Главная    Интернет-библиотека    Менеджмент    Управление предприятием    Оптимизация бизнес-процессов компании

Оптимизация бизнес-процессов компании

16.07.2015

Оптимизация бизнес-процессов компании

Опубликовано в журнале "Менеджмент в России и за рубежом" №1 год - 2010

Горьков С.М.,
компания экологического
и правового консалтинга
«ЭКОТИМ»

В России к поиску направлений оптимизации(1) бизнес-процессов обращаются всё больше и больше компаний.

Сам бизнес-процесс следует понимать как «одну или несколько связанных работ или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной и непроизводственной деятельности в рамках определённой организационной структуры» [12]. Роберт С. Каплан и Дейвид П. Нортон приводят следующую классификацию внутренних бизнес-процессов: 1) процесс управления производством; 2) процесс управления клиентами; 3) инновационные процессы; 4) законодательный и социальный процесс [9].

Я взял за основу понимание оптимизации бизнеспроцессов как определение более эффективной модели функционирования бизнес-единиц в процессе их взаимодействия друг с другом для достижения прогрессивного внутреннего и внешнего развития компании для увеличения прибыли за счёт разумного уменьшения издержек. Все методы оптимизации отталкиваются от ключевой роли бизнес-единицы в развитии компании, то есть развитие осуществляется за счёт реорганизации одного из направлений деятельности фирмы.

Направления оптимизации бизнес-процессовкомпании
Оптимизация на основе совершенствования IT-технологий. Нередко владелец фирмы при решении оптимизировать свой бизнес хочет понять, можно ли повысить эффективность бизнеса за счёт применения информационных технологий, и определить оптимальные затраты [4].

 

(1) «Оптимизация – определение значений экономических показателей, при которых достигается оптимум, то есть наилучшее состояние системы» [17]. «Оптимизация – процесс нахождения экстремума (глобального максимума или минимума) определённой функции или выбора наилучшего (оптимального) варианта из множества возможных» [13]. Руководители компаний часто понимают оптимизацию как экономию всего и во всём [6], способы снизить себестоимость бизнес-процессов [3]. Если говорить об оптимизации бизнес-процессов, то тогда «оптимизация – это увязка разных бизнес-процессов друг с другом, то есть это не что иное, как описание и выявление недостатков в процессе взаимоотношения структурных элементов компании» [12].

 

Всё многообразие предложений по оптимизации с использованием IT-технологий можно условно разделить на три направления: программы безопасности (обеспечение информационной безопасности данных), аналитические программы (модели сбора и обработки количественных показателей) и программы стратегического управления (введение единого стандарта информационных систем).

Основной целью программ безопасности является защита информации от вредоносных  компьютерных программ и попыток её похищения или внесения ложных данных, существенно влияющих на ключевые показатели жизнедеятельности компании. Эффект от вложения средств в разработку и внедрение таких IT-проектов заключается в том, что их возвращение происходит через предупреждение возможных убытки от своевременно выявленных и обработанных инцидентов информационной безопасности.

Аналитические программы, выдвинувшие IT-технологии в лидеры среди направлений оптимизации, отвечают за организацию учёта и поиска необходимой информации [1]. Объёмы необходимых руководителю данных постоянно увеличиваются.

Польза от внедрения информационных программ, способных собрать, распределить, архивировать данные и оперировать этим данными быстро с минимальной погрешностью,  становится очевидной. Что касается направления развития стратегических IT-проектов, то их  основной задачей является разработка и внедрение единых стандартов работы с информацией для всех бизнес-единиц компании. Зачастую существующая корпоративная информационная система (КИС) состоит из несвязанных приложений, находящихся на разных уровнях управления компании и решающих отдельные функциональные задачи. Каждый уровень предполагает различную методологию с использованием разных программных продуктов. Для того чтобы избежать несовместимости работы инструментов разных информационных продуктов, разрабатывается единая операционная система, которая осуществляет оперативный мониторинг реализации стратегического плана и предоставляет необходимую информацию для принятия управленческих решений.

Статистика Butler Group свидетельствует, что доля проектов, приносящих бизнесу реальную выгоду, в России составляет не более 10%. Основной причиной является неумение IT-директоров разрабатывать правильную стратегию развития IT-структуры, измерять расходы на её поддержание, оценивать бизнес-риски, связанные с проблемами надёжности и доступности информационных систем [2].

Оптимизация на основе совершенствования системы управления фирмой. Если в основе IT-технологий лежат методы сокращения издержек при работе с информацией, то в основе совершенствования системы управления компанией рассматриваются подходы к процессу принятия, реализации и оценке эффективности управленческого решения. Разрабатываются и внедряются более совершенные модели управления организацией и её стратегическими бизнес-единицами. Наряду с традиционным подходом к управлению по целям, стоимости, процессного подхода и мотивации сегодня в практику оптимизации широко внедряется система сбалансированных показателей (ССП). «Система целей описывает стратегию развития компании. Система бизнеспроцессов призвана обеспечить оптимальную работу всех подсистем организации.

Система взаимосвязанных показателей, основывающаяся на концепции максимизации стоимости, оценивает успешность достижения поставленных целей и определяет конкретный вклад каждого в общий успех бизнеса. Установить прямую зависимость вознаграждения от результатов позволяет система мотивации» [15].

Что касается системы сбалансированных показателей, то данная модель разрабатывалась как система управления более высокого порядка. ССП – система стратегического управления компанией, целью которой является интеграция потенциалов всех её элементов [15]. Получила широкое распространение в коммерческих компаниях, в том числе и в России. Основная идея методики – донести до каждого сотрудника фирмы стратегические планы руководства, таким образом, побуждая его действовать согласованно с общими планами фирмы. Наравне с широким применением ССП развиваются и подходы к пониманию составляющих данной системы управления.

Например, в рамках такого критерия ССП, как обучение и развитие персонала, разрабатываются новые методики подхода к мотивации работников, повышению их лояльности к компании, в которой они работают, к значению их профессионального роста и пр. [18].

В рамках взаимодействия подразделений в процессе управления сегодня рассматривается метод делегирования полномочий как способ оптимизации затрат. Суть данного метода заключается в уходе от вертикальной иерархии и наделении большими полномочиями сотрудников подразделения компании. Эффект заключается в экономии времени, которое тратится в процессе согласования решения и его реализации.

Контроль за расходованием финансовых средств осуществляется через максимально прозрачную систему отчётности и мониторинга.

Развитие ещё одного направления внутри ССП также призвано повысить эффективность процесса управления компанией на уровне высшего руководства. Речь идёт о методе моделирования бизнес-процессов. Основным инструментом контроллинга выступает планирование (стратегическое, инвестиционное, финансовое и текущее). Эффект достигается за счёт сведения всех натуральных показателей в стоимостные, которые, в свою очередь, позволяют качественно оценить эффективность работы (результативность деятельности) компании и всех её структурных элементов [11].

Оптимизация на основе совершенствования маркетинговых программ. Общая тенденция перехода на усиление нематериальных средств воздействия на рынок (стоимости бренда, лояльности клиентов, конкурентных преимуществ, активности внедрения инноваций и других факторов) привела к усилению роли маркетинга. Сегодня популярностью пользуется концепция индивидуального маркетинга, где основу составляет изучение потребностей клиентов и составление «индивидуальных» предложений для продажи ценности.

В России в конце 1990-х гг. большой популярностью пользовался ребрендинг – изменение бренда. Ребрендинг как метод оптимизации бизнеса можно разделить на две составляющие: 1) изменение имиджа компании (начиная от внешнего вида популярных торговых марок фирмы, заканчивая внешним видом атрибутов компании и созданием отличительных стандартов для работы сотрудников); 2) активное закрепление нового имиджа в среде потенциальных и имеющихся клиентов. Малые и средние компании довольствуются рестайлингом, то есть изменением логотипов и внешних атрибутов компании.

Ступенью эволюции ребрендинга становится превращение торговых марок и брендов в lovemarks. Концепцию lovemarks придумали в Saatchi & Saatchi. В основе лежит подход к развитию торговой марки за счёт любви и популярности среди потребителей [14]. В отличие от продвижения торговой марки и закрепления бренда, где компания стремится закрепить в умах потребителей продаваемую ценность, lovemarks переносит часть обязанностей по распространению популярности товара или услуги на плечи самих клиентов [14]. Интересным направлением оптимизации на основе улучшения маркетингового направления деятельности компании является концепция «Усиление роли оперативного управления маркетингом» или «Усиление роли инструментов маркетингового планирования в деятельности отделов продаж». Авторы этого направления оптимизации бизнеса [16] призывают уделять больше внимания маркетинговому планированию в русле стратегического планирования. Они подчёркивают особенное значение стратегического маркетинга компании и роль инструментов маркетингового планирования в деятельности сотрудников отдела продаж.

Основой маркетинговых методов оптимизации бизнеса является стимулирование спроса, увеличение доли рынка и удержание выгодных клиентов в качестве постоянных покупателей. Смещение в сторону индивидуального подхода к запросам потребителей позволяет взглянуть на методы стимулирования спроса с позиции исследования психологических аспектов взаимоотношения покупателя с продавцом и отношения клиента к ценности, которую он хочет приобрести. На сегодняшний день данная тенденция приводит к ситуации, когда покупка любого товара сопровождается дополнительными услугами (транспортировка, упаковка, кредитование, консультация).

Аутсорсинг. Популярно активное привлечение внешних ресурсов к управлению некоторыми подразделениями компании (аутсорсинг). Аутсорсер (подрядчик) берёт на себя обязательства развития и функционирования одного из подразделений компании, что позволяет сэкономить денежные средства на развитие и контроль данного стратегического направления.

Стратегия – центральное звено выбора направления оптимизации
Все методы, предлагаемые сегодня специалистами по вопросу улучшения эффективности функционирования и развития компании, основываются на модернизации подходов к средствам достижения стратегических целей фирмы. Ведь стратегия предусматривает наличие целей и средств её достижения, а также выбор того или иного поведения компании на рынке. «Конечная цель стратегии – это получение продукта (услуги) в соответствии с запросами потребителей и увеличение прибыли компании» [5].

Ч. Хофер и Д. Шендель выделяют три уровня стратегий – корпоративную стратегию, бизнес-стратегии и функциональные стратегии. «Корпоративная стратегия отражает специфику деятельности организации, носит наиболее общий характер и характеризует перспективы её развития в целом. Бизнес-стратегии относятся к отдельным направлениям деятельности организации и характеризуют развитие её стратегических бизнес-единиц и (или) отдельных предприятий. Наконец, функциональные стратегии относятся к отдельным предметным областям – операциям (основной деятельности), маркетингу, финансам, НИОКР, персоналу,  информационным технологиям» [7].

Внедрение -решений обеспечивает широкие возможности оптимизации процессов. К таковым можно отнести удалённый доступ к данным и знаниям, основанный на веб-технологиях, функционал ERP-систем, используемых для широкого круга  компаний, систем OSS/BSS для поддержки телекоммуникационного бизнеса. Важную роль в выполнении процессов играют эффективные организационные структуры и системы мотивирования персонала. В рамках этого направления можно отметить создание команд процессов, формирование их ключевых показателей и основанной на них бонусной системы, разработку соответствующей системы мотивирования команды, формирование организационной структуры компании, основанной на процессном принципе. Среди методов оптимизации, относящихся к структурным  преобразованиям процессов, прежде всего, следует отметить вертикальное «сжатие» процессов, ориентированное на сокращение уровней функциональной иерархии и основанное на делегировании полномочий. Горизонтальное «сжатие» бизнес-процесса – устранение неэффективных процедур, итерационных согласований на одном уровне иерархии, сокращение времени выполнения процедур, времени простоя. На практике, как правило, используется сразу несколько методов оптимизации.

Литература
1. Беспалов С. Риск проекта автоматизации // Финансовый директор. – 2007. – № 5.
2. Большова Г. Сколько стоит ИТ? // IKS. – 2008. – № 4.
3. Веретенников Д. Оптимизация бизнес-процессов // Управление компанией. – 2007. – Вып. 5.
4. Геня А. Грамотная ИТ-стратегия – залог успешного развития бизнеса // Финансовая газета «ЭКСПО». – 2008. – 11 марта.
5. Дунаев О. Стратегия – это искусство, без которого не удержать бизнес // Логинфо. – 2007. – № 7–8.
6. Золотин А. Оптимизация оптимизации // Весть. – 2007. – Вып. 21–22.
7. Исаев Д. Бизнес-консалтинг. Рациональная модель стратегического управления // Финансовая газета. – 2008. – 18 июня.
8. Каплан Р., Нортон Д. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию. – М.: Олма-Бизнес, 2003.
9. Каплан Р., Нортон Д. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты. – М.: Олимп-Бизнес, 2005.
10. Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2006.
11. Кудинов А., Телерман Э. Контроллинг как инструмент стратегической навигации // Экономика и жизнь. – 2006. – 23 сент.
12. Кучкаров З. Как оптимизировать бизнес-процессы // Генеральный директор. – 2006. – 10 окт.
13. Лопатников Л.И. Экономико-математический словарь. – М.: Дело, 2003.
14. Палышин К. Расходы на любовь // Компания. – 2008. – Вып. 16.
15. Пенс Г.В., Духонин Е.Ю., Исаев Д.В. Концепция Business Performance Management: начало пути. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2004.
16. Проект Тасис: Учебное пособие по оперативному планированию маркетинга / Алимента СПА и Евроконсалт. – Украина: ПРТИ, 2006.
17. Райзберг Б.А., Лозовский Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. – М.: Инфра-М, 1997.
18. Рамперсад Х.К. Универсальная система показателей деятельности. – М.: Альпина, 2005.

Также по этой теме: