Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №1 год - 2002
Проект приказа о поощрении составляется работником отдела кадров или службы персонала на основании резолюции руководителя предприятия на представлении руководителя структурного подразделения согласованном в установленном порядке.
Проект составляется по унифицированной форме Т-1 или Т-11 (рекомендуемый формат — А4).
При подготовке проекта, помните, что Вы можете вносить дополнительные реквизиты (например, источники премирования, фамилии лиц ответственных за организацию торжественных мероприятий, др.). Такое право предусмотрено постановлением Госкомстата России от 24.03.1999.
Однако, при этом, все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных первичных форм учетной документации должны оставаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из форм не допускается.
Исключение предусмотрено для тех случаев, когда оформляются поощрения кроме денежных вознаграждений (премий). В этом случае из формы можно удалить реквизит «в сумме — руб. — коп».
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Подготовленный проект приказа передается на подпись руководителю предприятия или иному уполномоченному лицу.
Визируют приказ те должностные лица, в чьи обязанности входит визирование приказов по личному составу.
Поощряемые работники знакомятся с приказом под расписку.
Количество экземпляров приказа определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.
Как правило, их два — один для службы документации, второй подшивается в личное дело. Если это сводный приказ о поощрении работников, в личное дело каждого включается выписка из приказа.
Если приказ о поощрении в виде премии, то составляется третий экземпляр — для бухгалтерии.
Срок хранения приказов о поощрении — 75 лет.
