена, но и независимой стороной – оператором. Поэтому абсолютно все варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового контроля. Следовательно, плательщикам НДС нужно уделять пристальное внимание порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок и продаж, а также в соответствующих журналах. Кроме того, цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС в месяце предоставления услуг (например, услуг связи) их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае поступит от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата получения документа Порядком теперь фиксируется.
