Руководитель структурного подразделения: вхождение в должность

В прошлом номере журнала определялась роль коллектива в эффективном функционировании подразделения и место руководителя подразделения в структуре организации, описывалась программа совершенствования параметров лидерства и навыков практического менеджмента. В этом рассмотрим отдельные параметры этой программы.

Интеграция

Действия руководителя по интеграции с коллективом подразделения схематично можно представить следующим образом (рис. 2).

Рис.2. Программа действий руководителя в процессе его интеграции с коллективом подразделения

На начальной стадии основной задачей является вычленение наиболее важных элементов интеграции и последующее фокусирование внимания на них. В последующем должны быть определены мероприятия по организации функционирования подразделения с учетом возложенных на него задач.

В перечень важнейших необходимо отнести отработку процесса принятия решений с обязательным взаимодействием с работниками подразделения и ориентацией их на принятый стиль управления.

Руководитель должен заранее формировать корпоративную атмосферу, что требует доведения его стиля руководства до такого уровня, какой требует ситуация, как текущая, так и будущая.

Часто, улучшение ситуации в одной области идет во вред другой. Примером может служить ускорение процесса поставки готовой продукции, которое, с одной стороны, способствует росту продаж, однако, с другой, приводит к снижению активности в области разработки новых технологических решений и, соответственно, к уменьшению доверия потребителя. Поэтому, чтобы определить жизненно важные приоритеты необходимо проводить своевременный анализ данных. В противном случае может произойти существенное снижение морального облика руководителя как лидера подразделения. По существу, чем прозрачнее будут стратегические планы и тактика руководителя и чем рельефнее будут обозначены ключевые приоритеты, тем более явным будет стремление коллектива к решению поставленных перед ним задач.

Формирование перспективного видения и унификация целей. Наиболее важным моментом для руководителя подразделения является формирование уверенности в том, что все отделы эффективно взаимодействуют между собой и «ведут корабль» в одном направлении. Весьма полезен здесь будет выбор таких управленческих приоритетов, которые способствуют координации деловой активности.

Другой задачей является формирование уверенности лидера в том, что менеджмент подразделения вписывается в общую стратегию компании. Способствующим решению стратегических вопросов фактором может служить мотивация служащих, учитывающая тот набор ценностей, которым должно следовать подразделение. Так, например, система компенсационных выплат должна предусматривать ежегодные пересмотр заслуг работников подразделения, в частности, достигнутые ими успехи в процессе обучения и прохождения профессиональных тренингов. Менеджмент в этом случае должен демонстрировать возможности стимулирования карьерного роста по мере повышения уровня квалификации специалистов.

Формирование информационных потоков. Создание эффективных информационных потоков в подразделении и связь их с общим информационным полем компании требует обязательного формирования философии межличностных отношений. В этом плане большое значение имеет выработка этики руководителя и направленный подбор служащих, которые согласны и способны работать совместно в условиях этого этического принципа.

Весьма полезны индивидуальные встречи и беседы, которые способствуют критической оценке и отбору ключевых работников подразделения. Необходимыми становятся собрания всего коллектива, которые благоприятствуют становлению принципов взаимоотношений между руководителем и подразделением.

Достигнуть этого можно лишь при условии предварительного формулирования ясных и четких задач. На начальной стадии такого рода встречи с коллективом желательны не менее 1 раза в неделю. Даже если такая встреча будет длиться всего 15 минут, она позволит скорректировать задачи, которые были поставлены на предыдущей встрече.

Посещение собраний должно носить обязательный характер. Даже находящийся в отъезде работник должен оповещаться о повестке очередного собрания.

На собраниях должны рассматриваться результаты производственной деятельности коллектива с обязательным подведением итогов за прошедший месяц работы и квартал (такое сообщение желательно делать в течение первых 10 минут собрания). Особое внимание должно уделяться сложностям, возникающим при решении производственных задач.

Взаимодействие

Процесс организации взаимодействия с коллективом подразделения предполагает накопление руководителем опыта по таким критериям, как умение выслушать, выстроить необходимые взаимоотношения, сформировать план управленческих действий, произвести оценку возможностей персонала, организовать обучение и тренинг ключевых специалистов, а иногда всей команды. Кроме того, являясь лидером, он должен учиться проявлять твердость, порядочность и последовательность в принятии решений, понимать существующие различия в культуре компании, подразделения и воспринимать культуру каждого подчиненного для того, чтобы эффективно реализовать все это в менеджменте подразделения.

Активное выслушивание имеет большое значение для управленческой деятельности. С его помощью можно сформировать тот уровень доверия, который необходим руководителю подразделения, как лидеру команды. Хорошо известно, что уважающий себя человек не будет участвовать в беседе в некомфортных для себя условиях. Поэтому лучшим вариантом для формирования впечатления о себе является демонстрация собеседнику или подчиненному намерения сделать что-то полезное — разрешить возникшую проблему и показать, что в целом она не представляет сложности.

Для установления контакта с подчиненными важно предварительно составить план беседы, который позволит провести ее с легкостью и улыбкой на лице.

Руководитель не должен заблуждаться, что у него все хорошо со стилем выслушивания. В процессе обращения к вышестоящему лицу любой подчиненный обязательно обратит внимание на точку зрения и высказанные руководителем идеи, которые могут стать основой дальнейшей производственной деятельности. Нужно всегда помнить о том, что идеи могут быть восприняты не совсем корректно и правильно. Для того, чтобы этого не произошло, собеседнику необходимо предоставить возможность задавать уточняющие вопросы.

В процессе беседы целесообразно обращать внимание на источник информации — откуда и от кого эта информация была получена, где происходило событие.

При выслушивании подчиненного немаловажное значение имеют скромность и человечность; заносчивость здесь полностью исключена. Наличие таких черт, как эмпатичность и внимательность могут стать темами, которые будут обсуждаться сотрудниками между собой после бесед со своим руководителем.

Все это менеджер по персоналу должен довести до руководителя структурного подразделения и убедить его, что эффективное выслушивание подчиненных является важнейшим элементом в его управленческой деятельности.

Для того чтобы процесс активного выслушивания подчиненного не был «расточительством» рабочего времени, можно порекомендовать руководителю подразделения проводить беседы, сидя рядом со своим подчиненным, а не за своим столом — таким образом создается доверительная ситуация и большее внимание концентрируется на подчиненном. Также необходимо время от времени записывать высказывания, просьбы и пожелания подчиненного — это вынуждает сотрудника более конкретно и точно выражать свои мысли в беседе.

Построение взаимоотношений (взаимосвязей) невозможно без таких параметров, как уровень познания того, чем живут подчиненные, наличия навыков в поддерживании взаимоотношений, постоянного анализа и корректировки плана управленческих действий, отслеживания вновь возникающих ситуаций, исключения проявления в коллективе высокомерия и адаптации стиля руководства к условиям внутренней и внешней среды.

Задачу познания своих подчиненных руководитель подразделения может выполнить, проводя опросы в ходе встреч «тэт-а-тэт», встречи в бытовых условиях в форме гостевых приглашений, во время проведения собраний или в обеденное время.

Действия такого рода позволят сформировать реальное представление о качественном уровне персонала подразделения.

Планирование мер по достижению доверия и уважения к персоналу должно включать такие направления, как повышение эффективности управленческой деятельности, освоение методов выстраивания доверия, утверждение уверенности в функциональных действиях, завоевание уважения со стороны подчиненных. Среди наиболее значимых рекомендаций по повышению эффективности менеджмента можно назвать следующие:

Большинство подчиненных проявляет уважение к своему лидеру. Однако не все склонны делать это открыто, особенно в отношении лидеров, о которых имеется мало сведений. Поэтому задача руководителя подразделения заключается в том, чтобы заслужить это уважение посредством демонстрации компетенции в решении различных задач, стоящих перед коллективом, знаний всех важнейших деталей производственного процесса.

Эффективный менеджмент. Руководитель подразделения никогда не должен забывать о значимости процесса повышения эффективности проводимого им менеджмента.

Можно ставить перед собой много разных задач. Однако они не должны входить в конфликт между собой. Иногда ко второстепенным нужно относить задачи, поставленные руководством организации. Для того, чтобы определить очередность исполнения таких задач, их необходимо обсудить с сотрудниками подразделения.

В любом случае руководитель обязан делать все корректно и представлять пределы тех властных рамок, в которых действует вышестоящее руководство. Это позволит сформировать представление относительно того, какие меры необходимо предпринять в дальнейшем.

При желании что-либо изменить в действиях своего руководства следует с уважением относиться к руководящим директивам и стараться убедить его в том, что вынесенное на его рассмотрение предложение соответствует общей стратегической политике предприятия.

Даже если идея руководителя структурного подразделения будет «бриллиантовой», вышестоящему руководителю все равно нужно дать время для ее восприятия до того, как она будет рассматриваться на общем собрании. Нужно помнить о том, что на движение от позиции защиты своей идеи к поддержке ее руководством затрачивается достаточное количество времени.

Руководитель подразделения должен уметь ждать и быть готовым дать ответ на задаваемые специалистами по менеджменту вопросы. К этому обязывает тот факт, что каждый из этих специалистов имеет собственное представление о решении задачи. Поэтому руководитель подразделения должен быть готовым к любому развитию ситуации и иметь заранее подготовленные ответы.

Коммуникация важна в любом случае — как при получении отрицательного, так и положительного решения по предложенной идее совершенствования менеджмента.

В любом случае руководитель подразделения будет обязан взять на себя как заботу о подразделении, так и проблему реализации предложенной новации. При этом все члены команды должны понимать необходимость оказания эффективной поддержки руководителю подразделения.

* * *

Изложенные в настоящей статье рекомендации руководителю структурного подразделения по интеграции и взаимодействию с коллективом достаточно полно отражают основные задачи, которые на него возлагаются после вступления в должность.

Также подробно перечислены действия менеджера по персоналу, которые он должен совершить после оформления приема на работу нового руководителя структурного подразделения.

Получив необходимую поддержку, руководитель подразделения уже в первые месяцы своей работы обретет уверенность в своих действиях, сформирует свой стиль менеджмента и в дальнейшем сможет совершенствовать его, добиваясь вместе с коллективом высоких показателей в реализации производственной программы.