Главная    Интернет-библиотека    Финансы    Управленческий учет — теоретические аспекты и практическая реализация    Системный подход к управлению дебиторской задолженностью

Системный подход к управлению дебиторской задолженностью

21.01.2014

Системный подход к управлению дебиторской задолженностью

Опубликовано в журнале "Управленческий учет" №2 год - 2011

Ерофеева В.А.,
д. э. н., профессор кафедры бухгалтерского учета
Санкт-Петербургского торгово-экономического института,

Смолякова Н.О.,
соискатель кафедры бухгалтерского учета
Санкт-Петербургского торгово-экономического института,

В современных экономических условиях, характеризующихся кризисом неплатежей и ростом взаимных долгов, проблема управления дебиторской задолженностью приобретает особую значимость. Причиной тому стал финансовый кризис, породивший ряд факторов: нарушение сложившихся экономических связей, спад производства, банкротство предприятий, которые привели к сбоям в расчетно-платежных операциях между хозяйствующими субъектами, необоснованному и неконтролируемому росту дебиторской задолженности и, как следствие, к существенному увеличению рисков при реализации продукции с отсрочкой платежа.

Как известно, в образовании дебиторской задолженности, представляющей собой разновидность долговых обязательств и определяемой наличием временного разрыва между продажей товара и/или оказанием услуги и ее оплатой, выделяются два основания: первое связано с предоставлением покупателям отсрочки (рассрочки) платежа за отгруженную продукцию, а второе – с осуществлением авансовых платежей самой организацией.

Естественно, что любое предприятие заинтересовано в продаже своей продукции с немедленной оплатой, но жесткая конкуренция вынуждает реагировать на изменения внешней среды, выстраивать гибкую политику кредитования покупателей, предоставляя отсрочку платежа. В то же время и само предприятие, выполняя условия договоров со своими контрагентами, осуществляет авансовые платежи в счет предстоящих поставок, что также приводит к образованию дебиторской задолженности.

Непогашенная в срок дебиторская задолженность ведет к отвлечению платежных средств из хозяйственного оборота предприятия, порождая при этом такие проблемы, как дефицит денежных активов, увеличение риска неплатежей по своим обязательствам, необходимость привлечения внешних форм финансирования текущей деятельности в виде банковского кредитования и уплаты процентов, что в конечном счете приводит к снижению рентабельности бизнеса, а в отдельных случаях и к угрозе существования компании.

Поскольку дебиторская задолженность оказывает существенное влияние на размер и структуру оборотных активов, показатели ликвидности и платежеспособности, а также на финансовое состояние организации в целом, важной задачей ее жизнеспособности является повышение эффективности  управления дебиторской задолженностью.

В современных экономических условиях управление дебиторской задолженностью организации должно осуществляться на основе системного подхода, который заключается в комплексном применении взаимосвязанных и взаимозависимых процедур, направленных:
– на всесторонний анализ дебиторской задолженности;
– синхронизацию денежных поступлений и выплат;
– определение объема денежных средств, направляемых для инвестирования в дебиторскую задолженность;
– формирование кредитной политики по отношению к покупателям;
– разработку процедуры инкассации дебиторской задолженности;
– расширение практики применения альтернативных методов погашения дебиторской задолженности;
– создание системы мотивации персонала, вовлеченного в процесс управления дебиторской задолженностью;
– формирование эффективной системы контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

На первом этапе управления дебиторской задолженностью организации необходимо осуществить ее анализ за период, предшествующий отчетному.

Прежде всего проверке подлежит юридическая обоснованность проведенной сделки, и только потом анализируются уровень, состав и динамика дебиторской задолженности, а также эффективность инвестированных в нее финансовых средств. Исходной информацией являются данные учета по задолженности контрагентов, содержащие сведения о сумме долга и сроках его возникновения. Для получения информации о сроках погашения задолженности проводится анализ договоров с контрагентами; на основании полученной информации составляется реестр «старения» счетов дебиторов с выявлением просроченной, сомнительной и безнадежной задолженности.

Определение реального состояния дебиторской задолженности позволяет оценить вероятность безнадежных долгов с учетом сроков возникновения задолженности [3].

Важным условием является определение коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности, который характеризует эффективность работы по сбору платежей за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги, определяемый как отношение оборота компании к среднегодовой величине дебиторской задолженности.

Другим важным показателем работы организации является эффективность инвестирования средств в дебиторскую задолженность, которая определяется сопоставлением суммы дополнительной прибыли от реализации продукции за счет предоставления товарного (коммерческого) кредита с суммой
дополнительных затрат по его оформлению, а также финансовых потерь, связанных со списанием безнадежной задолженности [2].

Важным этапом в управлении дебиторской задолженностью является синхронизация денежных поступлений и выплат. Составление платежного календаря, в котором на основе условий договоров и опыта прежних расчетных операций планируются ежедневные платежи и поступления, позволит снизить остаток денежных средств на расчетном счете, сократить объемы привлеченных заемных средств и расходы по обслуживанию долга, а также оптимизировать погашение собственной кредиторской задолженности.

На основании полученных данных создается возможность по определению объема денежных средств, планируемого для инвестиций в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту. При определении этой суммы следует учитывать планируемый объем реализации продукции на условиях отсрочки платежа, средний кредитный период, а также средний период просрочки оплаты, ориентируясь на опыт хозяйственной практики.

Если финансовые возможности организации не позволяют инвестировать в полном объеме расчетную сумму в дебиторскую задолженность, то при неизменности условий кредитования должен быть скорректирован объем реализации продукции, продаваемой в кредит.

Поскольку возникновение и погашение дебиторской задолженности являются прямым следствием кредитной политики организации, охватывающей весь спектр вопросов коммерческого кредитования, включая систему кредитных условий и оценки финансового положения покупателей, необходимым условием повышения финансовой эффективности сбытовых операций является подготовка научно обоснованной политики коммерческого кредитования.

Принятая организацией система кредитных отношений должна определять срок предоставления кредита (кредитный период), размер предоставляемого кредита (кредитный лимит), систему предоставляемых скидок при досрочной оплате, а также политику штрафных санкций, применяемую за просрочку исполнения обязательств покупателями.

Ключевым звеном в формировании кредитной политики организации является разработка стандартов оценки покупателей на основе кредитоспособности, характеризующей финансово-хозяйственное состояние покупателя, его способность эффективно использовать заемные средства и выполнять все
связанные с ними финансовые обязательства в полном объеме и в предусмотренные договором сроки.

Важным этапом реализации системного подхода к управлению дебиторской задолженностью является формирование процедуры инкассации долга, в составе которой должны быть определены формы предварительного и последующего напоминаний покупателям о сроках платежей, условия продления срока кредита и возбуждения дела о банкротстве несостоятельных дебиторов.

В условиях острой нехватки денежных средств организациями могут применяться альтернативные (неденежные) методы погашения долговых обязательств, какими являются:
– перевод долга;
– зачет взаимных требований;
– уступка права требования;
– отступное;
– новация;
– товарообменные операции.

Современные экономические условия позволяют использовать новую форму управления дебиторской задолженностью, какой является рефинансирование. Основными видами рефинансирования дебиторской задолженности, используемыми в практике работы организаций, выступают:
– факторинг;
– векселя, выданные покупателями продукции;
– форфейтинг.

Очевидно, что эффективность управления дебиторской задолженностью во многом определяется профессионализмом кадров, вовлеченных в этот процесс. Профессиональный уровень работников, мера ответственности, которая на них возложена должностными инструкциями, а также система вознаграждения персонала по работе с дебиторской задолженностью в значительной степени
определяют результативность продаж и своевременность получения платежей.

Важным направлением повышения эффективности управления является совершенствование механизма контроля за движением дебиторской задолженности, включая:
– определение максимально приближенного к среднерыночным показателям периода погашения дебиторской задолженности;
– сопоставление показателей поступления денежной наличности с объемом дебиторской задолженности;
– формирование и реализацию кредитной политики организации;
– страхование дебиторской задолженности;
– незамедлительную выписку счетов покупателю с осуществлением контроля за отгрузкой продукции;
– ориентацию на большое число покупателей с целью снижения риска неуплаты долга одним из клиентов;
– селективность продаж, определяющую, какие группы товаров и в какие периоды не реализуются в кредит;
– составление картотеки дебиторов с осуществлением постоянного контроля за их финансовым состоянием с выявлением отрицательных фактов и разработкой мероприятий по работе с долгами.

Реализация указанных направлений предполагает создание учетно-информационного обеспечения системы управления дебиторской задолженностью, соответствующей современным требованиям менеджмента. С учетом новых условий информация должна претерпеть серьезные качественные изменения, особенно с точки зрения ее необходимой аналитичности и оперативности представления. В этой связи особое значение приобретает формирование такой системы учета, которая позволит получать оперативные данные с достаточной степенью детализации для выполнения менеджерами функций, направленных на повышение эффективности управления дебиторской задолженностью.

С позиции аналитического подхода информация прежде всего должна отражать состояние дебиторской задолженности и возможность ее погашения в разрезе различных признаков.

Группировку дебиторской задолженности по различным признакам воз можно получить благодаря разработке в организации рабочего плана счетов, предусматривающего ведение учета с использованием субсчетов второго, третьего и последующих порядков. Для этого предлагается представить классификацию дебиторской задолженности в разрезе шести уровней (табл. 1).

На 1-м уровне осуществляется группировка в зависимости от вида расчетов и основания возникновения дебиторской задолженности, что позволит сформировать информацию для подготовки финансовой отчетности. На 2-м уровне осуществляется структурирование дебиторской задолженности в зависимости от применяемой валюты расчетов.

В зависимости от характера задолженности для осуществления контроля предусматривается аналитический разрез дебиторской задолженности с выделением текущей и просроченной задолженности.

В целях конкретизации сроков погашения дебиторской задолженности целесообразной является классификация ее по периодам погашения: до 30 дней, 31–45 дней, 46–60 дней, 61–90 дней, 91–120 дней, свыше 120 дней.

Важно при этом заметить, что информация о сроках погашения задолженности формируется на основании условий договоров с контрагентами и данных учета об отгрузках продукции. На основе полученной информации исчисляется срок оплаты по выставленным счетам, определяемый как дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для осуществления контроля за сроком оплаты в соответствии с договором следует учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Для целей оперативного управления дебиторской задолженностью целесообразно применить методику расчета срока оплаты, который определяется путем прибавления установленного договором количества дней отсрочки платежа к дате возникновения дебиторской задолженности [1]. Пример расчета срока оплаты отгруженной покупателям продукции в аналитическом разрезе первичных документов представлен в табл. 2.

Представляется целесообразным организовать учет выданных авансов в разрезе контрагентов и договоров, отражая сроки выполнения договорных условий на поставку товаров, работ, услуг. Рекомендуемая форма отчета о дебиторской задолженности в разрезе контрагентов по авансам, выданным на определенную дату, представлена в табл. 3.

Структурирование дебиторской задолженности по срокам позволит видеть состояние расчетов с покупателями и поставщиками, выявить просроченную задолженность, оценить динамику ее погашения отдельными представителями дебиторов и провести оценку возможных неплатежей.

Дебиторскую задолженность следует учитывать в зависимости от вида обеспечения: в форме залога, банковской гарантии, поручительства или необеспеченной задолженности. Такое разделение направлено на получение качественной информации о степени надежности задолженности в разрезе отдельных дебиторов и может быть использовано для целей анализа состояния дебиторской задолженности.

Важным направлением является учет дебиторской задолженности покупателей в разрезе видов отгруженной продукции, что обеспечивает тем самым возможность контроля за эффективностью продаж и внесения оперативных изменений в ассортиментную политику организации.

В конечном счете сформированные по уровням управления отчеты о состоянии дебиторской задолженности позволят оценить ее динамику и структуру, осуществить текущий мониторинг качества расчетных операций и контроль исполнения платежной дисциплины, способствуя более эффективному использованию свободных денежных средств и недопущению появления безнадежных долгов.

Предлагаемая система аналитического учета дебиторской задолженности позволит выявить ее влияние на налогооблагаемую прибыль, особенно в периоде формирования суммы резерва по сомнительным долгам, а также обеспечить контроль за просроченной и нереальной для взыскания задолженностью, уменьшая при этом налогооблагаемую прибыль предприятия.

Следует обратить внимание на то, что потребность в информации о состоянии дебиторской задолженности определяется теми задачами, которые решаются в процессе управления этим объектом применительно к конкретному уровню с тем, чтобы каждое из звеньев общей системы управления успешно осуществляло свои функции. Так, информация о состоянии дебиторской задолженности для целей управления ею менеджерами среднего звена должна отличаться большей аналитичностью, а информация для высшего уровня управления в лице собственников, учредителей подлежит трансформированию путем укрупнения показателей.

Информация, предназначенная для любого уровня управления, должна отвечать требованию оперативности, однако интервал ее составления и представления определяется потребностями хозяйствования. Так, если информация об отклонениях от заданных параметров для высшего эшелона управления является достаточной за квартал, то на уровне среднего звена интервалы ее циркуляции в зависимости от решаемых задач должны быть более короткими: еженедельными, ежедекадными, а в отдельных случаях – ежедневными.

Замедление или непредставление нужной информации в срок способно снизить или свести к нулю ранее принятые действия, а в отдельных случаях нарушить установленный ритм функционирования всей системы в целом.

Предложенная система организации аналитического учета дебиторской задолженности служит целям формирования информации для управленческого аппарата на разных уровнях руководства в необходимой степени детализации и обобщения на основе систематизированного отбора по выбранным критериям. Различные группировки дебиторской задолженности дают возможность дифференцировать учетную информацию в аналитическом разрезе и, следовательно, сделать ее более оперативной и гибкой.

Современная конкурентная среда оказывает существенное влияние на формирование и принятие экономически обоснованных управленческих решений. Использование предложенной методики учета дебиторской задолженности будет способствовать повышению качества и оперативности информации, обеспечивая тем самым эффективный контроль за состоянием расчетов с дебиторами и снижение риска образования просроченной задолженности, содействовать формированию рациональной политики предоставления кредитов, укреплению финансового состояния предприятия в стремительно изменяющихся рыночных условиях, снижению трудоемкости учетно-отчетных  процедур и росту эффективности использования средств хозяйствующими субъектами. Только системный подход к управлению дебиторской задолженностью организации, заключающийся в комплексном применении всех перечисленных мер по оптимизации размера этой задолженности, окажет эффективное влияние на повышение финансовой устойчивости предприятия и явится залогом его успешного развития.

Литература
1. Бахрушина Н. Создание системы управления дебиторской задолженностью // Финансовый директор. – 2005. – № 5.
2. Ван Хорн Дж. К. Основы управления финансами : пер. с англ. – М. : Финансы и статистика, 2003.
3. Финансовый менеджмент : учебник / под ред. д. э. н., проф. А.М. Ковалевой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Инфра-М, 2009.

Также по этой теме: