Главная    Интернет-библиотека    Кадры предприятия    Советы от тренера    Искусство успевать, или «укрощение времени»

Искусство успевать, или «укрощение времени»

Искусство успевать, или «укрощение времени»

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №12 год - 2005

О.А. Шипилова,

психолог,
эксперт журнала
«Кадры предприятия»

За окном уже снег и дело неумолимо идет к концу очередного года. Мы подходим к тому моменту, когда все стремятся закончить старое и запланировать новое, когда одни составляют список тех, кого нужно поздравить, а другие только сдают в химчистку зимнюю одежду, когда одни наводят порядок в шкафах и выбрасывают старые ежедневники, а другие только приступают к переносу данных из них в годовые отчеты.
Итоги за год. Что же изменилось в вашей жизни? Что произошло за прошедший год? В чем преуспели? Что планировали и чего достигли? Чего не удалось достичь, что не успели?
Так или иначе, если мы говорим о целях, способах достижения и полученных результатах, мы обязательно касаемся такой категории, как время. Время — это та линия, по которой мы движемся, тот ориентир, относительно которого мы планируем свою жизнь.
В данном номере журнала мы поговорим о взаимоотношениях со временем, которые у каждого человека особенные. А точнее, речь пойдет о том, как правильно организовать себя и свою деятельность, чтобы за меньшее количество времени вы успели большее. Надеюсь, что этот материал может быть успешно использован как в целях самосовершенствования, так и для консультирования персонала, а также в качестве основы для тренинга по тайм-менеджменту.

Образ «Времени»

Хороший менеджер всегда знает, как лучше спланировать свое время, чтобы получить максимальный результат. Он редко ссылается в объяснении каких-либо просчетов в своей деятельности на отсутствие достаточного количества времени. Такому руководителю свойственно спокойствие, уверенность, оптимизм, решительность, требовательность к себе и к окружающим, быстрое реагирование на изменяющиеся условия, гибкость.
Для начала возьмем ручку и лист бумаги. Мы не будем говорить об управлении временем. «Временем» не нужно управлять, его нужно сделать своим другом. Поэтому давайте поговорим о характере вашего друга по имени «Время».
Что означает для вас «Время»? Попробуйте нарисовать свой образ «Времени». Быть может это водопад с грохочущими, падающими раскатами воды, быть может, это ветряная мельница или свеча?
После того, как вы нарисовали образ, выделите те черты, которые ему присущи. Например, для вас время выступает в качестве водопада, и вы отмечаете такие его характеристики, как грохот, скорость, риск, опасность, высота и другие.
Задайте себе вопросы: «Почему именно такие характеристики свойственны вашему времени?» «Что заставляет время быть таким?» «Устраивает ли вас то, что время имеет такие свойства?» «Каким бы вы хотели видеть для себя время?»
Перед вашими глазами образ времени.
Посмотрите, например, какие в основном вами даны оценки: положительные или отрицательные.
Если отрицательные, то это говорит о том, что вопросы планирования, вопросы, требующие организационной деятельности, вопросы, связанные с исполнением в четкие сроки, вызывают у вас, скорее всего, негативные эмоции. Посмотрите, насколько насыщены эти особенности, то есть, какие по выраженности характеристики вы даете. Это слабо выраженное свойство или же вами отмечается свойство наивысшей степени. Например, это «успокоение», «спокойствие» или же это «тишина», «молчание», это «искра», «луч света», или же это «накал», «ослепление», «разрыв». Чем больше насыщенность таких ассоциаций, тем более яркие эмоции связаны у вас с вопросом времени и тем большую значимость для вас оно имеет, возможно, требует больших ресурсов.
Пугачев В.П. предлагает выполнить упражнение, позволяющее проанализировать причины, которые мешают нам рационально использовать свое время. Предлагаемое им упражнение способствует повышению временной компетентности специалиста.

Упражнение «Рациональное использование времени»<*>

 

Установите, что вам мешает лучше использовать свое время. С этой целью к каждому из следующих высказываний напишите не менее пяти окончаний.
1. У меня слишком мало времени, потому что...
2. У меня было бы больше времени, если бы...
3. Я расходую слишком много времени понапрасну, потому что...
4. Я слишком мало могу влиять на планирование своего времени, потому что...

 

<*> Пугачев. В.П. Тесты, деловые игры, тренинги в управлении персоналом. — М.: Аспект Пресс, 2001. — С. 130.

Теперь мы можем перейти к практике.

Принципы организации деятельности

Для того чтобы организовать деятельность, максимально грамотно используя имеющееся время, следует придерживаться определенных принципов.

Принцип избирательности

Вспомните и перечислите полный список задач, которые вы должны были решить на предыдущей неделе. Чем подробнее и полнее вы воспроизведете весь список, тем лучше. К тому же, добавьте в этот список те задачи, на которые вы старались выделить время, но сделать этого так и не удалось. Теперь можно добавить еще те задачи, которые вам бы хотелось, чтобы вы выполнили за указанный срок. Просмотрите список, прочитайте его еще раз, а теперь вспомните об ограниченности человеческих ресурсов и своих, в частности.
Наш организм устроен так, что ему необходимо время для восполнения ресурсов. Он не умеет работать в режиме «online» круглые сутки! Поэтому необходимо смириться с тем, что вы все не успеете. Вам необходимо научиться реально оценивать свои возможности и, исходя из этого, планировать свою деятельность.
Для этого необходимо расставить приоритеты, что является для вас важным, а что нет. Те задачи, которые скорее не так важны в данный момент, как другие, убирайте из своего поля зрения (подробнее на этом вопросе мы остановимся чуть позже). Если вам не удается разделить задачи на «скорее важные» и «скорее неважные» хотя бы в равном количестве, и важных задач остается 90%, то необходимо поставить вопрос: «Для чего?» Быть может, вы стремитесь к тотальному контролю или у вас завышенные требования к себе? Или вы обладаете повышенным уровнем ответственности? А может быть вы просто неразумно подходите к планированию своей деятельности?

Принцип одного обращения

В течение всего рабочего дня у вас на повестке ряд важных задач и в десять раз больше мелких, не таких важных, однако обязательных и требующих достаточного времени и внимания. Поэтому, если вы хотите сэкономить время, придерживайтесь правила не возвращаться и не откладывать мелкие дела. На повторное вовлечение, повторный просмотр и решение таких вопросов у вас уйдет больше времени, нежели вы сразу же, не откладывая, решите этот вопрос. Контрольные звонки, поручения, инструктирование, письма, если это не стратегические задачи, а текущие, по максимуму следует решать сразу же. На входящее документы также лучше реагировать сразу же, по крайней мере, чтобы не читать их еще раз. Звонки, технические задачи можно сразу же перепоручить ассистентам или другим лицам. Таким образом, количество вопросов значительно уменьшается.

Принцип минимальной неопределенности

Мы говорили о том, что хороший управленец умеет принимать решения и умеет рисковать. Неопределенность тем и невыгодна, что она не позволяет двигаться в конкретном направлении и продуктивно использовать свои ресурсы. Стремитесь к определенности даже тогда, когда вы не уверены, что идете по правильному пути. Для того чтобы понимать, насколько вы близки к верному решению, вам необходимо убедиться. Если вы не принимаетесь за решение какого-либо вопроса и это решение зависит во многом от вас, значит, у вас есть причины на то, чтобы избегать этого решения. Но помните, что, откладывая решение, вы только закрываете глаза на необходимость взять инициативу в свои руки, а проблема остается. В то время как время уходит, утекает, исчезает...
Анализируйте, взвешивайте, рискуйте и принимайте решения, любое действие лучше бездействия.

Принцип необъятности

Никогда не вносите в список дел те задачи, которые потенциально невыполнимы в данный срок. Все равно данную задачу вы не разрешите, но зато такое благое намерение объять необъятное внесет дезорганизацию в процесс выполнения текущих важных дел.

Принцип вопроса «Для чего?»

У каждого человека есть свойственные только ему особенности, те, которые отличают его от других людей. Соответственно восприятие мира каждым человеком происходит через индивидуальную призму его особенностей. Способность рационального использования времени во многом определяется такими психологическими факторами, как воля, дисциплинированность, собранность, ответственность, пунктуальность, добросовестность, исполнительность, наличие внутренней мотивации, а не только знаниями, как правильно спланировать деловую встречу и часов, переведенных на 15 минут вперед. Будто кто-то из нас не знает, как правильно распределять свое время... И некоторые из вас, мы уверены, проходили подобные тренинги. Тем не менее, на сегодняшний день вы не обладаете умением успевать? Основная ошибка людей, которые не в ладах со временем, в том, что они не могут до конца понять, для чего они продолжают сохранять именно такие отношения со временем? Поэтому, если вы сможете разобраться с этим вопросом, половина задачи будет решена.
Итак, если вы осознали, что определенные неразрешенные вопросы, нереализованные проекты остаются только вашими планами на бумаге только по вашей причине, пора выяснить эту причину.

-

Для чего вы не начинаете действовать?

-

Что вы имеете, не начиная действовать?

-

Что вы испытываете, когда думаете о том, что вам необходимо начать действовать?

-

Что вам мешает начать действовать?

-

От чего зависит то, насколько скоро будет решен данный вопрос? Насколько эти причины важны?

-

Что нужно, чтобы вы начали действовать?

-

Что случится, если вы начнете действовать?

-

Что произойдет, если вы реализуете этот план? Что изменится в вашей жизни?

-

Что не произойдет в вашей жизни, если вы не реализуете этот план?

-

Почему вы все-таки откладываете решение этого вопроса?

Если вы наберетесь терпения и тщательно проработаете эти вопросы, многие вещи станут понятнее.
Вы должны либо начать решать эту проблему, либо поймете, почему сейчас неподходящее время для ее решения. Тогда вас не будет так тяготить ее «повисшее» состояние. Соответственно, вы не будете тратить время на множественные попытки начать ее разрешение.

Принцип рационального использования ресурсов

Если вы привыкли работать «на износ», то наверняка потом расплачиваетесь внезапными недомоганиями или нервными срывами. Запомните, что лучше хоть какое-то здоровье, чем хорошая болезнь. Поэтому для нормальной работоспособности необходим наполненный, полноценный отдых. Привыкайте беречь свое здоровье. Если вы «выпадете» из рабочего процесса на несколько дней, ваша компания потеряет гораздо больше, нежели за те пятиминутные перерывы в течение рабочего дня, когда вы пытаетесь выиграть время. Поэтому, если вы много сидите за компьютером, необходимо каждый час немного разминаться. Для этого достаточно встать и сделать несколько наклонов и поворотов корпуса тела, вытянув руки вверх, потянуться, достать до пола. В том числе, каждые 30 минут старайтесь делать гимнастику для глаз. Главное — напоминать себе, потому что делать это довольно просто.

Принцип индивидуального ритма

Принцип индивидуального ритма заключается в том, что каждый человек в процессе работы должен четко представлять, в каких условиях ему работается лучше, в какое время его работоспособность самая высокая, что нужно для наилучшего самочувствия, что сразу же выбивает из рабочего состояния, а что наоборот стимулирует продуктивность. При грамотном использовании знаний о себе вы можете экономить и свои ресурсы, и время. Например, задачи и мероприятия, требующие максимальной активности, оперативного реагирования лучше планировать на пик вашего тонуса. Задачи же, не требующие особого внимания и сосредоточения, можно запланировать на время восстановления работоспособности. Старайтесь не допускать ситуации и возникновения условий, значительно снижающих продуктивность вашей работы. Если вы знаете, как войти в свое ресурсное состояние, то сможете восстанавливать силы, не отходя от рабочего места. Кому-то помогает классическая музыка, кому-то чашечка кофе, разговор с подругой или просмотр любимого сайта. А кому-то необходимо выйти из офиса в парк и побыть одному или наоборот завести машину и почувствовать скорость. Имейте на выбор несколько способов «обновления», иначе в один прекрасный момент вы не поймете, почему на вашем столе уже пятая кашка кофе, а вы все так же чувствуете себя усталым.

Принцип начинания

Если вы не можете начать стратегически важное объемное дело, однако явных противодействующих внутренних сил не обнаружили, то одним из самых эффективных способов разрешения данной ситуации, как это ни странно, является определение крайних сроков начала осуществления этой задачи. Начав дело, вы получаете возможность его продолжать. Не начав дело, вы имеете возможность объяснять и находить оправдания. Многих людей тревожит именно эта проблема — они откладывают час за часом решение вопроса, но стоит им начать, они готовы сразу же вложить все силы в достижение результата.

Принцип внешних условий

Всегда необходимо учитывать то, что возможно возникновение незапланированных задач, которые вносят достаточные поправки по срокам завершения основного проекта. Поэтому лучше всегда устанавливать сроки с запасом, который бы вам позволил нивелировать влияние внешних факторов, которыми вы не можете управлять, будь то внезапное недомогание или поломка компьютера.

Принцип «НЕТ»

Если вы часто позволяете другим «сваливать» на себя чужую работу, то это тоже может оказаться причиной нехватки времени. Умейте сказать «нет» коллеге, если:

а)

эту работу явно может выполнить сам коллега;

б)

сроки выполнения могут подождать, а у вас есть другие задачи, более важные;

в)

вы недостаточно компетентны в данной области, а работу нужно было сделать еще вчера.

 

Устранение «растратчиков» времени

«Растратчики» или «пожиратели» времени являются нашими систематическими «гостями», как только мы приступаем к работе.
Во-первых, не нужно реагировать на них, как на цунами, потому что такие незапланированные вмешательства все равно будут регулярными.
Во-вторых, научитесь реагировать на них. Вернее, в некоторых случаях не реагировать.
Необходимо разделять свои обязанности и обязанности других сотрудников. Не берите на себя то, за что сейчас несут ответственность другие специалисты. Для нас является приоритетом время.
Браткин А. и Скоробогатова И. в своей книге «Чемоданчик Тернера. 10 продаваемых тренингов» предлагают упражнение для групповой работы по устранению «растратчиков» времени. Данное упражнение хорошо применять HR-менеджеру для работы с персоналом. В результате не только сотрудники определят для себя слабые моменты, ворующие у них время, но и менеджер по персоналу сможет увидеть, насколько упорядочен и организован процесс деятельности сотрудников, а также, какую оценку этой деятельности и целесообразности использования рабочего времени дают сами специалисты. Это же упражнение можно проработать и в индивидуальном порядке.

Упражнение «Растратчики» времени»<*>

 

Цели и возможности применения. Упражнение дает возможность осознать свои взаимоотношения со временем и предпринять первые шаги к изменению стиля этих взаимоотношений.
Описание упражнения. Группа получает инструкцию: одно из исследований показало, что главными растратчиками времени являются (в порядке очередности):
1. Телефонные звонки.
2. Заглядывающие к вам люди.
3. Плохо организованный обмен информацией между отделами.
4. Технические проблемы с компьютерами.
5. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
6. Недостаток организационного планирования.
7. Отсутствие умения слушать других.
8. Неудовлетворительная организационная структура.
9. Неразбериха в почте.
10. Исправление ошибок, которых можно было избежать.
11. Нерешительность.
12. Плохо организованные и нескоординированные собрания.
13. Отвлекающие факторы на рабочем месте.
14. Чрезмерная офисная бюрократия.
15. Бесполезные дискуссии относительно своей работы и работы других.
Проранжировав этот список относительно себя, участники группы обсуждают возможность и способы уменьшения воздействия вышеперечисленных факторов. Хорошо, если участники выделяют две категории «мешающих» факторов: те, на которые можно влиять, и те, на которые повлиять невозможно.

 

<*> Браткин А., Скоробогатова И. Чемоданчик тренера. 10 продаваемых тренингов. — М.: Генезис, 2004. — С. 136.

Делегирование

Рассмотрите возможность делегирования части ваших обязанностей, рутинной работы, технической работы, которую может выполнить и другой человек. Вы должны в первую очередь расходовать свое время и ресурсы на исполнение тех задач, которых кроме вас никто не сделает. В этом случае нужно придерживаться нескольких правил. Необходимо:

1.

Правильно выбрать исполнителя задачи. Человек, который будет исполнять часть ваших обязанностей, должен быть компетентным в данной области, он должен иметь внутреннюю мотивацию в исполнении задач, должен быть ответственным.

2.

Правильно проинформировать. Правильное доведение содержания задачи, условий деятельности помощника, ваших требований к осуществлению деятельности и ее результатам гарантирует вам качество исполнения обязанностей. При делегировании старайтесь сами передавать обязанности. Проверьте, насколько точно, ясно и полно понял вас помощник.

3.

Правильно контролировать. Если вы будете осуществлять полный контроль за процессом деятельности вашего ассистента, то само делегирование становится нецелесообразным. Лучше осуществлять контроль промежуточных результатов и других показателей. Поэтому важно выбирать ответственного и исполнительного помощника.

 

Расстановка приоритетов

Для того чтобы целесообразно распределять свои силы и ресурсы, необходимо определить срочность и важность стоящих перед вами целей и задач. Таблица Эйзенхауэра поможет вам сделать это. Рисуем таблицу, ведущими осями которой выступают «важность» и «срочность», и распределяем все задачи и цели согласно этим двум показателям.

 

Срочно

Несрочно

Важно

 

 

Неважно

 

 

 

В результате мы получаем наглядное представление о том, какие цели и какие задачи должны быть решены в первую, во вторую и в последнюю очередь. Очень важно отличать свои приоритеты от приоритетов организации.
Как правило, для организации важен конечный показатель — наличие или отсутствие результата. Однако вы достигаете этого результата своими способами и в соответствии со своими пожеланиями. Поэтому, например, если приоритетом организации является временной параметр, то последовательность выполнения смежных задач не важна, иногда не принципиально важно и то, какими методами вы достигли конечного результата.

* * *

Надеемся, что если «цейтнот» был вашим обычным режимом работы, теперь вы не будете считать, что разрешить данную проблему можно только увеличением количества часов в сутках.
Берегите свое время как свое здоровье, которое не продается. Не тратьте его на ненужные вещи и всегда задавайте себе вопрос: «Для чего?» Ответив на него, вы поймете, что часть дел гораздо проще выполнять, другую можно делегировать, а те, на которые вы раньше отводили драгоценное время, просто исчезнут из поля вашего зрения...

Также по этой теме: