Организация мониторинга систем управленческой отчетности

В настоящее время на многих крупных предприятиях разработана и действует система управленческой отчетности. Для оценки выполнения установленных организацией требований к такой системе в динамике необходим ее регулярный анализ. Этот анализ должен дать ответы на следующие основные вопросы (критерии):
— способна ли поступающая управленческая отчетность выявить имеющиеся проблемы, недостатки и найти соответствующие решения;
— поступает ли информация вовремя, т.е. располагает ли руководитель временем, необходимым для принятия решений, для того, чтобы вмешаться в неудовлетворительно протекающие процессы и скорректировать их;
— позволяет ли система управленческой отчетности предсказать возникновение проблем, дает ли она возможность сравнительного анализа с исторической информацией и данными прогнозирования;
— вся ли необходимая информация поступает к руководителю, достаточна ли она или избыточна для данного уровня управления;
— соответствует ли форма представления информации ее содержанию, удобно ли с ней работать.

Периодический анализ (мониторинг) системы управленческой отчетности позволяет на регулярной основе быстро и четко модифицировать данную систему под изменяющиеся потребности пользователей.

Мониторинг системы управленческой отчетности представляет собой контроль степени соответствия управленческих отчетов потребностям их пользователей. При этом основные требования к системе такой отчетности остаются неизменными.

В рамках предлагаемой системы контроля управленческой отчетности не предполагается оценка соответствия ведения управленческого учета методам, лежащим в основе его организации (оценка соответствия фактического учета заданным при его организации параметрам). Мониторингу подвергается только управленческая отчетность организации.

Контроль (мониторинг) и регулирование (совершенствование), в том числе системы управленческой отчетности, являются функциями менеджмента. Разработка модели контроля и регулирования системы управленческой отчетности может быть осуществлена на базе требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 333-ст). Данный стандарт устанавливает основные положения системы управления качеством как совокупностью свойств на основе процессного подхода.

Внедрение такой системы способствует обеспечению высокого качества подготовки и представления поставщиками (бухгалтерами, экономистами) управленческих отчетов для пользователей данных отчетов. При этом контроль и регулирование качества управленческой отчетности рассматривается как процесс, что соответствует требованиям российского и международных стандартов управления качеством. Расширить требования к организации и проведению контроля и регулированию системы управленческой отчетности позволяет серия стандартов систем качества.

В основе контроля и регулирования управленческой отчетности лежит цикл «Plan—Do—Check—Act» (PDCA), общий для всей системы контроля качества:
— планирование (plan) — определение целей и процессов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации. По отношению к управленческой отчетности этот этап цикла означает установление методики подготовки и представления данной отчетности;
— осуществление (do) — внедрение процессов. В отношении управленческой отчетности это процесс организации и ведения управленческого учета и подготовки управленческой отчетности;
— проверка (check) — постоянный контроль процессов и продуктов в сравнении с политикой, целями и требованиями к ним и информирование о результатах контроля. На данном этапе цепочки должен осуществляться мониторинг управленческих отчетов;
— действие (act) — принятие мер по постоянному улучшению показателей процессов. В отношении системы управленческой отчетности это означает действия по совершенствованию состава, структуры и периодичности представления управленческих отчетов в соответствии с задачами и требованиями пользователей информации.

Назначение мониторинга управленческой отчетности принципиально не отличается от назначения таких сопутствующих аудиту услуг, как услуги контроля (в частности, услуг по контролю ведения учета и составления отчетности). Поэтому процедуры такого мониторинга аналогичны процедурам получения аудиторских доказательств (процедур проверки по существу), и в целом проверка системы управленческой отчетности аналогична аудиторской проверке по специальному аудиторскому заданию. Так, в соответствии с пунктом 19 Федерального правила (стандарта)  аудиторской деятельности № 5 «Аудиторские доказательства», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696, к процедурам проверки относятся инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет и аналитические процедуры. Особенности применения данных процедур в процессе мониторинга управленческой отчетности представлены в таблице 1.

Таблица 1

Особенности использования процедур получения аудиторских доказательств в процессе мониторинга управленческой отчетности

Мониторинг системы управленческой отчетности может осуществляться сотрудниками ревизионного, аудиторского или иного отдела организации, имеющего полномочия контроля ее финансово-хозяйственной деятельности, а также сторонними аудиторскими организациями. В связи с тем что состав и  структура управленческой отчетности в большей мере, чем состав и  структура финансовой отчетности, зависят от особенностей конкретного предприятия, мониторинг управленческой отчетности эффективнее проводить силами сотрудников данного предприятия. При этом должна быть обеспечена их независимость от сотрудников, ведущих управленческий учет и составляющих управленческую отчетность.

В соответствии с назначением отчетов акцент при проведении процедур контроля управленческой отчетности должен быть сделан на определение степени ее полезности (включая достоверность показателей отчетности) для принятия управленческих решений.

Таким образом, мониторинг системы управленческой отчетности организации подразделяется на два вида (две области).
1. Мониторинг формальных характеристик — контроль содержания, адресов и сроков представления отчетов на соответствие утвержденной системе управленческой отчетности организации. В рамках данного вида мониторинга осуществляются две группы процедур:

2. Мониторинг соответствия отчетности потребностям пользователей — контроль отчетности на соответствие задачам управления. Он включает следующие разделы:

Описание процедур (методик и сроков) мониторинга может быть оформлено планом или графиком проверки. При подготовке данных планов в аудиторской или иной службе организации могут быть использованы положения правил (стандартов) аудита в России. Последовательность, сроки и исполнители процедур мониторинга зависят от структуры и размера организации, а также навыков проверяющих. Общая форма плана мониторинга системы управленческой отчетности представлена в таблице 2.

Таблица 2

Форма плана мониторинга системы управленческой отчетности

Перечень и обязанности сотрудников организации, ответственных за осуществление мониторинга управленческой отчетности, устанавливаются должностной инструкцией или отдельным приказом руководителя предприятия.

Для контроля уровня профессиональной подготовки пользователей управленческой отчетности необходимо провести тестирование менеджеров. Оно может осуществляться на основе  вопросника по терминологии и основным законам микроэкономики. Такой вопросник должен включать как минимум следующие вопросы: основные понятия, используемые в системе отчетов (затраты, места возникновения затрат, виды деятельности), принципы маржинального анализа, стратегического учета, понимание целей использования отдельных отчетов. Такое тестирование проводится в случае кадровых изменений в организации (прием/перевод сотрудника, пользующегося управленческой отчетностью) или изменения системы отчетности. Если проверка покажет отсутствие необходимых знаний, то проблема пользования отчетами может быть решена одним из двух способов или их комбинацией: повышением квалификации менеджеров (на основе внутрифирменного обучения или направления сотрудников на специальные курсы), детализацией, изменением форм отчетности и пояснительных записок к ним.

Процедуры проводимого мониторинга, а также их результаты как свидетельства качества управленческой отчетности должны быть письменно зафиксированы. Требования правила (стандарта) аудиторской деятельности  № 2 «Документирование аудита», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696, в отношении рабочих документов аудитора можно использовать к документам, которыми оформляются результаты мониторинга.

Рабочая документация по очередному контролю должна содержать все сведения, необходимые и достаточные для проведения следующих действий:
— составления отчета по результатам проверки;
— подтверждения того, что проверка проведена в соответствии с утвержденным порядком;
— осуществления организацией контроля за ходом проверки;
— планирования проверки.

В соответствии с данными требованиями рабочая документация должна содержать записи о планировании проверки; записи о характере, времени проведения и объеме выполненных контрольных процедур; выводы, сделанные на основе полученных в ходе проверки сведений с указанием всех существенных вопросов.

Для рабочей документации могут быть установлены следующие обязательные реквизиты: наименование документа; наименование организации; период, за который проводилась проверка; дата выполнения контрольных процедур или составления документа; содержание документа; личная подпись лица, составившего документ, и ее расшифровка; дата проверки документа; личная подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровка.

По результатам каждой очередной проверки и анализа системы управленческой отчетности на каждое наименование отчетов может составляться отчет о результатах проверки, форма которого представлена на рисунке 1.
К отчету о результатах проверки формы управленческой отчетности может прилагаться аналитическая записка, характеризующая промежуточные результаты контроля (по процедурам, указанным в плане мониторинга и инструкции).

Организация  ООО «АВС»__

Отчет о результатах проверки

Отчет о маржинальном доходе  по товарам

(наименование проверенного управленческого отчета)
I квартал 200___ г.
проверяемый период

Исполнитель                                            «______«_______________________200_ г.

Проверил                                                 «______«_______________________200_ г.

Рис. 1. Форма отчета о результатах проверки

Отсутствие отклонений на соответствующем уровне в отчете (графа «Наличие отклонений») может быть отмечено знаком «+», наличие отклонений — знаком  «–» . В графе «Рекомендации» указываются причины несоответствия — конкретные недостатки.  Эти недостатки могут быть двух видов: излишняя и (или) неполная информация, и относиться к одной или нескольким характеристикам отчетной формы — отчетным показателям, составу пояснений, пользователям отчета, отчету в целом. Соответственно, рекомендации по  оптимизации системы управленческой отчетности могут быть включены в отчет о проверке в виде условного обозначения следующей структуры: Х.Х.Текст, —  в котором на первом месте указывается знак «+» (дополнить форму отчетности) или знак «–» (исключить), на втором месте — буква, обозначающая вид дополняемых или исключаемых данных (М, О, П, А, З), на третьем месте — текстовое указание на конкретный показатель.

Буквенные обозначения имеют следующие значения: П — показатель управленческого отчета; А — пояснения к управленческому отчету; М — пользователь отчета (менеджер), означает расширение или сужение круга пользователей отчета на указанных далее лиц; О — отчет в целом, означает исключение отчета из системы управленческой отчетности; З — замена данного отчета на другой.

Такая система позволит увеличить наглядность отчета и, следовательно, повысить эффективность его применения.

Результаты проверки системы управленческой отчетности объединяются для общего анализа в сводном отчете, форма которого представлена на рисунке 2.

Организация  ООО «АВС»

Сводный отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности
I квартал 200_г.
проверяемый период

Руководитель проверки                           «______«_______________________200_ г.

Рис. 2. Сводный отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности

Отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности подписывается руководителем группы лиц, проводивших проверку.

Мониторинг управленческой отчетности предполагает оценку адекватности данной системы задачам управления. Такая оценка для большей ее эффективности должна носить двухсторонний характер, т.е. проводиться не только лицами, подготавливающими и проверяющими отчетность, но и пользователями соответствующих форм отчетности. В основе оценки соответствия управленческих отчетов потребностям пользователей, осуществляемой сотрудниками, подготавливающими и проверяющими данные отчеты, лежат аналитические процедуры:
— изучение показателей, необходимых для принятия управленческих решений на каждом участке управления согласно теоретическим положениям менеджмента и возможностям учета;
— сопоставление теоретически необходимых показателей с фактически применяемыми показателями по каждому участку управления.

Помимо проверки системы управленческой отчетности специальной группой сотрудников необходимо выявить мнения пользователей каждой формы отчета о степени и характере соответствия каждой формы потребностям данных пользователей. Для этого могут осуществляться запросы (поиск информации о качестве управленческой отчетности у менеджеров организации), на которые необходимо получить  письменные подтверждения.

С этой целью каждому пользователю может предлагаться для заполнения (с периодичностью и в сроки проведения проверки системы управленческой отчетности) следующая форма отчета пользователя о качестве управленческой отчетности (рис. 3).

Организация ООО «АВС»

Отчет пользователя о качестве управленческой отчетности

Зав. отделом сбыта                         Иванова В.К.
Должность                             Ф.И.О.

__________________                                   «______«__________________200_ г.
Подпись

Рис. 3. Форма отчета пользователя о качестве управленческой отчетности

Отчеты всех пользователей объединяются сотрудниками группы проверки в сводный отчет пользователей о качестве управленческой отчетности (по форме индивидуальных отчетов о качестве с добавлением графы «Пользователь отчетности») — рисунок 4. Данный отчет подписывается составившим его лицом и представляется руководителю проверки для анализа.

Организация  ООО «АВС»

Сводный отчет пользователей о качестве управленческой отчетности
I  квартал  200_г.

________________ __________________ «_«______200_ г.
Подпись                        Ф.И.О.            

Рис. 4. Форма сводного отчета о качестве управленческой отчетности

Замечания пользователей управленческой отчетности о ее качестве заносятся в Отчет о результатах проверки по соответствующим направлениям мониторинга (см. рис. 1).

В целях повышения маневренности системы управленческой отчетности менеджеры должны иметь возможность представлять отчет пользователя о качестве управленческой отчетности не только в период проверки, а в любое время, когда, по их мнению, соответствующий отчет теряет свою полезность или может быть сделан более полезным.

Отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности и отчет о качестве управленческой отчетности представляются лицу, ответственному за организацию управленческого учета, а также в случае наличия существенных недостатков, требующих пересмотра системы отчетности, — руководителю организации. Изменения документов и данных должны быть проанализированы и утверждены теми же службами, которые проводили первоначальный анализ и утверждали эту документацию. По решению ответственных лиц, оформленному организационно-распорядительным документом, все или некоторые рекомендации данных отчетов принимаются к исполнению. Формы управленческих отчетов и порядок их представления модифицируются с учетом принятых рекомендаций. Изменения в системе управленческой отчетности утверждаются организационно-распорядительным документом фирмы (приказом, распоряжением руководителя организации).

Таким образом, мониторинг управленческой отчетности способствует обеспечению оптимального развития организации за счет следующих факторов:
— распространения полномочий по совершенствованию отчетности не только на составителей данной отчетности, но и на ее пользователей;
— непрерывности контроля и модификации;
— делегирования части управленческих функций (элементов планирования, контроля, поддержания коммуникаций) сотрудникам, несущим ответственность за подготовку и представление управленческой отчетности;
— снижения затрат на управление предприятием.

Система управленческих отчетов в целом должна охватывать все объекты управления в организации. Соответственно, система внутреннего нормативного регулирования процессов подготовки и представления управленческой отчетности должна быть гармонизирована с прочими корпоративными (внутренними) стандартами предприятия. Такая система позволит упорядочить и связать все функции и сферы управления организацией на основе унифицированных описаний бизнес-процессов.