Главная    Интернет-библиотека    Финансы    Бюджетирование и финансовое планирование    Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в распределенной системе

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в распределенной системе

30.08.2016

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в распределенной системе

Опубликовано в журнале "Финансовый менеджмент" №6 год - 2009

Карпов А.Е.,
директор и ведущий консультант компании «РиК»

При автоматизации модели бюджетирования и управленческого учета в распределенной системе можно использовать различные подходы. С точки зрения информационных технологий консолидация сводной управленческой отчетности (плановой и фактической) может осуществляться как с репликацией («сливанием») баз данных, так и без данной процедуры. Плюсы и минусы этих двух подходов представлены в табл. 1.

Сравнение различных подходов к автоматизации распределенной системы
В первом случае консолидация данных – это чисто техническая процедура, которая осуществляется по заранее настроенным алгоритмам. Говоря проще, вся консолидация происходит по нажатию кнопки. Но при этом, как правило, получается специфический алгоритм консолидации, для настройки которого требуются ИТ-специалисты или даже программисты. То есть не может быть какого-то типового механизма репликации баз данных. Это значит, что если потребуется изменить алгоритм консолидации, то для этого специалисты по бюджетированию и управленческому учету должны будут написать четкое техническое задание, в соответствии с которым ИТ-служба произведет необходимые исправления в системе.

Во втором случае (без репликации баз) участие ИТ-службы минимально.

В ее обязанности может входить только регулярная установка баз данных, которые будут  присылать компании группы. Хотя и эта незатейливая процедура может осуществляться без ИТ-специалистов, что может быть актуальным для небольших компаний, в которых просто может не быть таких сотрудников. Вся дальнейшая работа по консолидации осуществляется специалистами по бюджетированию и управленческому учету, так как для этого не нужно обладать какими-то специфическими знаниями. Главное – разбираться в методике бюджетирования и управленческого учета. Но при этом нужно будет четко выполнять определенную последовательность действий, так как в противном случае данные могут консолидироваться неправильно. Как минимум нужно будет установить все базы, присланные из компаний, чтобы при построении консолидированной отчетности были учтены все данные.

Следует отметить, что если речь идет не о крупном холдинге, а о группе компаний малого бизнеса, то достаточно часто в такой системе просто нет соответствующих ИТ-специалистов, которые могли бы настроить и поддерживать на должном уровне алгоритм репликации баз данных. Поэтому таким компаниям придется регулярно обращаться к внешним специалистам для проведения соответствующих работ. Если же используется второй подход, то к специалистам можно обратиться только один раз для начальной настройки сервера. Все последующие регулярные действия, необходимые для консолидации, может осуществлять специалист финансово-экономического отдела, так как это не требует каких-то специфических навыков.

Естественно, что каждая компания выбирает какую-то свою стратегию автоматизации консолидации данных. В данной статье подробно будет рассмотрен подход, не предполагающий использование механизма репликации баз данных.

Концептуальная схема автоматизации без репликации баз данных
Нужно обратить внимание на то, что при использовании стратегии автоматизации без репликации в принципе можно создать более-менее универсальный конструктор, с помощью которого специалисты по бюджетированию и управленческому учету могут самостоятельно осуществлять настройку методики консолидации без помощи ИТ-специалистов и программистов.

Концептуальная схема консолидации управленческой отчетности без репликации баз данных представлена на рис. 1. На этой схеме стрелки направлены от общей базы к остальным, а не наоборот. Это говорит о том, что с технической точки зрения никакой консолидации данных нет. Просто в общей базе можно ссылаться на данные из других баз. При этом нужно четко понимать, какую информацию из каких баз нужно взять, чтобы получить консолидированную  управленческую отчетность. Таким образом, нужно будет решить преимущественно  методологическую, а не техническую задачу.

Конечно же, методологические и технические аспекты очень тесно взаимосвязаны при решении задач автоматизации. Но все-таки начинать нужно именно с методологии. Если ясна методология или технология ее настройки, тогда будет проще понять, каким образом нужно заниматься непосредственной автоматизацией. В дальнейшем больше внимания будет уделяться именно автоматизации, а именно настройке консолидированной модели бюджетирования холдинга в автоматизированной системе.

Пример схемы консолидации в группе компаний
Для того чтобы лучше понять, как работает этот механизм консолидации, лучше рассмотреть его на каком-то примере. На рис. 2 представлен пример товарно-материальных потоков небольшой группы компаний. Конечно же, на практике могут встречаться гораздо более сложные  распределенные системы, но для понимания механизма автоматизации консолидированной модели такого примера вполне достаточно.

Итак, необходимо построить консолидированную модель бюджетирования и управленческого учета для рассматриваемой группы компании. А затем эту модель нужно автоматизировать.

Очевидно, что при построении консолидированной управленческой отчетности нужно учитывать только внешние доходы и расходы, активы и обязательства, поступления и выплаты (рис. 3). Речь идет о том, что все внутренние обороты и задолженности должны быть исключены, иначе будет искажение сводной отчетности.

Что касается управляющей компании, то для консолидации потребуются данные о внешних затратах, обязательствах, поступлениях и выплатах. Если управляющая компания оказывает какие-то услуги предприятиям группы, то возникающие в связи с этим доходы, поступления и задолженности, конечно же, не должны учитываться при консолидации. В нашем примере не конкретизируются товарно-материальные потоки между управляющей компанией и другими предприятиями группы. Как правило, управляющая компания оказывает консультационные услуги компаниям своей группы. Конкретно это может быть связано с централизацией некоторых функций в управляющей компании. В каждом холдинге это может быть свой набор  централизованных функций. Достаточно часто к таким функциям относятся финансы и персонал. То есть почти весь финансово-экономический блок и служба управления персоналом могут быть сосредоточены в управляющей компании. А на местах могут оставаться только технические специалисты.

В рассматриваемом примере производственное предприятие какую-то часть материально-технических ресурсов закупает напрямую у поставщиков, а другую – у торгового дома (в том числе основные средства). Кроме того, сервисная компания оказывает предприятию определенные услуги. Часть готовой продукции предприятие отгружает торговому дому для последующей реализации покупателям, а часть реализует самостоятельно. Из этой схемы (рис. 2) следует, что доходы предприятия, возникающие при продаже продукции торговому дому, и связанные с ними поступления и задолженности не должны учитываться при консолидации. Кроме того, при консолидации себестоимости нужно учитывать, что в стоимость товарно-материальных запасов производственного предприятия входит прибыль торгового дома, которая возникла при поставках МТР.

Также нужно учесть и то, что прибыль торгового дома входит в стоимость основных средств производственного предприятия, а значит, и в амортизацию этих основных средств. Помимо этого, не нужно будет учитывать финансовые потоки и задолженности, возникающие между производственным предприятием и торговым домом. И, наконец, при консолидации необходимо исключить все взаиморасчеты с сервисной компанией, оказывающей производственному предприятию определенные услуги.

Аналогичные замечания можно сделать и в отношении торгового дома.

При консолидации будут учитываться доходы, поступления и задолженности, возникающие при продаже готовой продукции покупателям. Что касается себестоимости готовой продукции, которую реализует торговый дом, нужно учитывать, что в нее входит и прибыль  производственного предприятия, и прибыль самого торгового дома, возникающая при поставках МТР.

При консолидации управленческой отчетности также необходимо исключить внутренние обороты и по сервисной компании. Доходы этой компании, возникающие при оказании услуг производственному предприятию, не должны входить в консолидированные доходы группы компаний.

Пример автоматизации в группе компаний
Теперь можно рассмотреть пример непосредственной автоматизации консолидации управленческой отчетности в группе компаний. Настройку методики консолидации рассмотрим на примере выручки от реализации. В качестве информационной системы будем использовать программный комплекс «ИНТЕГРАЛ».

В нашем примере выручка торгового дома учитывается полностью. Из выручки  производственного предприятия нужно исключить продажи торговому дому, а из выручки сервисной компании – продажи производственному предприятию. Поэтому вначале в соответствующих базах нужно подготовить строки для консолидации. То есть в базе производственного предприятия в бюджете продаж нужно создать строку для консолидации и настроить методику формирования выручки от реализации без учета продаж торговому дому. На рис. 4 представлен пример настройки для фактической выручки.

Как видно из рис. 4, для того чтобы сформировать фактическую выручку от реализации, необходимо построить запрос к счету 90.1 «Выручка» (конкретно нужно взять оборот по кредиту данного счета). При этом нужно установить ограничение у аналитики «Контрагенты». В данном случае нужно исключить такого контрагента, как «Торговый дом». Аналогичные настройки нужно сделать в базе сервисной компании.

После этого можно переходить к настройке консолидированной выручки от реализации по группе компаний. Для этого в консолидированной базе нужно будет создать четыре строки: консолидированная выручка от реализации, выручка торгового дома, выручка производственного предприятия и выручка сервисной компании. Для каждой из последних строк нужно проделать следующую операцию. Присвоить этим строкам тип строки «Строка импорта» и сделать определенные настройки (рис. 5). То есть нужно выбрать соответствующую базу, затем модель в базе (в одной базе может быть неограниченное число моделей), потом бюджет (в одной модели может быть неограниченное число бюджетов) и, наконец, выбрать строку. На рис. 5 представлен пример такой настройки для выручки от реализации торгового дома. Аналогично настраиваются строки импорта и для выручки от реализации производственного предприятия и сервисной  компании. Только в двух последних случаях ссылаться нужно именно на выручку, очищенную от внутренних оборотов (рис. 4).

В завершение осталось только просуммировать все эти строки, чтобы получить  консолидированную выручку от реализации (рис. 6). Это легко делается с помощью специального конструктора формул.

Таким образом, теперь можно формировать консолидированную выручку по группе компаний. Для этого компании, входящие в группу, должны регулярно присылать свои базы в управляющую компанию. Там эти базы будут подключаться к серверу, после чего можно уже получать в  автоматизированном виде все необходимые консолидированные отчеты.

Итак, в этой статье кратко описан механизм автоматизации процесса консолидации  управленческой отчетности в группе компаний. Еще раз нужно отметить, что при использовании данной стратегии автоматизации не нужно осуществлять такую сложную техническую процедуру, как репликация («сливание») баз данных. Это возможно благодаря тому, что проблема  консолидации решается на методологическом, а не на техническом уровне. Специалисты  управляющей компании имеют доступ к базам всех компаний группы, поэтому могут взять всю необходимую информацию для формирования консолидированной управленческой отчетности.

Однако полностью перенести решение задачи консолидации в методологическую плоскость все равно не получается. При использовании данной стратегии автоматизации приходится «сливать» справочники (аналитики) всех баз. Очевидно, что во всех базах будет много одинаковых  справочников, а в этих справочниках могут быть одинаковые элементы. При построении  консолидированной отчетности все эти справочники и их элементы должны быть правильно объединены. Например, если у разных компаний группы в справочнике «Контрагенты» есть одинаковые названия, то при консолидации выручки от реализации должны быть просуммированы продажи этих одинаковых контрагентов. Или, например, если в справочниках затрат есть одинаковые названия, данные по ним также должны быть соответствующим образом просуммированы при консолидации отчета о доходах и расходах. То же относится и ко всем остальным справочникам, в которых будут одинаковые элементы.

Литература
1. Карпов А. Финансовая модель бюджетирования. – М.: Результат и качество, 2007.
2. Карпов А. Постановка и автоматизация управленческого учета. – М.: Результат и качество, 2008.
3. Карпов А. Автоматизация бюджетирования и управленческого учета с использованием ПК «ИНТЕГРАЛ». – М.: Результат и качество, 2008.
4. Карпов А. Стратегическое управление и эффективное развитие бизнеса. – М.: Результат и качество, 2005.


Также по этой теме: