Финансовый директор: первый день на новом месте. С чего начать?

Не обращайте внимание на то, что говорят критики.
В честь критиков до сих пор не поставили ни одного памятника...
Джин Сибелиус

Если играть по правилам, то обязательно проиграешь.

В этом номере журнала мы решили обсудить актуальные для многих финансистов, выстраивающих свою карьеру, вопросы: с чего начинать на новом месте; как отделить «горящие» проблемы от тех, которые могут подождать; как провести экспресс-анализ финансового состояния компании.

На вопросы редакции отвечает Юлия Анатольевна Биккулова, финансовый директор Российской рекламной группы компаний TBWA/RUSSIA, входящей в состав Международного рекламного холдинга TBWA Int.

— Юлия Анатольевна, расскажите о том, как складывалась Ваша карьера финансиста.

— Моя карьера финансиста складывалась вполне стандартно: я получила финансовое образование и начала свою карьеру с бухгалтерского учета, потом продолжительное время работала главным бухгалтером, но правда не в рекламном бизнесе. В рекламный бизнес я попала в 2000 году. Это была известная радиостанция «Европа Плюс». В процессе работы на радиостанции я все больше понимала, что бухучет мне мало интересен и что хочется большего. В 2003 году я получила бизнес-образование (МВА—финансы в бизнес-школе «МИРБИС») и поняла, что моим знаниям необходима большая широта применения. К тому моменту я уже полюбила рекламный бизнес и поэтому приняла решение продолжать свою карьеру в этой области, но уже на более высокой должности.

— Нам всегда трудно что-либо начинать, тем более если это первый рабочий день на новом месте, особенно на руководящей позиции, скажем, на должности финансового директора. Что бы Вы посоветовали читателям в подобной ситуации?

— Одной из самых серьезных проблем в первый рабочий день может оказаться стресс, которому подвержен любой человек, независимо от своих профессиональных знаний и навыков. В стрессовой ситуации человеку очень трудно контролировать себя и свои эмоции, а также сосредоточиться. Зачастую в таких ситуациях молодые руководители начинают решать проблему посредством заранее отработанных способов и приемов, которые не всегда являются правильными. Бывает, что какая-то проблема кажется вообще не решаемой, а сложившаяся ситуация сложной и безвыходной, и здесь у любого человека может возникуть желание все бросить и уйти. Но важно помнить, что сдаться никогда не поздно, а вот сложнее всего устоять и найти правильный выход. Для достижения поставленных целей финансовому директору необходимо научиться управлять своими мыслями и эмоциями. Нет большего врага, чем наши страхи, поэтому, если не избавишься от них, то ничего не достигнешь.

— Сегодня существует достаточно литературы, освещающей теоретические аспекты работы специалиста в финансовой сфере, в частности, работы финансового директора. Тем не менее, у любого руководителя, приходящего в компанию на позицию финансового директора, может возникнуть вопрос: с чего мне начать?

— К сожалению, финансы не относятся к той сфере, где можно сразу прийти на работу и начать что-то делать. В любой происходящий процесс надо вникнуть, даже если у вас прекрасное образование и большой опыт работы за плечами. Как ни странно, но не всякий предыдущий опыт можно сразу применить в новой компании и не все знания из учебников подойдут к каждому конкретному предприятию, так как в любой компании есть своя специфика работы. Для вас важно понять, что главное в данный момент, а что второстепенное, и не стараться сделать все сразу.

— А что Вы можете выделить в качестве главного?

— Я бы сформулировала три основных вопроса, которые должен задать себе финансовый директор на новом рабочем месте:

1. Где я?

2. Какие задачи и сроки стоят передо мной?

3. Как я буду решать эти задачи?

— Юлия Анатольевна, Вы не могли бы более подробно раскрыть первый вопрос?

— Как правило, ответ на первый вопрос подразумевает первоначальную оценку компании, в которую вы пришли работать. Здесь важно понять сущность компании, а затем в зависимости от этого строить свою дальнейшую стратегию управления финансами. Для более полного представления о компании не лишним будет выяснить следующее:

— На первый взгляд кажется, что эти вопросы не имеют прямого отношения к финансам.

— Это не так, потому что ответы на вышеуказанные вопросы помогут выстроить дальнейшую стратегию управления финансами. Как правило, окружающая среда и специфика работы внутри компании сильно влияют на процесс управления финансами.

Ответив на указанные вопросы, можно переходить к определению поставленных задач и сопоставлению их с установленными срокам. Для каждой компании задачи и сроки будут своими. Необходимо найти общее взаимопонимание с теми участниками процесса, кто ставил вам задачу на первоначальном этапе: как правило, это акционеры и высшее руководство. Однозначное взаимопонимание необходимо для того, чтобы в дальнейшем не испытывать разочарование: в начале процесса что-то было неоднозначно понято, а результат получился не такой, как ожидали.

Наконец, когда вы уже осмотрелись и поняли, что от вас требуется, можно начинать выстраивать дальнейшую стратегию и отвечать на вопрос: «Как я смогу решить поставленные передо мной задачи?» Надо быть готовым к тому, что чем глубже вы будете познавать компанию, в которой работаете, тем наиболее вероятно, что ваша стратегия будет корректироваться. Также возможны ошибки, которые в дальнейшем будут исправляться в процессе работы. Это нормально. Здесь важно уметь расставлять приоритеты и четко понимать, что первично, что вторично и что можно делегировать своим подчиненным.

Как показывает опыт, всю работу вы не сможете выполните в одиночку. К тому же командная работа всегда более успешна.

— Давайте вернемся к вопросу определения, приоритетных направлений действия финансового директора в первый период его деятельности на новом месте.

— Во избежание серьезных ошибок хотелось бы еще раз остановиться на глобальных вопросах. В любом бизнес-процессе у нас всегда есть пять основных ресурсов:

В повседневной жизни любой компании все эти ресурсы обладают, на первый взгляд, одним негативным качеством: обычно их слишком мало. С другой стороны, всегда можно обменять один ресурс на другой. Например, за деньги можно купить технологии, или время, или и то и другое.

При помощи людей, времени или денег можно разработать технологии; разумное использование последних ведет к производству продукции, услуг. Рынки поставляют не что иное, как информацию, которая в дальнейшем увязывается с остальными ресурсами.

Далее необходимо сформулировать для себя каждую из этих составляющих, применительно к компании, в которую вы пришли работать.

В этом вам поможет составление небольшой таблицы с выдержками из баланса. Эта таблица позволит вам взглянуть на общую картину компании, оценить ее финансовое состояние.

— Как это сделать на практике?

— Используя основное балансовое равенство «Активы = Капитал + Обязательства», можно вывести в поддерживающую таблицу основные статьи, которые являются существенными (значимыми) для компании.

В зависимости от особенностей вашей компании значимыми могут быть и другие статьи.

Из таблицы вы можете рассчитать cash flow, сопоставив краткосрочные активы и обязательства. На основании этих данных можно попытаться оценить свободные денежные средства компании: их наличие, объем, потребность в них, рассмотреть возможность получения дополнительного дохода от вложения свободных денежных средств компании.

Данный экспресс-анализ позволит вам сразу же представить общую картину финансового состояния компании. Рассмотрев эти статьи в динамике, например в течение нескольких месяцев, вы сможете выявить для себя основные проблемные разделы. Далее можно будет скорректировать свои первоначальные рабочие планы.

— А на что особенно должен обратить свое внимание финансовый директор, проводя экспресс-анализ?

— Не лишним будет обратить внимание на участки, где возможна утечка денежных ресурсов или где ресурсы работают неэффективно (например, запасы, основные средства и проч.). Особое внимание следует уделить дебиторской задолженности, так как часто именно в дебиторской задолженности находятся необходимые компании денежные средства. Важно оценить сумму задолженности, насколько она долгосрочная и реальная к получению, а также проверить, что делается в компании для ее получения.

Для более глубинного анализа статей баланса можно произвести расчет различных финансовых коэффициентов, таких, как коэффициенты текущей и срочной ликвидности. Могут помочь также коэффициенты оборачиваемости запасов, которые будут актуальны в случае значительной суммы на статьях запасов. Все показатели, применяемые для исследования, необходимо рассматривать в течение продолжительного промежутка времени. для более точной оценки выгоднее использовать сразу несколько показателей.

— Изучив общую картину финансов в компании, можно переходить к рассмотрению деталей? Они также немаловажны при управлении финансами. С чего необходимо начинать здесь?
— С изучения организации работы в финансовой службе (бухгалтерии):

1. с чего начинается день?

2. как поступает информация?

3. как обрабатывается информация и как хранится (программа и прочие IT-средства)?

4. как распределены участки и людские ресурсы на этих участках?

5. постараться оценить уровень сотрудников (можно провести с ними легкий тест в виде игры, основной целью которого будет оценка способности и желания выполнять поставленные задачи).

6. оценить существующую процедуру контроля и вероятность нежелательной утечки информации и денежных ресурсов.

7. Посмотреть нормативы и стандарты, по которым ведется учет.

8. Как и когда готовится отчетность, оценить ее достоверность.

9. Посмотреть учетную политику и сопоставить желаемое (то что написано в документе) с действительным (с тем, что есть на самом деле); найти расхождения, оценить критичность расхождений.

Также в процессе исследования необходимо уделить внимание рискам, возникающим у компании (банки, задолженности, основные средства, проч.). У каждой компании, в зависимости от специфики работы, могут быть свои риски. Проанализируйте, занимается ли компания хеджированием рисков, а может быть о рисках до вас никто не задумывался. Быть может, именно вам придется обязательно заняться этим вопросом.

— Юлия Анатольевна, все, что Вы перечислили, относится к анализу, а когда следует приступать к непосредственным изменениям в управлении финансами?

— После оценки сложившейся ситуации можно начинать переходить к изменениям, но прежде чем что-то «ломать», нужно очень хорошо уяснить для себя, насколько и в каком объеме это нужно. Часто бывает, что перед финансовым директором ставятся глобальные задачи, а когда дело доходит до их выполнения, то оказывается, что данные изменения слишком радикальны и что к ним не готовы ни руководство, ни сотрудники. Для того чтобы этого не произошло, важно серьезно подойти к первоначальному исследованию. Как я уже говорила, правильно понять: где вы на самом деле находитесь? что это за компания?

— Отношения с подчиненными — это тоже немаловажный фактор. Что Вы посоветуете?

— Правильно подобранная команда — важная составляющая успеха. Необходимо собрать эту команду, так как в одиночку вы не справитесь, все ваше время будет уходить на так называемую спонтанную активность и выполнение текущих дел, а это не совсем верно, так как у руководителя достаточное количество времени должно уходить на стратегию. Все дела, относящиеся к разряду «не срочные» и «не важные», обязательно должны делегироваться. Необходимо правильно поставить задачи своим подчиненным, то есть сделать из непонятного понятное, а затем подтянуть сотрудников для выполнения поставленных задач.

Надо быть готовым к тому, что не все ваши сотрудники смогут вместе с вами пойти дальше, и возможно вам придется формировать новую команду. Такая ситуация встречается довольно часто. В любом случае, у вас должны быть такие подчиненные, в которых вы уверены и которые не подведут, а также благодаря которым вся информация отражается правильно, своевременно и достоверно.

Прежде чем сделать резкое движение, надо все правильно спланировать. И, конечно же, никто не застрахован от ошибок. Возможно, что в процессе обнаружения ошибок ваши планы будут корректироваться, но это нормальный процесс. В наши дни как никогда актуальна знаменитая фраза Ленина о том, что не делает ошибки только тот, кто ничего не делает.

— Что бы Вы хотели посоветовать нашим читателям?

— Самое главное – не бояться делать первые шаги, хотя это всегда трудно.

Несомненно у вас будут завистники и постоянные критики, так как изменения всегда мало кому нравятся. Обычно завистники очень быстро появляются рядом. Как правило, это люди, которые сами боятся что-либо сделать или предложить, поэтому им ничего другого не остается, как критиковать более успешных людей. Завистники и критики часто сильно сбивают и мешают работать. Таких людей лучше отдалять от себя или больше нагружать работой.

И в заключение хотелось бы еще раз остановиться на необходимости правильной формулировки цели, к которой следует четко идти, концентрируясь на глобальных аспектах. И тогда вас ждет успех. Когда-то Уинстон Черчиль отметил: «Успех – это способность не терять энтузиазма, идти от одной неудачи к другой». Также немаловажно подходить к решению проблемы креативно, используя нестандартный подход. Нельзя всегда четко придерживаться правил из учебников, так как это не всегда работает. Причина в том, что у каждой компании своя специфика, структура, способы завоевания рынка и, наконец, корпоративная культура, которая также играет немаловажную роль. К тому же, если всегда играть по написанным правилам, то обязательно проиграешь, потому что эти правила давно всем известны.

Итак, успехов вам!