Заполняем книги покупок и продаж с учетом новых требований

Гусева И. П.,
эксперт БГ

В меньшей степени изменения, введенные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137, коснулись форм книги продаж и книги покупок.

Новые формы книги покупок и книги продаж отличаются от ранее действовавших наличием трех новых граф:

• номер и дата исправления счета-фактуры продавца;
• номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца;
• номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца.

Заполнение этих граф осуществляется только в случае внесения изменений в счет-фактуру или выставления корректировочного счета-фактуры. Кроме того, теперь данные книги вместо главного бухгалтера должен подписывать руководитель организации или иное уполномоченное лицо в соответствии с п. 22 и п. 24 Правил, утвержденных Постановлением № 1137.

На основании п. 4 Правил ведения книги покупок и п. 3 Правил ведения книги продаж, дополнительные листы могут быть оформлены, только если изменения необходимо внести в книгу покупок и книгу продаж за прошедшие налоговые периоды. При этом корректировка книги покупок и книги продаж за текущий период не может осуществляться на дополнительных листах, а осуществляется непосредственно в самих книгах. Для этого показатели стоимости и суммы налога аннулируемого счета-фактуры указываются с отрицательными знаками, а в отношении регистрируемого счета-фактуры указываются положительные значения.

В п. 5 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок и п. 3 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, введено требование о необходимости указывать на дополнительных листах книги покупок и книги продаж сведения в отношении аннулируемых счетов-фактур с отрицательным знаком.

Старыми Правилами не был урегулирован вопрос, в каком налоговом периоде следует регистрировать в книге покупок исправленный счет-фактуру: в периоде получения первоначального счета-фактуры или исправленного документа? Минфин России в Письме от 03.11.2009 № 03-07-09/53 разъяснял, что исправленный счет-фактура регистрируется в книге покупок в периоде его получения. В п. 9 Правил ведения книги покупок, закреплено положение о том, что исправленные счета-фактуры, в том числе корректировочные, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты. По этой причине исправленный счет-фактуру нужно зарегистрировать в периоде его получения, поскольку для регистрации данного документа в том периоде, в котором был получен первоначальный счет-фактура, следовало бы оформить дополнительный лист книги покупок, но такое требование законодательно не закреплено.

В то же время формулировка указанных положений неоднозначна. Суды неоднократно признавали, что право на вычет не зависит от того, в каком периоде были внесены изменения в счет-фактуру (см. Постановления ФАС Поволжского округа от 12.04.2011 № А55-14064/2009, ФАС Московского округа от 08.06.2011 № КА-А40/7029-11). Следовательно, споры по данному вопросу продолжатся.

С 1 октября 2011 г. п. 4.1 ст. 161 НК РФ регламентировано требование об уплате НДС при реализации имущества должника-банкрота покупателями имущества в качестве налоговых агентов. При этом Постановлением № 1137 утверждено положение, что платежнорасчетный документ о перечислении налога должен быть зарегистрирован в книге продаж и книге покупок.

На основании п. 14 Правил, в книге продаж регистрируется бухгалтерская справка-расчет суммы налога, подлежащей восстановлению в текущем календарном году. Данную запись необходимо сделать в последнем месяце текущего календарного года. Положение действительно при восстановлении НДС в следующих случаях:

• Принятый к вычету НДС, который был предъявлен подрядчиками при строительстве объектов недвижимости или предъявлен продавцами при покупке таких объектов, а также при приобретении иных товаров, работ, услуг для осуществления строительномонтажных работ (СМР), в том числе исчисленный при выполнении СМР для собственного потребления, необходимо восстановить, если данные объекты недвижимости налогоплательщик использует в не облагаемой НДС деятельности (абз. 4 п. 6 ст. 171 НК РФ). Данное правило не применяется, если основные средства полностью самортизированы или с момента их ввода в эксплуатацию у данного налогоплательщика прошло не менее 15 лет.
• В случае проведения модернизации или реконструкции основного средства, в результате которой изменяется его первоначальная стоимость, восстанавливается НДС по СМР и по товарам, работам, услугам, приобретенным для СМР при проведении данной модернизации или реконструкции (абз. 6, 8 п. 6 ст. 171 НК РФ). Это требование необходимо выполнить, если модернизированный или реконструируемый объект недвижимости используется в не облагаемых НДС операциях, независимо от того, истекло ли 15 лет с момента ввода этих основных средств в эксплуатацию.

В соответствии с п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137 изменился срок хранения книги продаж и книги покупок. Книгу покупок и книгу продаж, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде (в том числе дополнительные листы к ним), теперь необходимо хранить не менее четырех лет с даты последней записи Данные требования соответствуют подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Напомним, что старые Правила обязывали сохранять данные документы в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. п. 15, 27 старых Правил).

Журнал учета счетов-фактур также должен храниться в течение четырех лет (п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утвержденных Постановлением № 1137).

Введена форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур состоит из двух частей: первая часть – выставленные счета-фактуры, вторая – полученные счета-фактуры. Каждая часть состоит из 19 граф, в которых указывается следующая информация:

• порядковый номер записи;
• дата выставления или дата получения счетафактуры (в том числе корректировочного);
• код способа выставления (1 – бумажный вид, 2 – электронный вид);
• код вида операции. Перечень соответствующих кодов утвержден Приказом ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@;
• номер счета-фактуры;
• дата составления счета-фактуры;
• номер корректировочного счета-фактуры;
• дата составления корректировочного счетафактуры;
• номер исправления счета-фактуры (в том числе корректировочного);
• дата исправления счета-фактуры (в том числе корректировочного);
• наименование покупателя реализуемых товаров, работ, услуг или продавца приобретаемых товаров, работ и услуг;
• ИНН и КПП покупателя реализуемых товаров, работ, услуг или продавца приобретаемых товаров, работ, услуг;
• наименование и код валюты;
• стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре, включая НДС;
• сумма НДС по счету-фактуре;
• разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре;
• разница НДС по корректировочному счетуфактуре.

Необходимо отметить, что если в налоговом периоде не было составлено, выставлено и получено ни одного счета-фактуры, то в журнале учета заполняются только сведения о самом налогоплательщике (наименование, ИНН, КПП), а также о налоговом периоде, за который ведется журнал (п. 8 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утвержденных Постановлением № 1137).

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом, прошнурован, страницы его должны быть пронумерованы и скреплены печатью. Все это необходимо сделать до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Журнал, составленный в электронном виде, согласно п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, должен быть заверен электронной цифровой подписью при передаче в инспекцию в случае истребования его для проверки (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур утвержден Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@.

Согласно подп. «а» п. 7 Правил ведения журнала учета в части 1 «Выставленные счета-фактуры» отражаются показатели счетов-фактур, выставленных покупателем продавцу при возврате продавцу принятых на учет товаров. В связи с этим Минфин России разъяснил порядок выставления счетов-фактур при возврате товара покупателем в случае, если товары не были приняты на учет, а также в случае возврата товаров покупателем, не являющимся плательщиком НДС. В Письмах от 21.05.2012 № 03-07-09/58, от 13.04.2012 № 03-07-09/34, от 20.02.2012 № 03-07-09/08 финансовое ведомство указало: если покупатель возвращает товар, не принятый на учет, то продавец оформляет корректировочные счета-фактуры. Такие счета-фактуры также выставляются продавцом и в случае возврата приобретенных товаров покупателем, который не является плательщиком НДС (Письмо Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/56).