Оформление справки о сумме заработка для расчета пособий по социальному страхованию




Е. П. Никодимова


В соответствии с положениями ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в редакции изменений и дополнений, далее по тексту статьи – Федеральный закон № 255-ФЗ) пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, а также ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка работника, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком. При этом во всех случаях заработок учитывается именно за двухлетний период времени (с 1 января по 31 декабря), включая время работы (службы, иной деятельности) у других работодателей.


Для того, чтобы полноценно рассчитывать пособия за двухлетний период времени, заработок за время работы у других работодателей подтверждается специальной формой справки. Речь идет о Справке о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования не начислялись (далее по тексту – справка), форма которой утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.


В применявшийся с 2013 г. бланк справки недавно были внесены отдельные изменения, на которых сразу же остановимся. При этом следует учитывать, что внесенные изменения необходимо применять в обязательном порядке. Согласно установленным правилам справка для расчета пособий должна выдаваться строго по утвержденной форме.


Печать на справке
Согласно принятым изменениям, заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой) при ее наличии. Соответствующие изменения приняты приказом Минтруда России от 15 ноября 2016 г. № 648н «О внесении изменений в некоторые приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».


В случае отсутствия печати к справке прилагаются заверенные в установленном порядке копии следующих документов:
– документ (документы), подтверждающий (подтверждающие) полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени юридического лица без доверенности;
– доверенность на подписание справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
– документ, удостоверяющий личность физического лица;
– свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.


Таким образом, в случае представления работником справки для расчета пособий без печати работодателя, к данному документу должны быть приложены копии указанных выше документов. Печать на справке не должна закрывать подпись должностных лиц организации. Она проставляется в месте для проставления печати в нижнем левом углу справки.


Данные о заработке, с которого страховые взносы начисляются в соответствии с законодательством о налогах и сборах
С 2017 г. администрирование страховые взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством передано налоговым органам, а правила исчисления и уплаты таких страховых взносов регулируются положениями НК РФ.


Соответственно, в справке для расчета пособий применительно к 2017 и последующим календарным годам необходимо отражать суммы заработной платы, иных выплат и вознаграждений, с которых были начислены страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с законодательством о налогах и сборах. Соответствующие изменения внесены приказом Минтруда России от 9 января 2017 г. № 1н в пп. 3 и 4 справки, а также в сноску «3» к справке.


Данные формируемой справки
В соответствии с положениями п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ организации должны выдавать соответствующим лицам справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись.


Таким образом, справка должна выдаваться не только о сумме заработной платы работника за соответствующий период времени, но также и о количестве календарных дней определенных событий, которые не учитываются при расчете пособия по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком.


Всем ли работникам следует выдавать справку с отражением данных о количестве календарных дней? Ответ однозначен – всем, в том числе мужчинам. Они тоже имеют право на оформление отпуска по уходу за ребенком и получение соответствующего ежемесячного пособия.


Данные о количестве календарных дней в справке необходимо указывать не только в целом за соответствующий календарный год, но и с раскрытием каждого события, исключаемого из расчетного двухлетнего периода времени.


Справка выдается в день увольнения сотрудника
Согласно части второй ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ работодатели обязаны выдавать справку о сумме заработной платы и о количестве календарных дней в день прекращения работы (службы, иной деятельности).


При невозможности вручить справку непосредственно в день увольнения работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. Такая обязанность закреплена в п. 2 Порядка выдачи справки, утвержденном приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. Такое же уведомление кадровики оформляют в случае невозможности выдачи в день увольнения трудовой книжки.


Если сотрудник согласен на отправление справки по почте, он должен уведомить об этом организацию в письменном виде. В противном случае организация вправе не высылать справку по почте.


Действующее законодательство не регулирует вопрос о том, в скольких экземплярах справка должна выдаваться. Как представляется, выдача справки в нескольких экземплярах не противоречит законодательству и вполне возможна.


Бывшим работникам справка выдается в течение трех рабочих дней
Лицам из числа бывших сотрудников справка выдается не позднее трех рабочих дней со дня подачи ими соответствующего заявления. Как следует из п. 3 Порядка выдачи справки, выдача справки в указанном случае возможна также по письменному заявлению законного представителя указанного лица или доверенного им лица. В таких случаях наличие письменного заявления обязательно. Такое заявление может подаваться работником лично или через его законного представителя (доверенного лица) или по почте.


В общем случае справка должна выдаваться за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой. Конкретный период выбирает сам сотрудник в своем письменном заявлении.


Пример 1
Допустим, что за получением справки в 2017 г. обращается бывший работник, который был уволен 17 сентября 2016 г.


В данном случае справка может быть выдана:
1) за 2 календарных года, предшествующих году обращения за ее получением, а именно за 2015 и 2016 гг.;
2) за текущий год увольнения и 2 календарных года, предшествующих году увольнения, а именно за 2014, 2015 гг., а также за период с 1 января по 17 сентября 2016 г.


Конкретный вариант выбирает сам работник в своем письменном заявлении.


По требованию работника справка может выдаваться и за некоторые другие периоды времени


Согласно части первой ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ в случае, если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления страховых случаев, либо в одном из указанных годов сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению данного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом). Замена возможна только при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.


Таким образом, в отдельных случаях работники вправе требовать сведения об их заработке и за более отдаленный период работы, а не только за 2 календарных года, предшествующих году увольнения (году обращения за получением пособия). Как представляется, работодатели должны удовлетворить требования своего бывшего работника о выдаче справок за соответствующий период времени.


Еще в одном случае работодатель обязан будет выдать справку за четко определенный период времени, а не обязательно за год увольнения плюс два календарных года до этого. Данный случай оговорен в п. 19 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2007 г. № 375 (в редакции изменений и дополнений).


В частности, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей и в двух предшествующих календарных годах было занято у тех же страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны назначаться и выплачиваться ему работодателями по всем местам работы (службы, иной деятельности). В свою очередь, ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается работодателем только по одному месту работы по выбору самого сотрудника.


В данных случаях пособия исчисляются только исходя из среднего заработка за время работы (службы, иной деятельности) у работодателя, назначающего и выплачивающего соответствующее пособие. В этом случае при исчислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам средний заработок за время работы (службы, иной деятельности) у другого работодателя (других работодателей) не учитывается, и только в порядке исключения при исчислении ежемесячного пособия по уходу за ребенком учитывается за период, предшествующий периоду работы (службы, иной деятельности) у работодателя, назначающего и выплачивающего указанное пособие.


Таким образом, в отдельных случаях работнику может понадобиться справка за четко определенный период времени (допустим, с 1 января по 14 апреля) для того, чтобы ему было исчислено по месту работы пособие по уходу за ребенком.


Пример 2
Допустим, что в организации по основному месту работы (организация «А») занята сотрудница.


Она же является внешним совместителем у другого работодателя (организация «Б»).


У данного работодателя сотрудница занята с 17 августа 2015 г., по совместительству – с января 2016 г. До этого с начала 2015 г. она была занята у третьего работодателя по основному месту работы (организация «В»).


За период с 13 июня по 30 октября 2017 г. сотрудницей был представлен на оплату «больничный» по беременности и родам с отметкой о том, что он выдан по основному месту работы.


Пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет по новым правилам должно быть назначено только у одного работодателя (организация «А» или организация «Б») по выбору самой сотрудницы. При этом с другого места работы должна быть представлена справка о том, что данное пособие не назначалось и не выплачивалось. Пособие должно исчисляться исходя из заработка сотрудницы у того работодателя, который назначает данное пособие. Если сотрудница выберет получать пособие в организации «А», то оно должно рассчитываться исходя из ее заработка в данной организации за 2015 и 2016 гг. Заработок в организации «Б» за указанный расчетный период принят быть не может.


Поскольку в организации «А» сотрудница занята не все 2 календарных года, то заработок за период с начала 2015 г. по дату поступления на работу в организацию «А» также может быть учтен при исчислении пособия по уходу за ребенком. То есть сотрудница вправе представить для расчета пособия справку о сумме заработка из организации «В» за период с 1 января по 16 августа 2015 г. включительно.


В данном случае тот факт, что справка выдана именно за строго определенный период времени фиксируется данными по строке «Период работы (службы, иной деятельности), в течение которой лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» данного документа.


Порядок регистрации справок
Для подтверждения факта выдачи справки работодателям рекомендуется справку о сумме заработка для расчета пособий выдавать в двух экземплярах или завести специальный журнал (книгу) регистрации выдачи таких справок.


Такие действия целесообразны и для подтверждения показателей выданных справок. Если работник сам скорректирует данные выданной справки, то к ответственности за представление подложного документа будет привлечен именно он.


Работодателю же необходимо подтверждение того, что справка была оформлена на соответствующую сумму заработка и количество календарных дней.


Какие значения выплат указываются в справке
Сведения для заполнения справки принимаются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности соответствующего работодателя.


При этом за периоды с 2010 г. в справке указываются суммы выплат и вознаграждений в пользу работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС России в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», а за период с 2017 г. – на которые были начислены страховые взносы в ФСС России в соответствии с законодательством о налогах и сборах.


Это следует из части второй ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ, и в данном случае предельная база для начисления взносов автоматически превышена не будет.


То есть за текущий 2017 г. суммы выплат и вознаграждений могут составить не более чем 755 000 руб., за 2016 г. – 718 000 руб., за 2015 г. – 670 000 руб., за 2014 г. – 624 000 руб., за 2013 г. – 568 000 руб., за 2012 г. – 512 000 руб., за 2011 г. – 463 000 руб., и за 2010 г. – 415 000 руб.


За период до 2010 г. в оформляемых справках должны указываться все виды выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые включались в базу для начисления страховых взносов в ФСС России в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ в 2010 г. Приводимые в справке суммы за календарные годы, предшествующие 2010 г., не должны превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС России, установленную в 2010 г. (а именно не более чем 415 000 руб. за каждый календарный год). Таковы требования части первой ст. 2 Федерального закона от 8 декабря 2010 г. № 343-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в редакции Федерального закона от 25 февраля 2011 г. № 21-ФЗ).


Организации, применяющие (применявшие) тарифы страховых взносов в ФСС России в размере 0,0%, при заполнении справок указывают суммы выплат и иных вознаграждений в пользу работников, которые включались в базу для начисления страховых взносов в ФСС России в соответствии с Федеральным законом № 212-ФЗ в соответствующем календарном году, а начиная с 2017 г. – выплаты, которые включаются в базу для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством согласно законодательству о налогах и сборах. Однако в любом случае данные о сумме заработка за каждый календарный год не могут превышать предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС России, установленной в этом календарном году. Данная норма с 2013 г. закреплена в ч. 2.2 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ.


Данные о количестве календарных дней
В соответствии с принятыми с 2013 г. изменениями из количества календарных дней, принимаемых для расчета пособия по беременности и ежемесячного пособия по уходу за ребенком исключаются календарные дни, приходящиеся на следующие периоды:
– периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
– период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», а за период с 2017 г. – в соответствии с законодательством о налогах и сборах не начислялись.


Именно сведения о количестве календарных дней, приходящихся на указанные периоды, должны отражаться в справке.


Пример 3
Сотруднице организации с 30 января 2017 г. предоставлен отпуск по беременности и родам.


Исчисление пособия по беременности и родам должно производиться исходя из заработка сотрудницы за 2 года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам, а также с учетом количества календарных дней за указанный период без учета отдельных дней, приходящихся на больничные листки, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, а также на некоторые другие события.


В нашем случае исчисление пособия по беременности и родам должно производиться исходя из заработка за 2015 и 2016 гг.


Допустим, что в указанные годы сотрудница болела сама и находилась на «больничных» по уходу за ребенком 70 календарных дней.


Количество календарных дней за 2015 и 2016 гг., которые следует принять для расчета пособия по беременности и родам, составит 661 календарный день (366 календарных дней за 2016 г. + 365 календарных дней за 2015 г. – 70 календарных дней).


При наличии в расчетном периоде високосных лет для определения количества календарных дней необходимо исходить из количества календарных дней по календарю.


Пример 4
Воспользуемся условиями примера 3 и предположим, что за предыдущие 2 календарных года (2015 и 2016 гг.) сотрудница не имела периодов, которые могут согласно новым правилам исключаться при расчете пособия по беременности и родам.


В данном случае при исчислении пособия заработок за 2015 и 2016 гг. необходимо разделить на 731 календарный день (366 дней за 2016 г. и 365 дней за 2015 г.).


Пример 5
Воспользуемся условиями примера 3 и предположим, что в январе и феврале 2015 г. сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком.


В данном случае на основании ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ сотрудница имеет право для расчета пособия заменить 2015 г., в котором она находилась в отпуске по уходу за ребенком, на предшествующий календарный год. При этом согласно сложившейся в последнее время практике замена может быть произведена на год, предшествующий году расчетного периода и (или) на год, предшествующий году, на который приходится страховой случай.


Допустим, сотрудница уходила в отпуск по беременности и родам в 2013 г., и на основании ее письменного заявления 2015 г. подлежит замене на 2012 г.


Расчет пособия должен производиться за 2012 и 2016 гг. Допустим, что в указанные годы сотрудница не имела периодов, которые по новым правилам исключаются из расчетного периода при исчислении пособия по беременности и родам.


Для расчета пособия заработок 2012 и 2016 гг. следует разделить на 732 календарных дня (в том числе 366 дней за 2012 г. и 366 дней за 2016 г.).


Из расчетного периода исключаются любые периоды страховых случаев по обязательному социальному страхованию – как оплачиваемые, так и не оплачиваемые.


В частности, необходимо исключать как периоды временной нетрудоспособности, отраженные в табеле учета рабочего времени с кодом «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству), так и с кодом «Т» (временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством). Именно такое кодирование предусмотрено формой № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».


Аналогично в справках следует отражать отпуск по уходу за ребенком любой продолжительности (как до полутора лет, так и до трех лет).


При этом согласно принятым Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 276-ФЗ изменениям из числа календарных дней, учитываемых при расчете пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком, не исключаются дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом.


Объясняется такое уточнение тем, что на суммы оплаты указанных дней с 2011 г. по общим правилам начисляются страховые взносы в ФСС России.


По аналогичной причине из расчетного периода не исключаются:
– дни военных сборов;
– дни сдачи крови и предоставленных в связи с этим дни отдыха;
– дни прохождения беременными женщинами обязательного медицинского наблюдения;
– дни вызова к лицу, производящему дознание, к следователю, в прокуратуру или в суд в качестве свидетелей, потерпевших, их законных представителей, понятых.


На суммы среднего заработка за указанные дни страховые взносы в ФСС России должны начисляться. Такого рода требования обусловлены изменениями, принятыми с 1 января 2011 г. в ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», и были подтверждены в письме Минздравсоцразвития России от 15 марта 2011 г. № 784-19.


Приведенные положения позволяют утверждать, что начиная с 2011 г. из расчетного периода для расчета пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком могут исключаться только календарные дни следующих периодов:
– нетрудоспособности;
– отпуска по беременности и родам;
– отпуска по уходу за ребенком.


Иных периодов для их исключения с 2011 г. нет по той причине, что на все суммы среднего заработка страховые взносы в ФСС России начисляться должны.


В случае если по решению организации страховые взносы на суммы среднего заработка за вышеуказанные события (выходные дни по уходу за ребенкоминвалидом, донорские дни и т. д.) не начислялись, количество приходящихся за указанные периоды времени дней рекомендуется учитывать при расчете пособия по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком и за периоды с 2011 г.


При выдаче в установленном порядке справок за годы, предшествующие 2011 г., в справках следует указывать не только количество календарных дней, приходящихся на периоды страховых случаев по обязательному социальному страхованию, но и данные о количестве календарных дней следующих событий:
1) 4 выходных дня в месяц по уходу за ребенком-инвалидом;
2) «донорские» дни;
3) военные сборы;
4) прохождение беременными женщинами диспансерного учета;
5) вызов к лицу, производящему дознание, к следователю, в прокуратуру или в суд в качестве свидетелей, потерпевших, их законных представителей, понятых.


Согласно правилам, применявшимся до 2011 г., на суммы сохраняемого за работником за периоды указанных событий среднего заработка страховые взносы в ФСС России не начислялись. Соответственно, указанные дни при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком исключаться должны.


По мнению отдельных экспертов, в справках можно указывать также календарные дни, когда работник исполнял в установленном порядке функции присяжного заседателя, а также дни дополнительного отпуска, предоставляемого «чернобыльцам». По мнению редакции журнала, до выдачи соответствующих разъяснений уполномоченными органами календарные дни указанных событий в справках отражаться не должны. Объясняется это тем, что работодатели только освобождают сотрудников от исполнения трудовых обязанностей на время указанных событий, но суммы среднего заработка не сохраняют. По этой причине речь о начислении или неначислении страховых взносов за период указанных событий не идет. Работникам в указанных случаях соответствующие органы и организации (но не работодатель) выплачивают вознаграждения или иные суммы.


Не должны исключаться из расчетного периода следующие календарные дни, которые соответственно при заполнении справок отражаться не должны:
– отпусков без сохранения заработной платы;
– отгулов и иных событий, когда за сотрудником не сохранялись выплаты по оплате труда и иные суммы, на которые по общим правилам начисляются страховые взносы в ФСС России;
– отсутствия на работе, если на дни такого отсутствия не сохранялись выплаты по оплате труда и иные суммы, на которые по общим правилам начисляются страховые взносы в ФСС России;
– периодов, когда сотрудники не работали по трудовым договорам.


Все указанные периоды негативно сказываются на сумме пособия по беременности и родам, а также пособия по уходу за ребенком. Объясняется это тем, что учитываемого при расчете пособий заработка нет, а на количество календарных лет указанных периодов делить общий заработок будет необходимо.


Данные о заработной плате и количестве отработанных дней отражаются и за некоторые другие календарные годы
По вышерассмотренным общим правилам работодатели обязаны выдавать справки о сумме заработной платы и о количестве календарных дней за текущий год и два предшествующих календарных года.


Однако утвержденная приказом Минтруда России № 182н форма справки предусматривает необходимость отражения соответствующих данных и за некоторые другие календарные годы. Речь в данном случае идет о сотруднице (сотруднике), которые в текущем году и (или) в предыдущие два календарных года находились в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.


Объясняется это вышерассмотренной нормой ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ, согласно которой указанные лица вправе требовать замены первых лет на предшествующие. Такого рода замена возможна только по письменному заявлению соответствующего лица и только если это приведет к увеличению размера пособия.


Именно для реализации вышеприведенных положений новая форма справки предусматривает отражение данных о заработной плате и количестве календарных дней за прошлые годы.


Возникает вопрос: как определять годы для отражения дополнительных данных и производить ли это автоматически или же по требованию сотрудника?


Пример 6
10 апреля 2017 г. увольняется сотрудница.


По общим правилам не позднее дня увольнения работодатель должен выдать работнику справку о сумме его заработной платы и о количестве календарных дней за текущий 2017 г. и за 2 предшествующих календарных года (2015 и 2016 гг.).


