Если работник умирает, при этом его смерть никак не связана с несчастным случаем на производстве, то организация-работодатель должна выплатить его наследникам те суммы, которые не успела перечислить ему, а также оформить «увольнение» умершего сотрудника. Так как эта ситуация не является распространенной, у бухгалтерии и кадровой службы могут возникнуть вопросы с оформлением документов и уплатой налогов.
Кадровая служба
По правилам п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ трудовой договор подлежит прекращению в связи со смертью работника. В этом случае работодатель должен издать приказ о прекращении трудового договора по форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Основанием для прекращения трудового договора в этом случае является копия свидетельства о смерти. Днем прекращения трудового договора в данном случае является день смерти работника.
Если до этого он не появлялся на работе по невыясненным причинам, в табеле учета рабочего времени (форма Т-12, утверждена Постановлением № 1) дни неявки обозначают буквенным кодом «НН» – «неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)». Эти дни не подлежат оплате, если только родственники (наследники) не предъявят лист нетрудоспособности за этот период.
В соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек этот документ и его дубликаты, которые не были получены работником при увольнении или в случае смерти его ближайшими родственниками, должны храниться до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, которые установлены законодательством РФ об архивном деле, а именно приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень). В соответствии со ст. 664 Перечня невостребованные подлинные личные документы, в частности трудовые книжки, хранятся 75 лет.
Выплаты, положенные умершему работнику
В соответствии со ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан в день увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы:
– неполученную заработную плату;
– компенсации за неиспользованный отпуск;
– суммы, полагающиеся работнику в случае увольнения;
– пособия по временной нетрудоспособности (если работник находился на больничном и был предъявлен листок нетрудоспособности);
– другие суммы, которые предусмотрены трудовым и коллективным договором.
Это правило касается и ситуации, если причиной увольнения стала смерть работника. Если работник в день увольнения не работал, то причитающиеся ему суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным (в случае смерти – родственниками, наследниками) требования о расчете. Заработная плата, не полученная умершим работником, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на его иждивении на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю необходимых документов (ст. 141 ТК РФ).
Если работодатель этого не сделает, то родственники (наследники) умершего вправе потребовать с работодателя проценты (денежную компенсацию) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.
Для того чтобы получить причитающиеся умершему суммы, родственники (наследники) должны предъявить работодателю следующие документы:
– письменное заявление родственника (наследника) о выплате причитающихся сумм умершего работника;
– свидетельство о смерти работника;
– документ, удостоверяющий личность заявителя, а также документ, подтверждающий факт родства с работником (если документ, удостоверяющий личность, не содержит необходимой информации).
Обратите внимание!
Членами семьи являются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) (ст. 2 СК РФ). Кроме этого, согласно гл. 15 СК РФ членами семьи также признаются братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха.
Если к работодателю обратились сразу несколько родственников умершего, то он может выдать положенные суммы первому обратившемуся к нему члену семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день смерти. Если же обращение произошло одновременно, то вопрос о выдаче сумм может быть решен либо по соглашению сторон, либо в судебном порядке.
Финансовые документы при выплатах родственникам (наследникам)
Выплаты родственникам (наследникам) умершего работника работодатель должен оформить следующими документами:
– записка-расчет по форме Т-61, которая утверждена Постановлением № 1;
– расчетно-платежная ведомость по формам Т-49 или Т-51, утвержденным Постановлением № 1.
Налогообложение сумм, причитающихся умершему работнику
НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых налогоплательщики получают доходы, в частности в виде вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, признаются в отношении таких доходов налоговыми агентами. Следовательно, они обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ.
Также по правилам п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ.
В соответствии с подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физического лица – налогоплательщика.
Но, тем не менее, до дня смерти работника все выплаты начисляются ему в соответствии с трудовым договором. Соответственно данные выплаты, причитающиеся умершему работнику и получаемые его родственниками (наследниками), являются оплатой труда и подлежат обложению НДФЛ (за исключением сумм, перечисленных в ст. 217 НК РФ). Также, кроме того, что налоговый агент – работодатель должен удержать и перечислить сумму НДФЛ, он должен представить сведения по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета в общеустановленном порядке.
Аналогичные выводы содержатся в письме УФНС по г. Москве от 16.07.2009 № 20-15/3/073541@.
Страховые взносы
В соответствии с ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – ФЗ № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметами которых являются выполнение работ, оказание услуг по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в п. 2 ч. 1 ст. 5 ФЗ № 212-ФЗ).
Следовательно, выплаты родственникам (наследникам) умершего работника производятся на основании трудового договора с ним. Соответственно эти суммы подлежат обложению страховыми взносами на общем основании, но с учетом ст. 9 ФЗ № 212-ФЗ, в которой названы суммы, не подлежащие обложению этими взносами (например, пособие по временной нетрудоспособности).
Налог на прибыль
В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. В частности, к расходам на оплату следует относить:
– суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда (п. 1 ст. 255 НК РФ);
– денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 8 ст. 255 НК РФ);
– другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Исходя из вышеизложенного, суммы, выплаченные членам семьи умершего (его наследникам), включаются в расходы при определении налога на прибыль.
