Учитываем выдачу трудовых книжек правильно

22.10.2014

Учитываем выдачу трудовых книжек правильно

Опубликовано в журнале "Бухгалтерская газета" №5 год - 2014

Кузнецова Валерия,
эксперт БГ

Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам трудовые книжки на бланках установленной формы. Формы трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее – Правила).

В бухгалтерском учете операции по движению трудовых книжек необходимо отражать согласно приказу Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению».

Для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Порядок отражения операций по выдаче бланков трудовых книжек в бухгалтерском учете может иметь два варианта. Согласно первому бланки трудовых книжек учитываются на счете 41 «Товары», а их выдача проводится как реализация товаров по счету 90 «Продажи». Второй предполагает, что учитывать купленные бланки следует на счете 10 «Материалы», а стоимость бланков при их выдаче списывать на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Учитывая, что «продажа» бланков трудовой книжки не является основным видом деятельности организации, второй способ более правильный.

На счете 10 «Материалы» учитывают движение материалов. Принятие их к бухгалтерскому учету отражают записью по дебету счета 10 и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и других счетов.

На счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.

При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п. 42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п. 47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, должна быть отнесена на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным с кредита счета 10 «Материалы».

Проводкой дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредит счета 91 «Операционные доходы» отражается задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ) в составе косвенных расходов.

Выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Обращаем внимание, что предложенный порядок отражения в бухучете операций по приобретению и отпуску бланков трудовых книжек не является единственно возможным. При разработке и выборе собственного способа учета бланков трудовых книжек бухгалтеру следует закрепить выбранный способ в учетной политике организации.

При другом варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В этой ситуации необходимо в учетной политике организации закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на гл. 50 ГК РФ.

Необходимо отметить, что, возможно, право применения данного способа придется отстаивать в суде.

Также по этой теме: