Оформление командировочных расходов

С. В. Галкин

При направлении работника в командировку следует оформлять первичные учетные документы, предусмотренные Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту – Положение о командировках), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749.

В ближайшее время планируется отмена отдельных форм таких документов.

В частности, в рамках «облегчения» хозяйствования Минфин России планирует отмену формы командировочного удостоверения, и фактически расходы можно будет принимать на основании только приказа на командировку. Однако, во-первых, такое решение пока что не принято. Во-вторых, оно коснется только коммерческих организаций. И, в-третьих, коммерческие организации с 2013 г. вправе самостоятельно решать вопросы документального оформления хозяйственных операций, т. к. новым Законом о бухгалтерском учете унифицированные формы документов не предусмотрены. Такие организации сами определяют формы первичных документов.

Командировки государственных гражданских служащих оформляются с учетом положений Указа Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813, которым утверждены Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих.

Правильность документального оформления командировочных расходов важна прежде всего для надлежащего их подтверждения. В противном случае произведенные расходы не могут быть приняты в целях налогообложения прибыли в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ. При использовании же бюджетных (целевых) ассигнований на оплату служебных командировок неправильно оформленные документы могут повлечь за собой претензии со стороны проверяющих органов на предмет законности произведенных расходов.

Документы, которыми оформляется служебная командировка сотрудника
Перед убытием в служебную командировку оформлению согласно Положению о командировках подлежат следующие формы первичной учетной документации:
1) служебное задание, оформляемое по типовой форме № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
2) командировочное удостоверение (ф. № Т-10).

В дополнение к указанным формам рекомендуется оформление письменного приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. Такой приказ оформляется согласно типовым формам № Т-9 и № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Форма № Т-9а оформляется при направлении в командировку в один и тот же день нескольких работников.

Все вышеприведенные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Хоть они в настоящее время и не являются обязательными, но рекомендуются для применения организациям именно в том виде, в котором они были утверждены указанным документом. При этом сами организации вправе вносить необходимые изменения и дополнения.

Необходимость оформления в дополнение к командировочному удостоверению и служебному заданию приказа о направлении в командировку продиктована не только приведенным постановлением Госкомстата России, но и тем обстоятельством, что типовая форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» не предусматривает полный период командировки. Соответствующая строка удостоверения именуется «на__ календарных дней (не считая времени нахождения в пути)». Однако бухгалтеру для осуществления расходов необходимо знать полную продолжительность командировки с учетом согласованных с работодателем дней убытия в командировку и прибытия из нее.

В приказе же на командировку ее период указывается полностью с учетом дней нахождения в пути. Эти данные и должны учитываться бухгалтером при решении вопросов за сколько дней выплачивать суточные и как оплачивать расходы на проезд, проживание и др.

В силу требований п. 10 Положения о командировках при направлении работника в командировку должен выдаваться денежный аванс, предназначенный для оплаты расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Отчитаться об использовании полученной под отчет суммы работник обязан в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. На это указано в п. 26 Положения о командировках, а также в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

При возвращении из командировки работник обязан представить в течение 3 рабочих дней следующие документы, оговоренные в п. 26 Положения о командировках:
– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы;
– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, а также документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В государственных и муниципальных учреждениях, а также органах власти авансовый отчет оформляется по форме, определенной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными учреждениями) и Методических указаний по их применению». Речь идет о форме  «Авансовый отчет» (ф. 0504049).

Коммерческие и иные организации вправе за основу взять унифицированную форму «Авансовый отчет» (ф. № АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Отчет о выполнении служебного задания оформляется на оборотной стороне Служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (ф. № Т-10а).

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Возможность использования в расчетах с командированным сотрудником наличной иностранной валюты предусмотрена ст. 9 указанного Закона.

Документальное оформление командировочных расходов в целях налогообложения прибыли
Соответствующими документами подтверждается не только факт служебной командировки, но и обоснованность произведенных расходов. Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов уменьшают следующие производимые организациями расходы на оплату служебных командировок:
– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
– наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
– суточные или полевое довольствие;
– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для признания в целях налогообложения прибыли указанные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для обоснования соответствующих сумм в целях налогообложения прибыли необходимо оформление и (или) представление следующих документов:
1) в части суточных – авансовой отчет и командировочное удостоверение, и в данном случае предоставления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется;
2) в части расходов на оплату проезда, проживания и др. – авансовый отчет, командировочное удостоверение, а также документы, подтверждающие произведенные расходы, включая счета гостиниц, проездные документы и др.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Особенности подтверждения расходов на оплату проезда при оформлении электронного документа
В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Согласно приказу Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» и п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности и применяются для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Следовательно, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение проездных документов, являются:
1) применительно к авиатранспорту – сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
2) применительно к железнодорожному транспорту – контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Именно в п. 2 приказа Минтранса России от 31 августа 2011 г. № 228 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами они считаются обоснованными и надлежащим образом документально подтвержденными (см., в частности, письмо Минфина России от 14 января 2014 г. № 03-03-10/438).

Другие дополнительные документы для оправдания расходов (включая кассовые чеки, выписки с подтверждением оплаты банковской картой и т. п.) не требуются.

Документальное подтверждение расходов, произведенных в рамках заграничных командировок
Согласно общим требованиям налогового законодательства, любые произведенные расходы (включая командировочные) для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Такие требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В полной мере приведенные требования касаются в том числе расходов, которые производятся командированными сотрудниками в рамках заграничных командировок. В таких случаях в качестве подтверждающих произведенные расходы могут приниматься кассовые чеки и чеки, выдаваемые к операциям с использованием банковских карт, счета гостиниц и т. п. документы.

Однако для признания в целях налогообложения представленные работниками документы должны быть переведены на русский язык. И при этом они должны иметь построчный перевод на русский язык. На это указано в п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Как отмечено в письме Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, соответствующий перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом организации.

Дата выезда в командировку и возвращения из нее
В отдельных случаях фактический день выезда в командировку согласно проездным документам может быть более ранней датой, чем оговоренная в приказе и (или) командировочном удостоверении дата начала командировки. И соответственно, фактическая дата выезда из командировки может быть более поздней, чем оговоренный в установленном порядке последний день командировки.

В таких случаях возникает вопрос: вправе ли работодатель оплачивать расходы по проезду и принимать их в целях налогообложения прибыли?

Как указано в письме Минфина России от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо, чтобы соответствующие затраты были осуществлены вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения (в пункте командировки).

Исходя из изложенного вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, в рассматриваемых случаях необходимо дополнительное согласование с руководителем организации, которое может быть оформлено в виде дополнительного приказа.

Что касается суточных, то они на основании п. 11 Положения о командировках выплачиваются за каждый день нахождения в командировке (включая выходные и нерабочие праздничные дни), а также за дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).

По сложившейся практике суточные выплачиваются исключительно за период служебной командировки, включающей в том числе дни нахождения в пути и время вынужденной остановки. В случае необходимости, по решению работодателя период командировки продлевается на дни задержки в пути и иные периоды по согласованию с ним.

Таким образом, если работник задерживается в командировке по согласованию с работодателем и ее период продлевается (для выполнения дополнительных поручений и т. п.), то суточные выплачиваются за весь период «продленной» командировки.

Если при этом работник остается в пункте командировки в своих целях (отдых и т. п.) и соответственно командировка не продлевается, а вопрос с выходом на работу дополнительно решается по согласованию с работодателем, то суточные необходимо выплатить за первоначально определенный период без учета задержки работника в пункте командировки по своей инициативе. В части расходов на проезд из командировки выше было указано, что они могут оплачиваться в любом из рассмотренных случаев.

Наряду с изложенным необходимо учитывать и некоторые другие моменты.

В частности, если работник остается в пункте командировки в отпуске (с его оформлением в установленном порядке), и возврат из пункта командировки (а фактически – из отпуска) будет оплачен из средств работодателя, имеет место получение работником оговоренной ст. 41 НК РФ экономической выгоды.

Такая ситуация может возникать, например, в случаях, когда срок пребывания в месте командировки, на который работнику предоставлен отпуск, намного превышает установленный приказом срок пребывания в командировке в этом же месте, что может свидетельствовать о том, что фактической целью поездки являлась поездка к месту отдыха. Также не следует рассматривать в качестве компенсационных выплат возмещение организацией расходов работника на проезд, если направление работника в командировку не связано с исполнением трудовых обязанностей.

Возможны и другие случаи, когда возмещение организацией работнику расходов на проезд может быть связано с получением работником экономической выгоды в виде дохода в натуральной форме, подлежащего налогообложению.

В таких случаях оплата работодателем расходов на проезд к месту нахождения организации, оформленная как оплата проезда из командировки, налоговыми органами относится к «оплате за налогоплательщика организацией товаров (работ, услуг) в его интересах». На основании п. 1 ст. 211 НК РФ такого рода доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Таким образом, в некоторых случаях оплата организацией сотруднику обратного билета, датированного позже окончания командировки, может являться его доходом, полученным в натуральной форме.

Соответственно, и государственные внебюджетные фонды могут ставить вопрос о необходимости включения суммы оплаты проезда в указанных случаях в объект обложения взносами.

Оформление первичной учетной документации
В первую очередь оформлению подлежит «Служебное задание на командировку». Данный документ оформляется руководителем структурного подразделения, в котором занят командируемый сотрудник. После утверждения руководителем организации передается в кадровую службу для оформления приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения.

Структурно состоит из трех частей. Первая – общая. В графе 11 формы перечисляется перечень задач, которые поставлены перед командированным сотрудником. После прибытия из командировки сотрудник прилагает задание к своему авансовому отчету, раскрывая выполнение задания в графе 12 типовой формы.

Образец оформления служебного задания приведен в приложении № 1 к данной статье (с. 80–81).

На основании подписанного руководителем организации задания на командировку кадровой службой оформляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Приказ подписывается руководителем организации и (или) уполномоченным им на это должностным лицом. При ознакомлении с приказом работник должен поставить свою подпись под приказом. Образец оформления приказа приведен в приложении № 2 (с. 82).

На основании утвержденного приказа (распоряжения) или служебного задания оформлению подлежит командировочное удостоверение работника. Выписывается в одном экземпляре работником кадрового подразделения. В отдельных случаях (некоторые расходы оплачиваются по месту командирования и т. д.) может предусматриваться оформление удостоверения в нескольких экземплярах.

В командировочном удостоверении указываются фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, место и цель командировки, ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути), дата начала и окончания, а также данные документа, удостоверяющего личность. Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Командированный сотрудник должен быть предупрежден о необходимости оформления на оборотной стороне командировочного удостоверения отметок о времени прибытия и выбытия в каждом пункте командировки. Такие отметки заверяются подписью ответственного должностного лица по месту проведения командировки и печатью. В данном случае не обязательно проставление именно фирменной печати организации, хотя это является наиболее предпочтительным вариантом.

Первая запись на оборотной стороне производится при убытии в командировку сотрудником кадрового подразделения. Дальнейшие отметки производятся по факту прибытия в очередной пункт командировки и убытия из него. Завершающая отметка оформляется после прибытия из командировки сотрудником кадрового подразделения организации.

После возвращения из командировки командировочное удостоверение прилагается к представляемому авансовому отчету. Образец оформления командировочного удостоверения приведен в приложении № 3 (с. 83).