Предположим, что данное лицо в 2015 г. находилось по декабрь включительно в отпуске по уходу за ребенком.


Согласно форме справки сотрудница вправе рассчитывать на отражение в своей справке данных о заработной плате и о количестве календарных дней за календарные годы, предшествующие 2015 г.


Как представляется, форма справки дополнена соответствующими показателями во исполнение вышеприведенных положений ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ. В связи с этим только сам работник вправе требовать отражения в справке данных о предыдущих годах, для чего необходимо его письменное волеизъявление. В связи с этим до дня увольнения ему необходимо подать соответствующее обращение к работодателю с просьбой об отражении в справке данных и за некоторые другие календарные годы.


Сам сотрудник должен определить и календарные годы, данные о заработке и о количестве календарных дней, за которые он хочет найти в выдаваемой не позднее дня увольнения справке. Автоматическая замена на предшествующие календарные годы законодательством не предусмотрена.


Количество дополнительно вписываемых в справку календарных лет не ограничено. До выхода соответствующих разъяснений на этот счет рекомендуется предусматривать «паритетную» замену (один год вместо одного, два года вместо двух). Как представляется, количество дополнительных строк не может превысить двух, так как согласно принятым правилам расчет пособий производится именно за такой период времени.


Для сведения читателей, начиная с осени 2015 г. согласно позиции официальных органов власти замена календарных лет, которые используются в целях расчета среднего заработка для исчисления пособий, может осуществляться не на любые предшествующие годы (год), а только на непосредственно предшествующие наступлению страхового случая. В частности, как отмечено в письме Минтруда России от 3 августа 2015 г. № 17-1/ООГ-1105, если в 2013–2014 гг. заявительница находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, а новый страховой случай наступил в 2015 г., то 2013 и (или) 2014 гг. могут быть заменены только на 2012 г. и (или) на 2011 г., а не на вообще любые годы, предшествующие 2013 и (или) 2014 гг.


Более расширенные правила замены лет расчетного периода определены в письме ФСС России от 30 ноября 2015 г. № 02-09-11/15-23247.


Данные о количестве календарных дней подлежат раскрытию
Согласно последней редакции формы справки данные о количестве исключаемых из расчетного периода календарных дней должны приводиться не только по каждому году (год увольнения и два года до этого), но и отдельно по каждому событию. В частности, если у сотрудницы за какой-либо из годов было 26 больничных листков на 87 календарных дней, то в справке за этот год необходимо не только указать 87 календарных дней, но и раскрыть период каждого «больничного» в формате «с такого-то числа по такое-то число».


Такого рода информация необходима для того, чтобы не исключить один и тот же период несколько раз, если сотрудник представит за один и тот же календарный год несколько справок от разных работодателей.


С учетом приведенных требований справка может оформляться на 3, 4, 5 и т. д. листах. Раскрывать отдельно следует каждый период больничного листка, отпуска по уходу за ребенком, отпуска по беременности и родам и иных событий, исключаемых при расчете пособия по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком.


Возникает резонный вопрос: а можно ли исключать календарные дни, если они есть в справке одного работодателя и отсутствуют в справке у другого работодателя?


На этот счет действующее законодательство исключений не предусматривает, а потому указанные в справке у любого работодателя календарные дни исключаться при расчете пособий по беременности и родам, пособий по уходу за ребенком должны.


Главное – не исключить какой-либо календарный день из расчетного периода несколько раз. Именно данную проблему и призвана решить утвержденная форма справки.


Пример 7
Предположим, что сотруднице организации с 1 апреля 2017 г. предоставлен отпуск по беременности и родам.


При расчете пособия по беременности и родам необходимо принять заработок за 2 календарных года, предшествующих 2017 г. за 2015 и 2016 гг. При этом заработок можно принять даже за время работы у разных работодателей. В частности, если сотрудница в 2015 и 2016 гг. работала по совместительству, заработок для расчета пособия можно принять у любых работодателей, у которых была занята сотрудница (включая заработок у внешних совместителей).


В любом случае заработок для расчета пособия за каждый из годов (2015 и 2016 гг.) не может превышать величины предельной базы для начисления страховых взносов.


В частности, для расчета пособия по беременности и родам суммарный заработок за 2015 г. можно принять не более 670 000 руб., а за 2016 г. – не более 718 000 руб.


Аналогично от всех работодателей можно принять справки и о количестве календарных дней, исключаемых за 2015 и 2016 гг. при расчете пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком. Такие данные могут быть подтверждены справкой с соответствующих мест работы по свободной форме.


Допустим, что в течение 2015 и 2016 гг. сотрудница была занята у работодателей «А» (основное место работы) и «Б» (внешнее совместительство). С 2017 г. сотрудница занята в организации «В» (основное место работы).


Соответственно, для расчета пособия по беременности сотрудница вправе представить справки о сумме заработка и о количестве исключаемых календарных дней с обоих мест работы – как из организации «А», так и из организации «Б». Однако соответствующие периоды (в частности, больничные листы) у обоих работодателей могут (и по большому счету должны) совпадать. Однако могут и не совпадать.


В случае если за один и тот же календарный год сотрудники представят справки с разных мест работы, необходимо соизмерять календарные отрезки исключаемых периодов.


В любом случае исключать один и тот же календарный день можно только один раз.


Предположим, что в справках от предыдущих работодателей приведены следующие сведения:
1) за время работы в организации «А» исключению подлежит 54 календарных дня, за время работы в организации «Б» – аналогично 54 календарных дня. Согласно приведенным в справках периодам указанные 54 дня совпадают, а именно отдельно раскрыты 10 разных событий одной и той же продолжительности.


В данном случае при расчете пособия по беременности и родам за 2015 и 2016 гг. следует исключить 54 календарных дня. Суммировать дни, указанные в справках из организаций «А» и «Б», нельзя, так как получится «удвоение»;
2) за время работы в организации «А» исключению подлежит 54 календарных дня, а за время работы в организации «Б» – 36 календарных дня. Разница объясняется тем, что на работу в организацию «Б» сотрудница была принята с 1 июня 2015 г., чем и объясняются дополнительные периоды для исключения за время работы в организации «А».


В данном случае исключению подлежат как 36 календарных дней совпадающих периодов (за время с 1 июня 2015 г. по 31 декабря 2016 г.), так и 18 календарных дней по справке из организации «А» за период с 1 января по 31 мая 2015 г. Всего исключается 54 календарных дня;
3) за время работы в организации «А» исключению подлежат 54 календарных дня, а за время работы в организации «Б» исключаемых дней нет. Такая разница может объясняться как ошибкой при заполнении справки, так и тем фактом, что в организации «Б» не значилось периодов больничных листков и иных периодов.


В данном случае исключению подлежат 54 календарных дня по справке из организации «А». Тот факт, что за время работы в организации «Б» соответствующие периоды не раскрыты, основанием для разбирательств являться не может.


Каждый из исключаемых периодов должен быть в справке раскрыт в отдельном порядке. Это позволит сотрудникам требовать замены первых двух лет на предыдущие годы.


Что означает копия справки, заверенная в установленном порядке
Согласно части пятой ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам работник должен представить листок нетрудоспособности, выданный по установленной форме и по принятым правилам, а также справку (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей).


В связи с этим важна норма части 7.1 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ, согласно которой вместо подлинника справки о сумме заработка, из которого должны быть исчислены пособия, может представляться копия справки о сумме заработка, заверенная в установленном порядке.


При этом заверять копию справки работодатели могут сами. Такую возможность им предоставляет Указ Президиума Верховного Совета Российской Федерации от 4 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Данный документ применим и в настоящее время и имеет силу Федерального закона.


Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью организации. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.


Непосредственно порядок заверения копий регулируется постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации». Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Согласно приведенному стандарту копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.


С учетом приведенных положений рекомендуется оригинал справки работника изымать, но в дела организации ее не подшивать. Справки складируются в отдельной папке, с них снимаются копии, заверяются подписями уполномоченных должностных лиц организации и печатями данных организаций. Заверенные копии справок и прилагаются к больничным листкам и (или) к расчетам (перерасчетам) пособий.


Оригинал справки, изъятый у работника, отдают ему при увольнении. В случае если работник требует справку при увольнении (например, при невозможности получить новый экземпляр у работодателя по причине его ликвидации и т. п.), оригинал справки рекомендуется заверить нотариально.


Ответственность работодателя за правильность данных в оформляемой справке
Согласно ст. 15.1 Федерального закона № 255-ФЗ физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых для назначения, исчисления и выплаты пособий по социальному страхованию.


В случае если представление недостоверных сведений повлечет за собой выплату излишних сумм пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, виновные лица должны будут возместить ФСС России причиненный ущерб в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.


Как представляется, претензии со стороны ФСС России могут быть предъявлены как должностным лицам организации, подписавшим справку и (или) ответственным за оформление справки, так и к самой организации. В частности, могут быть не приняты к зачету при расчете с ФСС России суммы излишне выплаченных в связи с неправильным формированием данных справок пособий.


Если работник представит подложный документ, сумма излишне выплаченного в связи с этим пособия будет взыскана с этого лица из сумм причитающихся к выплате пособий или даже сумм заработка. Это следует из ч. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ.


В случае если представленная работником справка не внушает доверия (в трудовой книжке нет сведений о занятости работника у данного работодателя, нечеткая печать и т. п.), организация вправе направить запрос в ФСС России с просьбой подтвердить сведения о страхователе, выдавшем указанную справку. Форма такого запроса и порядок его формирования и направления определены приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 20н.


Что еще необходимо учесть при оформлении справки
Справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления (хотя бы и оговоренные) не допускаются.


При наличии таких нарушений справку рекомендуется не принимать.


При оформлении справки рекомендуется предусматривать в правом верхнем углу данные о том, что указанная справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 апреля 2013 г. № 182н. На практике сотрудники ФСС России иногда придираются к тому, что без наличия такого реквизита документ нельзя считать оформленным по установленной форме.


В строке «1. Данные о страхователе» необходимо указывать полное наименование организации (обособленного подразделения организации), выдавшей справку. Для этого следует воспользоваться данными учредительных документов. При указании сокращенного наименования возможны претензии проверяющих, что подтверждает практика.


В строке «СНИЛС» проставляется страховой номер индивидуального лицевого счета работника в рамках обязательного пенсионного страхования (номер карточки пенсионного страхования).


Отдельные вопросы вызывает примечание «5». Получается, что руководитель организации или иное уполномоченное лицо обязан не только самолично расписаться на документе, но и написать от руки должность, которую он занимает.


Оформленная справка удостоверяется печатью организации (круглой). При этом печать проставляется в отведенном месте (реквизит «Место печати страхователя») в нижнем левом углу документа. Подпись не должна закрываться печатью.


Образец оформления справки приведен в приложении к данной статье на с.77–79.


Действия работодателя в случае, если работник не может представить справку о сумме заработной платы
В случае если работник не может представить справку (справки) о сумме заработка и (или) о количестве календарных дней, исключаемых при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком, в связи с прекращением деятельности предыдущим работодателем либо по иным причинам, назначающий пособие работодатель обязан:
1) обеспечить в установленные сроки исчисление, назначение и выплату пособия на основании имеющихся у него сведений и документов (в том числе с применением нормы об исчислении пособия с заработка на уровне не ниже минимального размера оплаты труда);
2) истребовать у работника заявление об уточнении заработка за соответствующие календарные годы;
3) на основании полученного от работника заявления (п. 2) направить запрос в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по месту своей регистрации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях работника у соответствующего работодателя (у соответствующих работодателей) на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;
4) при получении от территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации соответствующих сведений о величине заработка за расчетный период произвести перерасчет ранее назначенного пособия и рассчитать сумму доплаты пособия.


Формы заявления, запроса и ответа из Пенсионного фонда РФ утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.


В организации должна быть заведена книга (журнал) учета регистрации заявлений застрахованных лиц о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях.


К сожалению, в силу положений Федерального закона Пенсионный фонд не обязан сообщать организациям сведения о количестве календарных дней, исключаемых за тот или иной период времени при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком. При этом следует признать, что соответствующие данные у Пенсионного фонда в большинстве случаев имеются.


В связи с этим данные о количестве календарных дней соответствующих событий в отдельных случаях работники подтвердить не смогут. В данном случае размер пособия окажется заниженным, так как те или иные события из расчетного периода не исключены. Организациям необходимо порекомендовать работникам в течение 3 лет с момента назначения пособия документально подтвердить наличие соответствующих событий. Именно такой период времени законодательно оговорен для возможности перерасчета ранее назначенного пособия.


Справку на более чем двух листах рекомендуется прошивать
В целом ряде случаев справка может формироваться на нескольких листах.


Причиной тому могут быть:
1) необходимость раскрытия каждого события, исключаемого при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком, в том числе каждого отдельного листка нетрудоспособности;
2) наличие новой ссылки под номером 4, означающей раскрытие сумм заработка и количества календарных дней соответствующих событий за предшествующие календарные годы для лиц, которые в текущем году, последних двух календарных годах или в одном из указанных годов находились в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
3) принятое организацией решение отражать сумму заработной платы и количество календарных дней соответствующих событий (см. п. 2 данного перечня) за все прошлые годы, которые сотрудник трудился у данного работодателя. В противном случае сама организация должна уточнять у сотрудника, за какие годы следует указать сведения о заработной плате и соответствующих событиях, что зачастую бывает более трудоемко, чем указание сведений за все прошлые календарные годы.


При формировании справки более чем на одном листе возникает проблема подтверждения достоверности данных, приведенных на первых листах. Печатью организации фактически заверяется только крайний лист справки, где и предусмотрен такой реквизит. В связи с этим справка, выданная на двух и более листах, должна быть прошита согласно установленным правилам.


Четких требований по поводу прошивки рассматриваемого документа действующее законодательство не содержит. Однако иным образом достоверность данных такого документа подтвердить будет затруднительно.


На практике применяются следующие правила прошивки (прошнуровки) документов:
1) слева на полях многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия);
2) прошивать документы рекомендуется с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза – для надежности;
3) концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5–6 см свободного конца;
4) следует опечатать документ наклейкой из бумаги с надписью;
5) наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 × 5–6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо;
6) подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе (одной частью на наклейке, а другой частью – на листе). Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.


Заверительная надпись может быть примерно следующей: «Прошнуровано и пронумеровано … страниц».


При выдаче справки на одном листе (данные приведены на лицевой и обратной стороне) прошивать документ не следует.


В том случае, если справка не прошита, но принята бухгалтером, следует учитывать положения ст. 15.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». В частности, в случае представления недостоверных сведений, повлекших за собой излишнюю выплату пособия, ответственность возлагается на виновных лиц. То есть в данном случае организация, в которую с такой справкой был принят сотрудник, ответственности нести не должна. Если причиной переплаты пособия явился обман со стороны самого сотрудника (поддельный документ, в котором заменены начальные листы документа), именно он будет являться виновным лицом, с которого излишне выплаченные суммы будут взыскиваться в установленном порядке.


Можно ли по корректировать утвержденную форму справки
В силу требований федерального закона справка для расчета пособий по социальному страхованию должна выдаваться по строго определенной форме. Никакой реквизит документа при его оформлении нарушен быть не может.


Фактически организация вправе только изменить размер шрифта и ввести дополнительные строки для указания данных тех реквизитов, которые не могут вместиться. Речь в первую очередь идет о таких реквизитах, как полное наименование организации, адрес места жительства, а также иные данные о застрахованном лице. Такого рода разъяснения даны в письме ФСС России от 24 июля 2013 г. № 15-0201/12-5174л.


Как возможный вариант, необходимые данные могут приводиться как поверх строки, так и снизу. Такой вариант оформления документа также оговорен в указанном письме ФСС России.


Оформление справки в случае выполнения трудовых обязанностей в период отпуска по уходу за ребенком
В соответствии с установленными правилами в период отпуска по уходу за ребенком сотрудники могут работать на условиях неполного рабочего времени. Такого рода возможность оговорена как в п. 2 ст. 11.1 Федерального закона № 255-ФЗ, так и в ст. 13 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей».


В таких случаях сотрудники имеют право одновременно получать и пособие по уходу за ребенком (баз какого-либо перерасчета исходя из фактического времени ухода за ребенком), так и заработную плату. Заработок начисляется пропорционально отработанному времени и (или) исходя из фактически выполненного объема работ.


Возникает закономерный вопрос: если такие случаи приходятся на расчетный период, то как следует оформить справку по форме приказа Минтруда России № 182н?


Согласно общеустановленным правилам период отпуска по уходу за ребенком не учитывается при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком. Однако заработок за данный период у сотрудника имеется, и с него в установленном порядке были исчислены страховые взносы в ФСС России.


Исходя из разъяснений, приведенных в письме ФСС России от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12-7942, при наличии рассмотренных событий справка для расчета пособий по социальному страхованию должна быть оформлена в следующем порядке:
1) в разделе 3 справки о сумме заработной платы необходимо указать сумму заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, включая сумму заработка за время работы на условиях неполного рабочего времени в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком;
2) в разделе 4 справки о сумме заработной платы указывается количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись.


Применительно к рассматриваемой ситуации необходимо в разделе 4 справки указать количество календарных дней за текущий год и прошлые два календарных года, когда сотрудница (сотрудник) находилась в отпуске по уходу за ребенком и работала на условиях неполного рабочего времени.


Только в одном случае справка для расчета пособия по уходу за ребенком должна быть оформлена по иным правилам
В 2013 г. матери, уволенные в период отпуска по беременности и родам в связи с ликвидацией организации, прекращением физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, а также уволенные в связи с истечением срока их трудового договора в воинских частях, находящихся за пределами Российской Федерации, и в связи с переводом мужа из таких частей в Российскую Федерацию, получили право на исчисление ежемесячного пособия по уходу за ребенком исходя из значения их среднего заработка.


До указанного выше года пособие назначалось им органами социального обслуживания населения исходя из их минимальных значений в зависимости от того, какой это ребенок по счету у данной матери.


Соответствующие изменения приняты постановлением Правительства Российской Федерации от 13 сентября 2013 г. № 802 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2009 г. № 1100».


При этом средний заработок (доход) указанных лиц, исходя из которого исчисляется ежемесячное пособие по уходу за ребенком, рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922.


Опять же максимальная величина среднего дневного заработка для исчисления ежемесячного пособия по уходу за ребенком не может превышать величину, определяемую путем деления на 730 суммы предельных величин базы для  начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по уходу за ребенком.


Таким образом, в отдельных случаях сотрудники бухгалтерии должны выдавать справку для расчета пособия по уходу за ребенком, сформированную не по форме приказа Минтруда России № 182н, а по свободной форме или же по той форме, которую потребуют органы социальной защиты населения.


При этом расчет среднего заработка надо будет производить не по правилам Федерального закона № 255-ФЗ, а по правилам ст. 139 ТК РФ. За основу в данном случае следует принять методику расчета среднего заработка, принятую для оплаты служебных командировок.

25.08.2021

Также по этой теме:


Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста