Управление взаиморасчетами

Шестакова Е.В.,
кандидат юридических наук, генеральный директор
ООО «Актуальный менеджмент»

В период расцвета деятельности любой компании многие руководители не считают деньги и не управляют взаиморасчетами. Компании стараются как можно больше сил направить на развитие производства, получение новых заказов, приобретение основных средств и нематериальных активов. Положительная тенденция в экономике, увеличение ВВП и развитие новых направлений позволяют не экономить. Но вот в кризис компаниям нередко приходится на всем экономить и внимательно управлять взаиморасчетами во избежание кассовых разрывов, банкротства и иных негативных последствий.

Взаиморасчеты с контрагентами
Вся деятельность компании связана с работой с контрагентами. В каждой компании и у каждого предпринимателя есть доходные договоры и расходные договоры, а основную долю работы с контрагентами составляют операции управления взаиморасчетами.

Управление доходами является одной из важнейших задач. Причем доходными договорами важно управлять как на стадии их заключения, так и в части управления дебиторской задолженностью, т.е. суммой долгов, причитающихся предприятию.

На стадии заключения договоров важно увеличить прибыль и систематизировать расчеты. На этой стадии оптимизировать взаиморасчеты можно следующим образом (рис. 1).

Для любой компании оптимальным вариантом является 100%-ная предоплата по договору. В таком случае компания может полностью обезопасить себя от рисков неплатежей контрагентов. Ведь в условиях кризиса такие риски увеличиваются. Для снижения рисков неплатежей необходимо пересмотреть суммы авансов по договорам (табл. 1).

Компания может как пересмотреть на будущее суммы авансов, так и заключить дополнительные соглашения к уже существующим договорам. Однако если компания значительно пересмотрит авансовую политику, то это может привести к тому, что контрагенты откажутся работать в дальнейшем. Избежать проблем можно, если:
– устанавливать единые требования к авансовым платежам для всех контрагентов;
– повышать проценты по авансовым платежам незначительно.

Также следует продумать элементы управления взаиморасчетами, которые помогут получить больше прибыли и избежать образования дебиторской задолженности. Так, в качестве эффективного инструмента можно использовать расчеты с физическими лицами по формуле «утром деньги – вечером стулья». Многие же компании пренебрегают расчетами с физическими лицами, поскольку подобные расчеты требуют регистрации кассовой техники, наличия в штате компании кассира, организации кассового учета. Но, с другой стороны, покупки товаров и услуг физическими лицами предполагают 100%-ную предоплату, что является эффективным вариантом управления взаимозачетами.

Повысить эффективность взаиморасчетов можно при организации управления взаиморасчетами по контрактам с длительным циклом. Согласно законодательству налогоплательщик может распределить цену договора между отчетными (налоговыми) периодами, в течение которых выполняется договор (длится технологический цикл), либо равномерно, либо пропорционально доле фактических расходов отчетного (налогового) периода в общей сумме расходов, предусмотренных в смете (письмо Минфина России от 13.01.2014 № 03-03-06/1/218).

Сравним два примера признания доходов.

Пример 1
ООО «Веда» осуществляет работы в течение 1 года и 1 месяца по договору на создание НИОКР.

Стоимость работ – 1 900 000 руб.

Промежуточные этапы договором не предусмотрены.

Дата начала выполнения работ по договору – 1 декабря 2014 г.; дата окончания – 31 декабря 2015 г.

Учетной политикой организации для целей налогообложения предусмотрено равномерное распределение доходов по договорам с длительным технологическим циклом.

Доход, который приходится на один день, равен 4810 руб. (1 900 000 руб. : 395 дн.).

Умножая доход за один день на количество дней действия договора в том или ином отчетном (налоговом) периоде, получаем сумму дохода, признаваемого в налоговом учете.

Так, за 2014 г. по данному договору компания должна получить доход в размере:

4810 руб. × 31 = 149 113,92 руб.

Кроме того, компания может признавать доходы по мере появления расходов.

Пример 2
ООО «Веда» осуществляет работы в течение 1 года и 1 месяца по договору на НИОКР.

Стоимость работ – 1 900 000 руб.

При этом расходы: заработная плата, материалы составят 1 200 000 руб.

Фактические расходы на 31 декабря 2014 г. составили 350 000 руб.

В этом случае доход в 2014 г. равен:

1 900 000 × 350 000 / 1 200 000 = 554 166,67 руб.

Таким образом, по 1-му варианту будет более выгодно признавать доходы для компании.

Также важно управлять сомнительными долгами.

Сомнительным признается долг перед вашей организацией, который с высокой вероятностью не будет погашен полностью или частично (п. 70 Положения по бухучету № 34н, письма Минфина России от 14.01.2015 № 07-01-06/188, от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

Дебиторская задолженность числится в учете до тех пор, пока она:
– не погашена контрагентом;
– не списана как безнадежная задолженность.

Безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Сомнительный долг списать нельзя, однако возможно создать резерв по сомнительным долгам.

Резерв по сомнительным долгам призван помочь тем организациям, которые стремятся обезопасить себя от партнеров, ненадежных в плане своевременности расчетов. Резерв по сомнительным долгам может быть создан, если неоплаченная дебиторская задолженность на конец отчетного (налогового) периода превысит определенную величину.

Резерв создается в зависимости от срока возникновения сомнительного долга (табл. 2).

При управлении взаиморасчетами по доходным договорам важно:
– установить авансовые платежи или способы обеспечения обязательств, которые позволят избежать неплатежей;
– продумать способы получения 100%-ной оплаты, это могут быть взаиморасчеты с физическими лицами через кассу, продажи через Интернет, оплата с помощью электронных платежных систем.

Не менее важно управлять взаиморасчетами по расходным договорам, где компания выступает в качестве кредитора.

Соответственно, необходимо контролировать задолженность:
– перед поставщиками и заказчиками за поставленные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;
– по векселям, выданным поставщикам, заказчикам и прочим кредиторам в обеспечение поставок их продукции;
– перед работниками по оплате труда (начисленная, но не выплаченная заработная плата);
– перед банками.

Почему важно контролировать кредиторскую задолженность?

Во-первых, в контрактах могут быть предусмотрены штрафные санкции; во-вторых, в случаях просрочки платежа могут быть предусмотрены условия пересмотра ставок по кредитам и займам.

В этой связи для целей управления кредиторской задолженностью целесообразно исключить из договоров либо уменьшить штрафные санкции, что позволит снизить риски дополнительных расходов в виде штрафных санкций (табл. 3).

Пересмотр штрафных санкций может быть сделан как при заключении договора, так и в дальнейшем при работе с контрагентами.

Если говорить о банковских кредитах, то необходимо составить четкий график платежей, вовремя реструктурировать задолженность в случае ее наличия. В случае если задолженность растет и компания не может с ней справиться, помогут следующие документы:
– соглашение о долгосрочной реструктуризации долга (их может быть несколько для разных групп кредиторов);
– соглашение о характере и способах мониторинга деятельности компании со стороны  кредиторов;
– соглашение о дополнительных гарантиях и обеспечениях;
– соглашение о дальнейшем взаимодействии кредиторов. После реструктуризации долга координационный комитет обычно утрачивает свои полномочия;
– различные документы, подтверждающие выполнение компанией согласованных предварительных условий реструктуризации, и многое другое.

В некоторых случаях задолженность можно просто списать.

Нередко в процессе деятельности возникает ситуация, когда организация по тем или иным причинам не погашает кредиторскую задолженность. Предположим, что и кредитор не предпринимает никаких действий для того, чтобы указанную задолженность взыскать. Когда же организация должна будет ее списать? Сделать это следует по прошествии срока исковой давности. Как правило, его продолжительность составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

Отсчет указанного срока следует начинать с того момента, когда кредитор узнал или должен был узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

Если дата исполнения обязательства прямо прописана в договоре, то срок исковой давности отсчитывают со дня, следующего за датой исполнения обязательства, которая также указана в договоре (п. 2 ст. 200 ГК РФ). В том случае, когда дата исполнения обязательства договором не установлена, срок исковой давности начинает исчисляться по истечении семи дней с момента предъявления кредитором требования об исполнении организацией своих обязательств (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

Таким образом, необходимо:
– пересмотреть условия договоров;
– реструктурировать задолженность, которую компания не может погасить вовремя.

Управлять взаиморасчетами можно и путем взаимозачетов.

