Опубликовано в журнале "«Заработная плата. Расчеты, учет, налоги» с вкладкой «Документы и комментарии»" №2 год - 2015
В. Е. Борисов
В первом номере журнала мы вплотную подошли к практическим аспектам финансового кризиса, касающимся организации производственного и трудового процесса.
Среди ранее рассмотренных вопросов – проблема задержки выплаты заработной платы, порядок и условия снижения «индивидуального» уровня оплаты труда работников, расчеты с сотрудниками, увольняемыми по сокращению численности или штата.
Однако все вышеприведенные последствия кризиса – далеко не все возможные.
На практике работодателям еще придется «пожинать плоды» финансовой неразберихи.
Сокращение численности или штата. Документальное оформление
В предыдущем номере журнала рассматривались вопросы расчетов с работниками, увольняемыми по сокращению численности (штата). Однако внимание необходимо обратить и на другие аспекты регулирования отношений сторон при планировании, организации и проведении такого рода мероприятий.
Читателей журнала из числа руководителей интересует, однако, вопрос документального оформления процедуры сокращения численности или штата работников.
После того, как решение о сокращении численности (штата) принято, необходимо первым делом издать приказ об организации и проведении соответствующих мероприятий. В данном документе оговариваются планируемые сроки мероприятий, предполагаемое количество сокращаемых должностей и (или) численности по соответствующим категориям персонала (наименование структурных подразделений, должностей и профессий), даются необходимые распоряжения соответствующим должностным лицам.
Приказ оформляется по форме, принятой в организации, с соблюдением общих правил делопроизводства (так называемый «приказ по кадрам»).
В наименовании приказа рекомендуется избежать прямых утверждений о сокращении. Данный документ по своей сути еще не является основанием для непосредственного сокращения численности (штата). Пока что речь идет об организации необходимых предварительных мероприятий. В связи с этим наименование приказа лучше определить как «Об организации и проведении мероприятий по сокращению численности (штата) работников организации».
К приказу может быть приложен план мероприятий по проведению сокращения численности (штата) работников организации.
В том же приказе фиксируется необходимость подготовки соответствующим структурным подразделением (должностным лицом) уведомлений о предстоящем сокращении работников и иных органов. Как правило, это поручается кадровому органу организации.
Таким образом, рассматриваемый приказ может иметь следующую примерную форму:
О предстоящих сокращениях прежде всего необходимо уведомить профсоюзный орган организации (ч. 1 ст. 82 ТК РФ) и территориальные органы занятости (п. 2 ст. 25 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
Согласно общим правилам соответствующий документ должен быть направлен не позднее чем за 2 месяца до проведения сокращения. Если же количество сокращаемых единиц подпадает под критерии массового увольнения (это подробно рассматривалось в предыдущем номере журнала), то уведомление должно быть направлено не позднее чем за 3 месяца.
Уведомления оформляются в нескольких экземплярах с соблюдением общеустановленных правил документооборота. В службу занятости документ необходимо отправить по почте с уведомлением (но с таким расчетом, чтобы оно поступило к получателю до истечения минимальных сроков предупреждения).
В профсоюзный орган уведомление можно передать под роспись получателя на втором экземпляре. При этом оформлено оно может быть по следующему образцу:
В случае если под сокращение подпадают работники, являющиеся членами профсоюза, одновременно с уведомлением необходимо направить проект приказа о планируемом сокращении должностей, а также копии документов, являющихся основанием для принятия такого решения (решение учредителей или др.). На это указано в ст. 373 ТК РФ. Однако целесообразнее указанные документы направить еще до издания приказа, т. к. ст. 373 ТК РФ предоставляет 10 рабочих дней до принятия соответствующего решения на выражение профсоюзом своего мнения и проведение необходимых консультаций.
Требования к содержанию уведомления, направляемого в органы службы занятости, изложены в п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-1. В нем должны быть указаны сокращаемые должность (профессия), специальность и квалификационные требования к ним, а также условия оплаты труда по соответствующим должностям (профессиям), принятым в организации.
Если под сокращение подпадают работники в возрасте до 18 лет, то организации необходимо побеспокоиться о согласии на то государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав. Таковы требования ст. 269 ТК РФ.
Работников, которые подпали под сокращение, необходимо уведомить об этом персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения. На практике наибольшее распространение получил вариант, при котором каждому из работников вручается индивидуальное письменное уведомление.
При подготовке такого уведомления необходимо учитывать нормы ч. 3 ст. 81 ТК РФ, согласно которой по сокращению сотрудника можно уволить только в том случае, если его невозможно перевести с письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую он может выполнять с учетом состояния здоровья. Предлагаться сокращаемому работнику должны как имеющиеся в организации вакантные должности или работы, соответствующие его квалификации, так и вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемая работа.
Соответствующие предложения также должны найти свое отражение в уведомлении.
Уведомление может иметь следующий примерный вид:
Оформлять необходимо как минимум два экземпляра по каждому из сотрудников. Первый экземпляр вручается работнику, второй остается в делопроизводстве организации в качестве подтверждения.
По решению работодателя примерная форма уведомления может быть дополнена предложением о досрочном расторжении трудового договора с выплатой предусмотренной ст. 180 ТК РФ дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении. Соответствующий абзац уведомления может иметь следующее примерное содержание: «До истечения 2-месячного срока трудовой договор может быть расторгнут с Вашего письменного согласия по тому же основанию с предоставлением установленных льгот и гарантий, а также выплаты дополнительной компенсации в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении».
Отдельные категории сотрудников о предстоящем увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ могут предупреждаться и в иные сроки. В частности, временные работники предупреждаются не менее чем за 3 календарных дня (ч. 2 ст. 292 ТК РФ), а сезонные работники – не менее чем за 7 календарных дней (ч. 2 ст. 296 ТК РФ).
Необходимо учитывать, что отдельные категории лиц вообще не могут быть уволены по сокращению численности (штата). Это касается, в частности:
– женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком (ч. 4 ст. 256 ТК РФ);
– беременных женщин (ч. 1 ст. 261 ТК РФ);
– женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет; одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет); других лиц, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет) без матери (ч. 4 ст. 261 ТК РФ).
В течение установленного периода предупреждения по каждому из запланированных к сокращению сотрудников принимается решение о переводе его на другую работу, досрочном расторжении трудового договора и (или) увольнении после истечения указанного периода.
От профсоюзного органа необходимо (получить его мотивированное мнение на возможность расторжения трудовых договоров с работниками из числа членов профсоюза. На необходимость учета такого мнения указано в ч. 2 в ст. 82 ТК РФ.
В свою очередь, порядок учета мотивированного мнения профсоюзного органа определен ст. 373 ТК РФ.
Соответствующее мнение профсоюзный орган должен представить на рассмотрение работодателя в течение 7 рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов, послуживших основанием для проведения мероприятий по сокращению численности (штата). Если указанный срок будет просрочен, работодатель может не учитывать мнение профсоюза.
Если профсоюз не согласен с увольнением его членов по п. 2 ч. 1 ст. 89 ТК РФ, он вправе инициировать дополнительные консультации с работодателем или его представителем. Со своей стороны работодатель должен обеспечить проведение таких консультаций. Результаты «переговоров» подлежат оформлению в виде протокола.
В любом случае работодатель вправе не согласиться с мнением профсоюза, и принять решение о сокращении, в том числе сотрудников из числа членов профсоюзного комитета. В свою очередь, профсоюзный комитет в случае недостижения согласия вправе обжаловать действия работодателя в государственной инспекции труда.
При увольнении по сокращению численности (штата) руководителей профсоюзных органов или их заместителей необходимо получать согласие вышестоящего профкома. Если такого не имеется, применяется общий порядок учета мотивированного мнения профсоюзного органа организации.
Поскольку до наступления часа «икс» работодатель должен учесть мнение профсоюзного органа, а также может быть определено предназначение отдельных работников (перевод на другую работу, увольнение по иным основаниям и т. п.), то ранее изданный приказ об организации и проведении соответствующих мероприятий нельзя считать окончательным. Как только все мероприятия будут проведены, необходимо издать еще один приказ о сокращении. Этим же приказом можно утвердить новое штатное расписание организации. Приказ может быть оформлен по следующей примерной форме:
Штатное расписание рекомендуется оформлять по типовой форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако в настоящее время указанная форма не является обязательной для применения, в связи с чем организация вправе применять и самостоятельно разработанную форму.
После истечения установленного срока предупреждения администрация организации вправе приступить к оформлению приказов (распоряжений) об увольнении работников. Рекомендуется их оформлять по формам № Т-8 или № Т-8а, утвержденным тем же постановлением Госкомстата России № 1.
Дата расторжения трудового договора должна быть не ранее истечения периода предупреждения о предстоящем увольнении. А с работниками из числа членов профсоюза трудовой договор может быть расторгнут также не позднее 1 месяца со дня получения мотивированного мнения профсоюзного органа (ст. 373 ТК РФ).
Как отмечалось выше, на его представление дается 7 рабочих дней. Следовательно, при правильном оформлении процедуры увольнения этот срок не может превысить срок предупреждения об увольнении.
Реквизиты мотивированного мнения профсоюзного органа указываются внизу типовой формы № Т-8 (№ Т-8а).
В соответствии с требованиями ст. 84.1 ТК РФ с приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись. Для этого также предусмотрены соответствующие реквизиты указанных выше форм приказов № Т-8, Т-8а.
Приказ об увольнении оформляется в одном экземпляре. По требованию работника должна быть выдана надлежащим образом заверенная копия приказа.
Если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, в его нижней части необходимо указать за подписью соответствующего должностного лица, что «от ознакомления под роспись работник отказался» и проставить дату. Аналогично необходимо поступить в случае, если приказ об увольнении до сведения работника довести невозможно (не является на работу и т. п.). При этом, конечно же, запись будет другой. Например: «Ознакомить работника с приказом не представляется возможным в связи с отказом».
В день увольнения работнику необходимо выдать трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет по оплате труда.
Трудовая книжка должна быть выдана с уже внесенными в нее записями об увольнении с работы, например: «Уволен по сокращению численности или штата работников, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ». После этой записи в трудовой книжке работника должна быть проставлена подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации.
На руки трудовая книжка выдается с истребованной от работника подписью.
В организации может быть предусмотрен специальный журнал (книга), в котором работники под роспись подтверждают факт получения книжки и (или) вкладыша в нее.
Если в день увольнения трудовую книжку выдать не представляется возможным, сотрудник отсутствует на работе или отказывается ее получать, необходимо по почте на адрес его места жительства (пребывания) направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление книжки по почте. Пересылка трудовой книжки по почте возможна только с согласия работника и только на указанный им адрес.
Работник со своей стороны может потребовать от работодателя выдачи заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой. Такое требование должно быть оформлено в письменной форме (т. е. в виде заявления).
Образец оформления приказа (распоряжения) об увольнении работников по сокращению численности (штата) по форме № Т-8 приведен ниже.
Реорганизация организации
Одним из последствий кризиса может быть необходимость проведения реорганизации организации, как то: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование или смена его собственника.
В таких случаях необходимо учитывать положения ст. 75 ТК РФ, гарантирующие работникам сохранение ранее наличествующих трудовых отношений.
Исключение сделано только для случаев смены собственника имущества, когда новый собственник вправе не позднее 3 месяцев со дня возникновения у него права собственности расторгнуть трудовой договор с руководителем, его заместителями и главным бухгалтером.
В правах самих сотрудников не продолжать трудовые отношения в изменившихся условиях в связи с реорганизацией и (или) сменой собственника. В данном случае трудовой договор может быть прекращен по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ «Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией».
При смене собственника необходимо также учитывать, что сокращение численности или штата может иметь место только после государственной регистрации перехода права собственности.
Переход на график неполного рабочего времени
В соответствии с нормами ТК РФ режим неполного рабочего времени может вводиться по согласованию сторон трудовых отношений и (или) по решению работодателя.
В частности, по решению работодателя такой режим в соответствии со ст. 74 ТК РФ может вводиться в целях сохранения рабочих мест, если изменение организационных или технологических условий труда может повлечь за собой массовое увольнение работников.
Однако возникает вопрос: какие случаи можно отнести к изменению организационных и (или) технологических условий труда и подпадает ли под это ухудшение финансового (экономического) положения организации, уменьшение объемов выручки и т. п?
Например, Верховный Суд Российской Федерации относит (см. п. 21 постановления Пленума Верховного Суда от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации») к указанным случаям изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурную реорганизацию производства. Как представляется, к организационным условиям труда можно отнести введение новых режимов рабочего времени (многосменный и др.) или систем нормирования труда, новых систем оплаты труда. В свою очередь, к технологическим условиям можно отнести реконструкцию производства, внедрение нового производственного оборудования и (или) технологических процессов.
Изменение условий труда в связи с финансовым кризисом и (или) его последствиями к рассматриваемым основаниям для повсеместного введения работодателем режима неполного рабочего времени не относится. Поэтому если к указанному режиму прибегнуть, то неотработанное до установленной нормы рабочее время работодатель должен оплатить как за простой по его вине.
В случае если работодатель изменение организационных или технологических условий труда совместит с оптимизацией затрат и производственного процесса, которая может вылиться в массовые сокращения, ввести режим неполного рабочего времени он вправе. В таком случае необходимо учесть мнение профсоюзного органа. На режим неполного рабочего времени работники могут быть переведены на срок до 6 месяцев. Если работники отказываются от перевода на режим неполного рабочего времени, трудовой договор с ними расторгается по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ «Сокращение численности или штата работников организации» с предоставлением всех установленных гарантий и компенсаций.
Во всех остальных случаях рассматриваемый режим может вводиться только по согласованию между сторонами трудовых отношений. При этом работники со своей стороны вправе отказаться от сделанного администрацией организации предложения и требовать оплаты неотработанного до установленной нормы рабочего времени как за простой по вине работодателя.
Работа на условиях неполного рабочего времени оплачивается пропорционально отработанному работником времени и (или) в зависимости от выполненного объема работ. Таковы нормы ст. 93 ТК РФ.
За период работы по «сокращенному» графику работники в общеустановленном порядке пользуются правом на ежегодные оплачиваемые отпуска, оплату периода временной нетрудоспособности, соответствующие гарантии и компенсации. Этот период на общих основаниях полностью включается в трудовой стаж для назначения пенсий.
Исчисление среднего заработка при установлении работнику режима неполного рабочего времени должно производиться в общеустановленном порядке (см. п. 12 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922). При этом не полностью отработанными могут считаться только те месяцы, на которые приходятся периоды отпусков данных работников, служебных командировок, обучения и т. д. Дни (часы), которые не отработаны в связи с установлением рассматриваемого режима, из расчетного периода не исключаются.
Оплате при исчислении среднего заработка подлежит количество календарных (рабочих) дней отпуска, которые определяются в общеустановленном порядке (без учета того, что на предстоящий период отпуска работнику установлен режим неполного рабочего времени). В других случаях, не связанных с расчетом среднего заработка за отпуск и (или) выплаты компенсации за отпуск, оплате подлежит количество рабочих дней (часов), которые работник должен отработать по графику неполного рабочего времени.
Пример
Предположим, что в связи с реорганизацией производства работники организации с 1 января переведены на режим неполного рабочего времени (3 дня в неделю) на срок до 6 месяцев.
С 9 февраля 2015 г. работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Исчисление среднего заработка должно производиться за расчетный период в 12 календарных месяцев, предшествующих февралю 2015 г., а именно за период с 1 февраля 2014 г. по 31 января 2015 г.
Предположим, что в данном периоде 10 месяцев отработаны полностью, а 2 месяца (август 2014 г. и январь 2015 г.) – не полностью. В августе с 1-го по 28-е число работник находился в оплачиваемом отпуске, а в январе 2015 г. работник болел с 19 по 22 января.
Учитываемые за расчетный период выплаты составили 184 200 руб.
За расчетный период должно быть принято 321,36 календарного дня, в том числе за 10 полностью отработанных месяцев – 293 календарного дня (29,3 Ч 10 месяцев), за не полностью отработанный август 2014 г. 2,84 календарного дня (29,3/31 календарный день в месяце Ч 3 календарных дня, приходящихся на период с 29 по 31 августа включительно) и за не полностью отработанный январь 2015 г. – 25,52 календарного дня (29,3/31 календарный день Ч 27 календарных дней, приходящихся на период с 1 по 18 января и с 23 по 31 января).
Величина среднего дневного заработка для исчисления среднего заработка за отпуск составит 573 руб. 19 коп. (184 200 руб./321,36 календарного дня), а сумма среднего заработка за отпуск – 16 049 руб. 32 коп. (573 руб. 19 коп. Ч 28 календарных дней отпуска).
По общему правилу оплачиваются и больничные листы, что следует из п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2007 г. № 375). Оплате подлежат все календарные дни, приходящиеся на период нетрудоспособности, подтвержденные соответствующим «больничным» (включая те дни, которые не являются рабочими согласно установленному графику неполного рабочего времени).
Отпуск без сохранения заработной платы
Согласно общему правилу отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по запросу (письменному заявлению) работника. Без такого запроса администрация организации оформить отпуск «без оплаты» не вправе.
Если в связи с падением объема производства и (или) по иным объективным причинам администрация организации отправляет работников в вынужденные отпуска без сохранения заработной платы (без их письменного согласия), весь период такого отпуска должен быть оплачен как за простой.
Как представляется, такие случаи следует трактовать как простой по вине работодателя с оплатой соответствующего периода из расчета не менее 2/3 средней заработной платы работника. Это, в частности, следует из разъяснения Минтруда России от 27 июня 1996 г. № 6 «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя».
Выплачиваемые за время простоя суммы признаются в целях налогообложения прибыли, а также в полной мере включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и базу по страховым взносам на обязательное страхование.
Должности, занимаемые сотрудниками на условиях штатного совместительства
Если под сокращение подпадает должность, занимаемая сотрудником на условиях штатного совместительства, трудовой договор с ним прекращается в общеустановленном порядке. То есть он также увольняется по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой выходного пособия за первый месяц увольнения.
По трудовому законодательству средний месячный заработок, начиная со второго месяца трудоустройства, такому лицу сохраняется только по основному месту работы.
