Заводим личную карточку

Заводим личную карточку

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №10 год - 2002

Труханович Л.В.

Щур Д.Л.,
юристы

Личные карточки по форме № Т-2 заполняются на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного удостоверения личности, трудовой книжки, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка состоит из нескольких смысловых разделов:

  1. общие сведения;
  2. сведения об образовании;
  3. сведения о полученной профессии (специальности), трудовой деятельности и стаже работы;
  4. сведения о семейном положении;
  5. сведения о воинском учете;
  6. прием на работу и переводы на другую работу;
  7. аттестация;
  8. повышение квалификации;
  9. профессиональная переподготовка;
  10. поощрения и награды;
  11. отпуск;
  12. социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
  13. дополнительные сведения;
  14. сведения об увольнении.

Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.

В текстовой части личной карточки следует избегать, а в поле кодирования использовать служебные символы: двоеточие (:), равно (=), косая черта (/).

При отсутствии записей в описательной части реквизитов (пунктов) или при отрицательных ответах на вопросы («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами, а даты кодируются арабскими цифрами: в первых двух разрядах пишется число, во вторых двух — месяц, и в третьих двух — год.

Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами, а также Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусмотрен ряд правил по заполнению личной карточки.

Приведем некоторые из них.

  1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
  2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров допускается не ранее, чем через 3 года после увольнения.
  3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства указываются в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
  4. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
  5. Пол (мужской, женский) обозначается буквами «М» и «Ж».
  6. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
  7. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «12 декабря 1964 года». При этом код указывается следующим образом: 12.12.1964.
  8. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

а) длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

б) районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:

  • город — гор.
  • деревня — дер.
  • край — кр.
  • округ — окр.
  • область — обл.
  • поселок — пос.
  • район — рн.
  • станция — ст.

в) аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;

г) код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов адмнистративно-территориального деления (ОКАТО).

  1. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:
  • гражданин Российской Федерации — 1;
  • гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
  • иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
  • лицо без гражданства — 4.
  1. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН — 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН — 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН — 1).
  2. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

  • начальное (общее) образование — 02;
  • основное общее образование — 03;
  • среднее (полное) общее образование — 07;
  • начальное профессиональное образование — 10;
  • среднее профессиональное образование — 11;
  • неполное высшее образование — 15;
  • высшее образование — 18;
  • послевузовское образование — 19.

Работники, обучавшиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в высшее учебное заведение. Если работник закончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать обучение или обучается на третьем курсе, то записывается, сколько курсов закончено или на каком курсе обучается. Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение.

К лицам, имеющим среднее (полное) общее образование, также относятся работники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии.

Запись «начальное профессиональное образование» делается в личных карточках работников, окончивших профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения.

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенное «им.», если за словом имени идут слова «профессора», «академика» и пр., то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник закончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

а) для высших учебных заведений: «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для специалиста — специальность;

б) для средних учебных заведений: «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и т.д.

  1. Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но представляет интерес для организации.
  2. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
  3. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:
  • никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;
  • состоит в зарегистрированном браке –2;
  • состоит в незарегистрированном браке — 3;
  • вдовец (вдова) — 4;
  • разведен (разведена) — 5;
  • разошелся (разошлась) — 6.
  1. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
  2. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам, изложенным в п. 8.
  3. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
  • военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

  • п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
  • п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
  • п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС»– записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
  • п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
  • в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

    строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

    строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

  • п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
  • п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
  • п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

  1. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся в течение работы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с записями под расписку.
  2. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:
  • вид повышения квалификации;
  • наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;
  • вид документа (свидетельство, удостоверение).

В таком же порядке указываются сведения о профессиональной переподготовке и аттестации.

  1. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрений, применявшихся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды (ордена, медали, присвоенные почетные звания).
  2. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
  3. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, переносятся из трудового договора работника.
  4. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделений учреждений высшего и среднего профессионального обучения, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике, например о работающем инвалиде: справка

МСЭК, группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности; заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После заполнения раздела «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет дату.

Последним разделом, в который кадровик вносит сведения при оформлении приема на работу, является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». В нем указываются: дата приема на работу, структурное подразделение, профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации, оклад (тарифная ставка) и надбавка. Основой для внесения этих данных является приказ о приеме на работу, реквизиты которого приводятся в графе 5 таблицы раздела. Кроме того, в личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке. Раздел III, а также иные разделы заполняются работником кадровой службы уже по мере работы работника в организации.

Образец личной карточки, заведенной на только что принятого работника, приводится в разделе «Бумаги» (см. в журнале).

* Фрагмент книги Л.В. Труханович, Д.Л. Щур. «Справочник по кадровому делопроизводству». — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003.

Также по этой теме: