Главная    Интернет-библиотека    Бухучет и налоги    Ответы на вопросы    Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет

15.10.2014

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет

Опубликовано в журнале "Бухгалтерская газета" №5 год - 2014

Каратаева Татьяна, Золотых Максим
Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П).

Пунктом 4.4 Положения № 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме. В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ
Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ (ст. 209, 241 НК РФ).

При этом нормы гл. 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:
– поддерживают позицию налоговых органов (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 № А05-5905/2006-29, ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 № А19–31904/04-45-Ф02–3758/05-С1);
– отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 № А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 № А32–27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 № А32–27520/200819/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 № А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А551433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 № Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.

В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 № А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 № А055905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 № Ф086050/07-2254А, от 04.10.2006 № Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 № Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента
В соответствии с подп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Также по этой теме: