Опубликовано в журнале "«Заработная плата. Расчеты, учет, налоги» с вкладкой «Документы и комментарии»" №10 год - 2018
Н. П. Сухова
Необходимо учесть правила «подсчета» стажа работы для предоставления оплачиваемого отпуска. В соответствии с положениями ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются не все периоды, в течение которых работник связан с работодателем трудовыми отношениями.
В частности, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
– время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
– время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Как следует из разъяснений, приведенных в письме Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13, предусмотренные ст. 121 ТК РФ правила определения стажа работы для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска должны учитываться и при определении права работника на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно.
Пример 6
Допустим, что сотрудница занята в организации, расположенной в районах Крайнего Севера, и пользуется в установленном порядке правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. При этом очередным правом она может воспользоваться за 3-й и 4-й годы работы в организации в период с 17 мая 2017 г. по 16 мая 2019 г.
Допустим, что своим правом сотрудница воспользовалась а августе 2017 г.
Предположим также, что сотрудница ушла в дальнейшем в отпуск по беременности по родам в июле 2018 г. и в отпуск по уходу за ребенком в декабре 2018 г. Несмотря на то, что в соответствии со ст. 260 ТК РФ сотрудница вправе перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском независимо от стажа работы у соответствующего работодателя, до 16 мая 2019 г. еще раз воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск она не может.
Пример 7
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
Допустим, что в период с 17 мая 2017 г. по 16 мая 2019 г. сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком.
Если она не выйдет на работу и (или) ей по другим основаниям не будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, то и правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно она не воспользуется.
Для того, чтобы реализовать свое право на отпуск и соответственно право на оплачиваемый за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно, сотрудница должна выйти в течение своего отпуска по уходу за ребенком на работу (хотя бы на условиях неполного рабочего времени). Вместе с тем отпуск ей будет предоставлен только при условии наступления очередного рабочего года для предоставления очередного оплачиваемого отпуска (с учетом переноса периода рабочего года на время предоставленного отпуска по уходу за ребенком). Соответственно, если отпуском за текущий рабочий год сотрудница уже воспользовалась «авансом» перед уходом в отпуск по беременности и родам или после него, то права на очередной отпуск при выходе из отпуска по уходу за ребенком сотрудница иметь не будет и требовать от работодателя оплаты стоимости проезда в отпуск и обратно
не может.
Расходы на проезд распределяются по категориям. Как следует из п. 5 Правил компенсации расходов, расходы на оплату стоимости проезда оплачиваются с учетом прав сотрудника и членов его семьи воспользоваться проездными билетами определенной категории (комфортности) проезда. В частности, при проезде железнодорожным транспортом оплате подлежат билеты купейного вагона скорого фирменного поезда. Впрочем, могут быть оплачены и билеты более низкой категории – купе пассажирского поезда, плацкартный вагон скорого или пассажирского поезда, общий вагон скорого или пассажирского поезда.
Если работник приобретет билеты более высокой категории, расходы работодатель должен возместить исходя из нормативной комфортности. В данном случае возмещаемая сумма определяется на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агента.
Пример 8
Предположим, что работнику федерального казенного учреждения с 18 августа 2018 г. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В данном году работник предъявил требование об оплате стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, а также об оплате провоза багажа.
11 августа т. г. работник приобрел проездные билеты для проезда к месту использования отпуска и обратно в спальном вагоне скорого фирменного поезда. Стоимость одного билета составила 7800 руб.
В данном случае из средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно может быть оплачен исходя из стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда. Возмещаемая сумма может быть подтверждена справкой железнодорожной станции о стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда по маршруту следования работника к месту использования отпуска и обратно по состоянию на 11 августа. Предположим, что стоимость такого проезда составила 5600 руб. в одну сторону. Из средств работодателя должны быть возмещены расходы на оплату проезда в размере 11 200 руб. (5600 руб. × 2).
Какие еще расходы должны быть оплачены работодателем. Наряду с оплатой непосредственно проездного документа, работодатель должен возместить следующие расходы:
– на оплату услуг по оформлению проездных документов (в данном случае необходимо наличие подтверждающих документов, в которых указано, что именно услуги по оформлению и оплачиваются);
– стоимость предоставления в поездах постельных принадлежностей (необходимо потребовать от проводника выдачи квитанции об оплате услуг);
– стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу (необходимо наличие чеков или квитанций, подтверждающих произведенные расходы).
Стоимость квитанции транспортной организации или ее уполномоченного агента, подтверждающей стоимость проезда соответствующей категории, работодателем не возмещается.
Применительно к провозу багажа работодателем возмещается оплата провоза не более 30 кг багажа на самого работника и по 30 кг на каждого из членов семьи.
Расходы также должны быть документально подтверждены.
Как следует из Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за II квартал 2012 г. (утвержден Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 10 октября 2012 г.), расходы по провозу багажа компенсируются работнику, если вес провозимого им багажа не превышает 30 кг без учета веса багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету. На этом основании работнику организации, финансируемой из федерального бюджета, расположенной в районе Крайнего Севера, компенсируются расходы по провозу им воздушным судном багажа, вес которого превышает норму бесплатного провоза багажа, но в пределах 30 кг.
Проезд на личном транспорте компенсируется исходя из стоимости использованного ГСМ. Если в отпуск сотрудник (семья) направляются на личном транспорте, он вправе рассчитывать только на оплату использованного топлива. При этом соответствующие расходы должны быть подтверждены документально, а именно – чеками АЗС. Однако возмещаемая сумма не должна превышать нормативной, определяемой исходя из норм расхода топлива и кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил компенсации расходов).
Нормы расхода ГСМ должны определяться согласно Методическим рекомендациям «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденным распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р (в редакции изменений и дополнений).
Пример 9
Предположим, что работнику федерального учреждения предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно его письменному заявлению работодателем выделены средства для оплаты стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на личном транспорте сотрудника.
Свой отпуск работник проводит в 1400 км от места работы. Норма расхода для автомобиля работника составляет 9,8 л на 100 км.
Возмещаемая работнику сумма может составить до 6997 руб. 20 коп. (1400 км × 2/100 л × 9,8 л × 25 руб. 50 коп.).
Как отмечено в письме Минздравсоцразвития России от 20 октября 2008 г. № 1501-13, для оплаты расходов автомобиль может принадлежать любому из супругов независимо от того, на кого из супругов он оформлен либо кем из супругов внесены денежные средства в оплату. Объясняется такой вывод положениями ст. 34 Семейного кодекса Российской Федерации, согласно которой имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью.
Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Как указано в письме Минздравсоцразвития России от 24 августа 2006 г. № 1010-13, вопрос о кратчайшем пути должен решаться организацией в каждом конкретном случае исходя из транспортных маршрутов в регионе. Как правило, при использовании личного транспорта работнику и членам его семьи, имеющим право на гарантию, производится компенсация стоимости билета в плацкартном вагоне до места проведения отпуска и обратно на основании справки железнодорожной кассы или по фактическим расходам, если расходы по предъявленным кассовым чекам на приобретенный бензин (датированным не ранее даты выезда и не позднее даты прибытия к месту назначения) не превышают стоимости проезда до того же места проведения отпуска и обратно плацкартным вагоном железнодорожного транспорта. По возвращении из отпуска работнику на основании вышеназванной справки, а также документа, подтверждающего его пребывание в месте использования отпуска (выданного органами внутренних дел или органами местной администрации), производится окончательный расчет.
Оплата проезда в случае утраты или отсутствия документов производится при условии документального подтверждения пребывания в месте использования отпуска.
Если проездные билеты работник утратит, испортит и т. п., проезд к месту использования отпуска и обратно может быть оплачен и в данном случае, но при условии документального подтверждения пребывания в месте использования отпуска (см. п. 7 Правил компенсации расходов).
В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться квитанции или иные документы гостиниц, санаториев, домов отдыха, пансионатов, кемпингов, туристических баз, а также справки о регистрации по месту пребывания, квитанции об уплате сборов по месту пребывания и т. п.
Однако оплачиваться проезд в рассматриваемых случаях может только исходя из стоимости проезда по минимальной категории (железнодорожный транспорт – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда; воздушный транспорт – по тарифу салона экономического класса и т. п.).
И опять же для возмещения соответствующих сумм работник должен побеспокоиться о наличии справки о стоимости проезда по кратчайшему пути следования к месту использования отпуска и обратно о размере минимальной стоимости проезда соответствующим видом транспорта.
Аванс является обязательным. Исходя из положений ст. 325 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику аванс на оплату предстоящих расходов заранее.
Такая же схема расчетов закреплена и в Правилах компенсации расходов.
Размер аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда. При этом для определения «подотчетной» суммы работник обязан не позднее чем за 2 недели до начала отпуска представить на имя работодателя соответствующее письменное заявление. В нем необходимо указать состав семьи (с указанием дат рождения несовершеннолетних детей), места использования отпуска, видов транспортных средств и маршрутов следования, а также примерной (по мнению работника) стоимости проезда.
Как следует из письма Минздравсоцразвития России от 20 октября 2008 г. № 1501-13, к письменному заявлению в части расходов на оплату проезда и провоза багажа членов семьи необходимо прилагать справку с места жительства соответствующей жилищно-эксплуатационной организации о совместном проживании, а также свидетельство о регистрации брака.
Аванс должен быть выдан не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск, а отчет об его использовании – в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу. К отчету должны быть приложены подлинники проездных (перевозочных) и иных подтверждающих произведенные расходы документов. В случае проезда к месту отпуска членов семьи работника, авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 рабочих дней с даты возвращения родственников к месту постоянного жительства из места проведения отпуска.
Проезд в отпуск за границу оплачивается по специальным правилам. Пунктом 10 Правил компенсации расходов предусмотрена возможность оплаты проезда и в случае использования работником своего отпуска за границей. Это касается и отдыха за границей по путевке.
Возмещаемая сумма определяется согласно стоимости проезда соответствующим видом транспорта до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции. Для его оплаты стоимость проезда необходимо подтвердить соответствующей справкой транспортной организации.
В п. 10 утвержденных Правил компенсации расходов определено, что в случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации (в том числе по туристической путевке), производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.
При этом основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.
В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка, выданная транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).
Пример 10
Допустим, что работник федерального бюджетного учреждения использует свой ежегодный оплачиваемый отпуск в Анталии (Турция). При этом согласно принятым правилам он вправе требовать от работодателя оплаты 1 раз в 2 года стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Если отпуск работник проводит за границей, он вправе рассчитывать на оплату из средств работодателя стоимости проезда только по территории Российской Федерации.
Учреждение находится в районах, отнесенных к районам Крайнего Севера (Мурманская область).
Предположим, что сотрудник для оплаты расходов по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также оплаты провоза багажа представил копию заграничного паспорта с соответствующими отметками, а также проездные документы на пролет по маршрутам Мурманск – Анталия и Анталия – Мурманск.
Дополнительно к этому для расчета и выплаты компенсации работник должен представить справку авиакомпании о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость указанных перелетов. Согласно сложившейся практике транспортные организации выдают справку о стоимости перелета по территории России до ближайшего к пересечению границы Российской Федерации по фактическому маршруту аэропорта. В нашей ситуации справкой может быть подтверждена стоимость перелета до аэропорта Сочи и обратно.
Допустим, что расходы работника на приобретение билетов по маршрутам Мурманск – Анталия и Анталия – Мурманск составили 25 000 руб. Стоимость же перевозки по территории России согласно справке авиакомпании составила 19 000 руб. Возмещению подлежат расходы в размере 19 000 руб.
Необходимо учитывать, что если стоимость перелета по территории России согласно представленной работником справке превышает фактические расходы на приобретение проездных билетов, то компенсация должна рассчитываться в сумме, не превышающей фактические расходы работника на приобретение проездных документов. В нашей ситуации, если бы согласно представленной справке авиакомпании стоимость перелета по территории России составила 28 000 руб., то сумма компенсации должна была быть рассчитана исходя из фактических расходов на приобретение билетов (25 000 руб.).
С учетом изменений, принятых постановлением Правительства Российской Федерации от 16 октября 2014 г. № 1059 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. № 455», указанная в справке стоимость определяется транспортной организацией как процентная часть стоимости воздушной перевозки согласно перевозочному документу, соответствующая процентному отношению расстояния, рассчитанного по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве Российской Федерации (ортодромия по Российской Федерации), к общей ортодромии маршрута полета воздушного судна.
При этом с учетом положений п. 6 Правил компенсации расходов под транспортной организацией подразумевается транспортная организация, осуществляющая перевозку, или ее уполномоченный агент (см. письмо Минтруда России от 2 октября 2017 г. № 11-4/В-223).
Таким образом, при невозможности получить справку, выданную транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), на основании пп. 6 и 10 Правил компенсации расходов справка уполномоченного агента (агентства воздушных сообщений, осуществляющего продажу билетов) о стоимости перелета по территории Российской Федерации в салоне экономического класса на дату фактического перелета, рассчитанной по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве Российской Федерации, является достаточным основанием для компенсации стоимости проезда.
Приведенные правила оплаты проезда в отпуск федеральных «бюджетников» являются своего рода ориентиром для прочих работодателей. Исходя из сложившейся практики и иные организации на схожих условиях определяют суммы рассматриваемой компенсации.
В случае использования отпуска на территории стран СНГ (включая, Украину, Белоруссию и т. д.) основанием для компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа являются проездные документы и справка транспортной организации о стоимости перевозки по территории Российской Федерации. На это, в частности, было указано в письме Минздравсоцразвития России от 20 октября 2008 г. № 1501-13.
Справка должна быть той же транспортной организации. Как отмечалось выше, в соответствии с Правилами компенсации расходов зачастую компенсация выплачивается на основании справок транспортных организаций, подтверждающих размер возмещаемых (оплачиваемых) расходов.
Возникает вопрос, справка должна быть той же транспортной организации, которая перевозила работника и членов его семьи или же можно воспользоваться справками от других перевозчиков.
Например, как указано в письме Минздравсоцразвития России от 20 октября 2008 г. № 1501-13, справка о стоимости перелета должна быть представлена транспортной организацией, осуществившей в данном случае перевозку. И только при ее отсутствии расходы на проезд оплачиваются на основании справки другой транс портной организации по минимальному тарифу в салоне экономического класса. В соответствующих случаях, оговоренных Правилами компенсации расходов, допускается использование справки уполномоченных агентов транспортной организации.
Правилами не предусмотрено представление для подтверждения стоимости перевозки справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, выданной туристическим агентством.
Порядок оплаты стоимости проезда в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и (или) местных бюджетов
Согласно ст. 325 ТК РФ размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации.
Таким образом, оплата стоимости проезда и провоза багажа осуществляется в данных организациях в соответствии с законодательными актами, принятыми органами власти соответствующих субъектов Российской Федерации.
В организациях, финансируемых из местных бюджетов, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, определяются органами местного самоуправления.
Положения принимаемых в соответствии со ст. 325 ТК РФ соответствующими органами власти документов могут отличаться от положений, закрепленных в ТК РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. В частности, оплата может производиться не 1 раз в 2 года, а чаще. Также в нормативных актах может быть указано, по каким нормам осуществляется оплата проезда (билеты какого комфорта подлежат оплате) и провоза багажа.
Представляется возможным при оплате расходов по проезду к месту использования отпуска и обратно применять ту же схему расчетов и документооборота, что предусмотрена для учреждений, финансируемых из федерального бюджета.
В частности, при убытии в отпуск работнику выдаются авансовые суммы, в использовании которых в дальнейшем представляется авансовый отчет с приложением к нему проездных и иных оправдательных документов.
Однако в любом случае при применении той или иной схемы расчетов следует учитывать положения нормативного акта соответствующего органа власти.
Порядок оплаты стоимости проезда в коммерческих и иных организациях
В соответствии со ст. 325 ТК РФ размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в коммерческих и некоммерческих (за исключением бюджетных) организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются работодателем.
При этом согласно части первой ст. 325 ТК РФ (в редакции Федерального закона от 2 апреля 2014 г. № 50-ФЗ) работники имеют право на оплату один раз в 2 года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.
Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Принятое во исполнение ст. 325 ТК РФ решение работодателя закрепляется в соответствующем локальном нормативном акте, которым может быть коллективный договор, отдельное положение, приказ (распоряжение) или индивидуальные трудовые договоры, заключаемые с работниками организации.
Как возможный вариант, положения соответствующего локального нормативного акта могут содержать условие о том, что оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно осуществляется в соответствии с положениями ст. 325 ТК РФ и постановления Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. № 455, установленными для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Документально решение работодателя следует закрепить в том числе и с той целью, чтобы осуществляемые расходы учесть в целях налогообложения прибыли.
При этом либо в самом трудовом договоре, заключаемом с работником, раскрываются принятые работодателем размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа, либо же в нем делается ссылка на локальный нормативный акт, согласно которому регулируются данные вопросы.
В отдельных организациях при определении порядка оплаты стоимости проезда и провоза багажа учитываются положения принятых по данному вопросу нормативных актов.
При осуществлении и оформлении расчетов по оплате стоимости проезда организации руководствуются принятой ими схемой документооборота. Предпочтительным опять же представляется тот вариант, когда перед убытием в отпуск работнику выдается необходимая сумма аванса, в использовании которой он отчитывается в установленный срок по прибытии из отпуска.
В том случае, если работником были произведены расходы, не оговоренные в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте, он вправе обратиться к работодателю с просьбой об их возмещении, предоставив соответствующие объяснения и оправдательные документы. Решение по возмещению указанных сумм принимает работодатель или уполномоченное им лицо.
Как отмечено в постановлении Конституционного Суда Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 2-П, произведенная федеральным законодателем диверсификация источников финансирования была обусловлена переходом к рыночным моделям организации экономики и основывается на объективно существующих различиях между работодателями – организациями, финансируемыми из бюджета, то есть гарантированно и заблаговременно обеспечиваемыми денежными средствами независимо от эффективности осуществляемой ими деятельности, и работодателями, не относящимися к бюджетной сфере, – теми, чье финансовое положение напрямую зависит от результатов их экономической деятельности либо от имущественного положения собственника.
Вводя правовой механизм, предусматривающий применительно к работодателям, не относящимся к бюджетной сфере, определение размера, условий и порядка компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно в коллективных договорах, локальных нормативных актах, трудовых договорах, федеральный законодатель преследовал цель защитить таких работодателей, на свой риск осуществляющих предпринимательскую и (или) иную экономическую деятельность, от непосильного обременения и одновременно – через институт социального партнерства – гарантировать участие работников и их представителей в принятии соответствующего согласованного решения в одной из указанных правовых форм. Тем самым на основе принципов трудового законодательства, включая сочетание государственного и договорного регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений, достигается баланс интересов граждан, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и их работодателей.
Такое правовое регулирование направлено на учет особенностей правового положения работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, и вместе с тем не позволяет ему лишить работников предусмотренной законом гарантии и уклониться от установления компенсации, поскольку предполагает определение ее размера, порядка и условий предоставления при заключении коллективного договора или трудового договора либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Таким образом, коммерческие организации не вправе лишить своих сотрудников льготы, оговоренной в ст. 325 ТК РФ. Как было отмечено в том же постановлении Конституционного Суда № 2-П, на работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, возлагается обязанность – в рамках системы социального партнерства или по соглашению с работником устанавливать правила выплаты такой компенсации в одной из предусмотренных законом форм, которая предполагает, соответственно, и его обязанность осуществлять необходимые выплаты за счет собственных средств.
При всем этом занятые в коммерческой сфере организации вправе самостоятельно определять условия, размеры и порядок компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.
При определении размера, условий и порядка предоставления компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо обеспечивать их соответствие предназначению данной компенсации как гарантирующей работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. В противном случае не достигалась бы цель ее введения в качестве дополнительной гарантии, направленной на реализацию конституционных прав на отдых и на охрану здоровья.
Таким образом, размер компенсации, которую производит коммерческая организация, может составить и меньшее значение по сравнению с положениями ст. 325 ТК РФ для лиц, занятых в государственных (муниципальных) учреждениях.
Однако решения таких работодателей должны быть обоснованными и адекватными.
В большинстве своем оплата проезда из средств работодателей производится только при проезде по территории Российской Федерации. Оплата же проезда к месту использования отпуска и обратно по территории стран СНГ может оговариваться непосредственно трудовым договором, но при этом такие расходы могут производиться только из собственных средств организаций, оставшихся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль.
В системе Центробанка России порядок оплаты проезда разъяснен в письме от 2 августа 1993 г. № 47 «Об оплате проезда к месту использования отпуска». При использовании отпуска на территории государств бывшего СССР оплата проезда осуществляется в размере стоимости проезда и провоза багажа до ближайшего к месту использования отпуска населенного пункта на территории Российской Федерации и обратно – по предъявлении проездных документов с отметкой или справкой соответствующих транспортных организаций о стоимости проезда и провоза багажа до ближайшего к месту использования отпуска населенного пункта на территории Российской Федерации.
По мнению автора, такой порядок вполне приемлем для использования и другими организациями.
Расходы компенсируются всем работникам организации, в том числе при предоставлении отпуска с последующим увольнением (см. п. 40 Инструкции о порядке предоставления гарантий и компенсаций; письмо Миннаца России от 20 октября 1995 г. № 2417 «О порядке предоставления компенсаций лицам, работающим на Севере»).
В отдельном порядке коммерческими и иными работодателями должен быть решен вопрос о выплате компенсации в части расходов по оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам из числа членов семьи. В соответствии с положениями ст. 325 ТК РФ компенсация в пользу указанных лиц не является обязательной. В данном случае решение остается за работодателем.
Состав семьи с указанием родственных отношений и даты рождения детей, проезд которых к месту проведения работником отпуска и обратно также может оплачиваться из средств работодателя, как возможный вариант оговаривается в трудовом договоре, заключаемом между работником и работодателем.
Если членами семьи являются неработающие пенсионеры, получающие трудовую пенсию по старости и по инвалидности, то они должны получать компенсацию за проезд до места отдыха и обратно в пенсионных органах. Это следует из ст. 34 Закона о Севере и постановления Правительства Российской Федерации от 1 апреля 2005 г. № 176 «Об утверждении Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда пенсионерам, являющимся получателями трудовых пенсий по старости и по инвалидности и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, к месту отдыха на территории Российской Федерации и обратно».
Компенсация может производиться в виде предоставления проездных документов, обеспечивающих проезд пенсионера к месту отдыха и обратно, или же в виде возмещения фактически произведенных пенсионером расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно.
Если родители несовершеннолетних детей работают на разных предприятиях (учреждениях, организациях), то компенсация за проезд детей до места отдыха и обратно может по договоренности возмещаться обоими предприятиями в равных долях. На возможность такого варианта указано в Комментариях к Закону о Севере.
Как вариант, для осуществления оплаты проезда несовершеннолетних детей работника администрация вправе потребовать представления данным работником справки с места работы другого родителя о том, что в течение соответствующих 2 лет (определяются согласно праву работника организации на оплачиваемый проезд) оплата стоимости проезда несовершеннолетних детей (с указанием их фамилии, имени, отчества, даты рождения) не осуществлялась (осуществляться не будет).
При непредоставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно согласно Инструкции о порядке предоставления гарантий и компенсаций может производиться по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. На это также указано в письме Миннаца России от 20 октября 1995 г. № 2417.
Совместители согласно положениям ст. 325 ТК РФ имеют право на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно только по основному месту работы.
Необходимо учитывать, что предусмотренные ст. 325 ТК РФ выплаты являются целевыми и не суммируются в случае, если работник своевременно не воспользовался своим правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно и провоза багажа.
Как правило, рассматриваемая льгота предоставляется начиная со второго года работы, то есть по истечении 12 месяцев непрерывной работы. На это указано в п. 40 Инструкции о порядке предоставления гарантий и компенсаций, а также в письме Миннаца России № 2417. В дальнейшем работник приобретает право на льготы начиная с четвертого, шестого и т. д. года работы независимо от фактического использования отпуска.
В том случае, если работник не получал компенсацию стоимости проезда в отпуск, то в соответствии с действующим законодательством он утрачивает право на данную льготу за прошедший период и сможет им снова воспользоваться только на второй год работы после ее получения.
Исходя из стоимости проезда кратчайшим путем к месту использования отпуска и обратно оплата проезда должна осуществляться и в том случае, если работник не представит проездные документы, но подтвердит проведение отпуска в соответствующем населенном пункте. Если и это подтверждено не будет, оплата стоимости проезда не производится, а выданные работнику авансовые суммы подлежат взысканию в установленном действующим законодательством порядке.
В случае если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, ему могут быть возмещены расходы по проезду только до одного избранного им места, а также расходы по обратному проезду от того же места кратчайшим путем.
