Т. А. Конкина,
бухгалтер
В статье рассмотрены бухгалтерский учет и документальное оформление начисления и выплаты заработной платы дистанционному работнику, который находится и работает на территории другого субъекта РФ.
В Федеральном законе от 05.04.2013 г. № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» дается определение и условия дистанционной работы, устанавливаются правила и особенности приема на работу дистанционных работников, заключения с ними трудового договора и т. д. Итак, в ТК РФ введена новая гл. 49.1, посвященная особенностям регулирования труда дистанционных работников.
Дистанционная работа – это удобно как для самого специалиста, так и для работодателя. Работодатель выигрывает за счет того, что не надо создавать и оборудовать рабочее место, компенсировать затраты на проезд, питание, проживание, потому что дистанционный работник может работать не только вне места нахождения работодателя, но и вне пределов государства.
Дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:
1) вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
2) вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
3) при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
Признаки дистанционного труда:
1) трудовая функция выполняется вне территории, прямо или косвенно контролируемой работодателем;
2) коммуникация между работником и работодателем осуществляется, в том числе, через Интернет.
По соглашению сторон в трудовом договоре о дистанционной работе определяются:
– порядок внесения записей в трудовую книжку;
– порядок использования дистанционным работником при выполнении трудовых обязанностей оборудования либо программного обеспечения в соответствии с требованиями работодателя;
– сроки представления отчетов о выполненной работе;
– порядок возмещения расходов, связанных с дистанционной работой.
Трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем, в частности, о личном выполнении работником за плату трудовой функции – работы в должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы (ст. 15 ТК РФ). Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с нормами ТК РФ, а также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (чч. 1, 3 ст. 16, ч. 2 ст. 56 ТК РФ).
Трудовая функция является одним из обязательных условий трудового договора (ч. 1 ст. 56, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). По общему правилу для выполнения работником определенной трудовым договором трудовой функции создается рабочее место – место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ).
Лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе, считаются дистанционными работниками (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных в гл. 49.1 ТК РФ (ст. 251, ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).
Соответственно, дистанционный работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором (абз. 2 ч. 2 ст. 21 ТК РФ), а работодатель имеет право требовать такого исполнения (абз. 5 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Дистанционный работник имеет право, в частности, на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором, а также на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором (ч. 1 ст. 56, абз. 3, 5 ч. 1 ст. 21, абз. 3, 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе определяются трудовым договором о дистанционной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, то режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Заработная плата (оплата труда работника, в том числе дистанционного) зависит от квалификации работника, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается (ч. 1 ст. 129, ч. 1 ст. 132 ТК РФ). Она устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, которые включают размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (абз. 5 ч. 2, ст. 57, ч. 1 ст. 135 ТК РФ). Принятому на работу дистанционному работнику выплачивается оклад – фиксированный размер оплаты труда за исполнение трудовых обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 4 ст. 129 ТК РФ).
Нормами чч. 3, 5 ст. 136 ТК РФ установлена возможность выплаты заработной платы путем перечисления денежных средств на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. При этом заработная плата может выплачиваться как непосредственно работнику, так и иным способом, который предусматривается федеральным законом или трудовым договором.
При выплате заработной платы работодатель обязан предоставлять в письменной форме каждому работнику сведения, указанные в ч. 1 ст. 136 ТК РФ:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами с работодателем (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Установлена принципиально новая форма коммуникации между работником и работодателем – обмен электронными документами. Каждая из сторон должна направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Для полноценного осуществления такого обмена сторонам трудового договора придется получать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Закон установил упрощенный порядок заключения трудового договора: подписание его происходит путем обмена электронными документами. Однако это
не освобождает работодателя от обязанности направить работнику надлежащим образом оформленный экземпляр договора на бумажном носителе.
Работодатель вправе не оформлять дистанционному работнику трудовую книжку либо не вносить в нее запись о дистанционной работе, если сам работник не возражает. То есть это допустимо, но исключительно по соглашению сторон. Если трудовой договор заключается гражданином впервые, то гражданин сам должен получить свидетельство государственного пенсионного страхования.
Дистанционный работник, так же как и работающий в офисе, должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями и требованиями работодателя. Это ознакомление также осуществляется путем обмена электронными документами.
Очевидно, что дистанционный работник самостоятельно определяет режим рабочего времени и времени отдыха (иное может быть предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, но возможности контроля в данном случае ограничены).
Рассмотрим формулировки, которые целесообразно внести в трудовой договор с дистанционным сотрудником.
Указание на характер работы может иметь такой вид: «Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно)». В качестве места работы может быть указан адрес, по которому будут выполняться работы (услуги). Указание на режим работы по общему правилу в обязательном порядке должно содержаться в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Дистанционные работники распределяют рабочее время и время отдыха по своему усмотрению, иное может быть предусмотрено трудовым договором.
Если необходимо постоянное взаимодействие с дистанционным сотрудником, то следует выбрать вариант, при котором режим работы определяется работодателем. В этом случае в договоре необходимо прописать: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями – суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы – 8 часов».
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). А значит, он не освобождается от обязанности вести на дистанционного сотрудника табель учета рабочего времени. При таком варианте табель учета рабочего времени можно заполнить так: в будние дни проставляется отметка о присутствии («Я» или «01»), в выходные и нерабочие праздничные дни – отметка об отдыхе («В» или «26»). Если постоянного взаимодействия не требуется, то можно установить, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению. Подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка организации – это один из признаков трудовых отношений (ст. 15 ТК РФ). Однако если в трудовом договоре указано, что работник самостоятельно распределяет свое рабочее время и время отдыха, то указание на подчинение этим правилам считается недействительным. Гораздо логичнее указать, что «правила внутреннего трудового распорядка распространяются на работника в той части, которая не противоречит сути заключенного с ним трудового договора о дистанционной работе».
Если по договоренности оборудованием и ресурсами работник обеспечивает себя сам, то формулировка может быть такой: «Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и Интернетом». В таком случае логично установить компенсацию расходов, размер и сроки выплаты.
Если все вышеизложенное обеспечивается работодателем, то можно сформулировать так: «Работодатель в срок до (указать) обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения».
В договоре следует установить сроки сдачи работы и способ ее сдачи (по электронной почте).
Дистанционному работнику могут быть положены следующие выплаты:
– оплата труда;
– гарантии и компенсации, положенные всем работникам по нормам трудового законодательства, законодательства о социальном страховании;
– компенсация за использование личного имущества в служебных целях.
При оплате труда может быть применена сдельная или повременная формы.
Если работник сам устанавливает режим работы, то предпочтительнее применять сдельную форму (оплату по факту выполнения задания). Если работник работает в режиме, установленном работодателем, то предпочтительнее установить ему повременную систему оплаты труда, определить оклад, порядок расчета доплат и надбавок пропорционально отработанному времени. Положение о премировании может распространяться на дистанционных работников независимо от выбранной системы оплаты их труда.
Если условиями трудового договора определено, что сотрудник сам устанавливает режим своей работы, то сверхурочные работнику не выплачиваются, так же как не применяются нормы ТК РФ об увеличенной оплате за сверхурочную и ночную работу и работу в выходные и нерабочие праздничные дни.
Если же режим работы устанавливает работодатель, то на дистанционных работников будут распространяться положения ст. 152–154 ТК РФ. Если дистанционные работники используют для работы собственное оборудование, то выплачивается компенсация, размер и порядок выплаты которой должны быть указаны в трудовом договоре. При определении размера компенсации можно исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1).
В бухгалтерском учете сумму компенсации относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 г. № 33 н, далее – ПБУ 10/99). Другие затраты работника, связанные с выполнением дистанционных работ, могут быть возмещены в размере фактически оплаченных им расходов.
Далее рассмотрим порядок учета налога на доходы физических лиц.
Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). В данном случае дистанционный работник, выполняющий определенную трудовым договором трудовую функцию вне места нахождения работодателя, но в пределах территории РФ, является налоговым резидентом РФ.
Физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, признаются налогоплательщиками НДФЛ в отношении доходов как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ (п. 1 ст. 207, п. 1 ст. 209 НК РФ).
Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей в РФ квалифицируется как доход от источников в РФ и в данном случае облагается НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация-работодатель, исполняя обязанности налогового агента, обязана исчислить и удержать исчисленную сумму НДФЛ из заработной платы работника (пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ).
При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 ТК РФ). Ставка налога в отношении доходов физических лиц – налоговых резидентов РФ в виде заработной платы установлена в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). При выплате заработной платы в безналичной форме организация перечисляет в бюджет сумму исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня перечисления денежных средств на лицевой карточный счет работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Заработная плата работника – гражданина РФ относится к выплатам, облагаемым страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее – Федеральный закон № 212-ФЗ, абз. 2 п. 1 ст. 5, пп. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
В 2014 г. общеустановленный размер тарифов страховых взносов, указанных в Федеральном законе № 212-ФЗ, зависит от того, превышает ли сумма произведенных работнику выплат и иных вознаграждений (нарастающим итогом с начала календарного года) предельную величину базы для начисления страховых взносов (в 2014 г. это 624 000 руб.). В месяце приема работника на работу его доход не может превышать указанную предельную величину, поэтому организация применяет тарифы страховых взносов, составляющие в общей сумме 30% (ч. 1 ст. 58.2 Федерального закона № 212-ФЗ, ст. 33.1 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
В отношении обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с Классификацией видов экономической деятельности по классам профессионального риска, утвержденной приказом Минтруда России от 25.12.2012 г. № 625н основная экономическая деятельность организации относится к 1 классу профессионального риска. Поэтому тариф страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний установлен для нее в размере 0,2% (ст. 1 Федерального закона от 03.12.2012 г.
№ 228-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов»). Предельная величина базы для начисления этих страховых взносов не установлена, они начисляются по одному и тому же тарифу в течение всего года.
В бухгалтерском учете организации торговли сумма заработной платы дистанционного работника, занятого в основном виде деятельности организации, включается в состав расходов организации по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 8, п. 16 ПБУ 10/99). При начислении заработной платы производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94 н) (далее – Инструкция по применению Плана счетов).
Страховые взносы, начисленные на сумму заработной платы, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 4 п. 8, п. 16 ПБУ 10/99).
Их начисление отражается записью по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (Инструкция по применению Плана счетов).
При удержании НДФЛ с суммы заработной платы производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Перечисление НДФЛ в бюджет отражается записью по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и кредиту счета 51 «Расчетные счета».
Перечисление денежных средств на лицевой карточный счет работника в банке отражается записью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетные счета».
В налоговом учете сумма заработной платы включается в состав расходов на оплату труда в период ее начисления (п. 1 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Страховые взносы, начисленные на сумму заработной платы, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, на дату их начисления (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Пример 1
Организация торговли ООО «Парус» заключило трудовой договор со Смирновой Е. В. от 01.02.2014 г., принимаемой на дистанционную работу в должности бухгалтера с окладом 15 000 руб. Выплата заработной платы осуществляется безналичным способом – перечислением на банковскую карту.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи по начислению и выплате заработной платы дистанционному работнику:
– начислена заработная плата дистанционному работнику за первый месяц работы:
Дебет счета 44 «Расходы на продажу»
Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 15 000 руб.;
– начислены страховые взносы в ФСС РФ (15 000 руб. ?2,9%/100%):
Дебет счета 44
Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 1 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование» 435 руб.;
– начислены страховые взносы в ФОМС РФ (15 000 руб. ?5,1%/100%):
Дебет счета 44
Кредит счета 69, субсчет 2 «Страховые взносы на обязательное медицинское страхование» 765 руб.;
– начислены страховые взносы в ПФР (15 000 руб. ?22%/100%):
Дебет счета 44
Кредит счета 69, субсчет 3 «Страховые взносы в Пенсионный фонд РФ» 3300 руб.;
– удержан НДФЛ из заработной платы дистанционного работника (15 000 руб. ? ? 13%/100%):
Дебет счета 70
Кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом по налогам, субсчет «Расчеты по НДФЛ» 1950 руб.;
– удержанный НДФЛ перечислен в бюджет:
Дебет счета 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
Кредит счета 51 «Расчетные счета» 1950 руб.;
– выплачена дистанционному работнику заработная плата за первый месяц работы (безналичный расчет) (15 000 руб. – 1950 руб.):
Дебет счета 70
Кредит счета 51 – 13 050 руб.
Согласно ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.
Ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) об увольнении, подача работником заявления о выдаче копий документов, связанных с работой, также могут быть произведены в электронном виде с использованием электронной подписи.
В день прекращения трудового договора, заключенного в электронном виде, работодатель должен будет направить работнику заверенную копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора. Это нужно будет сделать по почте заказным письмом с уведомлением.
Таким образом, введение в ТК РФ главы об особенностях труда дистанционных работников представляется позитивным шагом законодателя, направленным на упорядочение сложившихся отношений по дистанционной занятости. Вместе с тем, исходя из действующих норм ТК РФ труд может быть либо дистанционным, либо стационарным (в помещениях работодателя или на дому). У работников отсутствует правовая возможность сочетать два этих вида работы (на практике, однако, такое сочетание весьма распространено).
В связи с введением положений о дистанционном труде представляется сложным вопрос разграничения трудового договора о дистанционном труде и гражданско-правового договора. В части дистанционного труда отсутствует одно из свойств классического трудового договора – нахождение работника на предприятии работодателя. Поэтому многие из существующих гражданско-правовых договоров с гражданами, работающими на аутсорсинге, могут быть весьма схожи с трудовыми договорами о дистанционной работе.