В соответствии со ст. 410 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.

Проведение организацией взаимозачета со своим контрагентом возможно лишь при выполнении следующих условий:
– участники взаимозачета должны одновременно выступать по отношению друг к другу и должниками, и кредиторами, т.е. у сторон должны иметься в наличии встречные задолженности;
– встречные задолженности должны быть однородными, т.е. обязательства сторон друг перед другом должны быть качественно сопоставимы. Так, денежное требование организации не может быть, например, зачтено поставкой товара или оказанием услуг, в данном случае будет иметь место не взаимозачет, а договор мены либо бартерная операция. Отметим, что чаще всего производится взаимозачет денежных требований партнеров, которые признаются однородными независимо от оснований их возникновения;
– срок исполнения обязательств наступил (либо не указан, либо определен моментом востребования).

Для того чтобы произвести взаимозачет, необходимо:
– выявить суммы, которые можно зачесть;
– определить, что компания может провести взаимозачет на основании требований законодательства.

Приведем пример подобного взаимозачета.

Пример 3
В январе 2015 г. компания «Продажи» реализует свои товары компании «Завод» на сумму 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.).

В этом же месяце компания «Продажи» приобрела у «Завода» материалы стоимостью 118 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.). В марте организации оформили акт зачета взаимных требований на сумму 118 000 руб.

Соответственно, в марте компании:
1) проведут взаимозачет взаимных требований на сумму 118 000 руб.;
2) восстановят сумму НДС по материалам, которые были ранее приняты к вычету, на сумму 18 000 руб.;
3) перечислят НДС со стоимости материалов, погашенных зачетом на сумму 18 000 руб.

Зачет является достаточно действенным способом управления расчетами с контрагентами, если компании имеют обязательства перед друг другом и при этом по каким-то причинам не могут их погасить денежными средствами.

Но следует обратить внимание и на риски, связанные с взаимозачетом.

Не допускается зачет требований:
– если по заявлению другой стороны к требованию подлежит применению срок исковой давности и этот срок истек;
– о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью;
– о взыскании алиментов;
– о пожизненном содержании;
– в иных случаях, предусмотренных законом или договором (ст. 411 ГК РФ).

Также обратите внимание: в соответствии со ст. 411 ГК РФ зачет недопустим в случаях, предусмотренных законом или договором. Такой вывод сделан в постановлении ФАС Московского округа от 16.05.2007, 22.05.2007 № КГ-А40/4163-07 по делу № А40-34273/06-46-263. В данном решении суд исходил из того, что условие о возврате суммы займа зачетом другого обязательства является ничтожным.

Кроме того, существуют и иные особенности проведения зачета:
1) если к должнику предъявлен иск, то он не вправе заявить о зачете;
2) гражданское законодательство не предусматривает возможности восстановления правомерно и обоснованно прекращенных зачетом обязательств при отказе от сделанного стороной заявления о зачете (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 29.12.2001 № 65 «Обзор практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачетом встречных однородных требований»);
3) зачесть можно только те обязательства, срок исполнения которых уже наступил.

Минфин высказался, что компания «вправе руководствоваться положениями статьи 308 ГК РФ, предусматривающими возможность прекратить обязательство зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил» (письмо Минфина России от 26.12.2011 № 02-11-00/5959).

Зачесть можно только однородные обязательства (письмо Минфина России от 26.12.2011 № 02-11-00/5959 «О порядке оплаты получателями бюджетных средств и бюджетными учреждениями обязательств по контрактам при неисполнении и ненадлежащем исполнении исполнителем своих обязательств по указанным контрактам»).

Но обратите внимание!

Высший Арбитражный Суд не согласен с двумя пунктами, указанными выше.

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16 «О свободе договора и ее пределах» суд исходил из следующего:

1. Положения ст. 782 ГК РФ, дающие каждой из сторон договора возмездного оказания услуг право на немотивированный односторонний отказ от исполнения договора и предусматривающие неравное распределение между сторонами неблагоприятных последствий прекращения договора, не исключают возможность согласования сторонами договора иного режима определения последствий отказа от договора (например, полное возмещение убытков при отказе от договора как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика) либо установления соглашением сторон порядка осуществления права на отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг (в частности, односторонний отказ стороны от договора, исполнение которого связано с осуществлением обеими его сторонами предпринимательской деятельности, может быть обусловлен необходимостью выплаты определенной денежной суммы другой стороне).

2. Нормы ст. 410 ГК РФ, устанавливающие предпосылки прекращения обязательства односторонним заявлением о зачете, не означают запрета соглашения договаривающихся сторон о прекращении неоднородных обязательств или обязательств с ненаступившими сроками исполнения и т.п.

Но есть и другое Постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 12990/11 по делу № А40-16725/2010-41-134, А40-29780/2010-49-263. В данном решении суд пришел к другому мнению. Основанием для признания заявления о зачете как односторонней сделки недействительным может являться нарушение запретов, ограничивающих проведение зачета или несоблюдение условий, характеризующих зачитываемые требования (отсутствие встречности, однородности, ненаступление срока исполнения).

Существует еще одна подобная двоякая ситуация.

В письме Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/620 ведомство указало, что при наличии встречной кредиторской задолженности включить безнадежные долги в расходы нельзя.

А вот судьи исходят из того, что при наличии встречной кредиторской задолженности включить безнадежные долги в расходы можно (Постановление ФАС Уральского округа от 10.06.2009 № Ф09-3863/09-С3 по делу № А60-24056/2008-С6 (Определением ВАС РФ от 01.10.2009 № ВАС-12755/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Таким образом, при зачете встречных обязательств нужно учитывать особенности встречного взаимозачета.

Взаиморасчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются обычным делом в любой компании. Например, нужно купить канцтовары, оформить подписку на журналы, приобрести билеты, оборудование или мебель для офиса. В этом случае работодатель по авансовым отчетам дает наличные средства работнику на покупку товаров.

Бывает и другая ситуация, когда из кассы компания выдает средства работодателю на неотложные нужды.

Такие средства в отличие от заработной платы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Но важно помнить об особенностях, связанных с расчетами с подотчетными лицами:
– расчеты по подотчетным суммам должны быть завершены не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан подотчетный аванс;
– за израсходованные денежные средства подотчетное лицо должно рассчитаться.

Если работник не вернул средства, то такими взаиморасчетами также важно взыскать их с работника.

Для взыскания задолженности можно возложить на сотрудников, которые получают средства из кассы, полную материальную ответственность.

Следует применять нормы трудового законодательства, посвященные материальной ответственности работника. Статья 243 ТК РФ содержит закрытый перечень случаев полной материальной ответственности. Как видим, процедура сложна и затянута. В случае несогласия работника или превышения установленного порога работодателю придется обращаться в суд.

Можно удержать средства и на основании приказа. Это относится к сотрудникам, в отношении которых не предусмотрена полная материальная ответственность. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Управление взаиморасчетами с учредителями
По общему правилу учредители имеют право на получение дивидендов. Для компании важно:
– принять правильно решение о выплате дивидендов;
– выплатить дивиденды в установленные уставом сроки;
– выполнять взаиморасчеты с учредителями.

Почему важно управлять расчетами с учредителями?

Действующее законодательство не запрещает выплачивать участникам организаций промежуточные дивиденды. Если акционерное общество (АО) получило прибыль по итогам I квартала, полугодия или девяти месяцев, то его учредители имеют право получить дивиденды. В п. 1 ст. 42 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО) указано, что решение о выплате (объявлении) промежуточных дивидендов может быть принято в течение трех месяцев по окончании соответствующего квартала. На годовом общем собрании акционеров должны решаться вопросы о выплате (объявлении) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам I квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года.

Поэтому, если дивиденды выплачиваются ежеквартально, важно никого не забыть в выплатах, начислить налоги и вовремя выплатить причитающиеся дивиденды.

При выплате дивидендов акционерам (независимо от формы выплаты) выплачивающая доход организация становится налоговым агентом по налогам:
– на прибыль (при выплатах юридическим лицам – п. 2 и 3 ст. 275 НК РФ);
– на доходы физических лиц (при выплатах физическим лицам – п. 2 ст. 214 НК РФ).

Управление дивидендной политикой может заключаться не только в выплате дивидендов, но и в отказе от их выплаты, ведь в связи со сложной экономической ситуацией многие акционеры просто отказываются от причитающихся дивидендов. Шаг в виде отказа участников или акционеров от дивидендов можно использовать в организациях с небольшим числом акционеров (участников) при условии, что дивиденды были начислены, но не были выплачены. Тогда можно аннулировать ранее принятое решение по начислению промежуточных дивидендов. Отказ от дивидендов не влечет за собой доначисление налогов (подп. 3.4 п. 1 ст. 251 НК РФ, письмо Минфина России от 17.02.2012 № 03-03-06/1/91).

Выплата дивидендов или отказ от них являются дивидендной политикой компании и, соответственно, политикой по управлению взаиморасчетами с учредителями.

Также политикой управления дивидендами является политика замены дивидендов. С 2015 г. повышена ставка НДФЛ по доходам в виде дивидендов. Раньше в ст. 224 НК РФ был специальный п. 4 (ставка по дивидендам установлена в размере 9%). Теперь он утратил силу, в связи с чем налогообложение дивидендов физических лиц осуществляется по общей ставке 13%. В отношении таких доходов налоговые вычеты не применяются. Соответствующие изменения внесены в гл. 23 НК РФ.

Замена дивидендов возможна следующими способами:
1. Внесение денежных средств в уставный капитал.

Возможно передать имущество или денежные средства.

Доходов при передаче имущества в уставный капитал не возникает (ст. 41 НК РФ).

Кроме того, начиная со следующего месяца после передачи ОС в уставный капитал компания прекращает его амортизировать (п. 5 ст. 259.1 и п. 10 ст. 259.2 НК РФ).

2. Перечисление дивидендов на другую компанию.

Для российских компаний – получателей дивидендов, которые отвечают определенным критериям, ставка налога по таким доходам составляет 0%.

Ставка 0% действует, если получатель дивидендов на день принятия решения о выплате дивидендов владеет на праве собственности (подп. 1 п. 3 ст. 284 НК РФ):
– 50%-ным и более вкладом (долей) в уставном (складочном) капитале (фонде) выплачивающей дивиденды организации либо
– депозитарными расписками, дающими право на получение дивидендов, сумма которых соответствует не менее 50% общей суммы выплачиваемых дивидендов.

При этом период владения должен составлять не менее 365 календарных дней и быть непрерывным в течение этого срока.

3. Предоставление займа учредителям с последующим прощением долга.

Проценты по договору займа относятся к доходам заимодавца (п. 1 ст. 346.15, п. 6 ст. 250 НК РФ). Соответствующие доходы учитываются в целях налогообложения на момент фактического поступления средств в уплату процентов (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Заем может быть предоставлен только в безналичной форме. Предельный размер наличных расчетов в рамках одного договора займа между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем не должен превышать 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (п. 6 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Денежные средства, ранее полученные по договору займа и остающиеся в распоряжении заемщика при прощении долга, для целей налогообложения признаются безвозмездно полученным имуществом. Сумма прощенного долга признается в составе внереализационных доходов на дату прощения долга. Однако если заимодавцем является учредитель, доля которого в уставном капитале должника составляет более 50%, то сумма прощенного им долга не учитывается в составе внереализационных доходов при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (п. 1, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15, п. 2 ст. 248, п. 8 ст. 250, подп. 11 п. 1 ст. 251, п. 1 ст. 346.17 НК РФ, письма Минфина России от 11.10.2011 № 03-03-06/1/652 и от 06.03.2009 № 03-03-06/1/112).

Таким образом, можно выделить несколько направлений и дивидендной политики, и замены дивидендов в целях управления взаиморасчетами с учредителями.

В заключение нужно отметить, что управление взаиморасчетами является важной составляющей работы любой компании. Порядок управления взаиморасчетами должен содержаться как в учетной политике, так и в других локальных нормативных актах. Кроме того, важно назначить лицо, ответственное за управление взаиморасчетами, которое будет отслеживать неплатежи контрагентов, невозвращенные суммы, выданные под отчет. Ведь какие бы действенные механизмы ни были прописаны в учетной политике, они будут не действенны без наличия исполнителей, которые будут осуществлять политику компании в части взаиморасчетов.

Литература
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.04.2015).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 06 .04.2015, с изм. от 07.04.2015).
3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 06.04.2015).
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 06.04.2015).