Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Ответы на вопросы    Ответы на вопросы наших читателей (Часть 3)

Ответы на вопросы наших читателей (Часть 3)

07.05.2014

Ответы на вопросы наших читателей (Часть 3)

Опубликовано в журнале "Бухгалтерская газета" №1 год - 2014

ООО с момента своей организации применяет УСН с объектом обложения «доходы минус расходы», при этом оно в полном объеме ведет бухгалтерский учет с надлежащим оформлением хозяйственных операций. Общество не находится в стадии банкротства, деятельность не убыточна. Руководством ООО принято решение частично уничтожить, а частично сдать в архив документы за период до 2008 г. Каков порядок подготовки документов для хранения в архиве и уничтожения в связи с окончанием срока их хранения?

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, прописана прежде всего в Федеральных законах от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее -  Закон об архивном деле (ч. 1 ст. 17).

В организации должны быть решены все вопросы по правильной организации всех этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения.

Ориентирами по данным вопросам будут следующие нормативные документы:
-  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
-  Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее -  Положение № 105);
-  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее -  Перечень);
-  Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от  06.02.2002) (далее -  Правила).

При этом согласно ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т. ч. в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Если организация создает архив, то она может руководствоваться Правилами при организации и обеспечении работы своего архива (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Прямое указание о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности содержится в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее -  Закон № 402-ФЗ). При этом минимальный срок обозначен не менее 5 лет после u1086 отчетного периода, но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. Согласно разъяснениям Минфина России (письма от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610) данный срок организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была налоговая проверка или нет.

Согласно Правилам перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4) (п. 2.4.1 Правил)

Согласно п. 3.3.2 Правил дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.4.5 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации изложен и в разделе 6 Положения № 105, которым определены особенности в хранении отдельных видов документов.

Сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (абз. 3 п. 1.4 Перечня).

Минфин России в письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1- 314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Приведем сроки хранения в отношении некоторых документов, установленных Перечнем:
-  сводные годовые, годовые бухгалтерские балансы и отче ты -  хранятся постоянно (ст. 351). Квартальные бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться в течение 5 лет, а при отсутствии годовых -  постоянно. Для месячных бухгалтерских балансов и отчетов Перечнем установлен срок хранения 1 год, а при отсутствии годовых и квартальных -  постоянно. Но в последнем случае в силу прямого указания ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ срок хранения не может быть менее 5 лет, поэтому месячные бухгалтерские отчеты и балансы должны храниться 5 лет;
-  налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов -  срок хранения 5 лет (ст. 392);
-  налоговые карточки формы 1-НДФЛ, а также сведений о доход ах физических лиц (ст. 396) -  срок хранения 5 лет (ст. 394);
-  декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное u1089 страхование -  срок хранения 5 лет (ст. 395);
-  годовые расчеты по отчислению страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации хранятся постоянно, квартальные -  5 лет, отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию -  постоянно (ст. 390, 391).

В части документов, касающихся начисления и уплаты сумм страховых взносов, обязательность хранения в течение 6 лет установлена в п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
-  расчетные документы на выдачу заработной платы должны храниться 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии)), а в случае отсутствия лицевых счетов работников -  75 лет (ст. 412);
-  договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня, необходимо хранить в течение 5 лет по истечении срока действия договора (ст. 436);
-  документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ также хранятся 5 лет (ст. 456);
-  первичные учетные документы, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в т. ч. кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и другие, должны храниться также 5 лет при условии проведения проверки (ст. 362).

Обратите внимание, что требование о хранении бланков строгой отчетности (БСО), копий документов или корешков (если БСО содержит отрывные части) не менее 5 лет в систематизированном виде установлено в п. 19 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359;
-  Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401) -  постоянно.

По вопросу исчисления сроков хранения отдельных документов следует ознакомиться с разделами Перечня:
-  раздел 4. Учет и отчетность (подраздел 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность);
-  раздел 7. Трудовые отношения;
-  раздел 8. Кадровое обеспечение и др.

При решении вопроса о сроках хранения отдельных документов также следует учесть особенности применяемой системы налогообложения.

Так, в связи с наличием специальной нормы п. 3 ст. 346.16 в НК РФ (о пересчете налоговой базы в случае реализации (приобретения) основных средств и нематериальных активов со сроком полезного использования свыше 15 лет -  до истечения 10 лет с момента их приобретения (сооружения, изготовления, создания самим налогоплательщиком)) особо следует уделить внимание документам, касающимся приобретения таких объектов, формирования первоначальной стоимости основных средств. Таким образом, организации целесообразно обеспечить хранение первичных документов, относящихся к основным средствам, в течение всего срока, пока данные основные средства (или прочее имущество) числятся на балансе организации, что подтверждается письмом Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.

Также следует помнить, что согласно п. 7 ст. 346.18 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка (в частности, применительно к организациям, применяющим общую систему налогообложения, такие разъяснения представлены в письме
Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272).

Согласно п. 1.1.2 Правил документы, предназначенные для постоянного хранения, хранятся в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства).

В отношении документов, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков хранения, комиссия составляет Акт к уничтожению дел, не подлежащих хранению, который утверждается руководителем организации (пп. 2.4.1, 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются согласно п. 2.4.7 Правил на переработку (утилизацию).

Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2013 г. организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов,  минимальный срок хранения которых составляет 5 лет, это будут документы, датированные не позднее 2007 г.

Документальное оформление уничтожения документов должно осуществляться следующим образом:
1) обществом должен быть издан приказ о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества;
2) по итогам работы комиссии формируются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда подлежат включению как документы, хранящиеся в архиве организации, так и документы, хранящиеся в структурных подразделениях);
3) комиссия должна рассмотреть и утвердить описи и Акт, которые утверждаются руководителем организации; передать документы на утилизацию по накладной.

Ответ подготовлен экспертами службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Также по этой теме: