Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Советы от делопроизводителя    Правила проведения аттестации работников и оформления аттестационных документов

Правила проведения аттестации работников и оформления аттестационных документов

Правила проведения аттестации работников и оформления аттестационных документов

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №7 год - 2011

Д.Л. Щур,
главный редактор журнала
«Кадры предприятия»

Для ориентации руководителей, принимающих участие в аттестации, кадровые службы и менеджеры по персоналу разрабатывают перечни показателей для оценки профессиональных и личностных качеств работников.

Профессиональные качества определяются такими показателями, как образование, стаж работы (общий, по специальности), ученая степень, курсы (другие формы) усовершенствования знаний в области своей профессии (деятельности) и в смежных областях (экономики, психологии, юриспруденции, управления и др.), научные труды и т.п.

К личностным качествам, как правило, относятся ответственность, работоспособность, умение организовать и планировать свой труд, самостоятельность, творческая активность и инициативность, способность осваивать новые современные методы, а также способность принятия и подготовки решений в экстремальных ситуациях, здоровье работника и т.д. Показатели этой группы подразделяются по значимости в зависимости от категории работников (руководители, специалисты, технические исполнители) и с учетом различных требований, предъявляемых к ним. Применительно к руководителям сюда можно отнести такие характеристики, как умение правильно и справедливо распределить нагрузки между работниками, создать деловую и нормальную обстановку в коллективе, быть выдержанным и объективным. Для специалистов — это умение контактировать с коллегами при выполнении общей работы или задания, дисциплинированность, др.

Общий перечень показателей оценки профессиональных и личностных качеств работников при проведении аттестации приведен в табл. 1.


* Продолжение(фрагмент статьи). Начало — в «Кадры предприятия» № 5, 6/2011


Дополнительные для руководителей показатели качеств приведены в табл. 2, а для специалистов — в таблице 3.

Если работодатель принял решение о привлечении к аттестации независимых экспертов и применении метода экспертной оценки на основе собеседования эксперта с аттестуемым, кадровая служба разрабатывает форму анкеты экспертной оценки, которая, как правило, является дополнительным к представлению или отзыву документом и не заменяет его.

Порядок применения данного метода должен подробно регламентироваться в локальном Положении об аттестации персонала. В частности, в обязательном порядке должен быть описан порядок собеседования аттестуемого работника с экспертом (до заседания аттестационной комиссии или в ходе такового).

В качестве основы для разработки анкеты экспертной оценки может использоваться вариант, приведенный в разделе «БУМАГИ» на стр. 70.

Данный вариант также основан на балльной системе оценки качеств работника, которую кадровая служба может развить или заменить другой. Таблица, приведенная в анкете, может использоваться и при подготовке представления или отзыва на аттестуемого.

На практике по каждому аттестуемому проводится одно заседание аттестационной комиссии. Даже если в течение аттестационного дня комиссия провела аттестацию нескольких работников, по каждому аттестованному, как правило, составляется самостоятельный протокол: сведение в один протокол итогов заседаний аттестационной комиссии не только осложняет персонализацию хранения данных по каждому работнику (в особенности если аттестационная комиссия является непостоянной), но может сослужить работодателю плохую службу в случае возникновения по итогам аттестации споров и перенесения их в суд.

Секретарь аттестационной комиссии протоколирует ход заседания комиссии: рассмотрение подготовленных и представленных на аттестуемого документов; заслушивание аттестуемого и его непосредственного руководителя; анализ представленных аттестуемым дополнительных документов, характеризующих его профессиональную деятельность; обсуждение  профессиональных и личностных качеств; принятие решения. Обычно решение аттестационной комиссии принимается в отсутствие аттестуемого способом, который определен в локальном Положении об аттестации персонала (открытым или тайным голосованием).

Форма протокола заседания аттестационной комиссии определяется секретарем и председателем комиссии. В числе обязательных сведений, подлежащих отражению в протоколе, являются:

  1. дата и время проведения заседания аттестационной комиссии, место проведения заседания;
  2. список присутствовавших на заседании членов аттестационной комиссии, в том числе независимых экспертов;
  3. сведения об аттестуемом (фамилия, имя, отчество, должность/профессия, структурное подразделение в штате которого состоит аттестуемый);
  4. сведения о непосредственном руководителе аттестуемого (если таковой принимал участие в заседании аттестационной комиссии);
  5. представленные к рассмотрению на заседании аттестационной комиссии документы и материалы;
  6. заданные аттестуемому членами аттестационной комиссии и независимыми экспертами вопросы и краткие ответы на них или краткие тезисы выступления аттестуемого (суть обращения аттестуемого);
  7. решение об аттестации с указанием количества голосов «за» и «против»;
  8. предложения и рекомендации аттестационной комиссии аттестованному.

С учетом вышеизложенного протокол заседания аттестационной комиссии может быть составлен, например, по форме, приведенной в разделе «БУМАГИ» на стр. 72:

Протокол заседания аттестационной комиссии подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. Локальным Положением об аттестации персонала может быть предусмотрено, что протокол подписывается только членами комиссии, имеющими право решающего голоса. Таковы, как уже отмечалось, может быть наделен председатель комиссии и его заместитель (заместители); нередко таким правом наделяются члены комиссии из числа независимых экспертов.

Если аттестационная комиссия временная (создана только для проведения конкретной аттестации), то протоколы ее заседаний хранятся в кадровой службе. Если же аттестационная комиссия — постоянная и имеет закрепленное за ней постоянное помещение, доступ в которое ограничен, то протоколы могут храниться в указанном помещении. Как правило, для хранения протоколов аттестационной комиссии формируется отдельное дело, а содержащимся в нем документам присваивается статус содержащих персональные данные, что обусловливает обеспечение выполнения кадровой службой требований Трудового кодекса РФ и законодательства о защите персональных данных.

Что касается документов на аттестуемых, с которыми работала аттестационная комиссия (представления, отзывы, характеристики, др.), то они передаются в кадровую службу, которая обеспечивает их хранение либо в деле, заведенном для хранения всех документов по аттестации, либо в личных делах работников.

Ознакомившись с представлением (отзывом, характеристикой, др.), работник может посчитать содержащиеся в нем сведения неполными или неточными и выразить свое несогласие с ними или просьбу приобщить к материалам аттестации свои сведения о результатах профессиональной деятельности, личностных и профессиональных качествах.

Для упорядочения работы с возражениями и дополнениями аттестуемых целесообразно в локальном Положении об аттестации персонала определить порядок подачи работником соответствующего заявления, установить срок подачи такового, исчисляемый с момента ознакомления с аттестационными документами, или предусмотреть возможность представления заявления с подтверждающими указанные в нем сведения документами непосредственно на заседании аттестационной комиссии.

В заявлении работника должно содержаться мотивированное обоснование своего несогласия с содержанием аттестационных материалов или содержащимися в них выводами, а также приводиться просьба о приобщении к материалам документов, подтверждающих о наличии у работника заявляемых качеств и результатов работы. Такое заявление может быть составлено по форме, приведенной в разделе «БУМАГИ» на стр. 74.

Если работник не может оперативно  предоставить документы, которые могли бы подтвердить наличие неучтенных в представлении (отзыве, характеристике, др.) качеств или результатов трудовой деятельности, либо опровергнуть сообщенные в представлении (отзыве, характеристике, др.) сведения, он может обратиться к аттестационной комиссии с просьбой перенести заседание аттестационной комиссии на более поздний срок. Такое заявление может быть составлено по форме, приводимой в «БУМАГИ» на стр. 75.

Документом, содержащим сведения о результатах аттестации (решении аттестационной комиссии и ее рекомендациях), является аттестационный лист, форма которого определяется в локальном Положении об аттестации персонала (если таковая не утверждена нормативным правовым актом, регламентирующим порядок проведения аттестации отдельных категорий работников (служащих) или работников отдельных отраслей экономической деятельности).

В качестве основы для разработки аттестационного листа служащего может использоваться форма, приведенная в разделе «БУМАГИ» на стр. 76.

Локальным Положением об аттестации персонала может быть предусмотрено составление в двух и более экземплярах (один помещается в личное дело работника, один — передается работнику под роспись).

Работник, не согласный с результатами аттестации, может отказаться от ознакомления с аттестационным листом. В такой ситуации секретарю аттестационной комиссии (если он обеспечивает ознакомление работника с аттестационным листом) или кадровой службе следует обеспечить составление отдельного акта об отказе от подписи об ознакомлении с аттестационным листом.

В качестве основы для составления акта может использоваться форма, приведенная в разделе «БУМАГИ» на стр. 78.

Впрочем, можно ограничиться и проставлением соответствующей отметки непосредственно в аттестационном листе работника.

По-иному должен оформляться отказ работника от ознакомления с аттестационным листом в принципе по мотиву несогласия с ходом аттестации, аттестационными материалами — в этом случае должен составляться акт не об отказе от подписи, а об отказе от ознакомления с аттестационным листом.

Оформляя отказ работника от ознакомления с аттестационным листом, работодателю следует готовиться к трудовому спору с работником. Поэтому все документы должны быть составлены и оформлены правильно.

Локальным Положением об  аттестации персонала может быть предусмотрена выдача аттестационного удостоверения (удостоверения об аттестации —  примерный образец приведен в разделе «БУМАГИ» на стр. 79). Особой необходимости в оформлении указанного документа нет, поскольку выданный одним работодателем, он не будет иметь безусловной юридической силы для других работодателей. Значимым такой документ может быть только в холдинговых структурах, организациях с территориально-распределенной структурой, а также в отдельных отраслях деятельности (науке, образовании, др.).

Удостоверение подписывается председателем аттестационной комиссии и заверяется печатью.

Как уже отмечалось, решение аттестационной комиссии заключается в определении соответствия или несоответствия работника занимаемой должности. Аттестационная комиссия не  уполномочена принимать юридическое решение в отношении работника, признанного не соответствующим занимаемой должности (выполняемой работе); она может только дать работодателю и работнику соответствующие предложения и рекомендации. Работодатель же может воспринять эти рекомендации и предложения либо поступить по-своему.  Аттестационная комиссия может рекомендовать работодателю несколько вариантов решений, а последний — определить конкретное.

 

Продолжение статьи читайте в журнале
"Кадры предприятия" №7/2011

Также по этой теме: