Неорганизованность сотрудников Как лечить?

Страницы: 1
Неорганизованность сотрудников Как лечить?
 
Коллеги, руководство обнаружило общую болезнь для всех сотрудников: дается какое-либо поручение сотруднику, он его делает (или не делает), у него получается или не получается, а результаты до руководства не доносит. Хорошо, если все было сделано вовремя и так, как ожидалось. А если он нужного результата не получил, что-то изменилось, что-то было не доделано, то потом сотрудник просто забывает, и поручение остается не доделанным. Вы наверное согласитесь, что допускать такое не желательно, потому как мелкие недочеты потом перерастут в крупные неприятности. А как лечить такое? Пробовали давать поручения в письменном виде - помогло, но не на много. так как все равно иногда руководство звонит по телефону и дает поручение устно. И в итоге результат не записанных поручений опять не доносится до начальства. Как вы боретесь с таким проявлением неорганизованности?
 
Мы боремся рублем. Больше ничего не помогает.

Причем результаты поручений обязательно должны быть в письменном виде и присланы руководству по эл. почте (даже если работник отчитался устно): так удобнее.
Если нарекания какие-то - то идет вычет из премии.
Компания маленькая, все на виду, никуда не спрятаться - поэтому дисциплинирует.
 
А у нас получается, что начальство сидит в одном здании, а мы в соседнем. соответсвенно это тоже не способствует организованности. И плюс еще начальство само иногда забывает о поручении.
Дамка, а вы как расчитываете на сколько наказать - какая-то схема есть? или на усмотрение руководства в каждом отдельном случае? А сами поручения устно даются или тоже письменно?
 
Цитата

И плюс еще начальство само иногда забывает о поручении.


Борьба с неорганизованностью сотрудников нужна Вам лично или Вашему начальству? Если все-таки начальству, то пусть оно сначала само научится быть организованным. Бессмысленно требовать от сотрудников чего-то, чем не обладает само руководство.
 
Организованность нужна всей фирме в целом, а руководству в частности. (а сотрудникам она нужна для их же пользы :-) )
А начальство забывает не по тому, что само неорганизовано, а потому что невозможно одному руководителю держать в голове все поручения, которые он раздал сегодня, вчера, месяц назад. И еще к тому же напоминать о них сотрудникам.
Я прекрасно понимаю руководителя - ему хочется, чтобы он поставил задачу и забыл о ней, пока не получит отчет, что все выполненно (или не выполнено по такой-то причине).
А в итоге что-то застопорилось, где-то какие-то проблемы возникли, работник бросил все, а руководитель ни сном ни духом не ведает об этом.
 
Начальство может писать (печатать) приказы-указы под копирку, и второй экземпляр оставлять у себя. Хорошо еще завести систему лотков - поставить штук 5 (по дням недели) друг на друга. Копию приказа-указа надо сунуть в тот день недели, когда он (приказ) должен быть выполнен. Вот подходит, например, четверг, и лоток с пометкой ЧЕТВЕРГ и проверяется.
 
Тоже вариант. Я читала про похожую систему, только там лотков было 3 штуки: Входящие, Отложенные, Исходящие. Мне статья очень понравилась. Вот ссылка
http://vdo.sibpressa.ru/?pg=vdo-content&vdosb0Id=2272&vdosb0selfwin=1#article
А вот цитаты их статьи:
"На стол каждому сотруднику, у которого есть стационарное рабочее место, устанавливаются три горизонтальных лотка для бумаг. На верхнем надо написать "Входящие", на нижнем - "Исходящие", а тот, который посредине, назвать "Отложенные". Это называется "система трех корзин". Все письма, послания, документы, факсы, помещаются в верхнюю корзину (лоток).
Задача сотрудника - держать свою входящую корзину пустой. Попали туда какие-то бумаги - надо просмотреть их, сразу ответить и переложить в "Исходящие". В больших организациях из исходящей корзины бумаги забирает курьер. А в маленьких это делает сам сотрудник. Вышел из-за стола, например покурить, достал все, что скопилось в "Исходящих", и разложил адресатам во "Входящие". В "Отложенные" помещается то, на что нельзя ответить сразу, - требуются дополнительные данные или нет решения по этому вопросу. Если какая-то проблема требует срочного рассмотрения, то послание кладется не в корзину, а в центр рабочего стола.
...
Во-первых, это экономит время. От бумаг все равно никуда не уйдешь. И, несмотря на наличие компьютера, часто на рабочих столах видишь кипы бумаг. Кстати, чем круче начальник, тем больше стол и, соответственно, больше бумаг. Что происходит? Человек получает какое-то послание, читает его, кладет на стол с мыслью, что разберется с этим попозже. Потом рядом ложится другой документ, потом что-то еще сверху. Через какое-то время бумаг становится слишком много, и человек решает навести порядок. И вот он берет давнее послание и повторно читает его, пытаясь вспомнить, почему же он сразу не решил этот вопрос. То есть это двойная работа и двойное время. А представьте, сколько времени можно сэкономить только за счет того, что сотрудники теперь не ходят к вам "решать вопрос", а излагают этот вопрос на бумаге так понятно и полно, что вам остается только написать внизу послания "Одобряю".

Во-вторых, это повышает эффективность работы руководителя и компании в целом. Ведь каждая бумага на столе начальника - это какой-то незавершенный цикл. Пока она там лежит, у кого-то может стоять дело.

В-третьих, по состоянию трех корзин руководителю легко увидеть, как идет работа в компании. Если в компании принято правило, что все бумаги, имеющие отношение к выполняемой работе, хранятся только в корзинах, то одного взгляда на "Входящие" достаточно, чтобы понять, работает человек или просто делает вид, что занят работой. А если заглянуть в "Отложенные", то станет ясно, какие именно циклы он не может завершить и как долго это продолжается."
 
Цитата

Дамка, а вы как расчитываете на сколько наказать - какая-то схема есть? или на усмотрение руководства в каждом отдельном случае? А сами поручения устно даются или тоже письменно?


У нас вообще очень забавная система работы, какую я еще не встречала ни в одной организации… Шеф вычитал в какой-то книжке, внедрил и вот пока доволен. Странность в том, что данные им устно задания (и те, что по телефону, и те, что лично) действительно записываются, но чаще всего – на диктофон. Так, дается какое-то задание сотруднику. Параллельно  с тем, что задание проговаривается устно сотруднику (суть и срок исполнения), оно еще им записывается и на диктофон. В конце рабочего дня диктофон отдается секретарю, чтобы та скинула себе в компьютер сделанные за день записи. К утру следующего дня шефу присылается табличка в Exel: Исполнитель 1 – задача  – срок выполнения – фактическое выполнение - комментарии; Исполнитель 2 – задача – срок выполнения- фактическое выполнение - комментарии, и т.д. Сотруднику, естественно, высылается только та часть таблички, которая связана непосредственно с ним. Когда задача выполняется, проставляется ее срок выполнения и сама строчка выделяется цветом (зеленый – хорошо выполнено и в срок, желтый – позже срока или не очень качественно, красный – не выполнено или выполнено очень плохо). Т. о. шеф всегда в курсе, как выполняются задания, и насколько корректные задания он давал.
В конце месяца по этой табличке (открываются все спрятанные за строки) определяется, как выполнял сотрудник данные ему задания. Если все хорошо – вся премия выплачивается, много желтых или красных строчек – вычитается от 25 до 75%, на усмотрение руководства. Кстати, в табличку вносятся и задания, которые даются по эл. почте.

Ваша находка с лоточками тоже понравилась.
 
Здравствуйте!
Система с диктофоном прикольная, но внедрима не в любую организацию. К нам она неприменима, но на заметку обязательно возьму. Мало ли в жизни пригодится.
По поводу лоточков.
Если нет строго контроля (а его, суди по всему нет), лоточки заваливаются бумагами, личными-неличными, буклетами, черновиками - мусором, в общем. Проверено не в одной компании на личном опыте. Только если руководитель проводил один раз в неделю проверку лоточков - со временем сотрудники начинали привыкать и повторялось все циклично: в понедельник и пятницу в локах порядок, в остальные дни - по возрастающей наполнялись чем попало.
Самый универсальный способ, чем-то пресекающийся по степени контроля с диктофоном - CRM.
CRM позволяет руководителю дистанционно давать задания (письменно) конкретному сотруднику, пока тот не выполнит и не поставит отметку с отчетом о результатах выполнения, руководитель будет видеть, кто чем занимается, куда отправляет письма и вообще, насколько эффективно использует рабочее время.
А вообще, рыба гниет с головы!!!!
Страницы: 1