Сидинкина И. В.
Действующий член
Палаты налоговых консультантов
Практически в каждой организации есть касса, куда сдаются и откуда выдаются наличные денежные средства. Обойтись без наличных расчетов пока проблематично даже компаниям, получающим выручку на свой расчетный счет и производящим с него все основные выплаты, включая перечисление зарплаты на карточки работников.
Кассовая дисциплина – один из немногих вопросов, которые можно смело проверять в любой организации или государственном (муниципальном) учреждении.
В целях организации на территории РФ наличного денежного обращения Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П утвержден порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Документ зарегистрирован Минюстом России 24.11.2011 №22394 и вступил в силу с 1 января 2012 г.
С началом действия данного документа утратили силу отдельные нормативные акты ЦБ РФ, на основании которых ранее осуществлялись операции с наличными средствами.
До введения в действие Положения № 373-П порядок ведения кассовых операций организациями, имеющими территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), однозначно определен не был.
У бухгалтеров возникало множество проблем и вопросов, связанных с требованием сдавать кассовые документы и деньги ежедневно в конце рабочего дня, а также с обеспечением в этом случае безопасной доставки наличных денежных средств.
Теперь обособленные подразделения, входящие в состав юридического лица, при ведении кассовых операций также руководствуются Положением № 373-П с учетом следующих особенностей.
Так, в соответствии с п. 1.3 Положения юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях. Исключением являются лишь те обособленные подразделения (филиалы, представительства) юридического лица, для совершения операций которого открыт отдельный счет. В этом случае обособленное подразделение самостоятельно устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном для юридического лица.
Таким образом, лимит остатка наличных денег для обособленных подразделений определяется:
– юридическим лицом – если подразделение не имеет отдельного лицевого (расчетного) счета и не выделено на отдельный баланс;
– самостоятельно обособленным подразделением – если для него открыт отдельный счет и подразделение выделено на отдельный баланс.
Согласно п. 3.5 Порядка № 373-П уполномоченный представитель обособленного подразделения обязан сдавать денежные средства головному учреждению по приходному кассовому ордеру. Кроме того, он уполномочен вносить наличные денежные средства в банк или в организацию, входящую в систему Банка России. В этом случае уполномоченному представителю компании не обязательно ехать и вносить деньги напрямую в банк. Это можно сделать через специализированную организацию, занимающуюся перевозкой, инкассацией, приемом и обработкой наличных денег. Либо через отделение почты, которое переведет (зачислит) деньги на счет в банке (п. 1.5 Положения).
При наличии в компании обособленных подразделений, руководству вместе с центральной бухгалтерией и юридической службой целесообразно в форме локального акта закрепить порядок, в котором уполномоченный представитель обособленного подразделения может вносить наличные деньги в общую кассу компании либо в банк и пр. Установленный порядок может распространяться не на все обособленные подразделения. С учетом специфики оборота наличности в отдельных подразделениях может действовать иной порядок сдачи наличности. В Порядке № 373-П разъяснен также вопрос о ведении кассовой книги при наличии обособленного подразделения.
Несмотря на наличие жесткого требования в ранее действовавшем Порядке № 40 по ведению только одной кассовой книги, многие территориально удаленные обособленные подразделения оформляли отдельные кассовые книги, зафиксировав такой порядок в учетной политике.
Порядок № 373-П содержит однозначное требование о ведении отдельных листов кассовой книги по каждому обособленному подразделению, а не отдельной кассовой книги (п. п. 2.5 и 5.6 Порядка № 373-П).
При этом не позднее следующего рабочего дня обособленное подразделение должно передавать лист кассовой книги 0310004 за определенный рабочий день юридическому лицу.
В п. 2.5 Положения установлена возможность оформления кассовых документов, кассовой книги, а также книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
В случае ведения кассовой книги на бумажном носителе обособленное подразделение передает отрывной второй экземпляр листа кассовой книги головному учреждению. В случае же ведения кассовой книги с применением технических средств обособленное подразделение передает лист кассовой книги юридическому лицу в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации, а передача документа на бумажном носителе осуществляется согласно правилам документооборота, утвержденным юридическим лицом.
Следует учесть, что в случае ведения указанных документов с применением технических средств они должны распечатываться на бумажном носителе, причем лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.
Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, до начала ее ведения брошюруются и пронумеровываются.
Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются учреждением по каждому обособленному подразделению.
Надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером и скрепляется оттиском печати учреждения. Заметим, что архаичное требование об опечатывании кассовой книги сургучной или мастичной печатью в Положении № 373-П отсутствует.
Таким образом, все обособленные подразделения компании, которые работают с наличными, обязаны вести свою кассовую книгу. В ответ на письмо Федеральной налоговой службы от 05.04.2012 г. № АС-4–2/5744 Департамент наличного денежного обращения Банка России уточнил, что требование Положения Банка России от 12.10. 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» о ведении кассовой книги 0310004, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров 0310001 и расходных кассовых ордеров 0310002, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением.
(Письмо ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29–1-1–6/3255)
